Администрирование

• Добавление и удаление пользователей
• Роли пользователей
• Настройки компании
• Отделы компании
• Отчеты и сводки
• Отчеты "Время в колонках"
• Лента событий
• Задачи сотрудников
• Инструкция по удалению аккаунта в Yougile

Добавление и удаление пользователей

Добавить пользователей в компанию можно двумя способами: путем отправки приглашения на почту, а также по быстрой ссылке-приглашению.

  1) Добавление пользователей путем отправки приглашения на почту.

 В разделе "Моя компания" нужно нажать на "Добавить сотрудника".

В открывшемся окне нужно указать почты пользователей, на которые будут отправлены приглашения, нажать на "Пригласить сотрудников". 

После успешной отправки приглашения появится уведомление об этом:

Приглашенному пользователю на почту придет письмо со ссылкой.

После перехода по ссылке будет предложено зарегистрироваться в системе. Если у пользователя уже есть регистрация в YouGile, он будет сразу же добавлен в компанию (посмотреть список компаний можно из настроек профиля, раздел "Компании").

Если Ваш коллега по какой-то причине не успел зарегистрироваться в системе и ссылка устарела, Вы можете отправить приглашение повторно.

Функция добавления пользователя также доступна из верхней панели, из доски проекта.

2) Приглашение пользователей по "быстрой" ссылке-приглашению.

Нужно скопировать ссылку из раздела "Моя компания"



Далее отправить ссылку сотруднику. После перехода по ссылке появится окно следующего вида:



1) Если у пользователя уже есть регистрация с YouGile, нужно нажать "Уже есть аккаунт. Войти". Далее будет предложено ввести логин и пароль.



После входа в аккаунт в списке компаний добавится новая рабочая компания.

2) Второй пусть - это когда у пользователя нет регистрации в YouGile. В этом случае нужно нажать на "Зарегистрировать аккаунт и войти". В открывшемся окне необходимо ввести e-mail, который будет использоваться в качестве логина, имя, а также установить пароль.



На почту будет отправлено письмо с подтверждением о регистрации



Далее нужно будет пройти по ссылке с письма и зайти таким образом в компанию.

! Внимание: Ссылку-приглашение можно редактировать, а также удалять.
Это может быть актуально, если через время какие-то пользователи удаляются. Если они знают ссылку-приглашение, они снова могут зайти в компанию.
Также обратите внимание на то, что пользователям, уже добавленным в компанию, можно далее заходить в нее как по ссылке-приглашению, так и по ссылке https://ru.yougile.com/
И в том и в другом случае будет осуществляться вход в аккаунт.

Удаление пользователей.

Удалить пользователя из компании можно также в разделе "Моя компания".

Опция удаления пользователей доступна только администраторам компаний.

После удаления пользователя все задачи в системе остаются без изменений, в том числе и те, в которых этот пользователь был исполнителем. Остаются комментарии в задачах, а также сообщения в групповых чатах. В аккаунте исчезают личные чаты с удаленным пользователем.
Но, если пользователя обратно добавить в компанию, личный чат будет восстановлен.
Также личный чат с удаленным сотрудником можно найти через чат задачи.

Назначение администраторов

Добавленным пользователям можно дать права администратора. После нажатия на имя пользователя откроется карточка сотрудника, следует нажать на "Назначить администратором".

Роли пользователей

Создание своих ролей

 

Можно создать свою роль и раздать ей права на определенные действия с проектами, досками, колонками и задачами.  

Таким образом можно ограничить просмотр/редактирование выбранных объектов в проекте.

В компанию можно заводить фрилансеров или подрядчиков, которым будут доступны только определенные части проекта, можно организовать внутреннюю поддержку или организовать процесс сбора инициатив.



Для создания роли необходимо перейти в настройки проекта, нажать на "Настройка ролей в проекте" - "Добавить роль".

В настройках разрешить/запретить действия для проекта и выбранных объектов в проекте:


Созданную роль нужно выбрать из списка напротив имени пользователя и сохранить изменения в проекте.

Примеры создания ролей.

Необходимо настроить роль таким образом, чтобы пользователи могли видеть только те задачи, в которых являются исполнителями.

Нужно настроить роль так, чтобы пользователи имели право на просмотр и редактирование выбранных досок в проекте, остальные доски не были видны.

Нужно настроить пользователю запрет редактирования определенных задач - все остальные задачи разрешается редактировать.

Для каждой из выбранных задач нужно разрешить только просмотр, все остальные действия необходимо запретить.

Настройки компании

Настройки компании видны и доступны для редактирования только администраторам компании.

