Работа с задачами

• ID задач
• Шаблоны задач
• Обложка задач
• Цветные задачи
• Зеркало задачи
• Массовые действия с задачами
• Раздел "Мои задачи"
• Видеосообщения с демонстрацией экрана

ID задач

Все задачи имеют уникальный ID, который отображается справа от названия задачи, а также в конце ссылки на нее.




ID состоит из префикса и номера задачи. Префикс указывает на проект.

 Вывод ID на карточку задачи

 Можно вывести ID на карточки задач на доске через настройки доски.

Копирование ссылки в один клик через нажатие на ID

При нажатии на ID на задаче или же в правой панели копируется ссылка на задачу.

Изменение ID задач

При переносе задачи из одного проекта в другой её ID не изменяется.

ID задач может поменяться только в том случае, если в настройках проекта будет изменен префикс ID проекта.

Шаблоны задач

В настройках доски доступен пункт меню - «Шаблоны задач».

Вы можете создать шаблон с нуля или использовать уже существующую задачу, чтобы создать на ее базе шаблон.

В шаблоне можно указать исполнителя и ответственного, задать описание, создать чек-листы, подзадачи, а также добавить подписчиков в чат.

Какие права должны быть для работы с шаблонами:

Создавать шаблоны могут администраторы компании, а также пользователи с ролями Управляющий и Сотрудник.
Редактировать шаблоны может только администратор и Управляющий (Сотрудник не может).
У роли Наблюдатель нет прав на создание и редактирование шаблонов. Пользователи с этой ролью также не видят список шаблонов и не могут создавать на основании них задачи.

 

Создание шаблонов задач с подзадачами

При создании шаблонов задач можно добавить подзадачи только первого уровня вложенности.
Если создать шаблон на основании существующей задачи с подзадачами в несколько уровней вложенности, подгрузятся подзадачи только первого уровня, подзадачи других уровней не будут добавлены в шаблон.

К подзадачам можно добавить исполнителей, стикеры различных типов, но нет возможности добавить описание.

Использование стикера Дедлайн в шаблонах задач

В шаблоне можно добавить Дедлайны как к самой задаче, так и её подзадачам.
Значение дедлайна нужно указывать от текущей даты. При создании задачи по шаблону он будет смещён.
Пример: шаблон создается 28 августа, в нём - дедлайн на 29 августа, 15.00.
Если создать задачу по этому шаблону 29 августа, то дедлайн в нем будет смещен на 30 августа, 15.00.

 

Работа с шаблонами на досках

Для создания задачи по шаблону нужно кликнуть на него в списке шаблонов через иконку в правом углу колонки.



Из открывшегося окна можно также перейти к настройкам шаблонов.

Обратите внимание: на каждой доске - свой набор шаблонов. Нет возможности скопировать или перенести шаблоны задач с одной доски на другую. Их можно только вручную создать на каждой новой доске.

Обложка задач

У карточек задач есть возможность установить обложку.
Вы можете сделать обложкой любую картинку, отправленную в чат, или же добавить обложку через пункт в меню задачи.

Установка обложки через меню задачи

На карточке задачи на доске или же в правой панели нужно нажать на пункт в меню задачи "Загрузить обложку", далее выбрать изображение. 
Удалить обложку можно через пункт "Убрать обложку". 

Установка обложки через чат задачи

Нужно навести курсор мыши на загруженную в чат картинку - появится иконка с тремя точками. При нажатии на неё будет доступно меню, через которое можно "Сделать обложкой" данное изображение или же "Убрать текущую обложку"

Цветные задачи

В системе есть возможность изменить цвет карточки задачи.

Мы подобрали палитру из 8 цветов для светлой и 8 цветов для темной темы, чтобы дать возможность поставить яркий акцент на доске.

Изменить цвет задачи можно через меню задачи:





Менять цвет можно только на доске и только у задач первого уровня.
Если задача на доске также является подзадачей, тогда цвет будет меняться как у задачи, так и у её копии - подзадачи.

В диаграмме Ганта отображается цвет колонки, а не карточки. 
Подробнее про диаграмму Ганта можно почитать по ссылке Диаграмма Ганта.
Также стоит отметить, что у цветных задач нет цвета у стикеров. Это касается всех типов стикеров, в том числе и дедлайна (который в задачах без цвета становится красным при просрочке).

Зеркало задачи

Зеркало задачи - это специальная функция, которая позволяет создать синхронизированные копии задач.

Любые изменения в одной из зеркальных задач, кроме ID, подтягиваются в другие связанные с ней задачи.

Можно настроить следующий процесс: в одном проекте задачи запланированы, в другом перемещаются между колонками и досками. На одной доске руководитель составил план из задач. На других досках эти задачи перемещаются разными исполнителями.



Для создания зеркальной задачи в меню задачи нужно нажать на "Создать зеркало".



После этого будет создана зеркальная копия задачи.
Во вкладке "Подзадачи" в каждой из задач: оригинале и зеркале, будут ссылки на эти задачи.



Для зеркальных задач, расположенных в разных проектах/досках/колонках с различными настройками ролей будут действовать разные права (в отличие от задач в зеркальных колонках, где права определяются по расположению оригинальной задачи).

