Расширения

Автоматическое выполнение задачи

Данное расширение позволяет настроить автоматическое выполнение родительской задачи после того, как будут выполнены все её подзадачи.
Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания":

Screenshot_31.png

Screenshot_30.png

После этого функция будет работать во всех проектах компании, на всех досках.
Настроить её для отдельных досок нельзя.

Как только будут выполнены все подзадачи - родительская задача также будет отмечена выполненной:

Screenshot_29.png Screenshot_30.png




Лимит задач в колонке

Это расширение позволяет ограничить количество выполняемых задач в колонках.
Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания":

Screenshot_31.png

Screenshot_33.png

После этого в настройках досок всех проектов компании появится меню установки WIP-лимитов:

Screenshot_32.png

Screenshot_34.png


Нужно нажать на "Добавить лимит" и установить определенное количество задач для выбранных колонок:

Screenshot_35.png


После этого рядом с названиями колонок отобразятся цифры с количеством задач в колонке и установленным лимитом.
Если лимит превышен, система не будет запрещать создавать новые задачи, в колонках просто будет показано уведомление о превышении.

Screenshot_36.png

Интеграция с почтой

Расширение "Интеграция с почтой" позволяет конвертировать письма в задачи.

Для подключения расширения необходимо перейти в настройки компании - раздел "Расширения" - установить переключатель.

Screenshot_62.png

Screenshot_63.png


В меню колонок появится новая опция меню "Интеграция с почтой"

Screenshot_64.png

Для каждой колонки создается уникальный e-mail адрес.

Все письма, приходящие на этот адрес, автоматически будут превращаться в задачи. 

В настройках интеграции с почтой можно выбрать пользователей, которые будут становиться исполнителями и создателями новых задач.

Screenshot_65.png

Screenshot_66.png

Зачем это нужно?

  • Настройте переадресацию важных писем.
  • Автоматически получайте карточки с письмом.
  • Обсуждайте информацию в чате.

Идеи – какие письма можно переадресовывать в систему:

  • рассылки конкурентов;
  • заказы;
  • сообщения от клиентов;
  • внутренние рассылки по компании;
  • рассылка из аналитических и рекламных систем;
  • отчеты… 

Формы: ввод данных при совершении действий с задачей

Данное расширение подключает отображение формы: окна с полями, которые требуется заполнить пользователям при переносе, создании или выполнении задачи на доске.

Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания".

Screenshot_31.png

Screenshot_34.png

После этого в настройках досок в разделе "Настройки расширений" появится пункт "Шаблоны форм":

Screenshot_32.png


Screenshot_54.png

После нажатия на кнопку "Создать" необходимо будет заполнить следующие данные:

  1. Название формы.
  2. Условия отображения формы.
    Нужно выбрать вариант, после каких действий форма с полями будет показана:
    - при выполнении задачи
    - при создании задачи в выбранной колонке
    - при переносе задачи в выбранную колонку
  3. Поля формы.
    Нужно ввести названия полей, для них можно добавить подсказки, а также можно установить "звездочку" для обязательных полей, без заполнения которых форма не будет сохраняться.

Screenshot_55.png

Для сохранения формы нужно снова нажать на кнопку "Создать".

На каждой доске может быть множество форм.
Удалить их можно через нажатие на корзину напротив названия формы.

Screenshot_56.png


Формы нельзя скопировать или переместить с одной доски на другую.
Также стоит отметить, что при дублировании досок настройки форм также не копируются, их нужно создавать по-новой.


Суммирование дедлайна подзадач

Данное расширение автоматически проставляет на родительскую задачу сумму всех дедлайнов ее подзадач.
Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания":

Screenshot_31.png

Screenshot_35.png

После этого для всех задач компании, на всех досках будет показываться сумма Дедлайнов их подзадач: самая ранняя дата начала + самая поздняя дата окончания Дедлайна.

Screenshot_58.png

Функция работает только для подзадач первого уровня. Дедлайны подзадач 2-го и следующих уровней не учитываются.

Архивация выполненных задач

Расширение автоматически архивирует выполненные задачи через установленный срок.
Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания".

Screenshot_31.png

Screenshot_36.png

После этого в настройках всех досок компании в разделе "Настройки расширений" появится пункт "Архивация выполненных задач".
Для включения функции нужно выбрать колонки, для которых будут применяться изменения, также количество дней, по прошествии которых выполненные задачи будут автоматом архивироваться.
Нужно установить галочку "Включить расширение на доске" и нажать на "Применить изменения. В правом углу отобразится надпись "Архивация запущена".

Screenshot_60.png

Для отключения функции нужно убрать галочку напротив "Включить расширение на доске", в правом углу надпись изменится на "Архивация остановлена".

Screenshot_61.png

Закрепить колонку за исполнителем

Расширение позволяет автоматически назначать исполнителя на все задачи, добавленные в колонку.
Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания".

Screenshot_31.png

Screenshot_37.png

После этого в меню колонок всех досок компании появится пункт "Закрепить за исполнителем".

Screenshot_63.png

При нажатии на данный пункт меню открывается окно, где можно выбрать одного или нескольких исполнителей, также установить галочку удаления с задачи и отписки от чата предыдущего исполнителя.

Screenshot_64.png

После добавления настройки под названием колонки показывается спойлер с закрепленными исполнителями.

Screenshot_65.png

Обратите внимание: исполнители изменяются только для новых задач, созданных в колонке, а также для задач, которые перемещаются в эту колонку.
Для тех задач, которые были в колонке до добавления функции, изменения не применяются.

Уведомления с доски в Telegram

Расширение позволяет отправлять уведомления в чат Telegram по следующим событиям:

Данное расширение настраивается отдельно для каждой доски. Если нужно настроить получение уведомлений с разных досок различных проектов, рекомендуем подключить Интеграция с Telegram.

Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания".

Screenshot_31.png

Screenshot_40.png

После этого в настройках досок в разделе "Настройки расширений" появится пункт меню "Уведомления в Telegram".

Screenshot_67.png


Создание бота в Telegram

1. Для интеграции вам нужно создать Telegram бот. Для этого перейдите по ссылке — t.me/botfather
2. Напишите в чат бота команду /newbot

Screenshot_71.png

3. Придумайте имя для бота на латинице.
Первое значение - это название, оно может быть любое.
Второе значение будет использоваться в ссылке, оно обязательно должно заканчиваться на "bot" или "_bot" (слитно или через нижнее подчеркивание).
Пример: YouGileteamTEST_bot, в этом случае будет получена ссылка t.me/YouGileteamTEST_bot

4. Вы получите Токен. Пример токена:
“7654318092:AAEFn_SWBunkGERgFEFL-9rbKPKfQzq5zxw”.
Это значение нужно скопировать.

Screenshot_74.png

Подключение настроек интеграции на стороне YouGile

5. Далее перейдите в YouGile, нажмите на кнопку "Создать интеграцию" и в этом окне введите токен в поле «Токен Telegram-бота».
Также следует указать название интеграции, выбрать колонки, для которых будут передаваться уведомления в Telegram, и выбрать необходимые типы уведомлений: о создании новых задач, о переносе задач в выбранные колонки, о дедлайне для определенных исполнителей.
После внесения изменений нажмите на "Создать".


Screenshot_75.png

Запуск получения уведомлений в чате с ботом или групповом чате

6. Напишите /start в чате с ботом, чтобы начать получать уведомления о задачах.

Screenshot_76.png

Вы можете получать уведомления в чат бота или создать групповой чат с ботом и добавить туда других людей.

Создать групповой чат можно из основного меню Telegram, нужно нажать на "New Group".

Screenshot_78.png

Далее указать имя группового чата, сохранить его. На этом этапе можно сразу же добавить участников, в том числе бота.

Screenshot_79.png

Или же второй вариант: перейти в меню бота и добавить его в групповой чат. Для этого нужно нажать на "Add to Group".

Screenshot_77.png

Затем нужно выбрать, в какую группу добавить бота.

Screenshot_80.png

После этого подтвердить действие:

Screenshot_81.png

Как только бот будет добавлен в групповой чат, в нем нужно написать /start, после этого вы начнете получать уведомления.

Screenshot_82.png


Создание задачи в колонке из Telegram

Данное расширение позволяет создавать задачи при помощи Telegram бота.
Это расширение подключается на отдельной доске для определенной колонки. Если нужна возможность выбора колонок, досок проектов, где будет создана задача, рекомендуем подключить расширение Интеграция с Telegram.
Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания".

