Администрирование

Добавление и удаление пользователей

Добавить пользователей в компанию можно двумя способами: путем отправки приглашения на почту, а также по быстрой ссылке-приглашению.

 
 1) Добавление пользователей путем отправки приглашения на почту.

 В разделе "Моя компания" нужно нажать на "Добавить сотрудника".

изображение.png


В открывшемся окне нужно указать почты пользователей, на которые будут отправлены приглашения, нажать на "Пригласить сотрудников". 


изображение.png


После успешной отправки приглашения появится уведомление об этом:

Приглашенному пользователю на почту придет письмо со ссылкой.

image.png

После перехода по ссылке будет предложено зарегистрироваться в системе. Если у пользователя уже есть регистрация в YouGile, он будет сразу же добавлен в компанию (посмотреть список компаний можно из настроек профиля, раздел "Компании").

Если Ваш коллега по какой-то причине не успел зарегистрироваться в системе и ссылка устарела, Вы можете отправить приглашение повторно.

Функция добавления пользователя также доступна из верхней панели, из доски проекта.

изображение.png


2) Приглашение пользователей по "быстрой" ссылке-приглашению.

Нужно скопировать ссылку из раздела "Моя компания"

Screenshot_6.png

Далее отправить ссылку сотруднику. После перехода по ссылке появится окно следующего вида:

Screenshot_7.png

1) Если у пользователя уже есть регистрация с YouGile, нужно нажать "Уже есть аккаунт. Войти". Далее будет предложено ввести логин и пароль.

Screenshot_9.png

После входа в аккаунт в списке компаний добавится новая рабочая компания.

2) Второй пусть - это когда у пользователя нет регистрации в YouGile. В этом случае нужно нажать на "Зарегистрировать аккаунт и войти". В открывшемся окне необходимо ввести e-mail, который будет использоваться в качестве логина, имя, а также установить пароль.

Screenshot_10.png

На почту будет отправлено письмо с подтверждением о регистрации

Screenshot_11.png

Далее нужно будет пройти по ссылке с письма и зайти таким образом в компанию.

! Внимание: Ссылку-приглашение можно редактировать, а также удалять.
Это может быть актуально, если через время какие-то пользователи удаляются. Если они знают ссылку-приглашение, они снова могут зайти в компанию.
Также обратите внимание на то, что пользователям, уже добавленным в компанию, можно далее заходить в нее как по ссылке-приглашению, так и по ссылке https://ru.yougile.com/
И в том и в другом случае будет осуществляться вход в аккаунт.

Удаление пользователей.

Удалить пользователя из компании можно также в разделе "Моя компания".

изображение.png


Опция удаления пользователей доступна только администраторам компаний.

После удаления пользователя все задачи в системе остаются без изменений, в том числе и те, в которых этот пользователь был исполнителем. Остаются комментарии в задачах, а также сообщения в групповых чатах. В аккаунте исчезают личные чаты с удаленным пользователем.
Но, если пользователя обратно добавить в компанию, личный чат будет восстановлен.
Также личный чат с удаленным сотрудником можно найти через чат задачи.

Screenshot_12.png


Назначение администраторов

Добавленным пользователям можно дать права администратора. После нажатия на имя пользователя откроется карточка сотрудника, следует нажать на "Назначить администратором".

изображение.png



Роли пользователей

Пользователи могут быть добавлены в проект со следующими уровнями доступа: Управляющий, Сотрудник, Наблюдатель.
Все эти пользователи имеют право на просмотр всех задач в проекте.
 
Управляющий — полный доступ. 
Может менять структуру и пользователей проекта.

Управляющий может приглашать пользователей в проект, а также удалять их из проекта, назначать им роли, настраивать права через группы прав. Пользователю с данной ролью доступно создание досок, колонок в проекте, редактирование их названий, а также перемещение.
Управляющий может отметить выполненными любые задачи (в которых он является исполнителем, задачи без исполнителя, а также "чужие" задачи, в которых исполнителями являются другие пользователи.

 
Сотрудник — доступ к задачам. 
Может работать с задачами, но не менять структуру проекта. 
 
Сотрудник, как и Управляющий, имеет неограниченные права на работу с задачами.
В отличие от Управляющего, такой пользователь не может редактировать структуру проекта (создавать доски, колонки, изменять их названия, а также их перемещать).
Сотрудник может выполнить только те задачи, в которых он является исполнителем, а также задачи без исполнителя. Он не может отметить выполненными "чужие" задачи (в которых исполнителями являются другие пользователи)
 
 
Наблюдатель — доступ только к чату.
Может комментировать в чате, ничего не меняя в задачах.
 
Наблюдатель, как и Управляющий и Сотрудник, видит полностью все данные в проекте, но он не может редактировать структуру проекта, а также он не может редактировать задачи (т.е. он не может изменить название задачи, добавить описание, подзадачи, стикеры, переместить задачу).
Он может только отправлять сообщения в чаты задач.
Наблюдатель имеет право на выполнение только тех задач, в которых он является исполнителем.
Задачи без исполнителя, а также "чужие" задачи он не может отметить выполненными.

Screenshot_2.png

Настройки доступны при добавлении пользователей в проект. Отредактировать их может администратор компании либо управляющий проекта.

 
Создание своих ролей
 
Можно создать свою роль и раздать ей права на определенные действия с проектами, досками, колонками и задачами.  
Таким образом можно ограничить просмотр/редактирование выбранных объектов в проекте.

В компанию можно заводить фрилансеров или подрядчиков, которым будут доступны только определенные части проекта, можно организовать внутреннюю поддержку или организовать процесс сбора инициатив.



Для создания роли необходимо перейти в настройки проекта, нажать на "Настройка ролей в проекте" - "Добавить роль".

Screenshot_3.png

Screenshot_4.png

Screenshot_5.png

В настройках разрешить/запретить действия для проекта и выбранных объектов в проекте:
Screenshot_7.png

Созданную роль нужно выбрать из списка напротив имени пользователя и сохранить изменения в проекте.

Screenshot_8.png

Примеры создания ролей.

Необходимо настроить роль таким образом, чтобы пользователи могли видеть только те задачи, в которых являются исполнителями.
- Нужно запретить просмотр всех задач и установить разрешения для задач, назначенных на пользователя.

Screenshot_9.png


Нужно настроить роль так, чтобы пользователи имели право на просмотр и редактирование выбранных досок в проекте, остальные доски не были видны.
- Следует настроить запреты для проекта и установить разрешения для досок, которые должны быть доступны для просмотра и редактирования:

Screenshot_10.png

Screenshot_11.png


Нужно настроить пользователю запрет редактирования определенных задач - все остальные задачи разрешается редактировать.

Для каждой из выбранных задач нужно разрешить только просмотр, все остальные действия необходимо запретить.

Screenshot_12.png






Настройки компании




Настройки компании видны и доступны для редактирования только администраторам компании.

Данный блок настроек позволяет:

Для перехода в меню редактирования следует зайти на страницу с настройками проектов и нажать на шестеренку рядом с названием компании. 

изображение.png



В открывшемся окне можно регулировать: 

Отделы компании

Функция позволяет разделить сотрудников по отделам, указать должности, назначить руководителей каждого отдела с возможностями управления группой.
Возможна бесконечная вложенность отделов – можно работать, даже если вас 1000 человек 

 Зачем нужна структура? 

Отчеты и сводки

С помощью данного инструмента Вы можете получить любую информацию по проектам и выгрузить её для проведения анализа.

Главная цель функций — полная прозрачность для управления и принятия обоснованных решений. 

Отчеты

Выводят любую информацию в виде таблиц. Гибкая система сортировки и фильтрации позволяет реализовать отчетность любой сложности. Полученные таблицы можно скачать в формате Excel, а также настроить их регулярное получение на почту.

Например, вы можете узнать в каких задачах больше всего общались, посмотреть все задачи со статусом “Срочно”, по которым был просрочен дедлайн, вывести все задачи с доски внутренних инициатив, которые не были одобрены, но при этом практически не обсуждались, и найти там что-то полезное для компании.

Настроить, кому из пользователей отображается данный раздел, можно в настройках компании (подробнее - )

В отчетах “Таблицы” имеется возможность управлять столбцами. Например, можно составить удобный отчет для наблюдения за потоком общения по задачам.
Для создания отчета следует перейти в раздел "Отчёты" — "Таблицы", нажать на "Добавить отчёт".

изображение.png



Отчеты можно отредактировать либо удалить через "Настроить отчет", скачать в формате Excel, также посмотреть в виде Ганта.
Подробнее о диаграмме Ганта  —  в статье Диаграмма Ганта

Сводки

 

   

 

На каждой доске можно создать сводки — колонки, в которые при помощи сортировки и фильтрации можно вывести задачи из всех проектов и досок по определенным критериям. 

Для создания сводки на доске проекта нужно нажать на "Создать сводку". Данная опция доступна пользователям, которые имеют права на редактирование структуры проекта (роль Управляющий, а также созданные роли). Подробнее о ролях — в статье Роли пользователей


изображение.png



В открывшемся окне следует указать название сводки, добавить фильтры по задачам, а также, при необходимости, настроить сортировку, нажать "Сохранить".


изображение.png




Созданную сводку можно отредактировать либо удалить, нажав на шестеренку в углу колонки, также можно скачать в формате Excel.

изображение.png


Создав несколько колонок-сводок, можно сформировать доску для мониторинга за процессами в команде. Например, доску для наблюдения за активностью в одном проекте за последние 24 часа.

В этом видео – 5 действующих примеров настройки прозрачности при помощи инструмента “сводки”. Примеры взяты из наших собственных процессов в команде YouGile.








Отчеты "Время в колонках"

Отчет по времени в колонках  в виде графика показывает среднее время, которое задачи провели в каждой колонке. Этот инструмент помогает найти узкие места в работе команды.


 novyy-otchet-1.jpg

Под графиком — таблица с информацией по конкретным задачам. Красным подсвечено, где задача провела больше всего времени. Именно в этих местах возникает «бутылочное горлышко» — этап, на котором застревают задачи. Для того, чтобы увеличить эффективность команды, нужно находить эти этапы, разбираться в причинах задержки задач и по возможности устранять их.
Фильтры над графиком помогут вам сравнить время в колонках по разным исполнителям, исключить задачи, лежащие в конкретных колонках или убрать из отчёта лишние столбцы.

Сценарий 1. Посмотреть, где задача застревала

По конкретной задаче можно посмотреть, в какой колонке она провела больше времени, где находится сейчас.

Сценарий 2. Посмотреть, в какой колонке «узкое место» процесса

В таблице и на графике хорошо видно, где задачи находились дольше всего. Легко находить буксующие этапы процесса.

А еще можно:

Лента событий

Лента событий - это список событий по проектам, к которым у пользователя есть доступ. Если в компании всего 10 проектов, а сотрудник имеет доступ только к 2 из них, то в разделе "Лента событий" он увидит только те действия, которые происходили в этих двух проектах.

Находится раздел "Лента событий" в меню слева. 

изображение.png

Ленту событий можно отображать в двух форматах: в виде таблицы (по умолчанию) и в виде списка. Вы можете воспользоваться готовыми фильтрами: «Удаленные объекты», «Загруженные файлы», «Общение по задачам». Или создать и сохранить любые свои.

изображение.png

При необходимости данные из ленты событий можно скачать таблицей.

Типы действий, которые логируются в Ленте событий: 

Задачи:

Пользователи и роли:

Есть гибкая система фильтрации: по расположению, дате события, типу действия, инициатору.

изображение.png

Зачем это нужно?

  1. Для поиска файлов. Вы будете видеть все загруженные файлы в систему в одном месте.

изображение.png

2. Для разбора инцидентов. Когда пропал важный объект, а оказалось, что один из сотрудников его случайно удалил. 

изображение.png

3. Для большей прозрачности. Вы будете видеть, кто чем был занят сегодня, вчера или на прошлой неделе. 

4. Для сбора информации. Удобно отслеживать задачи, над которыми команда работала в последний месяц. 

5. Для оценки продуктивности. Вы можете оценить, сколько задач выполнил конкретный сотрудник, например, за прошлую неделю. 

Задачи сотрудников

В разделе "Отчёты" — "Задачи сотрудников" администратор компании может наблюдать, сколько на данный момент открытых и выполненных задач у каждого пользователя.

Инструмент помогает моментально понять, чем сейчас занимаются ваши сотрудники.

изображение.png



Специальным значком отмечены задачи, которые пользователь еще не просмотрел.

image.png

Задачи можно отфильтровать по дате назначения, по исполнителю и по проектам.

изображение.png

В колонке"Неназначенные задачи" отображаются все задачи без исполнителя.

Количество открытых и выполненных задач по каждому пользователю отображается в колонках с задачами этого пользователя.

изображение.png

Инструкция по удалению аккаунта в Yougile

Для удаления аккаунта в приложении Yougile вам необходимо: 

  1. Открыть приложение Yougile и войти в систему с почтой и паролем, которые вы указывали при регистрации 

  2. Перейти на вкладку “Настройки” 

  3. Нажать на строку с вашим ФИО и перейти на страницу “Редактирование профиля”

    1YzbAdbR8o7r037TMfTpQ6X2c684pqNSa3ss1FMje.png

  4. Нажать кнопку “Удалить аккаунт”

    1dT_urVnBNKOP6g6Oweqz8bZJKcL0qaa3YoXRawrI.png

либо обратиться на почту support@yougile.com 

При удалении аккаунта будут удалены следующие типы данных: