Администрирование

Отделы компании

Функция позволяет разделить сотрудников по отделам, указать должности, назначить руководителей каждого отдела с возможностями управления группой.
Возможна бесконечная вложенность отделов – можно работать, даже если вас 1000 человек 

 Зачем нужна структура? 

Отчеты и сводки

С помощью данного инструмента Вы можете получить любую информацию по проектам и выгрузить её для проведения анализа.

Главная цель функций — полная прозрачность для управления и принятия обоснованных решений. 

Отчеты

Выводят любую информацию в виде таблиц. Гибкая система сортировки и фильтрации позволяет реализовать отчетность любой сложности. Полученные таблицы можно скачать в формате Excel, а также настроить их регулярное получение на почту.

Например, вы можете узнать в каких задачах больше всего общались, посмотреть все задачи со статусом “Срочно”, по которым был просрочен дедлайн, вывести все задачи с доски внутренних инициатив, которые не были одобрены, но при этом практически не обсуждались, и найти там что-то полезное для компании.

Настроить, кому из пользователей отображается данный раздел, можно в настройках компании (подробнее - )

Роли пользователей

Пользователи могут быть добавлены в проект со следующими уровнями доступа: Управляющий, Сотрудник, Наблюдатель.
Все эти пользователи имеют право на просмотр всех задач в проекте.
 
Управляющий — полный доступ. 
Может менять структуру и пользователей проекта.

Управляющий может приглашать пользователей в проект, а также удалять их из проекта, назначать им роли, настраивать права через группы прав. Пользователю с данной ролью доступно создание досок, колонок в проекте, редактирование их названий, а также перемещение.
Управляющий может отметить выполненными любые задачи (в которых он является исполнителем, задачи без исполнителя, а также "чужие" задачи, в которых исполнителями являются другие пользователи.

 
Сотрудник — доступ к задачам. 
Может работать с задачами, но не менять структуру проекта. 
 
Сотрудник, как и Управляющий, имеет неограниченные права на работу с задачами.
В отличие от Управляющего, такой пользователь не может редактировать структуру проекта (создавать доски, колонки, изменять их названия, а также их перемещать).
Сотрудник может выполнить только те задачи, в которых он является исполнителем, а также задачи без исполнителя. Он не может отметить выполненными "чужие" задачи (в которых исполнителями являются другие пользователи)
 
 
Наблюдатель — доступ только к чату.
Может комментировать в чате, ничего не меняя в задачах.
 
Наблюдатель, как и Управляющий и Сотрудник, видит полностью все данные в проекте, но он не может редактировать структуру проекта, а также он не может редактировать задачи (т.е. он не может изменить название задачи, добавить описание, подзадачи, стикеры, переместить задачу).
Он может только отправлять сообщения в чаты задач.
Наблюдатель имеет право на выполнение только тех задач, в которых он является исполнителем.
Задачи без исполнителя, а также "чужие" задачи он не может отметить выполненными.

Screenshot_2.png

Настройки доступны при добавлении пользователей в проект. Отредактировать их может администратор компании либо управляющий проекта.

 
Создание своих ролей
 
Можно создать свою роль и раздать ей права на определенные действия с проектами, досками, колонками и задачами.  
Таким образом можно ограничить просмотр/редактирование выбранных объектов в проекте.

В компанию можно заводить фрилансеров или подрядчиков, которым будут доступны только определенные части проекта, можно организовать внутреннюю поддержку или организовать процесс сбора инициатив.



Для создания роли необходимо перейти в настройки проекта, нажать на "Настройка ролей в проекте" - "Добавить роль".

Screenshot_3.png

Screenshot_4.png

Screenshot_5.png

В настройках разрешить/запретить действия для проекта и выбранных объектов в проекте:
Screenshot_7.png

Созданную роль нужно выбрать из списка напротив имени пользователя и сохранить изменения в проекте.

Screenshot_8.png

Примеры создания ролей:

1) Необходимо настроить роль таким образом, чтобы пользователи могли видеть только те задачи, в которых являются исполнителями.

- Нужно запретить просмотр всех задач и установить разрешения для задач, назначенных на пользователя.

Screenshot_9.png


2) Нужно настроить роль так, чтобы пользователи имели право на просмотр и редактирование выбранных досок в проекте, остальные доски не были видны.