Screenshot_31.png

Screenshot_38.png

После этого в настройках досок в разделе "Настройки расширений" появится пункт меню "Создание задач из Telegram".

Screenshot_32.png


Screenshot_85.png

Создание бота в Telegram

1. Для интеграции вам нужно создать Telegram бот. Для этого перейдите по ссылке — t.me/botfather
2. Напишите в чат бота команду /newbot

Screenshot_71.png

3. Придумайте имя для бота на латинице.
Первое значение - это название, оно может быть любое.
Второе значение будет использоваться в ссылке, оно обязательно должно заканчиваться на "bot" или "_bot" (слитно или через нижнее подчеркивание).
Пример: YouGileteamTEST_bot, в этом случае будет получена ссылка t.me/YouGileteamTEST_bot

4. Вы получите Токен. Пример токена:
“7654318092:AAEFn_SWBunkGERgFEFL-9rbKPKfQzq5zxw”.
Это значение нужно скопировать.

Screenshot_74.png

Подключение настроек интеграции на стороне YouGile

 5. Далее перейдите в YouGile, нажмите на кнопку "Создать интеграцию" и в этом окне введите токен в поле «Токен Telegram-бота».
Также следует указать название интеграции и выбрать колонку, в которой будет создаваться задача.
После внесения изменений нажмите на "Создать".
Screenshot_86.png

Запуск создания задач через чат с ботом или групповой чат

6. В чате с ботом следует написать /start
После этого можно отправлять сообщениями названия задач - они будут создаваться в YouGile

Screenshot_87.png

Screenshot_88.png

Вы можете создавать задачи через чат с ботом, а также через групповой чат с другими пользователями.

Создать групповой чат можно из основного меню Telegram, нужно нажать на "New Group".

Screenshot_78.png

Далее указать имя группового чата, сохранить его. На этом этапе можно сразу же добавить участников, в том числе бота.

Screenshot_79.png

Или же второй вариант: перейти в меню бота и добавить его в групповой чат. Для этого нужно нажать на "Add to Group".

Screenshot_77.png

Затем нужно выбрать, в какую группу добавить бота.

Screenshot_80.png

После этого подтвердить действие:

Screenshot_81.png

Как только бот будет добавлен в групповой чат, в нем нужно написать /start, после этого вы можете отправлять названия задач - они будут создаваться в YouGile

Screenshot_82.png


Примечание: создание задач из бота и группового чата отличается:
- если используется чат-бот - нужно просто написать название задачи - она будет создана в заданной колонке

image.png
- если используется групповой чат - в нем нужно писать /task и название задачи

image.png

Интеграция с Telegram

Расширение позволяет создавать задачи в выбранных проектах/ досках/ колонках, а также отправлять уведомления в чат Telegram по следующим событиям:

Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания".

Screenshot_23.png 
После этого в разделе "Мой профиль" появится пункт меню "Интеграция с Telegram".

Screenshot_24.png


Создание бота в Telegram

1. Для интеграции вам нужно создать Telegram бот. Для этого перейдите по ссылке — t.me/botfather
2. Напишите в чат бота команду /newbot

Screenshot_71.png

3. Придумайте имя для бота на латинице.
Первое значение - это название, оно может быть любое.
Второе значение будет использоваться в ссылке, оно обязательно должно заканчиваться на "bot" или "_bot" (слитно или через нижнее подчеркивание).
Пример: YouGileteamTEST_bot, в этом случае будет получена ссылка t.me/YouGileteamTEST_bot

4. Вы получите Токен. Пример токена:
“7654318092:AAEFn_SWBunkGERgFEFL-9rbKPKfQzq5zxw”.
Это значение нужно скопировать.

Screenshot_74.png
Подключение настроек интеграции на стороне YouGile

Далее перейдите в YouGile в раздел "Мой профиль" - "Интеграция с Telegram", введите токен в поле «Токен Telegram-бота» и нажмите на кнопку "Создать интеграцию".

Screenshot_26.png

Настройка уведомлений

После этого можно добавить настройки, по каким типам уведомлений вы хотите получать оповещения в Telegram.
Нужно нажать на "Подключить уведомления":

Screenshot_27.png

В открывшемся окне нужно выбрать расположение задач, по которым вы будете получать уведомления (нужно указать проект, доски и колонки).
А также нужно отметить галочками типы получаемых уведомлений:
- о назначении исполнителя
- о перемещении задачи в другую колонку
- об окончании срока Дедлайна (=времени просрочки стикера Дедлайн)

Screenshot_28.png

Запуск бота для получения уведомлений и создания задач

Напишите /start в чате с ботом, чтобы начать получать уведомления о задачах, а также, чтобы иметь возможность создавать новые задачи в компании.

Screenshot_76.png

Создание задач

Для того, чтобы создать задачу, нужно перейти в чат бота, отправить название задачи в чат, после этого откроется окно, где нужно будет выбрать проект, доску и колонку, где данная задача будет создана.

Screenshot_29.png

Таймтрекинг (расширение)

Данное расширение позволяет отслеживать время, затраченное каждым отдельным пользователем на задачу.
(*в отличие от одноименного стикера Таймтрекинг, который может фиксировать только общее время по задаче, для всех ее исполнителей).

Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания":

Screenshot_31.png

Screenshot_41.png

После этого в настройках досок всех проектов компании появится пункт "Таймтрекинг":

Screenshot_43.png

Нужно установить галочку напротив "Включить расширение на доске" - и функция будет запущена.
Также можно отметить пункт "Всегда отображать на всех задачах".


Работа с Таймтрекингом на задачах доски

После добавления настроек на задачах доски появится новый тип стикера, каждый из пользователей может нажать на "Запустить" - начнется отсчет времени именно для этого пользователя.

Screenshot_44.png

Для остановки и фиксирования значения нужно нажать на "Остановить".

Screenshot_45.png

Также есть возможность добавления времени вручную.

Отчеты Таймтрекинга

В разделе "Отчеты" появится новая вкладка "Таймтрекинг", где будет собираться статистика по значениям таймтрекинга на задачах компании.

В настройках отчета можно применить фильтрацию

Screenshot_48.png

Отчёт о затраченном времени отражает реальную картину:

4 (8).jpg


Напоминание в задаче

Расширение позволяет добавить стикер-напоминание в карточке задачи с любым текстом.
Уведомление с напоминанием придет в чат в заданное время.

Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания":

Screenshot_31.png

Screenshot_5.png

После этого напоминания можно будет устанавливать во всех задачах компании (кроме задач в приватных списках в разделе "Мои задачи").

Установка напоминаний в задачах

Напоминание устанавливается как стикер с карточки задачи на доски:

image.png

Или же в открытой задачи в правой панели, из вкладки "Инфо/Лог":

Screenshot_7.png

Необходимо ввести текст напоминания, а также время, когда вам придет уведомление

Screenshot_8.png

К каждой задаче можно добавить множество напоминаний.

Screenshot_9.png

Напоминания нельзя отредактировать, их можно только удалить. Если нажать на "открепить" - уберется стикер со всеми настроенными напоминаниями:

Screenshot_12.png


Работа уведомлений по напоминаниям


По настроенным напоминаниям в назначенное время в чат приходит сообщение от системного пользователя YouGile, которое закрепляется в самом верху чата быстрой ссылкой.

Screenshot_13.png

Уведомления по этим сообщениям приходят тем пользователям, которые подписаны в чат задачи:

Screenshot_10.png

Screenshot_12.png


* В системе также есть стикер Дедлайн, который позволяет устанавливать время окончания задачи, напоминание о дедлайне + время начало задачи. Он отправляет уведомления об окончании Дедлайна только исполнителям.
Удобно ставить интервал дедлайна и смотреть за выполнением задач на временной шкале, в Ганте или Календаре. Подробнее в статье Дедлайн

Таймер Помодоро

Таймер Pomodoro помогает повысить продуктивность и увеличить скорость достижения целей.
Включить расширение может только администратор компании из раздела "Моя компания" в галерее расширений.

Screenshot_31.png

Screenshot_14.png

После этого в разделе "Мой профиль"- "Внешний вид системы" у каждого пользователя появится опция "Включить таймер Помодоро".

Screenshot_15.png

При включении в нижнем правом углу появится Таймер.

Screenshot_16.png

Можно посмотреть его расписание при нажатии на "i"

Screenshot_17.png

При нажатии на "Старт" начинается период фокусировки (25 минут).
После того, как время выйдет, начнётся 5-минутный перерыв.
После четырёх таких циклов — длинный перерыв 15 минут.

Можно ставить каждый из режимов на паузу или переключаться с одного режима на другой:

Screenshot_18.png


Папки в чатах

Расширение позволяет настроить папки в правой панели в списке чатов, чтобы видеть только те чаты, которые нужны пользователю в данный момент.

Включить расширение может только администратор компании из раздела "Моя компания" в галерее расширений.

Screenshot_31.png

Screenshot_19.png

После включения расширения у всех пользователей компании в правой панели с чатами появятся кнопки для перехода в меню создания и редактирования папок.

Screenshot_20.png

При нажатии на "+" открывается окно со списком всех папок и кнопкой "Создать".

Screenshot_21.png

При создании папок вам доступно 16 гибких фильтров настройки чатов.

Например, можно создать папку, в которой будут отображаться только все ваши групповые чаты:
Для этого нужно написать название папки, отметить галочками выбранные фильтры и нажать на "Добавить".

Screenshot_22.png

Или же можно создать папку с непрочитанными сообщениями из задач определенного проекта

Screenshot_24.png

Папки можно редактировать, менять их порядок, а также удалять.

Screenshot_25.png

Можно создать любое количество папок, они будут отображаться в веб-версии и десктоп-приложении (в мобильном приложении функция не поддерживается).

Screenshot_26.png

Workflow: настройка рабочего процесса

Расширение позволяет установить запреты на перемещение и создание задач на доске, тем самым создать маршрут для задачи.
Workflow - это строго настроенный рабочий процесс. Строгие правила помогают действовать без ошибок.

Включить расширение может только администратор компании из раздела "Моя компания" в галерее расширений.

Screenshot_31.png

Screenshot_27.png

После подключения в настройках доски каждого проекта появится пункт меню "Workflow: автоматизация рабочего процесса".

Screenshot_28.png

Screenshot_29.png

В открывшемся окне можно выбрать, в каких колонках будет разрешено создание задач для пользователей, добавленных в проект (в остальных колонках создание задач будет запрещено).

Также можно настроить, из каких колонок можно перемещать задачи в другие колонки.
После того, как вы добавили настройки, нужно нажать на "Сохранить".

Screenshot_30.png

CRM: работа со сделками

Простая CRM для небольшой команды: можно вести сделки и хранить данные о клиенте.

Включить расширение можно в Галерее расширений в разделе «Моя компания»:

Важно: необходимо обновить страницу после установки расширения

изображение.png

изображение.png

После в разделе «Моя компания» у вас появится возможность добавить CRM-проект:

изображение.png

В проекте у вас создастся доска со стандартными колонками: Первое касание; Коммерческое предложение; Ожидание оплаты; ✅ Успешные; ❌ Отказы. При добавлении сделки в любой из колонок у вас отобразится форма:

изображение.png

Обратите внимание: при создании сделки обязательно нужно заполнить одно из полей — «Контактное лицо» или «Компания». Без этого сделка не будет добавлена.

Все введенные данные о контактах и компаниях автоматически попадают во внутреннюю базу. В ближайших обновлениях мы добавим отдельный раздел для просмотра и управления этой базой клиентов.

Перейдя по карточке сделки, вы можете просмотреть историю сделки, информацию о клиенте и чат:
изображение.png

Во вкладке «О клиенте» доступны:

При нажатии "+Добавить поле" вы попадете в настройки воронки:

изображение.png

Также в карточке сделки есть вкладка «История сделки». В ней вы сможете просмотреть текущую историю, а также добавить Дело или Комментарий:
изображение.png

При переносе сделки между колонками также отобразится информация в истории:

изображение.png

Аналитика

В режиме отображения «Аналитика» можно просмотреть конверсионную воронку:

изображение.png

Конверсионная воронка продаж показывает, как сделки проходили через этапы воронки.
Даже если сделка была выиграна раньше, она всё равно отображается на всех стадиях — это даёт полную картину:

Фильтр «Дата создания» отбирает сделки по дате создания и показывает, на каком этапе они сейчас.

Доступ к отображению графиков в разделе «Аналитика» будет открыт только при условии наличия на доске колонок ✅ Успешные и ❌ Отказы