Администрирование

Отделы компании

Функция позволяет разделить сотрудников по отделам, указать должности, назначить руководителей каждого отдела с возможностями управления группой.
Возможна бесконечная вложенность отделов – можно работать, даже если вас 1000 человек 

 Зачем нужна структура? 

Отчеты и сводки

С помощью данного инструмента Вы можете получить любую информацию по проектам и выгрузить её для проведения анализа.

Главная цель функций — полная прозрачность для управления и принятия обоснованных решений. 

Отчеты

Выводят любую информацию в виде таблиц. Гибкая система сортировки и фильтрации позволяет реализовать отчетность любой сложности. Полученные таблицы можно скачать в формате Excel, а также настроить их регулярное получение на почту.

Например, вы можете узнать в каких задачах больше всего общались, посмотреть все задачи со статусом “Срочно”, по которым был просрочен дедлайн, вывести все задачи с доски внутренних инициатив, которые не были одобрены, но при этом практически не обсуждались, и найти там что-то полезное для компании.

Настроить, кому из пользователей отображается данный раздел, можно в настройках компании (подробнее - )

Роли пользователей

Пользователи могут быть добавлены в проект со следующими уровнями доступа: Управляющий, Сотрудник, Наблюдатель.
Все эти пользователи имеют право на просмотр всех задач в проекте.
 
Управляющий — полный доступ. 
Может менять структуру и пользователей проекта.

Управляющий может приглашать пользователей в проект, а также удалять их из проекта, назначать им роли, настраивать права через группы прав. Пользователю с данной ролью доступно создание досок, колонок в проекте, редактирование их названий, а также перемещение.
Управляющий может отметить выполненными любые задачи (в которых он является исполнителем, задачи без исполнителя, а также "чужие" задачи, в которых исполнителями являются другие пользователи.

 
Сотрудник — доступ к задачам. 
Может работать с задачами, но не менять структуру проекта. 
 
Сотрудник, как и Управляющий, имеет неограниченные права на работу с задачами.
В отличие от Управляющего, такой пользователь не может редактировать структуру проекта (создавать доски, колонки, изменять их названия, а также их перемещать).
Сотрудник может выполнить только те задачи, в которых он является исполнителем, а также задачи без исполнителя. Он не может отметить выполненными "чужие" задачи (в которых исполнителями являются другие пользователи)
 
 
Наблюдатель — доступ только к чату.
Может комментировать в чате, ничего не меняя в задачах.
 
Наблюдатель, как и Управляющий и Сотрудник, видит полностью все данные в проекте, но он не может редактировать структуру проекта, а также он не может редактировать задачи (т.е. он не может изменить название задачи, добавить описание, подзадачи, стикеры, переместить задачу).
Он может только отправлять сообщения в чаты задач.
Наблюдатель имеет право на выполнение только тех задач, в которых он является исполнителем.
Задачи без исполнителя, а также "чужие" задачи он не может отметить выполненными.

Screenshot_2.png

Настройки доступны при добавлении пользователей в проект. Отредактировать их может администратор компании либо управляющий проекта.

 
Создание своих ролей
 
Можно создать свою роль и раздать ей права на определенные действия с проектами, досками, колонками и задачами.  
Таким образом можно ограничить просмотр/редактирование выбранных объектов в проекте.

В компанию можно заводить фрилансеров или подрядчиков, которым будут доступны только определенные части проекта, можно организовать внутреннюю поддержку или организовать процесс сбора инициатив.



Для создания роли необходимо перейти в настройки проекта, нажать на "Настройка ролей в проекте" - "Добавить роль".

Screenshot_3.png

Screenshot_4.png

Screenshot_5.png

В настройках разрешить/запретить действия для проекта и выбранных объектов в проекте:
Screenshot_7.png

Созданную роль нужно выбрать из списка напротив имени пользователя и сохранить изменения в проекте.

Screenshot_8.png

Примеры создания ролей:

1) Необходимо настроить роль таким образом, чтобы пользователи могли видеть только те задачи, в которых являются исполнителями.

- Нужно запретить просмотр всех задач и установить разрешения для задач, назначенных на пользователя.

Screenshot_9.png


2) Нужно настроить роль так, чтобы пользователи имели право на просмотр и редактирование выбранных досок в проекте, остальные доски не были видны.

- Следует настроить запреты для проекта и установить разрешения для досок, которые должны быть доступны для просмотра и редактирования:

Screenshot_10.png

Screenshot_11.png


3) Нужно настроить пользователю запрет редактирования определенных задач - все остальные задачи разрешается редактировать.
Для каждой из выбранных задач нужно разрешить только просмотр, все остальные действия необходимо запретить.

Screenshot_12.png






Задачи сотрудников

В разделе "Отчёты" — "Задачи сотрудников" администратор компании может наблюдать, сколько на данный момент открытых и выполненных задач у каждого пользователя.

Инструмент помогает моментально понять, чем сейчас занимаются ваши сотрудники.

изображение.png



Специальным значком отмечены задачи, которые пользователь еще не просмотрел.

image.png

Задачи можно отфильтровать по дате назначения, по исполнителю и по проектам.

изображение.png

В колонке"Неназначенные задачи" отображаются все задачи без исполнителя.

