Проектная работа
- Зеркальные колонки
- Структура системы
- Групповые чаты
- Открытые доски
- Диаграмма Ганта
- Передача задач
- Видеосообщения с демонстрацией экрана
Зеркальные колонки
Зеркальная колонка — это точная копия оригинальной колонки.
Всё, что происходит в оригинальной колонке, отображается в зеркальной, и наоборот. Для создания зеркальной колонки, нужно на доске нажать на 
, далее в открывшемся окне выбрать 1 или несколько колонок, с которых будет создано зеркало.
В компании должно быть минимум две доски, чтобы появилась кнопка 
Созданные зеркальные колонки нет возможности отредактировать. Если такая опция понадобится, следует удалить колонку и создать её по-новой.
В зеркальных колонках пользователи компании могут видеть только те задачи, которые им разрешено видеть в соответствии с настройками прав в оригинальных колонках.
Если пользователю запрещено видеть оригинальную колонку (или некоторые задачи из этой колонки), то и в зеркальной колонке данные объекты не будут видны.
Таким образом, чтобы настроить права просмотра задач в зеркальной колонке, следует отредактировать настройки прав к задачам, на которые ссылается зеркальная колонка.
При помощи зеркальных колонок можно наладить процесс передачи задач из одного отдела в другой.
Структура системы
В YouGile реализована иерархия объектов, позволяющая строить работу компаний любой сложности. В компании может быть любое количество проектов, в проекте — любое количество досок. На каждой доске можно создать множество колонок с неограниченным количеством задач.
Компании
В каждом аккаунте можно создать несколько компаний.
Для создания новой компании и переключения между компаниями нужно пройти в настройки профиля и в блоке "Компании" нажать на "Добавить компанию".
В этом же разделе компанию можно переименовать, нажав на иконку с карандашом, а также удалить через значок с корзиной. Изменить порядок отображения компаний можно путем перетаскивания мышью.
Приглашенный в компанию пользователь, не являющийся администратором, не может удалить компанию у себя. Чтобы выйти из компании, ему нужно обратиться к администратору.
Также есть следующее ограничение: администратор не может удалить у себя последнюю, единственную компанию. Это можно сделать только через запрос в поддержку YouGile.
Проекты
Для создания проекта перейдите в раздел с настройками проектов и пользователей, нажмите на "Добавить проект" или на "+".
Созданные проекты можно менять местами путем перетаскивания.
В меню проекта доступны опции: дублирования (создания копии проекта), перемещения в архив, изменения префикса id проекта, удаления и переименования проекта, а также настройки состава и прав доступов в проекте.
В проекты можно добавить или исключить из них участников.
Подробнее про настройки добавления и удаления пользователей в статье Добавление и удаление пользователей
Через Настройки компании (подробнее в статье Настройки компании) можно настроить, кто из пользователей имеет право создавать новые проекты.
Изменение структуры проектов, а также добавление и удаление участников доступно администраторам компании и управляющим проектов. Подробнее о ролях в проекте — в статье Роли пользователей.
Обычному пользователю доступны изменения порядка проекта, они применяются только в его аккаунте.
Доски
Создать доску можно непосредственно из проекта, нажав на "+".
В меню досок доступны следующие опции: переименование, перемещение, дублирование, разрешение доступа по ссылке, переход к настройкам доски и удаление.
Порядок досок в проекте можно изменить путем таскания.
Создание новых досок, а также изменение их порядка доступно только администраторам компании и управляющим проектов.
Колонки
Для создания колонки нужно нажать на "Создать колонку" на доске проекта.
Порядок колонок на доске можно изменить тасканием. Также можно перетащить колонку из одной доски на другую, из одного проекта в другой проект.
Создание и перемещение колонок доступны только администраторам компании и управляющим проектов.
В меню колонок доступны опции переименования, перемещения, дублирования, сортировки и удаления колонки. Из этого меню также можно за одно действие архивировать все задачи в колонке либо архивировать только выполненные. Тут вы сможете подключить интеграцию с почтой к колонке.
Задачи
Создать задачу можно через кнопку "Добавить задачу".
Через меню задач ее можно отметить выполненной, переименовать, заархивировать, переместить, копировать ссылку на нее, дублировать или удалить. Тут же можно создать зеркало этой задачи, загрузить обложку для задачи, выбрать цвет задачи или же создать подзадачу.
Выполнить задачу можно также нажав на галочку в левом верхнем углу и из самой карточки задачи.
Задачи можно перемещать мышью в пределах одной доски, а также с одной доски на другую в пределах проекта.
Все заархивированные задачи помещаются в специальный раздел в самом низу колонки. При необходимости, их можно просмотреть через "Архив задач".
Восстановить задачу из архива можно через меню задачи:
Подзадачи
Создать подзадачу можно через кнопку 
, для подзадач доступны все базовые пункты меню задач.