Данный блок настроек позволяет:

• Создавать проекты всем пользователям компании (а не только администраторам)
  Мы считаем, что открытая команда работает более эффективно. И это видно из статистики по действиям пользователей YouGile. Чем больше свободы действий и прозрачности – тем активнее ведут себя пользователи в системе.
  
  
• Запретить пользователям создавать групповые чаты, оставить это привилегией администраторов.
  И все же некоторые команды, особенно большие, от 50 человек, имеют более строгую иерархию. А значит, им нужна возможность ограничить права сотрудников. 
  
  
• Настроить видимость e-mail друг друга 
  Это актуально для больших команд с разными отделами. При необходимости видимость e-mail адресов можно и ограничить, например, если в систему приглашены заказчики, подрядчики и фрилансеры.

Для перехода в меню редактирования следует зайти на страницу с настройками проектов и нажать на шестеренку рядом с названием компании. 

В открывшемся окне можно регулировать: 

• Кто может создавать новые проекты
• Кто может видеть страницу "Отчеты"
• Кто может редактировать должность пользователя
• Кто может создавать групповые чаты
• Кто может видеть email-ы в карточках сотрудников
• Кто может видеть страницу «Лицензия и оплаты»
  
  

  

  
  

  

  
  

  • Доступны следующие варианты:
  • Руководители отделов и администраторы
    - руководители отделов компании, а также администраторы компании.
    Подробнее об "Отделах компании" можно почитать в статье Отделы компании
  • Только администраторы
    - только администраторы компании.
  • Все пользователи
    - без исключений. Независимо от того, с какими ролями пользователи добавлены в проекты и в каких группах прав они состоят.
  
  

Отделы компании

Функция позволяет разделить сотрудников по отделам, указать должности, назначить руководителей каждого отдела с возможностями управления группой.
Возможна бесконечная вложенность отделов – можно работать, даже если вас 1000 человек 

 Зачем нужна структура? 

• Для визуализации. Любой сотрудник может понять, кто где работает, и обратиться при необходимости.
• Для того, чтобы отрегулировать прозрачность процессов в разных отделах.
  
  

  
  Для создания отдела компании следует перейти на страницу с настройками проектов, затем нажать на "Добавить отдел".
  В окне настроек отдела можно выбрать руководителя, а также сотрудников, состоящих в данном отделе.
  
  

  
  
  
  
  

Отчеты и сводки

С помощью данного инструмента Вы можете получить любую информацию по проектам и выгрузить её для проведения анализа.

Главная цель функций — полная прозрачность для управления и принятия обоснованных решений. 

Отчеты

Выводят любую информацию в виде таблиц. Гибкая система сортировки и фильтрации позволяет реализовать отчетность любой сложности. Полученные таблицы можно скачать в формате Excel, а также настроить их регулярное получение на почту.

Например, вы можете узнать в каких задачах больше всего общались, посмотреть все задачи со статусом “Срочно”, по которым был просрочен дедлайн, вывести все задачи с доски внутренних инициатив, которые не были одобрены, но при этом практически не обсуждались, и найти там что-то полезное для компании.

Настроить, кому из пользователей отображается данный раздел, можно в настройках компании (подробнее - )

• Отчет “Общий” — позволяет быстро понять, что происходит в отделах, проектах или по сотрудникам.
  В общем отчете можно получить быструю информацию по происходящему в компании.
  Здесь отображаются срезы по проектам, отделам и по людям.
  По умолчанию в таблице отображаются две колонки: список открытых задач и выполненные.
  Можно добавить свою колонку.
  На каждое число в таблице можно щелкнуть. Откроется детальная информация по этим задачам (названия даты исполнители авторы и прочее)
  Любой отчет можно скачать в формате excel
  
  
  
  
  

В отчетах “Таблицы” имеется возможность управлять столбцами. Например, можно составить удобный отчет для наблюдения за потоком общения по задачам.
Для создания отчета следует перейти в раздел "Отчёты" — "Таблицы", нажать на "Добавить отчёт".

Отчеты можно отредактировать либо удалить через "Настроить отчет", скачать в формате Excel, также посмотреть в виде Ганта.
Подробнее о диаграмме Ганта  —  в статье Диаграмма Ганта

Сводки

На каждой доске можно создать сводки — колонки, в которые при помощи сортировки и фильтрации можно вывести задачи из всех проектов и досок по определенным критериям. 

Для создания сводки на доске проекта нужно нажать на "Создать сводку". Данная опция доступна пользователям, которые имеют права на редактирование структуры проекта (роль Управляющий, а также созданные роли). Подробнее о ролях — в статье Роли пользователей

В открывшемся окне следует указать название сводки, добавить фильтры по задачам, а также, при необходимости, настроить сортировку, нажать "Сохранить".

