Автоматизации

• Импорт из CSV файла
• Импорт из Trello
• Интеграция с Google Calendar
• Интеграция с почтой
• Передача задач

Импорт из CSV файла

В YouGile вы можете загрузить .csv-файл, импортировав, таким образом, заранее подготовленным списком задачи из другого сервиса.

Максимальный размер файла — 50 мегабайт.
Однако при загрузке большого файла браузер потребует серьезных ресурсов от ПК, с которого происходит загрузка, в частности — большого объема ОЗУ. К примеру, на практике удавалось загрузить файл в 25 Мб с Linux/MacOS машин с 16 Гб ОЗУ, однако на Windows с 8 Гб ОЗУ вкладка падала с ошибкой Out of memory.
Поэтому загрузка больших файлов это опция без гарантий успешного импорта и мы рекомендуем загрузку небольшими файлами, максимум по несколько Мб.

Загрузка доступна на Странице компании под кнопкой

Внутри вас ожидает инструкция по правильному оформлению таблицы и кнопка для загрузки.

Обратите внимание на требования к файлу, они критически важны для правильного импорта:

В этой же инструкции находится ссылка на файл-образец, чтобы вы могли увидеть правильный вариант заголовков столбцов:

Для более простой работы с .csv рекомендуем вместо MS Office использовать LibreOffice, поскольку, при открытии документа, он сразу предлагает выбрать кодировку и разделитель, а также показывает удобное превью принятых настроек.

1. Если ячейку в Project оставить пустой, то создастся проект с названием "Import дд месяц чч:мм".
2. Если назвать ячейку Project именем существующего проекта, то задача импортируется в него.
3. Если назвать ячейку Project именем еще не существующего проекта, то проект с таким именем создатся и задачи попадут в него.

Чтобы сделать перенос строки в Описании, нужно создать еще один столбец Description и внести в него текст следующего абзаца.

После изменения заголовков столбцов и сохранения вы можете загрузить файл и убедиться, что все заполнено правильно.

Остается только нажать кнопку , дождаться окончания загрузки и проверить результат.

Импорт из Trello

Функция импорта позволяет перенести данные из Trello в систему YouGile.
Импортируются:

• доски
• колонки
• задачи
• подзадачи (чек-листы)
• описание
• файлы (прикрепляются в описание)
• комментарии (в виде сообщений в чате)

Доступ к импорту есть только в веб-версии (из браузера) у администраторов, а также пользователей, которым разрешено создавать проекты в компании.

Необходимо пройти в раздел "Моя компания", нажать на "Импортировать из других сервисов" - "Импортировать из Trello"



Далее появится окно, где нужно разрешить авторизацию в аккаунте Trello

После этого нужно нажать на "Импортировать", предварительно выбрав доски, которые нужно перенести.

Начнется импорт. Необходимо дождаться сообщения об успешном окончании импорта, в процессе не нужно обновлять страницу.





У вас будет создан проект, в который будут перенесены все доски из Trello. При необходимости эти доски можно распределить по нескольким проектам в YouGile через функцию в меню доски "Переместить"

Интеграция с Google Calendar

Интеграция передаёт данные в одном направлении: из YouGile в Google-календарь. Включить интеграцию можно на странице настройки аккаунта в разделе "Мой профиль" в веб-версии.

 После откроется меню с подтверждением подключения интеграции.

Теперь в Yougile можно настроить следующие пункты:

1. Выберите календарь, в который будет выполнена интеграция.
2. Выберите доски/проекты, задачи из которых необходимо отобразить в календаре.
   
3. Выберите какие задачи необходимо синхронизировать: все или только те, в которых вы являетесь исполнителем.

Настройки позволяют выбрать один из сценариев: планирование личного расписания, организация графика проекта или команды.

После интеграции, вы увидите задачи из YouGile в контексте вашего общего графика. Можно также пользоваться привычными функциями Google: получать уведомления, делиться календарем, просматривать с любого устройства.

Событие в Google-календаре содержит данные задачи:

• в каком проекте и на какой доске находится задача,
• исполнителей задачи - они указаны как участники события.

Обратите внимание, что задача попадает из YouGile в Google-календарь, если на ней заполнен стикер "Дедлайн". 

  

Можно использовать Google-календарь как инструмент для планирования загрузки и встреч в проектах:

1. Подпишитесь на календари сотрудников в общем Google-календаре.
2. Каждый сотрудник настроит передачу своих задач из YouGile в Google-календарь.
3. Накладывайте расписание участников проекта друг на друга, чтобы увидеть свободные слоты и загрузку каждого.

