Расширения

Автоматическое выполнение задачи
Лимит задач в колонке
Формы: ввод данных при совершении действий с задачей
Суммирование дедлайна подзадач
Архивация выполненных задач
Закрепить колонку за исполнителем
Уведомления в Telegram
Создание задачи из Telegram

Автоматическое выполнение задачи

Данное расширение позволяет настроить автоматическое выполнение родительской задачи после того, как будут выполнены все её подзадачи.
Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания":

После этого функция будет работать во всех проектах компании, на всех досках.
Настроить её для отдельных досок нельзя.

Как только будут выполнены все подзадачи - родительская задача также будет отмечена выполненной:

Лимит задач в колонке

Это расширение позволяет ограничить количество выполняемых задач в колонках.
Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания":

После этого в настройках досок всех проектов компании появится меню установки WIP-лимитов:

Нужно нажать на "Добавить лимит" и установить определенное количество задач для выбранных колонок:

После этого рядом с названиями колонок отобразятся цифры с количеством задач в колонке и установленным лимитом.
Если лимит превышен, система не будет запрещать создавать новые задачи, в колонках просто будет показано уведомление о превышении.

Формы: ввод данных при совершении действий с задачей

Данное расширение подключает отображение формы: окна с полями, которые требуется заполнить пользователям при переносе, создании или выполнении задачи на доске.

Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания".

После этого в настройках досок в разделе "Настройки расширений" появится пункт "Шаблоны форм":

После нажатия на кнопку "Создать" необходимо будет заполнить следующие данные:

Название формы.
Условия отображения формы.
Нужно выбрать вариант, после каких действий форма с полями будет показана:
- при выполнении задачи
- при создании задачи в выбранной колонке
- при переносе задачи в выбранную колонку
Поля формы.
Нужно ввести названия полей, для них можно добавить подсказки, а также можно установить "звездочку" для обязательных полей, без заполнения которых форма не будет сохраняться.

Для сохранения формы нужно снова нажать на кнопку "Создать".

На каждой доске может быть множество форм.
Удалить их можно через нажатие на корзину напротив названия формы.

Формы нельзя скопировать или переместить с одной доски на другую.
Также стоит отметить, что при дублировании досок настройки форм также не копируются, их нужно создавать по-новой.

Суммирование дедлайна подзадач

Данное расширение автоматически проставляет на родительскую задачу сумму всех дедлайнов ее подзадач.
Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания":

После этого для всех задач компании, на всех досках будет показываться сумма Дедлайнов их подзадач: самая ранняя дата начала + самая поздняя дата окончания Дедлайна.

Функция работает только для подзадач первого уровня. Дедлайны подзадач 2-го и следующих уровней не учитываются.

Архивация выполненных задач

Расширение автоматически архивирует выполненные задачи через установленный срок.
Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания".

После этого в настройках всех досок компании в разделе "Настройки расширений" появится пункт "Архивация выполненных задач".
Для включения функции нужно выбрать колонки, для которых будут применяться изменения, также количество дней, по прошествии которых выполненные задачи будут автоматом архивироваться.
Нужно установить галочку "Включить расширение на доске" и нажать на "Применить изменения. В правом углу отобразится надпись "Архивация запущена".

Для отключения функции нужно убрать галочку напротив "Включить расширение на доске", в правом углу надпись изменится на "Архивация остановлена".

Задачи, выполненные до запуска расширения, не будут перенесены в архив.
Если задача была выполнена во время работы расширения, то она не будет перенесена в архив после его выключения.
Если на доске включена основная настройка «Архивировать выполненные задачи», то данное расширение не будет отрабатывать.

Закрепить колонку за исполнителем

Расширение позволяет автоматически назначать исполнителя на все задачи, добавленные в колонку.
Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания".

После этого в меню колонок всех досок компании появится пункт "Закрепить за исполнителем".

