Автоматизации
Импорт из CSV файла
В YouGile вы можете загрузить .csv-файл, импортировав, таким образом, заранее подготовленным списком задачи из другого сервиса.
Максимальный размер файла — 50 мегабайт.
Однако при загрузке большого файла браузер потребует серьезных ресурсов от ПК, с которого происходит загрузка, в частности — большого объема ОЗУ. К примеру, на практике удавалось загрузить файл в 25 Мб с Linux/MacOS машин с 16 Гб ОЗУ, однако на Windows с 8 Гб ОЗУ вкладка падала с ошибкой Out of memory.
Поэтому загрузка больших файлов это опция без гарантий успешного импорта и мы рекомендуем загрузку небольшими файлами, максимум по несколько Мб.
Загрузка доступна на Странице компании под кнопкой 
Внутри вас ожидает инструкция по правильному оформлению таблицы и кнопка для загрузки.
Обратите внимание на требования к файлу, они критически важны для правильного импорта:
В этой же инструкции находится ссылка на файл-образец, чтобы вы могли увидеть правильный вариант заголовков столбцов:
Для более простой работы с .csv рекомендуем вместо MS Office использовать LibreOffice, поскольку, при открытии документа, он сразу предлагает выбрать кодировку и разделитель, а также показывает удобное превью принятых настроек.
1. Если ячейку в Project оставить пустой, то создастся проект с названием "Import дд месяц чч:мм".
2. Если назвать ячейку Project именем существующего проекта, то задача импортируется в него.
3. Если назвать ячейку Project именем еще не существующего проекта, то проект с таким именем создатся и задачи попадут в него.
Чтобы сделать перенос строки в Описании, нужно создать еще один столбец Description и внести в него текст следующего абзаца.
После изменения заголовков столбцов и сохранения вы можете загрузить файл и убедиться, что все заполнено правильно.
Остается только нажать кнопку 
, дождаться окончания загрузки и проверить результат.
Импорт из Trello
Функция импорта позволяет перенести данные из Trello в систему YouGile.
Импортируются:
- доски
- колонки
- задачи
- подзадачи (чек-листы)
- описание
- файлы (прикрепляются в описание)
- комментарии (в виде сообщений в чате)
Доступ к импорту есть только в веб-версии (из браузера) у администраторов, а также пользователей, которым разрешено создавать проекты в компании.
Необходимо пройти в раздел "Моя компания", нажать на "Импортировать из других сервисов" - "Импортировать из Trello"
Далее появится окно, где нужно разрешить авторизацию в аккаунте Trello
После этого нужно нажать на "Импортировать", предварительно выбрав доски, которые нужно перенести.
Начнется импорт. Необходимо дождаться сообщения об успешном окончании импорта, в процессе не нужно обновлять страницу.
У вас будет создан проект, в который будут перенесены все доски из Trello. При необходимости эти доски можно распределить по нескольким проектам в YouGile через функцию в меню доски "Переместить"
Интеграция с Google Calendar
Интеграция передаёт данные в одном направлении: из YouGile в Google-календарь. Включить интеграцию можно на странице настройки аккаунта в разделе "Мой профиль" в веб-версии.
После откроется меню с подтверждением подключения интеграции.
Теперь в Yougile можно настроить следующие пункты:
- Выберите календарь, в который будет выполнена интеграция.
- Выберите доски/проекты, задачи из которых необходимо отобразить в календаре.
- Выберите какие задачи необходимо синхронизировать: все или только те, в которых вы являетесь исполнителем.
Настройки позволяют выбрать один из сценариев: планирование личного расписания, организация графика проекта или команды.
После интеграции, вы увидите задачи из YouGile в контексте вашего общего графика. Можно также пользоваться привычными функциями Google: получать уведомления, делиться календарем, просматривать с любого устройства.
Событие в Google-календаре содержит данные задачи:
- в каком проекте и на какой доске находится задача,
- исполнителей задачи - они указаны как участники события.
