Проектная работа

Зеркальные колонки

Зеркальная колонка — это точная копия оригинальной колонки.

Всё, что происходит в оригинальной колонке, отображается в зеркальной, и наоборот. Для создания зеркальной колонки, нужно на доске нажать на image.png, далее в открывшемся окне выбрать 1 или несколько колонок, с которых будет создано зеркало.

В компании должно быть минимум две доски, чтобы появилась кнопка image.png

Созданные зеркальные колонки нет возможности отредактировать. Если такая опция понадобится, следует удалить колонку и создать её по-новой.

В зеркальных колонках пользователи компании могут видеть только те задачи, которые им разрешено видеть в соответствии с настройками прав в оригинальных колонках.

Если пользователю запрещено видеть оригинальную колонку (или некоторые задачи из этой колонки), то и в зеркальной колонке данные объекты не будут видны.

Таким образом, чтобы настроить права просмотра задач в зеркальной колонке, следует отредактировать настройки прав к задачам, на которые ссылается зеркальная колонка.

При помощи зеркальных колонок можно наладить процесс передачи задач из одного отдела в другой



Структура системы

В YouGile реализована иерархия объектов, позволяющая строить работу компаний любой сложности. В компании может быть любое количество проектов, в проекте — любое количество досок.  На каждой доске можно создать множество колонок с неограниченным количеством задач.

Компании

В каждом аккаунте можно создать несколько компаний. 

Для создания новой компании и переключения между компаниями нужно пройти в настройки профиля и в блоке "Компании" нажать на "Добавить компанию".

изображение.png

В этом же разделе компанию можно переименовать, нажав на иконку с карандашом, а также удалить через значок с корзиной. Изменить порядок отображения компаний можно путем перетаскивания мышью.

Приглашенный в компанию пользователь, не являющийся администратором, не может удалить компанию у себя. Чтобы выйти из компании, ему нужно обратиться к администратору.

Также есть следующее ограничение: администратор не может удалить у себя последнюю, единственную компанию. Это можно сделать только через запрос в поддержку YouGile.

Проекты

Для создания проекта перейдите в раздел с настройками проектов и пользователей, нажмите на "Добавить проект" или на "+".

изображение.png

Созданные проекты можно менять местами путем перетаскивания. 

В меню проекта доступны опции: дублирования (создания копии проекта), перемещения в архив, изменения префикса id проекта, удаления и переименования проекта, а также настройки состава и прав доступов в проекте.

изображение.png

В проекты можно добавить или исключить из них участников.

Подробнее про настройки добавления и удаления пользователей в статье Добавление и удаление пользователей

Через Настройки компании (подробнее в статье Настройки компании) можно настроить, кто из пользователей имеет право создавать новые проекты.

Изменение структуры проектов, а также добавление и удаление участников доступно администраторам компании и управляющим проектов. Подробнее о ролях в проекте — в статье Роли пользователей

Обычному пользователю доступны изменения порядка проекта, они применяются только в его аккаунте.

Доски

Создать доску можно непосредственно из проекта, нажав на "+".

изображение.png

В меню досок доступны следующие опции: переименование, перемещение, дублирование, разрешение доступа по ссылке, переход к настройкам доски и удаление.

изображение.png

Порядок досок в проекте можно изменить путем таскания.
Создание новых досок, а также изменение их порядка доступно только администраторам компании и управляющим проектов.

Колонки 

Для создания колонки нужно нажать на "Создать колонку" на доске проекта.

изображение.png

Порядок колонок на доске можно изменить тасканием. Также можно перетащить колонку из одной доски на другую, из одного проекта в другой проект.
Создание и перемещение колонок доступны только администраторам компании и управляющим проектов.

В меню колонок доступны опции переименования, перемещения, дублирования, сортировки и удаления колонки. Из этого меню также можно за одно действие архивировать все задачи в колонке либо архивировать только выполненные. Тут вы сможете подключить интеграцию с почтой к колонке.

изображение.png

Задачи

Создать задачу можно через кнопку "Добавить задачу".

изображение.png

Через меню задач ее можно отметить выполненной, переименовать, заархивировать, переместить, копировать ссылку на нее, дублировать или удалить. Тут же можно создать зеркало этой задачи, загрузить обложку для задачи, выбрать цвет задачи или же создать подзадачу.

изображение.png

Выполнить задачу можно также нажав на галочку в левом верхнем углу и из самой карточки задачи.

изображение.png

Задачи можно перемещать мышью в пределах одной доски, а также с одной доски на другую в пределах проекта.

Все заархивированные задачи помещаются в специальный раздел в самом низу колонки. При необходимости, их можно просмотреть через "Архив задач".

изображение.png

Восстановить задачу из архива можно через меню задачи:

изображение.png

Подзадачи

Создать подзадачу можно через кнопку изображение.png, для подзадач доступны все базовые пункты меню задач.

изображение.png

Подзадача при создании располагается не на доске, а внутри задачи.

изображение.png

Однако подзадачу можно выносить на доску перетаскиванием в колонку. Такая задача меняет расположение и будет указано как Проект → Доска → Колонка.

изображение.png

изображение.png

изображение.png

Задачу после этого можно и убрать из подзадач, нажав на изображение.png. Это превратит ее в обычную задачу.

изображение.png

изображение.png

Также подзадачу можно убрать с доски через кнопку изображение.png, вернув все в первоначальное состояние.

изображение.png

изображение.png

Также можно сделать любую задачу подзадачей другой, открыв задачу и пройдя во вкладке Подзадачи

изображение.png.

изображение.png

При дублировании родительских задач дублируются только те подзадачи, которые не были перенесены на доску, остальные ведут себя как зеркала.

Групповые чаты

В групповой чат можно добавить всех сотрудников компании, какого-либо отдела или проекта.

Групповые чаты, как и личные, приватны и видны только участникам чата.

Создать чат можно по кнопке “Создать групповой чат” в левой или в правой панели в разделе “Личные чаты”. В открывшемся окне нужно ввести название чата, а также отметить список участников.

Обозначения статуса сообщений:

image.png

Чтобы переименовать чат либо изменить в нем состав пользователей, нужно нажать на иконку с карандашом рядом с названием чата.

Для удаления чата нужно исключить из него всех пользователей, чат будет удалён автоматически.

В правом верхнем углу чата есть отдельная настройка для управления уведомлениями в групповых чатах. При необходимости, можно отключить уведомления для определенных чатов.

Настроить, кто имеет право создавать групповые чаты можно в разделе Моя компания > Настройки компании:

изображение.png

Пункт Кто может создавать групповые чаты позволяет выбрать следующие варианты:

изображение.png

Подробнее о настройках компании — в статье Настройки компании

Открытые доски

Шаринг досок (доступ к доске по ссылке)

Функция доступна в меню доски для администраторов компании и Управляющих проектов (в облачной версии).

Необходимо перейти в меню доски, нажать на "Доступ по ссылке"

изображение.png

Далее можно выбрать уровень прав:

изображение.png

Видео "5 бизнес-процессов на открытых досках":




0:27 - Кейс 1. Внутренняя поддержка Help Desk

3:20 - Кейс 2. Поделиться планами, базой, портфолио

5:39 - Кейс 3. Показать заказчику работу и получить обратную связь

7:57 - Кейс 4. Добавить подрядчика-фрилансера 

9:28 - Кейс 5. Сбор мнений, чат-форум 

Диаграмма Ганта



Диаграмма Ганта упрощает работу с проектами, помогает увидеть общий ход задач по всей компании и управлять ими за счет наглядности.

Инструмент позволяет:

В вид Ганта можно перейти из любой доски проекта, нажав на переключатель слева от панели стикеров.

изображение.png



Также функция доступна из раздела "Отчеты". После настройки фильтров отчетов следует нажать на кнопку "Отобразить в виде Ганта". Подробнее об Отчётах — в статье Отчеты и Сводки

изображение.png



На тайм-линии отображаются все задачи со стикером дедлайн. Остальные задачи находятся внизу, в поле "Задачи без дедлайна". Из этой области задачи можно распределить по датам, после чего им автоматически будет присвоен стикер Дедлайн.

image.png

Цвет задач в диаграмме соответствует цвету колонки, на каждой задаче отображаются исполнители, также помечаются архивные задачи.

На доске дату начала и окончания задач можно задавать и видеть в стикере Дедлайн.

Из вида Ганта можно установить связи задач.

image.png

Убрать связь задач можно нажав на нее. 

изображение.png

Передача задач

В окне "Настройки доски" доступен раздел - "Передача задач".

Screenshot_48.png


Screenshot_49.png

В данном разделе можно добавить правила, позволяющие настроить:

После создания правила на задачах выбранных колонок появится иконка, позволяющая передать задачу в один клик.

Запись экрана 2023-06-07 в 12.44.04.gif

Видеосообщения с демонстрацией экрана

Функция "Запись экрана" доступна только в веб-версии (из браузера).

Из любого чата в один клик можно перейти к записи своего экрана и голоса. Легко что-то показать и рассказать. Ощутимо снижается необходимость созваниваться.

unnamed.gif


Кнопка старта записи находится в блоке ввода сообщения во всех чатах.

Screenshot_58.png

Максимальный размер одного загружаемого файла равен 100 мб. 

Видеообзор функции: