Расширения

• Автоматическое выполнение задачи
• Лимит задач в колонке
• Интеграция с почтой
• Формы: ввод данных при совершении действий с задачей
• Суммирование дедлайна подзадач
• Архивация выполненных задач
• Закрепить колонку за исполнителем
• Уведомления с доски в Telegram
• Создание задачи в колонке из Telegram
• Интеграция с Telegram
• Таймтрекинг (расширение)
• Напоминание в задаче
• Таймер Помодоро
• Папки в чатах
• Workflow: настройка рабочего процесса
• CRM: работа со сделками

Автоматическое выполнение задачи

Данное расширение позволяет настроить автоматическое выполнение родительской задачи после того, как будут выполнены все её подзадачи.
Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания":

После этого функция будет работать во всех проектах компании, на всех досках.
Настроить её для отдельных досок нельзя.

Как только будут выполнены все подзадачи - родительская задача также будет отмечена выполненной:

Лимит задач в колонке

Это расширение позволяет ограничить количество выполняемых задач в колонках.
Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания":

После этого в настройках досок всех проектов компании появится меню установки WIP-лимитов:

Нужно нажать на "Добавить лимит" и установить определенное количество задач для выбранных колонок:

После этого рядом с названиями колонок отобразятся цифры с количеством задач в колонке и установленным лимитом.
Если лимит превышен, система не будет запрещать создавать новые задачи, в колонках просто будет показано уведомление о превышении.

Интеграция с почтой

Расширение "Интеграция с почтой" позволяет конвертировать письма в задачи.

Для подключения расширения необходимо перейти в настройки компании - раздел "Расширения" - установить переключатель.

В меню колонок появится новая опция меню "Интеграция с почтой"

Для каждой колонки создается уникальный e-mail адрес.

Все письма, приходящие на этот адрес, автоматически будут превращаться в задачи. 

В настройках интеграции с почтой можно выбрать пользователей, которые будут становиться исполнителями и создателями новых задач.

Зачем это нужно?

• Настройте переадресацию важных писем.
• Автоматически получайте карточки с письмом.
• Обсуждайте информацию в чате.

Идеи – какие письма можно переадресовывать в систему:

• рассылки конкурентов;
• заказы;
• сообщения от клиентов;
• внутренние рассылки по компании;
• рассылка из аналитических и рекламных систем;
• отчеты… 

Формы: ввод данных при совершении действий с задачей

Данное расширение подключает отображение формы: окна с полями, которые требуется заполнить пользователям при переносе, создании или выполнении задачи на доске.

Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания".

После этого в настройках досок в разделе "Настройки расширений" появится пункт "Шаблоны форм":

После нажатия на кнопку "Создать" необходимо будет заполнить следующие данные:

1. Название формы.
2. Условия отображения формы.
   Нужно выбрать вариант, после каких действий форма с полями будет показана:
   - при выполнении задачи
   - при создании задачи в выбранной колонке
   - при переносе задачи в выбранную колонку
3. Поля формы.
   Нужно ввести названия полей, для них можно добавить подсказки, а также можно установить "звездочку" для обязательных полей, без заполнения которых форма не будет сохраняться.

Для сохранения формы нужно снова нажать на кнопку "Создать".

На каждой доске может быть множество форм.
Удалить их можно через нажатие на корзину напротив названия формы.

Формы нельзя скопировать или переместить с одной доски на другую.
Также стоит отметить, что при дублировании досок настройки форм также не копируются, их нужно создавать по-новой.

Суммирование дедлайна подзадач

Данное расширение автоматически проставляет на родительскую задачу сумму всех дедлайнов ее подзадач.
Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания":

После этого для всех задач компании, на всех досках будет показываться сумма Дедлайнов их подзадач: самая ранняя дата начала + самая поздняя дата окончания Дедлайна.

Функция работает только для подзадач первого уровня. Дедлайны подзадач 2-го и следующих уровней не учитываются.

Архивация выполненных задач

Расширение автоматически архивирует выполненные задачи через установленный срок.
Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания".

После этого в настройках всех досок компании в разделе "Настройки расширений" появится пункт "Архивация выполненных задач".
Для включения функции нужно выбрать колонки, для которых будут применяться изменения, также количество дней, по прошествии которых выполненные задачи будут автоматом архивироваться.
Нужно установить галочку "Включить расширение на доске" и нажать на "Применить изменения. В правом углу отобразится надпись "Архивация запущена".

Для отключения функции нужно убрать галочку напротив "Включить расширение на доске", в правом углу надпись изменится на "Архивация остановлена".

• Задачи, выполненные до запуска расширения, не будут перенесены в архив.
• Если задача была выполнена во время работы расширения, то она не будет перенесена в архив после его выключения.
• Если на доске включена основная настройка «Архивировать выполненные задачи», то данное расширение не будет отрабатывать.

Закрепить колонку за исполнителем

Расширение позволяет автоматически назначать исполнителя на все задачи, добавленные в колонку.
Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания".

После этого в меню колонок всех досок компании появится пункт "Закрепить за исполнителем".

При нажатии на данный пункт меню открывается окно, где можно выбрать одного или нескольких исполнителей, также установить галочку удаления с задачи и отписки от чата предыдущего исполнителя.

После добавления настройки под названием колонки показывается спойлер с закрепленными исполнителями.

Обратите внимание: исполнители изменяются только для новых задач, созданных в колонке, а также для задач, которые перемещаются в эту колонку.
Для тех задач, которые были в колонке до добавления функции, изменения не применяются.

Уведомления с доски в Telegram

Расширение позволяет отправлять уведомления в чат Telegram по следующим событиям:

• создание новых задач на доске
• перемещение задач в выбранные колонки
• окончание срока дедлайна в задачах

Данное расширение настраивается отдельно для каждой доски. Если нужно настроить получение уведомлений с разных досок различных проектов, рекомендуем подключить Интеграция с Telegram.

Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания".

После этого в настройках досок в разделе "Настройки расширений" появится пункт меню "Уведомления в Telegram".

Создание бота в Telegram

1. Для интеграции вам нужно создать Telegram бот. Для этого перейдите по ссылке — t.me/botfather
2. Напишите в чат бота команду /newbot

3. Придумайте имя для бота на латинице.
Первое значение - это название, оно может быть любое.
Второе значение будет использоваться в ссылке, оно обязательно должно заканчиваться на "bot" или "_bot" (слитно или через нижнее подчеркивание).
Пример: YouGileteamTEST_bot, в этом случае будет получена ссылка t.me/YouGileteamTEST_bot

4. Вы получите Токен. Пример токена:
“7654318092:AAEFn_SWBunkGERgFEFL-9rbKPKfQzq5zxw”.
Это значение нужно скопировать.

Подключение настроек интеграции на стороне YouGile

5. Далее перейдите в YouGile, нажмите на кнопку "Создать интеграцию" и в этом окне введите токен в поле «Токен Telegram-бота».
Также следует указать название интеграции, выбрать колонки, для которых будут передаваться уведомления в Telegram, и выбрать необходимые типы уведомлений: о создании новых задач, о переносе задач в выбранные колонки, о дедлайне для определенных исполнителей.
После внесения изменений нажмите на "Создать".

Запуск получения уведомлений в чате с ботом или групповом чате

6. Напишите /start в чате с ботом, чтобы начать получать уведомления о задачах.



Вы можете получать уведомления в чат бота или создать групповой чат с ботом и добавить туда других людей.

Создать групповой чат можно из основного меню Telegram, нужно нажать на "New Group".

Далее указать имя группового чата, сохранить его. На этом этапе можно сразу же добавить участников, в том числе бота.

Или же второй вариант: перейти в меню бота и добавить его в групповой чат. Для этого нужно нажать на "Add to Group".

Затем нужно выбрать, в какую группу добавить бота.

После этого подтвердить действие:

Как только бот будет добавлен в групповой чат, в нем нужно написать /start, после этого вы начнете получать уведомления.

Создание задачи в колонке из Telegram

Данное расширение позволяет создавать задачи при помощи Telegram бота.
Это расширение подключается на отдельной доске для определенной колонки. Если нужна возможность выбора колонок, досок проектов, где будет создана задача, рекомендуем подключить расширение Интеграция с Telegram.
Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания".

После этого в настройках досок в разделе "Настройки расширений" появится пункт меню "Создание задач из Telegram".

Создание бота в Telegram

1. Для интеграции вам нужно создать Telegram бот. Для этого перейдите по ссылке — t.me/botfather
2. Напишите в чат бота команду /newbot

3. Придумайте имя для бота на латинице.
Первое значение - это название, оно может быть любое.
Второе значение будет использоваться в ссылке, оно обязательно должно заканчиваться на "bot" или "_bot" (слитно или через нижнее подчеркивание).
Пример: YouGileteamTEST_bot, в этом случае будет получена ссылка t.me/YouGileteamTEST_bot

4. Вы получите Токен. Пример токена:
“7654318092:AAEFn_SWBunkGERgFEFL-9rbKPKfQzq5zxw”.
Это значение нужно скопировать.

Подключение настроек интеграции на стороне YouGile

 5. Далее перейдите в YouGile, нажмите на кнопку "Создать интеграцию" и в этом окне введите токен в поле «Токен Telegram-бота».
Также следует указать название интеграции и выбрать колонку, в которой будет создаваться задача.
После внесения изменений нажмите на "Создать".

Запуск создания задач через чат с ботом или групповой чат

6. В чате с ботом следует написать /start
После этого можно отправлять сообщениями названия задач - они будут создаваться в YouGile

Вы можете создавать задачи через чат с ботом, а также через групповой чат с другими пользователями.

Создать групповой чат можно из основного меню Telegram, нужно нажать на "New Group".

Далее указать имя группового чата, сохранить его. На этом этапе можно сразу же добавить участников, в том числе бота.

Или же второй вариант: перейти в меню бота и добавить его в групповой чат. Для этого нужно нажать на "Add to Group".

Затем нужно выбрать, в какую группу добавить бота.

После этого подтвердить действие:

Как только бот будет добавлен в групповой чат, в нем нужно написать /start, после этого вы можете отправлять названия задач - они будут создаваться в YouGile

Примечание: создание задач из бота и группового чата отличается:
- если используется чат-бот - нужно просто написать название задачи - она будет создана в заданной колонке

- если используется групповой чат - в нем нужно писать /task и название задачи

Интеграция с Telegram

Расширение позволяет создавать задачи в выбранных проектах/ досках/ колонках, а также отправлять уведомления в чат Telegram по следующим событиям:

• назначение исполнителя на задачу
• перемещение задач в выбранные колонки/доски
• окончание срока дедлайна в задачах

Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания".

 
После этого в разделе "Мой профиль" появится пункт меню "Интеграция с Telegram".

Создание бота в Telegram

1. Для интеграции вам нужно создать Telegram бот. Для этого перейдите по ссылке — t.me/botfather
2. Напишите в чат бота команду /newbot

3. Придумайте имя для бота на латинице.
Первое значение - это название, оно может быть любое.
Второе значение будет использоваться в ссылке, оно обязательно должно заканчиваться на "bot" или "_bot" (слитно или через нижнее подчеркивание).
Пример: YouGileteamTEST_bot, в этом случае будет получена ссылка t.me/YouGileteamTEST_bot

4. Вы получите Токен. Пример токена:
“7654318092:AAEFn_SWBunkGERgFEFL-9rbKPKfQzq5zxw”.
Это значение нужно скопировать.

Подключение настроек интеграции на стороне YouGile

Далее перейдите в YouGile в раздел "Мой профиль" - "Интеграция с Telegram", введите токен в поле «Токен Telegram-бота» и нажмите на кнопку "Создать интеграцию".

Настройка уведомлений

После этого можно добавить настройки, по каким типам уведомлений вы хотите получать оповещения в Telegram.
Нужно нажать на "Подключить уведомления":

В открывшемся окне нужно выбрать расположение задач, по которым вы будете получать уведомления (нужно указать проект, доски и колонки).
А также нужно отметить галочками типы получаемых уведомлений:
- о назначении исполнителя
- о перемещении задачи в другую колонку
- об окончании срока Дедлайна (=времени просрочки стикера Дедлайн)

Запуск бота для получения уведомлений и создания задач

Напишите /start в чате с ботом, чтобы начать получать уведомления о задачах, а также, чтобы иметь возможность создавать новые задачи в компании.

Создание задач

Для того, чтобы создать задачу, нужно перейти в чат бота, отправить название задачи в чат, после этого откроется окно, где нужно будет выбрать проект, доску и колонку, где данная задача будет создана.

Таймтрекинг (расширение)

Данное расширение позволяет отслеживать время, затраченное каждым отдельным пользователем на задачу.
(*в отличие от одноименного стикера Таймтрекинг, который может фиксировать только общее время по задаче, для всех ее исполнителей).

Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания":

После этого в настройках досок всех проектов компании появится пункт "Таймтрекинг":

Нужно установить галочку напротив "Включить расширение на доске" - и функция будет запущена.
Также можно отметить пункт "Всегда отображать на всех задачах".

Работа с Таймтрекингом на задачах доски

После добавления настроек на задачах доски появится новый тип стикера, каждый из пользователей может нажать на "Запустить" - начнется отсчет времени именно для этого пользователя.

Для остановки и фиксирования значения нужно нажать на "Остановить".

Также есть возможность добавления времени вручную.

Отчеты Таймтрекинга

В разделе "Отчеты" появится новая вкладка "Таймтрекинг", где будет собираться статистика по значениям таймтрекинга на задачах компании.

В настройках отчета можно применить фильтрацию

• по исполнителю
• по таймтрекеру (с учтенным временем / без учтенного времени)
• по датам
• по расположению
• кого из пользователей отображать в колонках

Отчёт о затраченном времени отражает реальную картину:

• куда уходит время у сотрудника,
• сколько часов исполнители потратили на задачу

Напоминание в задаче

Расширение позволяет добавить стикер-напоминание в карточке задачи с любым текстом.
Уведомление с напоминанием придет в чат в заданное время.

Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания":

После этого напоминания можно будет устанавливать во всех задачах компании (кроме задач в приватных списках в разделе "Мои задачи").

Установка напоминаний в задачах

Напоминание устанавливается как стикер с карточки задачи на доски:

Или же в открытой задачи в правой панели, из вкладки "Инфо/Лог":

Необходимо ввести текст напоминания, а также время, когда вам придет уведомление



К каждой задаче можно добавить множество напоминаний.

Напоминания нельзя отредактировать, их можно только удалить. Если нажать на "открепить" - уберется стикер со всеми настроенными напоминаниями:

Работа уведомлений по напоминаниям

По настроенным напоминаниям в назначенное время в чат приходит сообщение от системного пользователя YouGile, которое закрепляется в самом верху чата быстрой ссылкой.

Уведомления по этим сообщениям приходят тем пользователям, которые подписаны в чат задачи:

* В системе также есть стикер Дедлайн, который позволяет устанавливать время окончания задачи, напоминание о дедлайне + время начало задачи. Он отправляет уведомления об окончании Дедлайна только исполнителям.
Удобно ставить интервал дедлайна и смотреть за выполнением задач на временной шкале, в Ганте или Календаре. Подробнее в статье Дедлайн

Таймер Помодоро

Таймер Pomodoro помогает повысить продуктивность и увеличить скорость достижения целей.
Включить расширение может только администратор компании из раздела "Моя компания" в галерее расширений.

После этого в разделе "Мой профиль"- "Внешний вид системы" у каждого пользователя появится опция "Включить таймер Помодоро".

При включении в нижнем правом углу появится Таймер.

Можно посмотреть его расписание при нажатии на "i"

При нажатии на "Старт" начинается период фокусировки (25 минут).
После того, как время выйдет, начнётся 5-минутный перерыв.
После четырёх таких циклов — длинный перерыв 15 минут.

Можно ставить каждый из режимов на паузу или переключаться с одного режима на другой:

Папки в чатах

Расширение позволяет настроить папки в правой панели в списке чатов, чтобы видеть только те чаты, которые нужны пользователю в данный момент.

Включить расширение может только администратор компании из раздела "Моя компания" в галерее расширений.

После включения расширения у всех пользователей компании в правой панели с чатами появятся кнопки для перехода в меню создания и редактирования папок.

При нажатии на "+" открывается окно со списком всех папок и кнопкой "Создать".

При создании папок вам доступно 16 гибких фильтров настройки чатов.

Например, можно создать папку, в которой будут отображаться только все ваши групповые чаты:
Для этого нужно написать название папки, отметить галочками выбранные фильтры и нажать на "Добавить".

Или же можно создать папку с непрочитанными сообщениями из задач определенного проекта

Папки можно редактировать, менять их порядок, а также удалять.

Можно создать любое количество папок, они будут отображаться в веб-версии и десктоп-приложении (в мобильном приложении функция не поддерживается).

Workflow: настройка рабочего процесса

Расширение позволяет установить запреты на перемещение и создание задач на доске, тем самым создать маршрут для задачи.
Workflow - это строго настроенный рабочий процесс. Строгие правила помогают действовать без ошибок.

Включить расширение может только администратор компании из раздела "Моя компания" в галерее расширений.

После подключения в настройках доски каждого проекта появится пункт меню "Workflow: автоматизация рабочего процесса".

В открывшемся окне можно выбрать, в каких колонках будет разрешено создание задач для пользователей, добавленных в проект (в остальных колонках создание задач будет запрещено).

Также можно настроить, из каких колонок можно перемещать задачи в другие колонки.
После того, как вы добавили настройки, нужно нажать на "Сохранить".

CRM: работа со сделками

Простая CRM для небольшой команды: можно вести сделки и хранить данные о клиенте.

Включить расширение можно в Галерее расширений в разделе «Моя компания»:

Важно: необходимо обновить страницу после установки расширения

После в разделе «Моя компания» у вас появится возможность добавить CRM-проект:

В проекте у вас создастся доска со стандартными колонками: Первое касание; Коммерческое предложение; Ожидание оплаты; ✅ Успешные; ❌ Отказы. При добавлении сделки в любой из колонок у вас отобразится форма:

Обратите внимание: при создании сделки обязательно нужно заполнить одно из полей — «Контактное лицо» или «Компания». Без этого сделка не будет добавлена.

Все введенные данные о контактах и компаниях автоматически попадают во внутреннюю базу. В ближайших обновлениях мы добавим отдельный раздел для просмотра и управления этой базой клиентов.

Перейдя по карточке сделки, вы можете просмотреть историю сделки, информацию о клиенте и чат:

Во вкладке «О клиенте» доступны:

• Назначение ответственного менеджера (исполнителя);
• Заполнение данных контактного лица и компании;
• Добавление пользовательских (кастомных) полей.

При нажатии "+Добавить поле" вы попадете в настройки воронки:

Также в карточке сделки есть вкладка «История сделки». В ней вы сможете просмотреть текущую историю, а также добавить Дело или Комментарий:

При переносе сделки между колонками также отобразится информация в истории:

Аналитика

В режиме отображения «Аналитика» можно просмотреть конверсионную воронку:

Конверсионная воронка продаж показывает, как сделки проходили через этапы воронки.
Даже если сделка была выиграна раньше, она всё равно отображается на всех стадиях — это даёт полную картину:

• понимание, какие этапы работают хорошо,
• выявление «слабых мест», где теряются клиенты.

Фильтр «Дата создания» отбирает сделки по дате создания и показывает, на каком этапе они сейчас.

Доступ к отображению графиков в разделе «Аналитика» будет открыт только при условии наличия на доске колонок ✅ Успешные и ❌ Отказы