- Следует настроить запреты для проекта и установить разрешения для досок, которые должны быть доступны для просмотра и редактирования:

Screenshot_10.png

Screenshot_11.png


3) Нужно настроить пользователю запрет редактирования определенных задач - все остальные задачи разрешается редактировать.
Для каждой из выбранных задач нужно разрешить только просмотр, все остальные действия необходимо запретить.

Screenshot_12.png






Задачи сотрудников

В разделе "Отчёты" — "Задачи сотрудников" администратор компании может наблюдать, сколько на данный момент открытых и выполненных задач у каждого пользователя.

Инструмент помогает моментально понять, чем сейчас занимаются ваши сотрудники.

изображение.png



Специальным значком отмечены задачи, которые пользователь еще не просмотрел.

image.png

Задачи можно отфильтровать по дате назначения, по исполнителю и по проектам.

изображение.png

В колонке"Неназначенные задачи" отображаются все задачи без исполнителя.

Количество открытых и выполненных задач по каждому пользователю отображается в колонках с задачами этого пользователя.

изображение.png

Настройки компании



Настройки компании видны и доступны для редактирования только администраторам компании.

Данный блок настроек позволяет:

Для перехода в меню редактирования следует зайти на страницу с настройками проектов и нажать на шестеренку рядом с названием компании. 

изображение.png



В открывшемся окне можно регулировать: 

Добавление и удаление пользователей

Добавить пользователей в компанию можно двумя способами: путем отправки приглашения на почту, а также по быстрой ссылке-приглашению.

  1) Добавление пользователей путем отправки приглашения на почту.

 В разделе "Моя компания" нужно нажать на "Добавить сотрудника".

изображение.png


В открывшемся окне нужно указать почты пользователей, на которые будут отправлены приглашения, нажать на "Пригласить сотрудников". 


изображение.png


После успешной отправки приглашения появится уведомление об этом:

Приглашенному пользователю на почту придет письмо со ссылкой.

image.png

После перехода по ссылке будет предложено зарегистрироваться в системе. Если у пользователя уже есть регистрация в YouGile, он будет сразу же добавлен в компанию (посмотреть список компаний можно из настроек профиля, раздел "Компании").

Если Ваш коллега по какой-то причине не успел зарегистрироваться в системе и ссылка устарела, Вы можете отправить приглашение повторно.

Функция добавления пользователя также доступна из верхней панели, из доски проекта.

изображение.png


2) Приглашение пользователей по "быстрой" ссылке-приглашению.

Нужно скопировать ссылку из раздела "Моя компания"

Screenshot_6.png

Далее отправить ссылку сотруднику. После перехода по ссылке появится окно следующего вида:

Screenshot_7.png

1) Если у пользователя уже есть регистрация с YouGile, нужно нажать "Уже есть аккаунт. Войти". Далее будет предложено ввести логин и пароль.

Screenshot_9.png

После входа в аккаунт в списке компаний добавится новая рабочая компания.

2) Второй пусть - это когда у пользователя нет регистрации в YouGile. В этом случае нужно нажать на "Зарегистрировать аккаунт и войти". В открывшемся окне необходимо ввести e-mail, который будет использоваться в качестве логина, имя, а также установить пароль.

Screenshot_10.png

На почту будет отправлено письмо с подтверждением о регистрации

Screenshot_11.png

Далее нужно будет пройти по ссылке с письма и зайти таким образом в компанию.

! Внимание: Ссылку-приглашение можно редактировать, а также удалять.
Это может быть актуально, если через время какие-то пользователи удаляются. Если они знают ссылку-приглашение, они снова могут зайти в компанию.
Также обратите внимание на то, что пользователям, уже добавленным в компанию, можно далее заходить в нее как по ссылке-приглашению, так и по ссылке https://ru.yougile.com/
И в том и в другом случае будет осуществляться вход в аккаунт.

Удаление пользователей.

Удалить пользователя из компании можно также в разделе "Моя компания".

изображение.png


Опция удаления пользователей доступна только администраторам компаний.

После удаления пользователя все задачи в системе остаются без изменений, в том числе и те, в которых этот пользователь был исполнителем. Остаются комментарии в задачах, а также сообщения в групповых чатах. В аккаунте исчезают личные чаты с удаленным пользователем.
Но, если пользователя обратно добавить в компанию, личный чат будет восстановлен.
Также личный чат с удаленным сотрудником можно найти через чат задачи.

Screenshot_12.png


Назначение администраторов

Добавленным пользователям можно дать права администратора. После нажатия на имя пользователя откроется карточка сотрудника, следует нажать на "Назначить администратором".

изображение.png