Вы можете управлять рабочими и личными делами независимо друг от друга, создав в Google дополнительный календарь для работы. При этом вы можете просматривать события обоих календарей одновременно и выявлять пересекающиеся события.

1. Предварительно создайте для задач из YouGile отдельный календарь в Google.
2. Подключите задачи, где вы - исполнитель.
3. Используйте функцию наложения расписаний разных графиков друг на друга в Google
   

Временные ограничения:

Могут возникнуть проблемы с подключением, если вы зашли в YouGile по пользовательской ссылке на компанию. В этом случае необходимо:

• выйти из системы,
• зайти по стандартному домену https://ru.yougile.com/,
• подключить интеграцию.

Интеграция с почтой

Расширение "Интеграция с почтой" позволяет конвертировать письма в задачи.

Для подключения расширения необходимо перейти в настройки компании - раздел "Расширения" - установить переключатель.

В меню колонок появится новая опция меню "Интеграция с почтой"

Для каждой колонки создается уникальный e-mail адрес.

Все письма, приходящие на этот адрес, автоматически будут превращаться в задачи. 

В настройках интеграции с почтой можно выбрать пользователей, которые будут становиться исполнителями и создателями новых задач.

Зачем это нужно?

• Настройте переадресацию важных писем.
• Автоматически получайте карточки с письмом.
• Обсуждайте информацию в чате.

Идеи – какие письма можно переадресовывать в систему:

• рассылки конкурентов;
• заказы;
• сообщения от клиентов;
• внутренние рассылки по компании;
• рассылка из аналитических и рекламных систем;
• отчеты… 

Передача задач

В настройках доски доступен раздел - "Передача задач". 






В данном разделе можно добавить правила, позволяющие настроить:

• куда будет перемещена задача и из каких колонок можно будет это сделать
• каких пользователей удалить/добавить в качестве исполнителя задачи при передаче
• каких пользователей стоит отписать/подписать на чат при передаче задачи
• какие стикеры удалить или добавить на задачу в момент передачи
  

Какой уровень доступа позволяет управлять передачей прав

Создание и редактирование правил передачи задач доступно администраторам компании и Управляющим проекта, а также пользователям с созданной ролью с разрешением на "Управление основными настройками доски".

Перемещение задач через функцию передачи работает для всех пользователей в проекте, независимо от настроек ролей. Если пользователю запрещено в настройках роли перемещать задачи, через функцию передачи он сможет это сделать.

Создание правила передачи и перемещение задач

После нажатия на кнопку "Создать" в открывшемся окне необходимо добавить следующие настройки:

1. Указать название правила передачи
2. Выбрать место назначения, куда будет автоматом перемещена задача: проект, доску, колонку.
3. Выбрать, из каких колонок текущей доски будет доступно перемещение.
4. Выбрать, какие действия будут происходить после перемещения задачи в заданную колонку:
   - удалить исполнителей: всех текущих, всех, кроме себя (пользователя, который совершает действие передачи) либо  же конкретных пользователей
   - добавить новых исполнителей (выбрать можно только пользователей проекта, в который будет перемещаться          задача)
   - отписать от чата задачи подписанных на задачу: всех пользователей, всех, кроме себя или выбранных пользователей
   - подписать на чат задачи выбранных пользователей (выбор из числа пользователей проекта, в который будет перемещаться задача)
   - открепить стикеры
   - прикрепить стикеры (можно выбрать стикеры с состояниями, числовыми и текстовыми полями, Дедлайн, стикеры с интервалами дат; стикеры Таймер, Секундомер, Таймтрекинг и Регулярная задача прикрепить нельзя)
5. Нажать на "Создать правило".

 

После создания правила на задачах выбранных колонок появится иконка, позволяющая передать задачу в один клик.

Передача задач работает только через "стрелочку". Если переместить задачу в другую колонку через драг-н-дроп или через меню задачи "Переместить", автоматизация не будет применена.

Если на доске настроено несколько правил передачи задач, после нажатия на "стрелочку" будет выбор среди этих правил:

Ограничения в работе функции

- Функция работает в веб-версии и десктоп-приложении. В мобильном приложении она не реализована.
- Передача задач реализована только для задач доски. Для подзадач и задач без доски настроить передачу нет возможности.
- Нельзя поменять правила передачи местами. 
- Нельзя скопировать правила передачи с одной доски на другую.
- При дублировании досок, проектов, правила передачи не копируются.