Проектная работа

• Структура системы
• Основные действия с проектами
• Перенос проектов с задачами из одной компании в другую
• Групповые чаты и чаты проектов

Структура системы

В YouGile реализована иерархия объектов, позволяющая строить работу компаний любой сложности. В компании может быть любое количество проектов, в проекте — любое количество досок.  На каждой доске можно создать множество колонок с неограниченным количеством задач.

Компании

В каждом аккаунте можно создать несколько компаний. 

Для создания новой компании и переключения между компаниями нужно пройти в настройки профиля и в блоке "Компании" нажать на "Добавить компанию".

В этом же разделе компанию можно переименовать, нажав на иконку с карандашом, а также удалить через значок с корзиной. Изменить порядок отображения компаний можно путем перетаскивания мышью.

Приглашенный в компанию пользователь, не являющийся администратором, не может удалить компанию у себя. Чтобы выйти из компании, ему нужно обратиться к администратору.

Также есть следующее ограничение: администратор не может удалить у себя последнюю, единственную компанию. Это можно сделать только через запрос в поддержку YouGile.

Проекты

Для создания проекта перейдите в раздел с настройками проектов и пользователей, нажмите на "Добавить проект" или на "+".

Созданные проекты можно менять местами путем перетаскивания. 

В меню проекта доступны опции: дублирования (создания копии проекта), перемещения в архив, изменения префикса id проекта, удаления и переименования проекта, а также настройки состава и прав доступов в проекте.

В проекты можно добавить или исключить из них участников.

Подробнее про настройки добавления и удаления пользователей в статье Добавление и удаление пользователей

Через Настройки компании (подробнее в статье Настройки компании) можно настроить, кто из пользователей имеет право создавать новые проекты.

Изменение структуры проектов, а также добавление и удаление участников доступно администраторам компании и управляющим проектов. Подробнее о ролях в проекте — в статье Роли пользователей. 

Обычному пользователю доступны изменения порядка проекта, они применяются только в его аккаунте.

Доски

Создать доску можно непосредственно из проекта, нажав на "+".

В меню досок доступны следующие опции: переименование, перемещение, дублирование, разрешение доступа по ссылке, переход к настройкам доски и удаление.

Порядок досок в проекте можно изменить путем таскания.
Создание новых досок, а также изменение их порядка доступно только администраторам компании и управляющим проектов.

Колонки 

Для создания колонки нужно нажать на "Создать колонку" на доске проекта.

Порядок колонок на доске можно изменить тасканием. Также можно перетащить колонку из одной доски на другую, из одного проекта в другой проект.
Создание и перемещение колонок доступны только администраторам компании и управляющим проектов.

В меню колонок доступны опции переименования, перемещения, дублирования, сортировки и удаления колонки. Из этого меню также можно за одно действие архивировать все задачи в колонке либо архивировать только выполненные. Тут вы сможете подключить интеграцию с почтой к колонке.

Задачи

Создать задачу можно через кнопку "Добавить задачу".

Через меню задач ее можно отметить выполненной, переименовать, заархивировать, переместить, копировать ссылку на нее, дублировать или удалить. Тут же можно создать зеркало этой задачи, загрузить обложку для задачи, выбрать цвет задачи или же создать подзадачу.

Выполнить задачу можно также нажав на галочку в левом верхнем углу и из самой карточки задачи.

Задачи можно перемещать мышью в пределах одной доски, а также с одной доски на другую в пределах проекта.

Все заархивированные задачи помещаются в специальный раздел в самом низу колонки. При необходимости, их можно просмотреть через "Архив задач".

Восстановить задачу из архива можно через меню задачи:

Подзадачи

Создать подзадачу можно через кнопку , для подзадач доступны все базовые пункты меню задач.

Подзадача при создании располагается не на доске, а внутри задачи.

Однако подзадачу можно выносить на доску перетаскиванием в колонку. Такая задача меняет расположение и будет указано как Проект → Доска → Колонка.

Задачу после этого можно и убрать из подзадач, нажав на . Это превратит ее в обычную задачу.

Также подзадачу можно убрать с доски через кнопку , вернув все в первоначальное состояние.

Также можно сделать любую задачу подзадачей другой, открыв задачу и пройдя во вкладке Подзадачи →

.

При дублировании родительских задач дублируются только те подзадачи, которые не были перенесены на доску, остальные ведут себя как зеркала.

Основные действия с проектами

Создание проектов

В компании может быть неограниченное количество проектов.
Создать проект можно из раздела "Моя компания" через кнопку "Добавить проект".

Данная кнопка отображается у администраторов компании. Также она может быть доступна руководителям отделов или же всем пользователям в компании. Всё зависит от того, какое разрешение выбрано в настройках компании администратором.

Изменение порядка проектов

Проекты можно поменять местами путем перетаскивания их в разделе "Моя компания" - Проекты компании" или же в списке в левой панели.



Каждый пользователь определяет "свой" порядок проектов.
Даже если администратор компании установит определенный порядок проектов, изменения будут применены только для него.

Дублирование проектов

Можно создать дубль проекта через меню проекта "Дублировать". Данное действие доступно тем пользователям, у которых есть право на создание проектов.

При дублировании копируются полностью доски, колонки, а также все задачи и подзадачи с их статусами. В задачах копируется все содержимое, за исключением сообщений в чатах.
Функция используется для копирования проектов, заведенных в качестве шаблонов.

Обратите внимание: созданные роли копируются частично, переносятся разрешения только для уровня проектов, для досок и колонок нужно всё настраивать вручную.
Настройки передачи задач, шаблоны задач, а также регулярные задачи не копируется, это нужно настраивать заново.

Удаление проектов

Удалить проект можно через меню проекта. Действие доступно администраторам компании, а также Управляющим проектов.

Удалённые проекты хранятся в системе неограниченное время.
Найти и восстановить их можно из раздела "Лента событий", через фильтрацию по "Удаленным объектам".

Изменение префикса ID-задач в проектах

Каждому проекту при создании автоматически присваивается префикс, на основе его названия. Данный префикс добавляется к ID всех задач, находящихся в проекте.

Это значение можно изменить во время создания проекта или же после, через меню.
Система ограничивает создание проектов с одинаковыми префиксами на уровне компании. Нужно использовать новое значение.
Следует отметить, что при удалении проекта префикс не удаляется. Если вы хотите использовать значение, которое было ранее у удаленного проекта, проект можно восстановить, поменять у него префикс, чтобы значение освободилось и снова его удалить.

Управление пользователями в проектах

Добавить и удалить пользователей в проекте может администратор компании или Управляющий проекта.
Для добавления пользователей в проект нужно в настройках проекта выбрать им роли.

Можно установить одну из встроенных ролей: Управляющий, Сотрудник или Наблюдатель. Либо же создать свою роль.
Для удаления пользователей из проекта, в настройках нужно убрать установленные для них роли.
Подробнее о настройках ролей -  в статье Роли пользователей.

Архивирование проектов

Проекты можно заархивировать через меню проекта. Архивы проектов отображаются под спойлером "Заархивированные проекты".

После архивации задачи проекта перестают отображаться в правой панели, а также в сводках и отчетах.
Разархивировать проект можно в любое время через пункт меню "Восстановить из архива".

Работа с проектами для администрирования

Если вы администратор компании, то проекты, в которых вы не принимаете участия, доступны под спойлером "Проекты для администрирования".

Этих проектов также нет в левом меню. Чтобы они стали отображаться в основном списке проектов, надо установить себе роль управляющего.
В мобильном приложении отображаются только те проекты, в которые пользователь добавлен с определенной ролью. Чтобы у администратора в приложении отображались проекты для администрирования, нужно добавить себя в них с ролью.

Перенос проектов из одной компании в другую

Компании изолированы друг от друга, поэтому переместить проекты из одной компании в другую нет возможности.
Но можно скачать проект в формате json и загрузить его в другую компанию. Подробнее об этом в статье Как переместить проекты из одной компании в другую?

Перенос проектов с задачами из одной компании в другую

Компании полностью изолированы друг от друга. Продублировать или переместить проекты из одной компании в другую нельзя.
В этой инструкции описываем метод, позволяющий скачать проект с задачами в формате json и загрузить его в другую компанию. 

Для CRM-проектов этот способ не работает. Можно таким путем перенести CRM-проекты: выгрузить данные из одной компании в xlsx через Отчеты - Таблицы, загрузить отредактированный файл в другую компанию через Импорт CSV-файла со сделками в CRM,

Как скачать проект с задачами:

Нужно перейти в раздел "Моя компания", подвести курсор мыши к проекту, нажать на shift + левая кнопка мыши - появится меню "Скачать данные этого проекта?".



Вы получите файл в формате json, который нужно будет импортировать в другую компанию.

Условие для скачивания: в проекте не должно быть зеркальных колонок и сводок. Их надо удалить, если имеются, после этого проекты можно будет скачать. 

Как импортировать проект с задачами в другую компанию:

Импорт доступен только администраторам компании.

Нужно перейти в раздел "Моя компания", нажать на shift + левой кнопкой мыши нажать на "Добавить проект с задачами".
После этого появится "Импортировать проект из файла".

Роли пользователей в проектах, а также настройки автоматизаций на досках не копируются, их нужно будет настроить вручную.

Групповые чаты и чаты проектов

В системе есть возможность создать Групповые чаты.
Этот тип чатов, как и личные, приватны и доступны для просмотра только тем участникам, которые в них состоят.
В групповой чат можно добавить всех пользователей компании или какого-либо отдела.

Также в компаниях при создании проектов создаются Чаты проектов. 
Это те же групповые чаты. Но отличие их в том, что пользователи определенного проекта добавляются в них автоматом.

Создание чатов

Создать Групповой чат можно в левой панели через кнопку “Создать групповой чат”.

 В открывшемся окне нужно ввести название чата, а также отметить список участников.

Редактирование чатов

Чтобы переименовать чат либо изменить в нем состав пользователей, нужно нажать на иконку с карандашом рядом с названием чата.

Удаление чатов

Для удаления чата нужно нажать на иконку редактирования чата.

Далее нажать на "Удалить чат"

Система оповестит, что чат будет удален и переписка будет недоступна (чтобы избежать случайных удалений), далее нужно нажать "Удалить" в этом всплывающем окне

Уведомления по групповым чатам

В правом верхнем углу чата есть отдельная настройка для управления уведомлениями в групповых чатах. При необходимости, можно отключить уведомления для определенных чатов.

Право на создание групповых чатов и чатов проектов в компании

Настроить, кто имеет право создавать групповые чаты можно в разделе Моя компания > Настройки компании:

Пункт Кто может создавать групповые чаты позволяет выбрать следующие варианты:

• Все пользователи
• Руководители отделов компании и администраторы
• Только администраторы

Подробнее о настройках компании — в статье Настройки компании

Ролевая система групповых чатов и чатов проектов:

Создатель группового чата может настроить роли для каждого из участников чата, их три:

• Участник
• Администратор 
• Создатель

Для участников и администраторов можно определить следующие права в разделе "Настройки прав":
В блоке "Возможности админа" можно разрешить или запретить следующие действия:

• Изменение названия и фото
• Назначение админов
• Добавление и удаление участников
• Отправка сообщений
  
• Удаление чужих сообщений
  Обратите внимание - Групповые чаты - это единственный тип чатов, где администратор может удалять чужие сообщения. В чатах задач и подзадач такой возможности нет.

Для участников права определяются в блоке "Возможности участника"

• Добавление и удаление участников
• Отправка сообщений 

Обозначения статуса сообщений:

• одна серая галочка — никем не прочитано
• одна синяя галочка — прочитано некоторыми участниками чата (наведите курсор, чтобы отобразить список прочитавших)
• две синих галочки — прочитано всеми участниками чата