Автоматизации

• Интеграция с Google Calendar
• Передача задач

Интеграция с Google Calendar

Интеграция передаёт данные в одном направлении: из YouGile в Google-календарь. Включить интеграцию можно на странице настройки аккаунта в разделе "Мой профиль" в веб-версии.

 После откроется меню с подтверждением подключения интеграции.

Теперь в Yougile можно настроить следующие пункты:

1. Выберите календарь, в который будет выполнена интеграция.
2. Выберите доски/проекты, задачи из которых необходимо отобразить в календаре.
   
3. Выберите какие задачи необходимо синхронизировать: все или только те, в которых вы являетесь исполнителем.

Настройки позволяют выбрать один из сценариев: планирование личного расписания, организация графика проекта или команды.

После интеграции, вы увидите задачи из YouGile в контексте вашего общего графика. Можно также пользоваться привычными функциями Google: получать уведомления, делиться календарем, просматривать с любого устройства.

Событие в Google-календаре содержит данные задачи:

• в каком проекте и на какой доске находится задача,
• исполнителей задачи - они указаны как участники события.

Обратите внимание, что задача попадает из YouGile в Google-календарь, если на ней заполнен стикер "Дедлайн". 

  

Можно использовать Google-календарь как инструмент для планирования загрузки и встреч в проектах:

1. Подпишитесь на календари сотрудников в общем Google-календаре.
2. Каждый сотрудник настроит передачу своих задач из YouGile в Google-календарь.
3. Накладывайте расписание участников проекта друг на друга, чтобы увидеть свободные слоты и загрузку каждого.

Вы можете управлять рабочими и личными делами независимо друг от друга, создав в Google дополнительный календарь для работы. При этом вы можете просматривать события обоих календарей одновременно и выявлять пересекающиеся события.

1. Предварительно создайте для задач из YouGile отдельный календарь в Google.
2. Подключите задачи, где вы - исполнитель.
3. Используйте функцию наложения расписаний разных графиков друг на друга в Google
   

Временные ограничения:

Могут возникнуть проблемы с подключением, если вы зашли в YouGile по пользовательской ссылке на компанию. В этом случае необходимо:

• выйти из системы,
• зайти по стандартному домену https://ru.yougile.com/,
• подключить интеграцию.

Передача задач

В настройках доски доступен раздел - "Передача задач". 






В данном разделе можно добавить правила, позволяющие настроить:

• куда будет перемещена задача и из каких колонок можно будет это сделать
• каких пользователей удалить/добавить в качестве исполнителя задачи при передаче
• каких пользователей стоит отписать/подписать на чат при передаче задачи
• какие стикеры удалить или добавить на задачу в момент передачи
  

Какой уровень доступа позволяет управлять передачей прав

Создание и редактирование правил передачи задач доступно администраторам компании и Управляющим проекта, а также пользователям с созданной ролью с разрешением на "Управление основными настройками доски".

Перемещение задач через функцию передачи работает для всех пользователей в проекте, независимо от настроек ролей. Если пользователю запрещено в настройках роли перемещать задачи, через функцию передачи он сможет это сделать.

Создание правила передачи и перемещение задач

После нажатия на кнопку "Создать" в открывшемся окне необходимо добавить следующие настройки:

1. Указать название правила передачи
2. Выбрать место назначения, куда будет автоматом перемещена задача: проект, доску, колонку.
3. Выбрать, из каких колонок текущей доски будет доступно перемещение.
4. Выбрать, какие действия будут происходить после перемещения задачи в заданную колонку:
   - удалить исполнителей: всех текущих, всех, кроме себя (пользователя, который совершает действие передачи) либо  же конкретных пользователей
   - добавить новых исполнителей (выбрать можно только пользователей проекта, в который будет перемещаться          задача)
   - отписать от чата задачи подписанных на задачу: всех пользователей, всех, кроме себя или выбранных пользователей
   - подписать на чат задачи выбранных пользователей (выбор из числа пользователей проекта, в который будет перемещаться задача)
   - открепить стикеры
   - прикрепить стикеры (можно выбрать стикеры с состояниями, числовыми и текстовыми полями, Дедлайн, стикеры с интервалами дат; стикеры Таймер, Секундомер, Таймтрекинг и Регулярная задача прикрепить нельзя)
5. Нажать на "Создать правило".

 

После создания правила на задачах выбранных колонок появится иконка, позволяющая передать задачу в один клик.

Передача задач работает только через "стрелочку". Если переместить задачу в другую колонку через драг-н-дроп или через меню задачи "Переместить", автоматизация не будет применена.

Если на доске настроено несколько правил передачи задач, после нажатия на "стрелочку" будет выбор среди этих правил:

Ограничения в работе функции

- Функция работает в веб-версии и десктоп-приложении. В мобильном приложении она не реализована.
- Передача задач реализована только для задач доски. Для подзадач и задач без доски настроить передачу нет возможности.
- Нельзя поменять правила передачи местами. 
- Нельзя скопировать правила передачи с одной доски на другую.
- При дублировании досок, проектов, правила передачи не копируются.