Администрирование
- Отделы компании
- Отчеты и сводки
- Роли пользователей
- Задачи сотрудников
- Настройки компании
- Добавление и удаление пользователей
Отделы компании
Функция позволяет разделить сотрудников по отделам, указать должности, назначить руководителей каждого отдела с возможностями управления группой.
Возможна бесконечная вложенность отделов – можно работать, даже если вас 1000 человек
Зачем нужна структура?
- Для визуализации. Любой сотрудник может понять, кто где работает, и обратиться при необходимости.
- Для того, чтобы отрегулировать прозрачность процессов в разных отделах.
Для создания отдела компании следует перейти на страницу с настройками проектов, затем нажать на "Добавить отдел".
В окне настроек отдела можно выбрать руководителя, а также сотрудников, состоящих в данном отделе.
Отчеты и сводки
С помощью данного инструмента Вы можете получить любую информацию по проектам и выгрузить её для проведения анализа.
Главная цель функций — полная прозрачность для управления и принятия обоснованных решений.
Отчеты
Выводят любую информацию в виде таблиц. Гибкая система сортировки и фильтрации позволяет реализовать отчетность любой сложности. Полученные таблицы можно скачать в формате Excel, а также настроить их регулярное получение на почту.
Например, вы можете узнать в каких задачах больше всего общались, посмотреть все задачи со статусом “Срочно”, по которым был просрочен дедлайн, вывести все задачи с доски внутренних инициатив, которые не были одобрены, но при этом практически не обсуждались, и найти там что-то полезное для компании.
Настроить, кому из пользователей отображается данный раздел, можно в настройках компании (подробнее - )
- Отчет “Общий” — позволяет быстро понять, что происходит в отделах, проектах или по сотрудникам.
В общем отчете можно получить быструю информацию по происходящему в компании.
Здесь отображаются срезы по проектам, отделам и по людям.
По умолчанию в таблице отображаются две колонки: список открытых задач и выполненные.
Можно добавить свою колонку.
На каждое число в таблице можно щелкнуть. Откроется детальная информация по этим задачам (названия даты исполнители авторы и прочее)
Любой отчет можно скачать в формате excel - В отчетах “Таблицы” имеется возможность управлять столбцами. Например, можно составить удобный отчет для наблюдения за потоком общения по задачам.
Для создания отчета следует перейти в раздел "Отчёты" — "Таблицы", нажать на "Добавить отчёт".
Отчеты можно отредактировать либо удалить через "Настроить отчет", скачать в формате Excel, также посмотреть в виде Ганта.
Подробнее о диаграмме Ганта — в статье Диаграмма ГантаСводки
На каждой доске можно создать сводки — колонки, в которые при помощи сортировки и фильтрации можно вывести задачи из всех проектов и досок по определенным критериям.
Для создания сводки на доске проекта нужно нажать на "Создать сводку". Данная опция доступна пользователям, которые имеют права на редактирование структуры проекта (роль Управляющий, а также созданные роли). Подробнее о ролях — в статье Роли пользователей
В открывшемся окне следует указать название сводки, добавить фильтры по задачам, а также, при необходимости, настроить сортировку, нажать "Сохранить".
Созданную сводку можно отредактировать либо удалить, нажав на шестеренку в углу колонки, также можно скачать в формате Excel.Создав несколько колонок-сводок, можно сформировать доску для мониторинга за процессами в команде. Например, доску для наблюдения за активностью в одном проекте за последние 24 часа.
В этом видео – 5 действующих примеров настройки прозрачности при помощи инструмента “сводки”. Примеры взяты из наших собственных процессов в команде YouGile.
00:00 - Вступление. Контроль задач – главное требование к системе управления.00:09 - №1. Ищем актуальные задачи по сотрудникам02:05 - №2. Мониторим нарушения в процессах: дедлайны, приоритеты, передача задач04:13 - №3. Прозрачность в процессах отдела маркетинга05:15 - №4. Контроль договоров во всех проектах06:19 - №5. Собираем картину обращений от клиентов
Роли пользователей
Управляющий может приглашать пользователей в проект, а также удалять их из проекта, назначать им роли, настраивать права через группы прав. Пользователю с данной ролью доступно создание досок, колонок в проекте, редактирование их названий, а также перемещение.
В отличие от Управляющего, такой пользователь не может редактировать структуру проекта (создавать доски, колонки, изменять их названия, а также их перемещать).
В компанию можно заводить фрилансеров или подрядчиков, которым будут доступны только определенные части проекта, можно организовать внутреннюю поддержку или организовать процесс сбора инициатив.
Для создания роли необходимо перейти в настройки проекта, нажать на "Настройка ролей в проекте" - "Добавить роль".
В настройках разрешить/запретить действия для проекта и выбранных объектов в проекте:
Созданную роль нужно выбрать из списка напротив имени пользователя и сохранить изменения в проекте.
Примеры создания ролей:
1) Необходимо настроить роль таким образом, чтобы пользователи могли видеть только те задачи, в которых являются исполнителями.
2) Нужно настроить роль так, чтобы пользователи имели право на просмотр и редактирование выбранных досок в проекте, остальные доски не были видны.
3) Нужно настроить пользователю запрет редактирования определенных задач - все остальные задачи разрешается редактировать.
Для каждой из выбранных задач нужно разрешить только просмотр, все остальные действия необходимо запретить.
Задачи сотрудников
В разделе "Отчёты" — "Задачи сотрудников" администратор компании может наблюдать, сколько на данный момент открытых и выполненных задач у каждого пользователя.
Инструмент помогает моментально понять, чем сейчас занимаются ваши сотрудники.
Специальным значком отмечены задачи, которые пользователь еще не просмотрел.
Задачи можно отфильтровать по дате назначения, по исполнителю и по проектам.
В колонке"Неназначенные задачи" отображаются все задачи без исполнителя.
Количество открытых и выполненных задач по каждому пользователю отображается в колонках с задачами этого пользователя.
Настройки компании
Настройки компании видны и доступны для редактирования только администраторам компании.
Данный блок настроек позволяет:
- Создавать проекты всем пользователям компании (а не только администраторам)
Мы считаем, что открытая команда работает более эффективно. И это видно из статистики по действиям пользователей YouGile. Чем больше свободы действий и прозрачности – тем активнее ведут себя пользователи в системе. - Запретить пользователям создавать групповые чаты, оставить это привилегией администраторов.
И все же некоторые команды, особенно большие, от 50 человек, имеют более строгую иерархию. А значит, им нужна возможность ограничить права сотрудников. - Настроить видимость e-mail друг друга
Это актуально для больших команд с разными отделами. При необходимости видимость e-mail адресов можно и ограничить, например, если в систему приглашены заказчики, подрядчики и фрилансеры.
Для перехода в меню редактирования следует зайти на страницу с настройками проектов и нажать на шестеренку рядом с названием компании.
В открывшемся окне можно регулировать:
- Кто может создавать новые проекты
- Кто может видеть страницу "Отчеты"
- Кто может редактировать должность пользователя
- Кто может создавать групповые чаты
- Кто может видеть email-ы в карточках сотрудников
- Кто может видеть страницу «Лицензия и оплаты»
- Доступны следующие варианты:
- Руководители отделов и администраторы
- руководители отделов компании, а также администраторы компании.
Подробнее об "Отделах компании" можно почитать в статье Отделы компании - Только администраторы
- только администраторы компании. - Все пользователи
- без исключений. Независимо от того, с какими ролями пользователи добавлены в проекты и в каких группах прав они состоят.
Добавление и удаление пользователей
Добавить пользователей в компанию можно двумя способами: путем отправки приглашения на почту, а также по быстрой ссылке-приглашению.
1) Добавление пользователей путем отправки приглашения на почту.
В разделе "Моя компания" нужно нажать на "Добавить сотрудника".
В открывшемся окне нужно указать почты пользователей, на которые будут отправлены приглашения, нажать на "Пригласить сотрудников".
После успешной отправки приглашения появится уведомление об этом:
Приглашенному пользователю на почту придет письмо со ссылкой.
После перехода по ссылке будет предложено зарегистрироваться в системе. Если у пользователя уже есть регистрация в YouGile, он будет сразу же добавлен в компанию (посмотреть список компаний можно из настроек профиля, раздел "Компании").
Если Ваш коллега по какой-то причине не успел зарегистрироваться в системе и ссылка устарела, Вы можете отправить приглашение повторно.
Функция добавления пользователя также доступна из верхней панели, из доски проекта.
2) Приглашение пользователей по "быстрой" ссылке-приглашению.
Нужно скопировать ссылку из раздела "Моя компания"
Далее отправить ссылку сотруднику. После перехода по ссылке появится окно следующего вида:
1) Если у пользователя уже есть регистрация с YouGile, нужно нажать "Уже есть аккаунт. Войти". Далее будет предложено ввести логин и пароль.
После входа в аккаунт в списке компаний добавится новая рабочая компания.
2) Второй пусть - это когда у пользователя нет регистрации в YouGile. В этом случае нужно нажать на "Зарегистрировать аккаунт и войти". В открывшемся окне необходимо ввести e-mail, который будет использоваться в качестве логина, имя, а также установить пароль.
На почту будет отправлено письмо с подтверждением о регистрации
Далее нужно будет пройти по ссылке с письма и зайти таким образом в компанию.
! Внимание: Ссылку-приглашение можно редактировать, а также удалять.
Это может быть актуально, если через время какие-то пользователи удаляются. Если они знают ссылку-приглашение, они снова могут зайти в компанию.
Также обратите внимание на то, что пользователям, уже добавленным в компанию, можно далее заходить в нее как по ссылке-приглашению, так и по ссылке https://ru.yougile.com/
И в том и в другом случае будет осуществляться вход в аккаунт.
Удаление пользователей.
Удалить пользователя из компании можно также в разделе "Моя компания".
Опция удаления пользователей доступна только администраторам компаний.
После удаления пользователя все задачи в системе остаются без изменений, в том числе и те, в которых этот пользователь был исполнителем. Остаются комментарии в задачах, а также сообщения в групповых чатах. В аккаунте исчезают личные чаты с удаленным пользователем.
Но, если пользователя обратно добавить в компанию, личный чат будет восстановлен.
Также личный чат с удаленным сотрудником можно найти через чат задачи.
Назначение администраторов
Добавленным пользователям можно дать права администратора. После нажатия на имя пользователя откроется карточка сотрудника, следует нажать на "Назначить администратором".