Массовые действия с задачами

Массовые действия с задачами помогают упростить рабочие процессы и сократить время на рутинные операции.
Вы можете выбрать множество задач на доске и совершить с ними следующие типы действий:

1) В меню задачи нужно нажать на пункт «Выделить несколько задач» либо кликнуть на задачу с зажатым ctrl/command.



2) После этого вы можете выделить выбранные задачи доски или же все задачи колонки/сводки.

Для выделения выбранных задач доски нужно выделить кликом мыши каждую отдельную задачу. 



Для выделения всех задач в колонке или сводке нужно после выделения самой первой задачи нажать на "-" рядом с названием колонки, после этого здесь появится галочка и все задачи в колонке станут выделенными. 

                 

3) Далее в появившейся панели в самом низу экрана нужно выбрать действие, которое будет для этих задач применено. 

Типы массовых действий с задачами:

• Отметить выполненной (иконка на светлом фоне):
   
  
  
• Снять выполнение (иконка на темном фоне):
  
  
  
  
• Переместить. Здесь 3 этапа: выбираем проект, потом доску и нужную колонку.
  
  
  
  Либо же выделяем задачи, щелкаем на одну из них, зажимаем левой кнопкой мыши и перетаскиваем выделенные задачи в другую колонку (если действие выполняется в пределах доски)
  
  
• Отправить в архив:
  
  
  
  
• Разархивировать:
  
  
  
  
• Удалить. Перед удалением нужно будет подтвердить это действие.
  
  
  
  
  
  
• Добавить стикер. Нажимаем на 3 точки в меню и выбираем нужный стикер – из тех, что добавлены на доску. Доступны стикеры Исполнитель, Дедлайн, а также стикеры с состояниями. Система также попросит подтвердить данное действие.
  
  
  
  
• Открепить стикер. Нужно точно так же, как и в предыдущем пункты, выбрать нужный стикер, а затем нажать на "открепить".
  
  
  

Раздел "Мои задачи"

Напротив пункта "Мои задачи" в левом меню указано количество задач, назначенных на вас:

Раздел Мои задачи делится на 3 вкладки: Мои задачи, Порученные мной, и Избранные.

Мои задачи

В этой вкладке можно:

• Просматривать ваши текущие (т.н. Входящие) и выполненные задачи, в которых вы являетесь исполнителем
  
• Наводить порядок с помощью списков 
• Создавать приватные списки задач, видные только вам. Никто из коллег не видит приватные задачи, включая администратора компании
• Фильтровать задачи

Списки

Списки — это простой способ организовать дела. Например, если вам важно соблюдать дедлайны, сделайте список задач на неделю и отфильтруйте его по дедлайну.

Как пользоваться списками?

• Создайте список, накидайте задачи, если нужно задайте дедлайн и приклейте стикеры.
• Задачи можно сортировать по параметру или вручную. Список Входящие можно фильтровать.
• Можно задать порядок списков в разделе, передвигая их вверх и вниз.

Приватные списки

Помимо обычных списков, вы можете создавать приватные списки и приватные задачи, которые не видны коллегам или даже администратору компании. 

Задачи между обычными списками и приватными списками не переносятся. Также, в отличие от обычных задач, которые при выполнении переносятся в список Выполненные задачи, выполненные приватные задачи остаются в том же приватном списке, в котором и были созданы.

Фильтры

Если необходимо отсортировать задачи, воспользуйтесь фильтрами. Фильтровать задачи можно по расположению, по дедлайну, по автору, и также по стикерам (до трёх за раз). Применённые фильтры запоминаются, даже если переключаетесь между компаниями.

Порученные мной

В разделе Порученные мной вы можете просматривать задачи, порученные вами другим пользователям. В нём находятся все задачи в компании, в которых вы назначали исполнителя.

Через кнопку Добавить задачу из данного раздела задача создается без доски.
Перенести задачу на доску любого проекта, к которому у пользователя есть доступ, можно из карточки задачи:

Избранные

Все задачи в компании, в том числе Ваши приватные задачи, отмеченные "звёздочкой". Добавить задачу в Избранные можно как из раздела Мои задачи: 

...так и из самой карточки задачи:

При создании задачи из раздела Избранные, эта задача создается без доски, отмеченная как Избранная.

Из раздела "Мои задачи" задачу можно выполнить, нажав слева на галочку, установить дедлайн, добавить в "Избранное".

Из меню справа задачу можно выполнить, переименовать, переместить, заархивировать, скопировать ссылку на эту задачу либо удалить.

После выполнения задача переносится в блок "Выполненные".

Щелчок на задачу открывает карточку задачи.

Заархивированные задачи в разделе "Мои задачи" не отображаются.

Видеосообщения с демонстрацией экрана

Функция "Запись экрана" доступна только в веб-версии (из браузера).

Из любого чата в один клик можно перейти к записи своего экрана и голоса. Легко что-то показать и рассказать. Ощутимо снижается необходимость созваниваться.

Кнопка старта записи находится в блоке ввода сообщения во всех чатах.

Максимальный размер одного загружаемого файла равен 100 мб. 

Видеообзор функции: