Стикеры
- Стикеры
- Стикеры с состояниями
- Стикер "Свободное текстовое поле"
- Стикер "Свободное числовое поле"
- Стикеры для управления ресурсами времени
- Таймтрекинг
- Регулярные задачи
- Секундомер
- Таймер
- Дедлайн
Стикеры
Стикеры — инструмент, позволяющий как дифференцировать задачи по определенному признаку, так и назначать им исполнителей, устанавливать дедлайны, а также вести учет по времени, сколько задача была в работе.
Добавить стикер на доску можно через панель стикеров, нажав на "+".
Откроется меню настроек доски в разделе "Стикеры".
Стикеры Исполнитель, Приоритет, Таймтрекинг, Секундомер, Таймер, Дедлайн и Регулярная задача добавляются на доску через кнопку "Назад к списку стикеров доски".
Для стикеров: свободное числовое поле, свободное текстовое поле, набор заданных состояний и спринт нужны дополнительные настройки.
Также из данного меню можно удалить стикер с доски, или полностью из компании.
Исполнитель
Стикер для назначения ответственного пользователя на задачу. К каждой задаче может быть добавлен только 1 исполнитель.
Подробнее про назначение исполнителя в статье Как назначить исполнителя на задачу?
Текстовые стикеры
Можно создать стикер с произвольными текстовыми значениями, присвоить разные цвета и выбрать иконку. В итоге на доске задачи наглядно разделены по приоритетам, сложности и любым другим параметрам характерным для конкретного проекта.
Простой, гибкий и наглядный инструмент.
Подробнее про данный тип стикера в статье Стикеры с текстовыми состояниями
Секундомер
На задачу можно набросить секундомер, который остановится, когда задача будет закрыта.
Вся команда может наглядно видеть, сколько задача уже находится в открытом состоянии. При анализе завершенных проектов можно видеть, сколько ушло на выполнение задач с точностью до секунды.
Таймер
Отличный способ видеть как истекает время, отведенное для закрытия задачи.
Стикер "Таймер" можно набросить на любую задачу и начнется обратный отсчет установленного времени. Удобно использовать при командной работе и постоянно видеть, что до завершения осталось, например, 1 день 15 часов 7 минут.
Дедлайны
Никто не забудет про срок к которому запланировано выполнение задачи. Можно получить нотификацию на телефон и почту. Можно получить напоминание заранее, например, за 3 часа.
Напоминание может помочь вспомнить о планерке — информация отправляется всем подписанным на задачу.
Стикер с интервалами дат (спринт)
Позволяет распределять задачи по временным отрезкам (Спринтам). Обычно спринт — это 1-3 недели.
Очень распространенный инструмент во всех Agile-методологиях. Позволяет реализовывать проект небольшими циклами/итерациями.
Регулярные задачи
Для автоматического создания задач, повторяющихся на регулярной основе.
Подробнее в статье Регулярные задачи
Стикеры с состояниями
В системе есть возможность создать свои стикеры с произвольными текстовыми состояниями, присвоить им разные цвета и выбрать иконку.
При помощи стикеров с состояниями можно наглядно разделить задачи на доске по приоритетам, сложности и любым другим параметрам, характерным для конкретного проекта.
Создание и редактирование стикера
Для создания стикера нужно нажать на "плюс" из панели стикеров.
Далее в разделе "Стикеры доски" нажать на "Создать стикер"
В окне создания нового стикера следует выбрать тип стикера "Стикер с состояниями", ввести его название, выбрать иконку и добавить состояния. Для разных состояний можно выбрать соответствующие цвета. После внесения изменений нажать на "Создать".
Вы можете добавить новые состояния для сохраненного стикера, открыв его меню. Также отредактировать состояния стикера можно через "шестеренку"
Удаление стикера с доски и из системы
Стикер можно убрать с доски через переключатель в разделе "Стикеры доски"
При нажатии на корзину, если стикер находится на нескольких досках, стикер можно удалить с текущей доски. Если же это единственная доска, на которой он находится, стикер будет полностью удален из системы.
Фильтрация по состояниям стикера
После того, как стикер с разными состояниями будет добавлен к задачам на доске, вы сможете фильтровать задачи, по одному или нескольким выбранным признакам.
Также фильтрация по состояниям стикера возможна в сводках и отчетах.
Про использование отчётов и сводок больше информации в статье Отчеты и Сводки
Автоматизации стикера с состояниями
В разделе "Стикеры доски" есть возможность настроить автоматизации для стикера с состояниями.
1) Можно настроить, чтобы при создании задач на доске система требовала либо же предлагала указать значение
- настройка "Требовать указать значение":
- настройка "Предлагать указать значение":
2) Также можно настроить, чтобы при создании задачи ей сразу присваивалось одно из состояний стикера:
Создаем задачу:
После сохранения видим, что к ней добавлен стикер с состоянием:
Стикер "Свободное текстовое поле"
В системе есть возможность создать свои стикеры со свободным полем для ввода текстовых значений.
При добавлении данного типа стикера на задачу вы сможете указать произвольное значение.
Для создания стикера нужно нажать на "плюс" из панели стикеров.
Далее в настройках доски в разделе "Стикеры" нужно нажать на "Свободное текстовое поле" 
В окне создания нового стикера следует ввести его название, выбрать иконку.
Также можно установить автоматизацию: при создании задач требовать или предлагать указать значение.
Еще можно включить опцию "Показывать название в стикере на доске перед значением".
После внесения изменений нажать на "Создать".
Стикер "Свободное числовое поле"
В системе есть возможность создать свой стикер с числовым полем.
При добавлении данного типа стикеров на задачу можно указать целое числовое значение.
Для создания стикера нужно нажать на "плюс" из панели стикеров.
Далее настройках доски в разделе "Стикеры" нажать на "Свободное числовое поле"
В окне создания нового стикера следует ввести его название, выбрать иконку.
Также есть возможность настроить автоматизацию: при создании задачи требовать или указать значение.
Можно включить опцию отображения суммы значений данного стикера рядом с названием колонки.
И еще одна настройка - "Показывать название в стикере на доске перед значением".
После внесения корректировок следует нажать на "Создать"
Стикеры для управления ресурсами времени
В YouGile есть стикеры, позволяющие управлять ресурсами времени:
Дедлайн, Таймер, Секундомер, Таймтрекинг и стикер с интервалами дат.
Дедлайн
Стикер присутствует по умолчанию на каждой новой доске.
Он позволяет запланировать задачу,а также напоминает пользователям о задаче, уведомляя о ней до наступления дедлайна. Можно получить нотификацию на телефон и почту. Можно получить напоминание заранее, например, за 3 часа.
Чтобы установить сроки выполнения задачи, нужно прикрепить стикер "Дедлайн" к задаче.
Затем следует нажать на него мышкой, и из календаря выбрать дату окончания задачи, установить время, при необходимости. Можно установить напоминания о задаче за 1 , 4 8 часа или сутки до наступления дедлайна.
После установки даты окончания задачи вверху появится кнопка "Добавить дату начала".
После нажатия на неё можно установить дату начала задачи.
Чтобы изменить назначенный дедлайн, нужно нажать на стикер "Дедлайн" на задаче, и далее- на "Изменить"
Уведомления - напоминания о дедлайне, а также уведомления в случае просрочки задачи приходят в систему, а также на почту пользователю, назначенному на задачу, а также подписчикам задачи.
Установить дату начала и окончания задачи также можно, переключив доску в вид Ганта.
Здесь даты начала и конца задачи задаются простым перетаскиваем.
Таймер
Стикер "Таймер" можно набросить на любую задачу. После этого его необходимо запустить, через верхнюю стрелку добавить время, и начнется обратный отсчет установленного времени.
Секундомер
На задачу можно набросить секундомер, который остановится, когда задача будет закрыта.
Вся команда может наглядно видеть, сколько задача уже находится в открытом состоянии. При анализе завершенных проектов можно видеть, сколько ушло на выполнение задач с точностью до секунды.
Таймтрекинг
Таймтрекинг — инструмент для управления временем в команде. Собирает информацию о запланированном и фактическом времени, потраченном на задачу, и формирует из этих данных отчеты.
Подробнее в статье Таймтрекинг
Стикеры с интервалами дат
Позволяет распределять задачи по временным отрезкам (Спринтам). Обычно спринт — это 1-3 недели. Очень распространенный инструмент во всех Agile-методологиях. Позволяет реализовывать проект небольшими циклами/итерациями.
Таймтрекинг
Таймтрекинг — инструмент для управления временем в команде. Собирает информацию о запланированном и фактическом времени, потраченном на задачу, и формирует из этих данных отчеты.
Для использования данного стикера сначала его следует добавить на доску из панели стикеров.
Теперь на всех задачах доски появится стикер "Таймтрекинг", который можно заполнить.
В поле "План" нужно записать количество часов, которое планируется потратить на задачу.
В поле "Факт" — время, которое реально потребовалось для выполнения задачи.
Часы автоматически переводятся в дни и недели: 8 часов = 1 день, 5 дней = 1 неделя.
Можно указывать промежуточный результат фактического времени, при работе над задачей, и редактировать данные через кнопку "Изменить".
После заполнения Плана и Факта стикер на задаче показывает прогресс выполнения.
Если фактическое время больше запланированного, стикер приобретает красный цвет.
В настройках стикера можно указать колонку закрытых задач, а также колонку, в которой стикер не будет прикрепляться к задачам.
Вся заполненная информация по Таймтрекингу собирается в отчет. Перейти к нему можно, нажав в настройках стикера на "Статистика".
Можно выполнить сортировку по пользователю, названию задачи, плану, факту, датам создания и закрытия. Посмотреть данные за выбранный период по всем задачам, только открытым или только закрытым.
Полученный отчет доступен для скачивания в формате Excel.
Регулярные задачи
Для автоматического создания задач, повторяющихся на регулярной основе, в YouGile используется стикер "Регулярные задачи".
Настройки стикера "Регулярная задача" доступны администраторам компании, а также пользователям с ролями Управляющий и Сотрудник.
Другие пользователи не имеют доступа к данной функции.
При помощи стикера любую задачу можно превратить в повторяющуюся.
Для настройки процесса создания задач необходимо добавить этот стикер на доску: необходимо нажать на "+" в панели стикеров", далее в разделе "Стикеры доски" включить переключатель напротив стикера "Регулярная задача".
Далее нужно зайти в настройки стикера на панели стикеров и открыть редактор шаблонов.
Создать необходимое количество шаблонов регулярных задач, их интервалы повторения и отредактировать непосредственно шаблон задач: можно добавить стикеры, исполнителей, описание, чеклисты.
Вы можете также настроить в шаблоне доступные стикеры доски. Обратите внимание, что стикер "Дедлайн" указывается для ближайшего повторения. После повторения он автоматически сместится.
После сохранения в списке сразу видны условия повторения и дата создания ближайшей задачи по каждому шаблону.
Стикер на задаче будет создаваться системой автоматически.
Ссылки на созданные повторяющиеся задачи из одной цепочки отображаются в задаче, во вкладке "Задача" - Ссылки на другие задачи - Повторения задачи:
Регулярные задачи в Календаре будут отображаться только после создания задачи, заранее они не появятся.
К примеру, создана регулярная задача в понедельник 1-го числа с ежедневным повторением в 12:00. Сегодня пятница 5-е число 11:20, - это значит, что в календаре будут отображаться только 4 задачи (от 1-го числа в 12:00, от 2-го числа в 12:00 и от 3-го числа в 12:00), потому что они уже "создались". Оставшиеся запланированные повторы появятся только после создания.
Видеообзор функции:
Секундомер
Секундомер позволяет увидеть, сколько времени было затрачено на выполнение той или иной задачи с точностью до секунды.
Это системный стикер. На новые доски он не добавлен по умолчанию, его нужно включить через настройки доски.
После этого стикер появится на доске, его можно будет перетащить на задачу из панели стикеров или же добавить через "+" на задаче.
Секундомер сразу же начнёт отсчёт. Его можно останавливать, затем запускать повторно.
При этом будет отображаться статистика, кто из пользователей останавливал и запускал секундомер.
Данные по стикеру заносятся системой, отредактировать вручную значение нет возможности.
Автоматизации секундомера
Можно настроить автозапуск секундомера при создании задач и выключение при их выполнении.
Для этого нужно пройти к настройкам Секундомера и нажать на "Настроить".
В открывшемся окне установить галочки:
- Автоматически запускать при появлении задач на доске
- Останавливать при выполнении задачи
и нажать на "Сохранить".
Также можно настроить, чтобы Секундомер перезапускался при переносе задачи из одной колонки в другую, сохраняя свою историю, и показывал сумму по колонкам.
Для этого нужно установить галочку напротив опции:
- Перезапускать при переносе задачи между колонками, показывать сумму по колонкам.
и нажать на "Сохранить"
После переноса задачи из одной колонки в другую в пределах доски под Секундомером можно будет увидеть информацию, сколько времени в каждой из колонок была задача с включенным секундомером, также будет видна сумма по этим колонкам.
При перемещении задачи из одной доски в другую, даже если на этих двух досках включена автоматизация перезапуска секундомера и отображения суммы по колонкам, будет показываться информация только по текущей доске.
Отображение секундомера в отчётах
Для просмотра статистики по Секундомеру можно из раздела "Отчёты" - "Таблицы" создать отчёт.
В настройках отчёта в текущий состав колонок нужно добавить Секундомер.
В полученной таблице можно увидеть колонку с данными по Секундомеру в задачах. Значения переводятся в часы.
Чтобы получить сумму секундомера по всем задачам в таблице, отчёт можно скачать в xlsx и суммировать значения в excel (в системе нет суммирования по секундомеру, только по стикеру с числовыми полями и таймтрекингу).
В компании можно посмотреть в виде графика, сколько в среднем задачи провели в колонках, для этого воспользуйтесь инструментом Отчёты "Время в колонках".
Таймер
Таймер используется для обратного отсчёта времени на задаче.
Это системный стикер. На новые доски он не добавлен по умолчанию, его нужно включить через настройки доски.
После этого стикер появится на доске, его можно будет перетащить на задачу из панели стикеров или же добавить через "+" на задаче.
Прежде, чем включить таймер, сначала нужно установить в нём нужное значение.
Например, нужно сделать задачу за 4 часа: надо через нажатие на стрелочку вверх установить 4 часа, после этого нажать на кнопку "Запустить".
Начнется отсчёт времени на задаче.
Таймер можно остановить, изменить в нём значение времени, запустить повторно.
Информация об этих действиях будет отображаться в статистике под стикером.
Если Таймер не будет остановлен в течение заданного отрезка времени, он начнёт отсчёт в отрицательную сторону.
Таким образом, можно будет увидеть, сколько часов/минут не хватило для выполнения задачи в запланированное время.
Дедлайн
Дедлайн - это стикер, который предназначен для установки сроков выполнения задач.
По времени окончания Дедлайна можно получать уведомления в веб-версии, десктоп-приложении, мобильном приложении, а также на почту.
Дедлайн является системным стикером, он добавлен по умолчанию на новые доски.
Установка Дедлайна. 2 режима работы
Дедлайн можно перетащить на задачу с панели стикеров, добавить через "+" на карточку задачи или же добавить через "Инфо/Лог" в открытой задаче в правой панели.
При нажатии на стикер откроется календарь, где можно будет выбрать дату и время окончания дедлайна.
У стикера есть два режима работы:
- можно установить только дату окончания дедлайна
- можно установить интервал: дату начала дедлайна + дату окончания дедлайна
Последний примененный режим запоминается и применяется при установке стикера на следующей задаче
Работа уведомлений по Дедлайну
По дате окончания дедлайна, а также по напоминанию, которое выставлено за определенное время до окончания дедлайна, приходят уведомления Исполнителю задачи.
То есть чтобы получать уведомления о просроченном Дедлайне, надо обязательно быть исполнителем в задаче.
О дате начала дедлайна уведомлений нет.
Дополнительных уведомлений установить нельзя, максимум можно два уведомления получить по задаче.
Если нужно сделать, чтобы по определенной задаче были регулярные напоминания, например, раз в неделю или раз в месяц, рекомендуем воспользоваться функцией Регулярные задачи
Цвет стикера
Основной цвет Дедлайна, который не просрочен - серый.
Для Дедлайна в режиме интервала (когда выбрана дата начала+дата окончания задачи) есть желтый цвет для сегодняшней даты.
При просрочке стикер Дедлайна становится красным.
Если используется функция цветных задач, в них Дедлайн цвет менять не будет. В цветных задачах все стикеры обесцвеченные.
Фильтрация по Дедлайну
На доске можно отфильтровать задачи по Дедлайну.
Фильтрация работает только для задач доски. Для подзадач она не реализована
Фильтр учитывает только дату окончания дедлайна. Дата начала дедлайна не учитывается.
Дедлайн в виде Ганта и Календаря
При установке сроков задач в виде Ганта на задачу сразу же добавляется стикер Дедлайн.
Сроки задач в Календаре также соответствуют стикеру Дедлайн.
Статистика по просроченным задачам в проекте / компании
Если нужно посмотреть все просроченные задачи определенного пользователя или же все просроченные задачи в проекте/ компании, рекомендуем воспользоваться сводками или же табличными отчетами. Подробная инструкция по этим инструментам здесь.
В настройках сводки или отчёта нужно установить фильтрацию по стикеру Дедлайна, выбрать вариант "Истёк".
Автоматизации дедлайна
Для Дедлайна можно добавить настройку, чтобы при создании задачи система требовала или предлагала его заполнить.
Также можно настроить, чтобы Дедлайн отображался в виде Таймера на карточке, если до окончания срока осталось менее 1 дня.