Созданную сводку можно отредактировать либо удалить, нажав на шестеренку в углу колонки, также можно скачать в формате Excel.

Создав несколько колонок-сводок, можно сформировать доску для мониторинга за процессами в команде. Например, доску для наблюдения за активностью в одном проекте за последние 24 часа.

Отчеты "Время в колонках"

Отчет по времени в колонках  в виде графика показывает среднее время, которое задачи провели в каждой колонке. Этот инструмент помогает найти узкие места в работе команды.

Под графиком — таблица с информацией по конкретным задачам. Красным подсвечено, где задача провела больше всего времени. Именно в этих местах возникает «бутылочное горлышко» — этап, на котором застревают задачи. Для того, чтобы увеличить эффективность команды, нужно находить эти этапы, разбираться в причинах задержки задач и по возможности устранять их.
Фильтры над графиком помогут вам сравнить время в колонках по разным исполнителям, исключить задачи, лежащие в конкретных колонках или убрать из отчёта лишние столбцы.

Сценарий 1. Посмотреть, где задача застревала

По конкретной задаче можно посмотреть, в какой колонке она провела больше времени, где находится сейчас.

Сценарий 2. Посмотреть, в какой колонке «узкое место» процесса

В таблице и на графике хорошо видно, где задачи находились дольше всего. Легко находить буксующие этапы процесса.

А еще можно:

• понять, кто из сотрудников тормозит процесс,
• отфильтровать и оценить выполненные задачи,
• оценить среднее время задач в колонках,
• быстро перейти к переписке в чате в проблемных задачах.

Лента событий

Лента событий - это список событий по проектам, к которым у пользователя есть доступ. Если в компании всего 10 проектов, а сотрудник имеет доступ только к 2 из них, то в разделе "Лента событий" он увидит только те действия, которые происходили в этих двух проектах.

Находится раздел "Лента событий" в меню слева. 

Ленту событий можно отображать в двух форматах: в виде таблицы (по умолчанию) и в виде списка. Вы можете воспользоваться готовыми фильтрами: «Удаленные объекты», «Загруженные файлы», «Общение по задачам». Или создать и сохранить любые свои.

При необходимости данные из ленты событий можно скачать таблицей.

Типы действий, которые логируются в Ленте событий: 

Задачи:

• добавление
• удаление
• перемещение
• архивирование
• выполнение
• переименование
• восстановление
• сообщение в задаче
• загрузка файлов

Пользователи и роли:

• добавление/удаление пользователя в проекте
• добавление/удаление пользователя в компании
• изменение ролей/разрешений в проекте.

Есть гибкая система фильтрации: по расположению, дате события, типу действия, инициатору.

Зачем это нужно?

1. Для поиска файлов. Вы будете видеть все загруженные файлы в систему в одном месте.

2. Для разбора инцидентов. Когда пропал важный объект, а оказалось, что один из сотрудников его случайно удалил. 

3. Для большей прозрачности. Вы будете видеть, кто чем был занят сегодня, вчера или на прошлой неделе. 

4. Для сбора информации. Удобно отслеживать задачи, над которыми команда работала в последний месяц. 

5. Для оценки продуктивности. Вы можете оценить, сколько задач выполнил конкретный сотрудник, например, за прошлую неделю. 

Задачи сотрудников

В разделе "Отчёты" — "Задачи сотрудников" администратор компании может наблюдать, сколько на данный момент открытых и выполненных задач у каждого пользователя.

Инструмент помогает моментально понять, чем сейчас занимаются ваши сотрудники.

Специальным значком отмечены задачи, которые пользователь еще не просмотрел.

Задачи можно отфильтровать по дате назначения, по исполнителю и по проектам.

В колонке"Неназначенные задачи" отображаются все задачи без исполнителя.

Количество открытых и выполненных задач по каждому пользователю отображается в колонках с задачами этого пользователя.

Инструкция по удалению аккаунта в Yougile

Для удаления аккаунта в приложении Yougile вам необходимо: 

1. Открыть приложение Yougile и войти в систему с почтой и паролем, которые вы указывали при регистрации 

2. Перейти на вкладку “Настройки” 

3. Нажать на строку с вашим ФИО и перейти на страницу “Редактирование профиля”
   
   
   

4. Нажать кнопку “Удалить аккаунт”
   
   

либо обратиться на почту support@yougile.com 

При удалении аккаунта будут удалены следующие типы данных: 

• персональные данные: ФИО, номер телефона, адрес электронной почты, Личные идентификаторы (идентификатор аккаунта, номер или имя), другие личные сведения, обрабатываемые приложением 

• Идентификаторы устройства или другие идентификаторы

• Сведения о приложении и производительность

• Активность в приложении

• Фото, видео, аудиофайлы