Работа с задачами
- ID задач
- Шаблоны задач
- Обложка задач
- Цветные задачи
- Зеркало задачи
- Массовые действия с задачами
- Раздел "Мои задачи"
- Видеосообщения с демонстрацией экрана
ID задач
Все задачи имеют уникальный ID, который отображается справа от названия задачи, а также в конце ссылки на нее.
ID состоит из префикса и номера задачи. Префикс указывает на проект.
Вывод ID на карточку задачи
Можно вывести ID на карточки задач на доске через настройки доски.
Копирование ссылки в один клик через нажатие на ID
При нажатии на ID на задаче или же в правой панели копируется ссылка на задачу.
Изменение ID задач
При переносе задачи из одного проекта в другой её ID не изменяется.
ID задач может поменяться только в том случае, если в настройках проекта будет изменен префикс ID проекта.
Шаблоны задач
В настройках доски доступен пункт меню - «Шаблоны задач».
Вы можете создать шаблон с нуля или использовать уже существующую задачу, чтобы создать на ее базе шаблон.
В шаблоне можно указать исполнителя и ответственного, задать описание, создать чек-листы, подзадачи, а также добавить подписчиков в чат.
Какие права должны быть для работы с шаблонами:
Создавать шаблоны могут администраторы компании, а также пользователи с ролями Управляющий и Сотрудник.
Редактировать шаблоны может только администратор и Управляющий (Сотрудник не может).
У роли Наблюдатель нет прав на создание и редактирование шаблонов. Пользователи с этой ролью также не видят список шаблонов и не могут создавать на основании них задачи.
Создание шаблонов задач с подзадачами
При создании шаблонов задач можно добавить подзадачи только первого уровня вложенности.
Если создать шаблон на основании существующей задачи с подзадачами в несколько уровней вложенности, подгрузятся подзадачи только первого уровня, подзадачи других уровней не будут добавлены в шаблон.
К подзадачам можно добавить исполнителей, стикеры различных типов, но нет возможности добавить описание.
Использование стикера Дедлайн в шаблонах задач
В шаблоне можно добавить Дедлайны как к самой задаче, так и её подзадачам.
Значение дедлайна нужно указывать от текущей даты. При создании задачи по шаблону он будет смещён.
Пример: шаблон создается 28 августа, в нём - дедлайн на 29 августа, 15.00.
Если создать задачу по этому шаблону 29 августа, то дедлайн в нем будет смещен на 30 августа, 15.00.
Работа с шаблонами на досках
Для создания задачи по шаблону нужно кликнуть на него в списке шаблонов через иконку в правом углу колонки.
Из открывшегося окна можно также перейти к настройкам шаблонов.
Обратите внимание: на каждой доске - свой набор шаблонов. Нет возможности скопировать или перенести шаблоны задач с одной доски на другую. Их можно только вручную создать на каждой новой доске.
Обложка задач
У карточек задач есть возможность установить обложку.
Вы можете сделать обложкой любую картинку, отправленную в чат, или же добавить обложку через пункт в меню задачи.
Установка обложки через меню задачи
На карточке задачи на доске или же в правой панели нужно нажать на пункт в меню задачи "Загрузить обложку", далее выбрать изображение.
Удалить обложку можно через пункт "Убрать обложку".
Установка обложки через чат задачи
Нужно навести курсор мыши на загруженную в чат картинку - появится иконка с тремя точками. При нажатии на неё будет доступно меню, через которое можно "Сделать обложкой" данное изображение или же "Убрать текущую обложку"
Цветные задачи
В системе есть возможность изменить цвет карточки задачи.
Мы подобрали палитру из 8 цветов для светлой и 8 цветов для темной темы, чтобы дать возможность поставить яркий акцент на доске.
Изменить цвет задачи можно через меню задачи:
Менять цвет можно только на доске и только у задач первого уровня.
Если задача на доске также является подзадачей, тогда цвет будет меняться как у задачи, так и у её копии - подзадачи.
В диаграмме Ганта отображается цвет колонки, а не карточки.
Подробнее про диаграмму Ганта можно почитать по ссылке Диаграмма Ганта.
Также стоит отметить, что у цветных задач нет цвета у стикеров. Это касается всех типов стикеров, в том числе и дедлайна (который в задачах без цвета становится красным при просрочке).
Зеркало задачи
Зеркало задачи - это специальная функция, которая позволяет создать синхронизированные копии задач.
Любые изменения в одной из зеркальных задач, кроме ID, подтягиваются в другие связанные с ней задачи.
Можно настроить следующий процесс: в одном проекте задачи запланированы, в другом перемещаются между колонками и досками. На одной доске руководитель составил план из задач. На других досках эти задачи перемещаются разными исполнителями.
Для создания зеркальной задачи в меню задачи нужно нажать на "Создать зеркало".
После этого будет создана зеркальная копия задачи.
Во вкладке "Подзадачи" в каждой из задач: оригинале и зеркале, будут ссылки на эти задачи.
Для зеркальных задач, расположенных в разных проектах/досках/колонках с различными настройками ролей будут действовать разные права (в отличие от задач в зеркальных колонках, где права определяются по расположению оригинальной задачи).