Подзадача при создании располагается не на доске, а внутри задачи.
Однако подзадачу можно выносить на доску перетаскиванием в колонку. Такая задача меняет расположение и будет указано как Проект → Доска → Колонка.
Задачу после этого можно и убрать из подзадач, нажав на 
. Это превратит ее в обычную задачу.
Также подзадачу можно убрать с доски через кнопку 
, вернув все в первоначальное состояние.
Также можно сделать любую задачу подзадачей другой, открыв задачу и пройдя во вкладке Подзадачи →
.
При дублировании родительских задач дублируются только те подзадачи, которые не были перенесены на доску, остальные ведут себя как зеркала.
Групповые чаты
В групповой чат можно добавить всех сотрудников компании, какого-либо отдела или проекта.
Групповые чаты, как и личные, приватны и видны только участникам чата.
Создать чат можно по кнопке “Создать групповой чат” в левой или в правой панели в разделе “Личные чаты”. В открывшемся окне нужно ввести название чата, а также отметить список участников.
Обозначения статуса сообщений:
- одна серая галочка — никем не прочитано
- одна синяя галочка — прочитано некоторыми участниками чата (наведите курсор, чтобы отобразить список прочитавших)
- две синих галочки — прочитано всеми участниками чата
Чтобы переименовать чат либо изменить в нем состав пользователей, нужно нажать на иконку с карандашом рядом с названием чата.
Для удаления чата нужно исключить из него всех пользователей, чат будет удалён автоматически.
В правом верхнем углу чата есть отдельная настройка для управления уведомлениями в групповых чатах. При необходимости, можно отключить уведомления для определенных чатов.
Настроить, кто имеет право создавать групповые чаты можно в разделе Моя компания > Настройки компании:
Пункт Кто может создавать групповые чаты позволяет выбрать следующие варианты:
- Все пользователи
- Руководители отделов компании и администраторы
- Только администраторы
Подробнее о настройках компании — в статье Настройки компании
Открытые доски
Шаринг досок (доступ к доске по ссылке)
Функция доступна в меню доски для администраторов компании и Управляющих проектов (в облачной версии).
Необходимо перейти в меню доски, нажать на "Доступ по ссылке"
Далее можно выбрать уровень прав:
Видео "5 бизнес-процессов на открытых досках":
0:27 - Кейс 1. Внутренняя поддержка Help Desk
3:20 - Кейс 2. Поделиться планами, базой, портфолио
5:39 - Кейс 3. Показать заказчику работу и получить обратную связь
7:57 - Кейс 4. Добавить подрядчика-фрилансера
9:28 - Кейс 5. Сбор мнений, чат-форум
Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта упрощает работу с проектами, помогает увидеть общий ход задач по всей компании и управлять ими за счет наглядности.
Инструмент позволяет:
- Распределять задачи на временной шкале
- Определять дату начала задачи и дату окончания (дедлайн)
- Устанавливать связи задач
- Планировать последовательность работ на временной шкале
В вид Ганта можно перейти из любой доски проекта, нажав на переключатель слева от панели стикеров.
Также функция доступна из раздела "Отчеты". После настройки фильтров отчетов следует нажать на кнопку "Отобразить в виде Ганта". Подробнее об Отчётах — в статье Отчеты и Сводки
На тайм-линии отображаются все задачи со стикером дедлайн. Остальные задачи находятся внизу, в поле "Задачи без дедлайна". Из этой области задачи можно распределить по датам, после чего им автоматически будет присвоен стикер Дедлайн.
Цвет задач в диаграмме соответствует цвету колонки, на каждой задаче отображаются исполнители, также помечаются архивные задачи.
На доске дату начала и окончания задач можно задавать и видеть в стикере Дедлайн.
Из вида Ганта можно установить связи задач.
Убрать связь задач можно нажав на нее.
Передача задач
В окне "Настройки доски" доступен раздел - "Передача задач". 
В данном разделе можно добавить правила, позволяющие настроить:
- куда будет перемещена задача и из каких колонок можно будет это сделать;
- каких пользователей удалить/добавить в качестве исполнителя задачи при передаче;
- каких пользователей стоит отписать/подписать на чат при передаче задачи;
- какие стикеры удалить или добавить на задачу в момент передачи.
После создания правила на задачах выбранных колонок появится иконка, позволяющая передать задачу в один клик.
Видеосообщения с демонстрацией экрана
Функция "Запись экрана" доступна только в веб-версии (из браузера).
Из любого чата в один клик можно перейти к записи своего экрана и голоса. Легко что-то показать и рассказать. Ощутимо снижается необходимость созваниваться.
Кнопка старта записи находится в блоке ввода сообщения во всех чатах.
Максимальный размер одного загружаемого файла равен 100 мб.
Видеообзор функции: