# Отчётность в системе # Отчеты и сводки С помощью данного инструмента Вы можете получить любую информацию по проектам и выгрузить её для проведения анализа. Главная цель функций — полная прозрачность для управления и принятия обоснованных решений. ### Отчеты Выводят любую информацию в виде таблиц. Гибкая система сортировки и фильтрации позволяет реализовать отчетность любой сложности. Полученные таблицы можно скачать в формате Excel, а также настроить их регулярное получение на почту. Например, вы можете узнать в каких задачах больше всего общались, посмотреть все задачи со статусом “Срочно”, по которым был просрочен дедлайн, вывести все задачи с доски внутренних инициатив, которые не были одобрены, но при этом практически не обсуждались, и найти там что-то полезное для компании. Настроить, кому из пользователей отображается данный раздел, можно в настройках компании (подробнее - ) - Отчет **“Общий”** — позволяет быстро понять, что происходит в отделах, проектах или по сотрудникам. В общем отчете можно получить быструю информацию по происходящему в компании. Здесь отображаются срезы по проектам, отделам и по людям. По умолчанию в таблице отображаются две колонки: список открытых задач и выполненные. Можно добавить свою колонку. На каждое число в таблице можно щелкнуть. Откроется детальная информация по этим задачам (названия даты исполнители авторы и прочее) Любой отчет можно скачать в формате excel В отчетах **“Таблицы”** имеется возможность управлять столбцами. Например, можно составить удобный отчет для наблюдения за потоком общения по задачам. Для создания отчета следует перейти в раздел "Отчёты" — "Таблицы", нажать на "Добавить отчёт". [![изображение.png](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/scaled-1680-/l3dizobrazenie.png)](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/l3dizobrazenie.png) Отчеты можно отредактировать либо удалить через "Настроить отчет", скачать в формате Excel, также посмотреть в виде Ганта. Подробнее о диаграмме Ганта — в статье [Диаграмма Ганта](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/diagramma-ganta "Диаграмма Ганта") ### Сводки ### На каждой доске можно создать сводки — колонки, в которые при помощи сортировки и фильтрации можно вывести задачи из всех проектов и досок по определенным критериям. Для создания сводки на доске проекта нужно нажать на "Создать сводку". Данная опция доступна пользователям, которые имеют права на редактирование структуры проекта (роль Управляющий, а также созданные роли). Подробнее о ролях — в статье [Роли пользователей](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/roli-polzovatelei-v-proektax "Роли пользователей") [![изображение.png](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/scaled-1680-/iZ1izobrazenie.png)](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/iZ1izobrazenie.png) В открывшемся окне следует указать название сводки, добавить фильтры по задачам, а также, при необходимости, настроить сортировку, нажать "Сохранить". [![изображение.png](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/scaled-1680-/EvWizobrazenie.png)](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/EvWizobrazenie.png) Созданную сводку можно отредактировать либо удалить, нажав на шестеренку в углу колонки, также можно скачать в формате Excel. [![изображение.png](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/scaled-1680-/rwLizobrazenie.png)](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/rwLizobrazenie.png) Создав несколько колонок-сводок, можно сформировать доску для мониторинга за процессами в команде. Например, доску для наблюдения за активностью в одном проекте за последние 24 часа.
В этом видео – **5 действующих примеров настройки прозрачности при помощи инструмента “сводки”**. Примеры взяты из наших собственных процессов в команде YouGile.
# Отчеты "Время в колонках" **Отчет по времени в колонках** в виде графика показывает среднее время, которое задачи провели в каждой колонке. Этот инструмент помогает найти узкие места в работе команды. [![novyy-otchet-1.jpg](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/novyy-otchet-1.jpg)](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/novyy-otchet-1.jpg) Под графиком — таблица с информацией по конкретным задачам. Красным подсвечено, где задача провела больше всего времени. Именно в этих местах возникает «бутылочное горлышко» — этап, на котором застревают задачи. Для того, чтобы увеличить эффективность команды, нужно находить эти этапы, разбираться в причинах задержки задач и по возможности устранять их. Фильтры над графиком помогут вам сравнить время в колонках по разным исполнителям, исключить задачи, лежащие в конкретных колонках или убрать из отчёта лишние столбцы. **Сценарий 1. Посмотреть, где задача застревала** По конкретной задаче можно посмотреть, в какой колонке она провела больше времени, где находится сейчас.
![](https://ru.yougile.com/news/vremya-v-kolonke-novye-scenarii.gif)
**Сценарий 2. Посмотреть, в какой колонке «узкое место» процесса** В таблице и на графике хорошо видно, где задачи находились дольше всего. Легко находить буксующие этапы процесса. **А еще можно:** - понять, кто из сотрудников тормозит процесс, - отфильтровать и оценить выполненные задачи, - оценить среднее время задач в колонках, - быстро перейти к переписке в чате в проблемных задачах. # Отчёты. Задачи сотрудников В разделе "Отчёты" — "Задачи сотрудников" администратор компании может наблюдать, сколько на данный момент открытых и выполненных задач у каждого пользователя. Инструмент помогает моментально понять, чем сейчас занимаются ваши сотрудники. [![изображение.png](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/scaled-1680-/izobrazenie.png)](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/izobrazenie.png) Специальным значком отмечены задачи, которые пользователь еще не просмотрел. [![image.png](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/scaled-1680-/0Swimage.png)](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/0Swimage.png) Задачи можно отфильтровать по дате назначения, по исполнителю и по проектам. [![изображение.png](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/scaled-1680-/sMtizobrazenie.png)](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/sMtizobrazenie.png) В колонке"Неназначенные задачи" отображаются все задачи без исполнителя. Количество открытых и выполненных задач по каждому пользователю отображается в колонках с задачами этого пользователя. [![изображение.png](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/scaled-1680-/Tiwizobrazenie.png)](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/Tiwizobrazenie.png) # Лента событий Лента событий - это список событий по проектам, к которым у пользователя есть доступ. Если в компании всего 10 проектов, а сотрудник имеет доступ только к 2 из них, то в разделе "Лента событий" он увидит только те действия, которые происходили в этих двух проектах. Находится раздел "Лента событий" в меню слева. [![изображение.png](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/scaled-1680-/XoWizobrazenie.png)](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/XoWizobrazenie.png) Ленту событий можно отображать в двух форматах: в виде таблицы (по умолчанию) и в виде списка. Вы можете воспользоваться готовыми фильтрами: «Удаленные объекты», «Загруженные файлы», «Общение по задачам». Или создать и сохранить любые свои. [![изображение.png](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/scaled-1680-/et5izobrazenie.png)](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/et5izobrazenie.png) При необходимости данные из ленты событий можно скачать таблицей. **Типы действий, которые логируются в Ленте событий:** Задачи: - добавление - удаление - перемещение - архивирование - выполнение - переименование - восстановление - сообщение в задаче - загрузка файлов Пользователи и роли: - добавление/удаление пользователя в проекте - добавление/удаление пользователя в компании - изменение ролей/разрешений в проекте. **Есть гибкая система фильтрации:** по расположению, дате события, типу действия, инициатору. [![изображение.png](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/scaled-1680-/zHvizobrazenie.png)](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/zHvizobrazenie.png) **Зачем это нужно?** 1. Для поиска файлов. Вы будете видеть все загруженные файлы в систему в одном месте. [![изображение.png](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/scaled-1680-/I3qizobrazenie.png)](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/I3qizobrazenie.png) 2\. Для разбора инцидентов. Когда пропал важный объект, а оказалось, что один из сотрудников его случайно удалил. [![изображение.png](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/scaled-1680-/Kczizobrazenie.png)](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/Kczizobrazenie.png) 3\. Для большей прозрачности. Вы будете видеть, кто чем был занят сегодня, вчера или на прошлой неделе. 4\. Для сбора информации. Удобно отслеживать задачи, над которыми команда работала в последний месяц. 5\. Для оценки продуктивности. Вы можете оценить, сколько задач выполнил конкретный сотрудник, например, за прошлую неделю.