Обратите внимание, что задача попадает из YouGile в Google-календарь, если на ней заполнен стикер "Дедлайн".
Можно использовать Google-календарь как инструмент для планирования загрузки и встреч в проектах:
- Подпишитесь на календари сотрудников в общем Google-календаре.
- Каждый сотрудник настроит передачу своих задач из YouGile в Google-календарь.
- Накладывайте расписание участников проекта друг на друга, чтобы увидеть свободные слоты и загрузку каждого.
Вы можете управлять рабочими и личными делами независимо друг от друга, создав в Google дополнительный календарь для работы. При этом вы можете просматривать события обоих календарей одновременно и выявлять пересекающиеся события.
- Предварительно создайте для задач из YouGile отдельный календарь в Google.
- Подключите задачи, где вы - исполнитель.
- Используйте функцию наложения расписаний разных графиков друг на друга в Google
Временные ограничения:
Могут возникнуть проблемы с подключением, если вы зашли в YouGile по пользовательской ссылке на компанию. В этом случае необходимо:
- выйти из системы,
- зайти по стандартному домену https://ru.yougile.com/,
- подключить интеграцию.
Передача задач
В настройках доски доступен раздел - "Передача задач". 
В данном разделе можно добавить правила, позволяющие настроить:
- куда будет перемещена задача и из каких колонок можно будет это сделать
- каких пользователей удалить/добавить в качестве исполнителя задачи при передаче
- каких пользователей стоит отписать/подписать на чат при передаче задачи
- какие стикеры удалить или добавить на задачу в момент передачи
Какой уровень доступа позволяет управлять передачей прав
Создание и редактирование правил передачи задач доступно администраторам компании и Управляющим проекта, а также пользователям с созданной ролью с разрешением на "Управление основными настройками доски".
Перемещение задач через функцию передачи работает для всех пользователей в проекте, независимо от настроек ролей. Если пользователю запрещено в настройках роли перемещать задачи, через функцию передачи он сможет это сделать.
Создание правила передачи и перемещение задач
После нажатия на кнопку "Создать" в открывшемся окне необходимо добавить следующие настройки:
- Указать название правила передачи
- Выбрать место назначения, куда будет автоматом перемещена задача: проект, доску, колонку.
- Выбрать, из каких колонок текущей доски будет доступно перемещение.
- Выбрать, какие действия будут происходить после перемещения задачи в заданную колонку:
- удалить исполнителей: всех текущих, всех, кроме себя (пользователя, который совершает действие передачи) либо же конкретных пользователей
- добавить новых исполнителей (выбрать можно только пользователей проекта, в который будет перемещаться задача)
- отписать от чата задачи подписанных на задачу: всех пользователей, всех, кроме себя или выбранных пользователей
- подписать на чат задачи выбранных пользователей (выбор из числа пользователей проекта, в который будет перемещаться задача)
- открепить стикеры
- прикрепить стикеры (можно выбрать стикеры с состояниями, числовыми и текстовыми полями, Дедлайн, стикеры с интервалами дат; стикеры Таймер, Секундомер, Таймтрекинг и Регулярная задача прикрепить нельзя) - Нажать на "Создать правило".
После создания правила на задачах выбранных колонок появится иконка, позволяющая передать задачу в один клик.
Передача задач работает только через "стрелочку". Если переместить задачу в другую колонку через драг-н-дроп или через меню задачи "Переместить", автоматизация не будет применена.
Если на доске настроено несколько правил передачи задач, после нажатия на "стрелочку" будет выбор среди этих правил:
Ограничения в работе функции
- Функция работает в веб-версии и десктоп-приложении. В мобильном приложении она не реализована.
- Передача задач реализована только для задач доски. Для подзадач и задач без доски настроить передачу нет возможности.
- Нельзя поменять правила передачи местами.
- Нельзя скопировать правила передачи с одной доски на другую.
- При дублировании досок, проектов, правила передачи не копируются.