При нажатии на данный пункт меню открывается окно, где можно выбрать одного или нескольких исполнителей, также установить галочку удаления с задачи и отписки от чата предыдущего исполнителя.

После добавления настройки под названием колонки показывается спойлер с закрепленными исполнителями.

Обратите внимание: исполнители изменяются только для новых задач, созданных в колонке, а также для задач, которые перемещаются в эту колонку.
Для тех задач, которые были в колонке до добавления функции, изменения не применяются.

Уведомления в Telegram

Расширение позволяет отправлять уведомления в чат Telegram по следующим событиям:

создание новых задач на доске
перемещение задач в выбранные колонки
окончание срока дедлайна в задачах

Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания".

После этого в настройках досок в разделе "Настройки расширений" появится пункт меню "Уведомления в Telegram".

Создание бота в Telegram

1. Для интеграции вам нужно создать Telegram бот. Для этого перейдите по ссылке — t.me/botfather
2. Напишите в чат бота команду /newbot

3. Придумайте имя для бота на латинице.
Первое значение - это название, оно может быть любое.
Второе значение будет использоваться в ссылке, оно обязательно должно заканчиваться на "bot" или "_bot" (слитно или через нижнее подчеркивание).
Пример: YouGileteamTEST_bot, в этом случае будет получена ссылка t.me/YouGileteamTEST_bot

4. Вы получите Токен. Пример токена:
“7654318092:AAEFn_SWBunkGERgFEFL-9rbKPKfQzq5zxw”.
Это значение нужно скопировать.

Подключение настроек интеграции на стороне YouGile

5. Далее перейдите в YouGile, нажмите на кнопку "Создать интеграцию" и в этом окне введите токен в поле «Токен Telegram-бота».
Также следует указать название интеграции, выбрать колонки, для которых будут передаваться уведомления в Telegram, и выбрать необходимые типы уведомлений: о создании новых задач, о переносе задач в выбранные колонки, о дедлайне для определенных исполнителей.
После внесения изменений нажмите на "Создать".

Запуск получения уведомлений в чате с ботом или групповом чате

6. Напишите /start в чате с ботом, чтобы начать получать уведомления о задачах.

Вы можете получать уведомления в чат бота или создать групповой чат с ботом и добавить туда других людей.

Создать групповой чат можно из основного меню Telegram, нужно нажать на "New Group".

Далее указать имя группового чата, сохранить его. На этом этапе можно сразу же добавить участников, в том числе бота.

Или же второй вариант: перейти в меню бота и добавить его в групповой чат. Для этого нужно нажать на "Add to Group".

Затем нужно выбрать, в какую группу добавить бота.

После этого подтвердить действие:

Как только бот будет добавлен в групповой чат, в нем нужно написать /start, после этого вы начнете получать уведомления.

Создание задачи из Telegram

Данное расширение позволяет создавать задачи при помощи Telegram бота.
Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания".

После этого в настройках досок в разделе "Настройки расширений" появится пункт меню "Создание задач из Telegram".

Создание бота в Telegram

4. Вы получите Токен. Пример токена:
“7654318092:AAEFn_SWBunkGERgFEFL-9rbKPKfQzq5zxw”.
Это значение нужно скопировать.

Подключение настроек интеграции на стороне YouGile

Запуск создания задач через чат с ботом или групповой чат

6. В чате с ботом следует написать /start
После этого можно отправлять сообщениями названия задач - они будут создаваться в YouGile

Вы можете создавать задачи через чат с ботом, а также через групповой чат с другими пользователями.

Создать групповой чат можно из основного меню Telegram, нужно нажать на "New Group".

Или же второй вариант: перейти в меню бота и добавить его в групповой чат. Для этого нужно нажать на "Add to Group".

Затем нужно выбрать, в какую группу добавить бота.

После этого подтвердить действие:

Как только бот будет добавлен в групповой чат, в нем нужно написать /start, после этого вы можете отправлять названия задач - они будут создаваться в YouGile