Количество открытых и выполненных задач по каждому пользователю отображается в колонках с задачами этого пользователя.

изображение.png

Настройки компании



Настройки компании видны и доступны для редактирования только администраторам компании.

Данный блок настроек позволяет:

Для перехода в меню редактирования следует зайти на страницу с настройками проектов и нажать на шестеренку рядом с названием компании. 

изображение.png



В открывшемся окне можно регулировать: 

Добавление и удаление пользователей

Добавить пользователей в компанию можно двумя способами: путем отправки приглашения на почту, а также по быстрой ссылке-приглашению.

  1) Добавление пользователей путем отправки приглашения на почту.

 В разделе "Моя компания" нужно нажать на "Добавить сотрудника".

изображение.png


В открывшемся окне нужно указать почты пользователей, на которые будут отправлены приглашения, нажать на "Пригласить сотрудников". 


изображение.png


После успешной отправки приглашения появится уведомление об этом:

Приглашенному пользователю на почту придет письмо со ссылкой.

image.png

После перехода по ссылке будет предложено зарегистрироваться в системе. Если у пользователя уже есть регистрация в YouGile, он будет сразу же добавлен в компанию (посмотреть список компаний можно из настроек профиля, раздел "Компании").

Если Ваш коллега по какой-то причине не успел зарегистрироваться в системе и ссылка устарела, Вы можете отправить приглашение повторно.

Функция добавления пользователя также доступна из верхней панели, из доски проекта.

изображение.png


2) Приглашение пользователей по "быстрой" ссылке-приглашению.

Нужно скопировать ссылку из раздела "Моя компания"

Screenshot_6.png

Далее отправить ссылку сотруднику. После перехода по ссылке появится окно следующего вида:

Screenshot_7.png

1) Если у пользователя уже есть регистрация с YouGile, нужно нажать "Уже есть аккаунт. Войти". Далее будет предложено ввести логин и пароль.

Screenshot_9.png

После входа в аккаунт в списке компаний добавится новая рабочая компания.

2) Второй пусть - это когда у пользователя нет регистрации в YouGile. В этом случае нужно нажать на "Зарегистрировать аккаунт и войти". В открывшемся окне необходимо ввести e-mail, который будет использоваться в качестве логина, имя, а также установить пароль.

Screenshot_10.png

На почту будет отправлено письмо с подтверждением о регистрации

Screenshot_11.png

Далее нужно будет пройти по ссылке с письма и зайти таким образом в компанию.

! Внимание: Ссылку-приглашение можно редактировать, а также удалять.
Это может быть актуально, если через время какие-то пользователи удаляются. Если они знают ссылку-приглашение, они снова могут зайти в компанию.
Также обратите внимание на то, что пользователям, уже добавленным в компанию, можно далее заходить в нее как по ссылке-приглашению, так и по ссылке https://ru.yougile.com/
И в том и в другом случае будет осуществляться вход в аккаунт.

Удаление пользователей.

Удалить пользователя из компании можно также в разделе "Моя компания".

изображение.png


Опция удаления пользователей доступна только администраторам компаний.

После удаления пользователя все задачи в системе остаются без изменений, в том числе и те, в которых этот пользователь был исполнителем. Остаются комментарии в задачах, а также сообщения в групповых чатах. В аккаунте исчезают личные чаты с удаленным пользователем.
Но, если пользователя обратно добавить в компанию, личный чат будет восстановлен.
Также личный чат с удаленным сотрудником можно найти через чат задачи.

Screenshot_12.png


Назначение администраторов

Добавленным пользователям можно дать права администратора. После нажатия на имя пользователя откроется карточка сотрудника, следует нажать на "Назначить администратором".

изображение.png



Лента событий

Лента событий - это список событий по проектам, к которым у пользователя есть доступ. Если в компании всего 10 проектов, а сотрудник имеет доступ только к 2 из них, то в разделе "Лента событий" он увидит только те действия, которые происходили в этих двух проектах.

Находится раздел "Лента событий" в меню слева. 

изображение.png

Ленту событий можно отображать в двух форматах: в виде таблицы (по умолчанию) и в виде списка. Вы можете воспользоваться готовыми фильтрами: «Удаленные объекты», «Загруженные файлы», «Общение по задачам». Или создать и сохранить любые свои.

изображение.png

При необходимости данные из ленты событий можно скачать таблицей.

Типы действий, которые логируются в Ленте событий: 

Задачи:

Пользователи и роли:

Есть гибкая система фильтрации: по расположению, дате события, типу действия, инициатору.

изображение.png

Зачем это нужно?

  1. Для поиска файлов. Вы будете видеть все загруженные файлы в систему в одном месте.

изображение.png

2. Для разбора инцидентов. Когда пропал важный объект, а оказалось, что один из сотрудников его случайно удалил. 

изображение.png

3. Для большей прозрачности. Вы будете видеть, кто чем был занят сегодня, вчера или на прошлой неделе. 

4. Для сбора информации. Удобно отслеживать задачи, над которыми команда работала в последний месяц. 

5. Для оценки продуктивности. Вы можете оценить, сколько задач выполнил конкретный сотрудник, например, за прошлую неделю.