Массовые действия с задачами
Массовые действия с задачами помогают упростить рабочие процессы и сократить время на рутинные операции.
Вы можете выбрать множество задач на доске и совершить с ними следующие типы действий:
- выполнить, отменить выполнение
- переместить в другую колонку
- заархивировать, извлечь из архива
- удалить
- добавить или открепить Дедлайн, Исполнитель и стикеры с состояниями
1) В меню задачи нужно нажать на пункт «Выделить несколько задач» либо кликнуть на задачу с зажатым ctrl/command.
2) После этого вы можете выделить выбранные задачи доски или же все задачи колонки/сводки.
Для выделения выбранных задач доски нужно выделить кликом мыши каждую отдельную задачу.
Для выделения всех задач в колонке или сводке нужно после выделения самой первой задачи нажать на "-" рядом с названием колонки, после этого здесь появится галочка и все задачи в колонке станут выделенными.
3) Далее в появившейся панели в самом низу экрана нужно выбрать действие, которое будет для этих задач применено.
Типы массовых действий с задачами:
- Отметить выполненной (иконка на светлом фоне):
- Снять выполнение (иконка на темном фоне):
- Переместить. Здесь 3 этапа: выбираем проект, потом доску и нужную колонку.
Либо же выделяем задачи, щелкаем на одну из них, зажимаем левой кнопкой мыши и перетаскиваем выделенные задачи в другую колонку (если действие выполняется в пределах доски) - Отправить в архив:
- Разархивировать:
- Удалить. Перед удалением нужно будет подтвердить это действие.
- Добавить стикер. Нажимаем на 3 точки в меню и выбираем нужный стикер – из тех, что добавлены на доску. Доступны стикеры Исполнитель, Дедлайн, а также стикеры с состояниями. Система также попросит подтвердить данное действие.
- Открепить стикер. Нужно точно так же, как и в предыдущем пункты, выбрать нужный стикер, а затем нажать на "открепить".
Раздел "Мои задачи"
Напротив пункта "Мои задачи" в левом меню указано количество задач, назначенных на вас:
Раздел Мои задачи делится на 3 вкладки: Мои задачи, Порученные мной, и Избранные.
Мои задачи
В этой вкладке можно:
- Просматривать ваши текущие (т.н. Входящие) и выполненные задачи, в которых вы являетесь исполнителем
- Наводить порядок с помощью списков
- Создавать приватные списки задач, видные только вам. Никто из коллег не видит приватные задачи, включая администратора компании
- Фильтровать задачи
Списки
Списки — это простой способ организовать дела. Например, если вам важно соблюдать дедлайны, сделайте список задач на неделю и отфильтруйте его по дедлайну.
Как пользоваться списками?
- Создайте список, накидайте задачи, если нужно задайте дедлайн и приклейте стикеры.
- Задачи можно сортировать по параметру или вручную. Список Входящие можно фильтровать.
- Можно задать порядок списков в разделе, передвигая их вверх и вниз.
Приватные списки
Помимо обычных списков, вы можете создавать приватные списки и приватные задачи, которые не видны коллегам или даже администратору компании.
Задачи между обычными списками и приватными списками не переносятся. Также, в отличие от обычных задач, которые при выполнении переносятся в список Выполненные задачи, выполненные приватные задачи остаются в том же приватном списке, в котором и были созданы.
Фильтры
Если необходимо отсортировать задачи, воспользуйтесь фильтрами. Фильтровать задачи можно по расположению, по дедлайну, по автору, и также по стикерам (до трёх за раз). Применённые фильтры запоминаются, даже если переключаетесь между компаниями.
Порученные мной
В разделе Порученные мной вы можете просматривать задачи, порученные вами другим пользователям. В нём находятся все задачи в компании, в которых вы назначали исполнителя.
Через кнопку Добавить задачу из данного раздела задача создается без доски.
Перенести задачу на доску любого проекта, к которому у пользователя есть доступ, можно из карточки задачи:
Избранные
Все задачи в компании, в том числе Ваши приватные задачи, отмеченные "звёздочкой". Добавить задачу в Избранные можно как из раздела Мои задачи:
...так и из самой карточки задачи:
При создании задачи из раздела Избранные, эта задача создается без доски, отмеченная как Избранная.
Из раздела "Мои задачи" задачу можно выполнить, нажав слева на галочку, установить дедлайн, добавить в "Избранное".
Из меню справа задачу можно выполнить, переименовать, переместить, заархивировать, скопировать ссылку на эту задачу либо удалить.
После выполнения задача переносится в блок "Выполненные".
Щелчок на задачу открывает карточку задачи.
Заархивированные задачи в разделе "Мои задачи" не отображаются.
Видеосообщения с демонстрацией экрана
Функция "Запись экрана" доступна только в веб-версии (из браузера).
Из любого чата в один клик можно перейти к записи своего экрана и голоса. Легко что-то показать и рассказать. Ощутимо снижается необходимость созваниваться.
Кнопка старта записи находится в блоке ввода сообщения во всех чатах.
Максимальный размер одного загружаемого файла равен 100 мб.
Видеообзор функции: