Автоматизации

Импорт из CSV файла

В YouGile вы можете загрузить .csv-файл, импортировав, таким образом, заранее подготовленным списком задачи из другого сервиса.

Максимальный размер файла — 50 мегабайт.
Однако при загрузке большого файла браузер потребует серьезных ресурсов от ПК, с которого происходит загрузка, в частности — большого объема ОЗУ. К примеру, на практике удавалось загрузить файл в 25 Мб с Linux/MacOS машин с 16 Гб ОЗУ, однако на Windows с 8 Гб ОЗУ вкладка падала с ошибкой Out of memory.
Поэтому загрузка больших файлов это опция без гарантий успешного импорта и мы рекомендуем загрузку небольшими файлами, максимум по несколько Мб.

Загрузка доступна на Странице компании под кнопкой изображение.png

изображение.png

Внутри вас ожидает инструкция по правильному оформлению таблицы и кнопка для загрузки.

изображение.png

Обратите внимание на требования к файлу, они критически важны для правильного импорта:

изображение.png

В этой же инструкции находится ссылка на файл-образец, чтобы вы могли увидеть правильный вариант заголовков столбцов:

изображение.png

Для более простой работы с .csv рекомендуем вместо MS Office использовать LibreOffice, поскольку, при открытии документа, он сразу предлагает выбрать кодировку и разделитель, а также показывает удобное превью принятых настроек.


2022-11-29_16-35.jpg

1. Если ячейку в Project оставить пустой, то создастся проект с названием "Import дд месяц чч:мм".
2. Если назвать ячейку Project именем существующего проекта, то задача импортируется в него.
3. Если назвать ячейку Project именем еще не существующего проекта, то проект с таким именем создатся и задачи попадут в него.

Чтобы сделать перенос строки в Описании, нужно создать еще один столбец Description и внести в него текст следующего абзаца.

После изменения заголовков столбцов и сохранения вы можете загрузить файл и убедиться, что все заполнено правильно.

изображение.png

Остается только нажать кнопку изображение.png, дождаться окончания загрузки и проверить результат.

Импорт из Trello

Функция импорта позволяет перенести данные из Trello в систему YouGile.
Импортируются:

Доступ к импорту есть только в веб-версии (из браузера) у администраторов, а также пользователей, которым разрешено создавать проекты в компании.

Необходимо пройти в раздел "Моя компания", нажать на "Импортировать из других сервисов" - "Импортировать из Trello"

Screenshot_50.png

Далее появится окно, где нужно разрешить авторизацию в аккаунте Trello

Screenshot_51.png

Screenshot_52.png

После этого нужно нажать на "Импортировать", предварительно выбрав доски, которые нужно перенести.

Screenshot_53.png

Начнется импорт. Необходимо дождаться сообщения об успешном окончании импорта, в процессе не нужно обновлять страницу.

Screenshot_54.png

Screenshot_55.png

У вас будет создан проект, в который будут перенесены все доски из Trello. При необходимости эти доски можно распределить по нескольким проектам в YouGile через функцию в меню доски "Переместить"

Интеграция с Google Calendar

Интеграция передаёт данные в одном направлении: из YouGile в Google-календарь. Включить интеграцию можно на странице настройки аккаунта в разделе "Мой профиль" в веб-версии.

image.png

 После откроется меню с подтверждением подключения интеграции.

image.png

Теперь в Yougile можно настроить следующие пункты:

  1. Выберите календарь, в который будет выполнена интеграция.
  2. Выберите доски/проекты, задачи из которых необходимо отобразить в календаре.
  3. Выберите какие задачи необходимо синхронизировать: все или только те, в которых вы являетесь исполнителем.

image.png

Настройки позволяют выбрать один из сценариев: планирование личного расписания, организация графика проекта или команды.

После интеграции, вы увидите задачи из YouGile в контексте вашего общего графика. Можно также пользоваться привычными функциями Google: получать уведомления, делиться календарем, просматривать с любого устройства.

Событие в Google-календаре содержит данные задачи:

image.png

Обратите внимание, что задача попадает из YouGile в Google-календарь, если на ней заполнен стикер "Дедлайн". 

 image.png 

Можно использовать Google-календарь как инструмент для планирования загрузки и встреч в проектах:

  1. Подпишитесь на календари сотрудников в общем Google-календаре.
  2. Каждый сотрудник настроит передачу своих задач из YouGile в Google-календарь.
  3. Накладывайте расписание участников проекта друг на друга, чтобы увидеть свободные слоты и загрузку каждого.


Вы можете управлять рабочими и личными делами независимо друг от друга, создав в Google дополнительный календарь для работы. При этом вы можете просматривать события обоих календарей одновременно и выявлять пересекающиеся события.

  1. Предварительно создайте для задач из YouGile отдельный календарь в Google.
  2. Подключите задачи, где вы - исполнитель.
  3. Используйте функцию наложения расписаний разных графиков друг на друга в Google
Временные ограничения:

Могут возникнуть проблемы с подключением, если вы зашли в YouGile по пользовательской ссылке на компанию. В этом случае необходимо:

Интеграция с почтой

Расширение "Интеграция с почтой" позволяет конвертировать письма в задачи.

Для подключения расширения необходимо перейти в настройки компании - раздел "Расширения" - установить переключатель.

Screenshot_62.png

Screenshot_63.png


В меню колонок появится новая опция меню "Интеграция с почтой"

Screenshot_64.png

Для каждой колонки создается уникальный e-mail адрес.

Все письма, приходящие на этот адрес, автоматически будут превращаться в задачи. 

В настройках интеграции с почтой можно выбрать пользователей, которые будут становиться исполнителями и создателями новых задач.

Screenshot_65.png

Screenshot_66.png

Зачем это нужно?

  • Настройте переадресацию важных писем.
  • Автоматически получайте карточки с письмом.
  • Обсуждайте информацию в чате.

Идеи – какие письма можно переадресовывать в систему:

  • рассылки конкурентов;
  • заказы;
  • сообщения от клиентов;
  • внутренние рассылки по компании;
  • рассылка из аналитических и рекламных систем;
  • отчеты… 

Передача задач

В настройках доски доступен раздел - "Передача задач". 

Screenshot_45.png


Screenshot_46.png

В данном разделе можно добавить правила, позволяющие настроить:

Какой уровень доступа позволяет управлять передачей прав

Создание и редактирование правил передачи задач доступно администраторам компании и Управляющим проекта, а также пользователям с созданной ролью с разрешением на "Управление основными настройками доски".

Screenshot_47.png

Перемещение задач через функцию передачи работает для всех пользователей в проекте, независимо от настроек ролей. Если пользователю запрещено в настройках роли перемещать задачи, через функцию передачи он сможет это сделать.

Создание правила передачи и перемещение задач

После нажатия на кнопку "Создать" в открывшемся окне необходимо добавить следующие настройки:

  1. Указать название правила передачи
  2. Выбрать место назначения, куда будет автоматом перемещена задача: проект, доску, колонку.
  3. Выбрать, из каких колонок текущей доски будет доступно перемещение.
  4. Выбрать, какие действия будут происходить после перемещения задачи в заданную колонку:
    - удалить исполнителей: всех текущих, всех, кроме себя (пользователя, который совершает действие передачи) либо  же конкретных пользователей
    - добавить новых исполнителей (выбрать можно только пользователей проекта, в который будет перемещаться          задача)
    - отписать от чата задачи подписанных на задачу: всех пользователей, всех, кроме себя или выбранных пользователей
    - подписать на чат задачи выбранных пользователей (выбор из числа пользователей проекта, в который будет перемещаться задача)
    - открепить стикеры
    - прикрепить стикеры (можно выбрать стикеры с состояниями, числовыми и текстовыми полями, Дедлайн, стикеры с интервалами дат; стикеры Таймер, Секундомер, Таймтрекинг и Регулярная задача прикрепить нельзя)
  5. Нажать на "Создать правило".

Screenshot_50.png 

После создания правила на задачах выбранных колонок появится иконка, позволяющая передать задачу в один клик.

Screenshot_51.png

Передача задач работает только через "стрелочку". Если переместить задачу в другую колонку через драг-н-дроп или через меню задачи "Переместить", автоматизация не будет применена.

Если на доске настроено несколько правил передачи задач, после нажатия на "стрелочку" будет выбор среди этих правил:

Screenshot_52.png

Ограничения в работе функции

- Функция работает в веб-версии и десктоп-приложении. В мобильном приложении она не реализована.
- Передача задач реализована только для задач доски. Для подзадач и задач без доски настроить передачу нет возможности.
- Нельзя поменять правила передачи местами. 
- Нельзя скопировать правила передачи с одной доски на другую.
- При дублировании досок, проектов, правила передачи не копируются.