Стикеры

Стикеры для управления ресурсами времени

В YouGile есть стикеры, позволяющие управлять ресурсами времени:

Дедлайн, Таймер, Секундомер, Таймтрекинг и стикер с интервалами дат.

  

Дедлайн

Стикер присутствует по умолчанию на каждой новой доске.

Он позволяет запланировать задачу,а также напоминает пользователям о задаче, уведомляя о ней до наступления дедлайна. Можно получить нотификацию на телефон и почту. Можно получить напоминание заранее, например, за 3 часа.

Чтобы установить сроки выполнения задачи, нужно прикрепить стикер "Дедлайн" к задаче.

Затем следует нажать на него мышкой, и из календаря выбрать дату окончания задачи, установить время, при необходимости. Можно установить напоминания о задаче за 1 , 4 8 часа или сутки до наступления дедлайна. 

После установки даты окончания задачи вверху появится кнопка "Добавить дату начала".

После нажатия на неё можно установить дату начала задачи.

изображение.png

Чтобы изменить назначенный дедлайн, нужно нажать на стикер "Дедлайн" на задаче, и далее- на "Изменить" 

изображение.png

Уведомления - напоминания о дедлайне, а также уведомления в случае просрочки задачи приходят в систему, а также на почту пользователю, назначенному на задачу, а также подписчикам задачи.

Установить дату начала и окончания задачи также можно, переключив доску в вид Ганта.

Здесь даты начала и конца задачи задаются простым перетаскиваем.

image.png

Таймер

Стикер "Таймер" можно набросить на любую задачу. После этого его необходимо запустить, через верхнюю стрелку добавить время, и начнется обратный отсчет установленного времени.

изображение.png

Секундомер

На задачу можно набросить секундомер, который остановится, когда задача будет закрыта.

Вся команда может наглядно видеть, сколько задача уже находится в открытом состоянии. При анализе завершенных проектов можно видеть, сколько ушло на выполнение задач с точностью до секунды. 



Таймтрекинг 

Таймтрекинг — инструмент для управления временем в команде. Собирает информацию о запланированном и фактическом времени, потраченном на задачу, и формирует из этих данных отчеты.
Подробнее в статье Таймтрекинг




Стикеры с интервалами дат

Позволяет распределять задачи по временным отрезкам (Спринтам). Обычно спринт — это 1-3 недели. Очень распространенный инструмент во всех Agile-методологиях. Позволяет реализовывать проект небольшими циклами/итерациями.


Таймтрекинг



Таймтрекинг — инструмент для управления временем в команде. Собирает информацию о запланированном и фактическом времени, потраченном на задачу, и формирует из этих данных отчеты.

Для использования данного стикера сначала его следует добавить на доску из панели стикеров.

image.png

Теперь каждая новая задача на доске автоматически будет требовать заполнить поле с оценкой времени, необходимом для выполнения задачи.

Если поле останется пустым, стикер на задаче будет об этом информировать.

В поле "План" нужно записать количество часов, которое планируется потратить на задачу.

В поле "Факт" — время, которое реально потребовалось для выполнения задачи.

image.png

Часы автоматически переводятся в дни и недели: 8 часов = 1 день, 5 дней = 1 неделя.

Можно указывать промежуточный результат фактического времени, при работе над задачей, и редактировать данные через кнопку "Изменить".

После заполнения Плана и Факта стикер на задаче показывает прогресс выполнения.

image.png

Если фактическое время больше запланированного, стикер приобретает красный цвет.

image.png

В настройках стикера можно указать колонку закрытых задач, а также колонку, в которой стикер не будет прикрепляться к задачам.

image.png

Вся заполненная информация по Таймтрекингу собирается в отчет. Перейти к нему можно, нажав в настройках стикера на "Статистика".

image.png

Можно выполнить сортировку по пользователю, названию задачи, плану, факту, датам создания и закрытия. Посмотреть данные за выбранный период по всем задачам, только открытым или только закрытым.

Полученный отчет доступен для скачивания в формате Excel.




Стикеры с состояниями



В системе есть возможность создать свои стикеры с произвольными текстовыми состояниями, присвоить им разные цвета и выбрать иконку.

При помощи стикеров с состояниями можно наглядно разделить задачи на доске по приоритетам, сложности и любым другим параметрам, характерным для конкретного проекта.

Для создания стикера нужно нажать на "плюс" из панели стикеров.

Screenshot_22.png

Далее в разделе "Стикеры доски" нажать на "Создать стикер"

Screenshot_23.png

В окне создания нового стикера следует выбрать тип стикера "Стикер с состояниями", ввести его название, выбрать иконку и добавить состояния. Для разных состояний можно выбрать соответствующие цвета. После внесения изменений нажать на "Создать".

Screenshot_24.png

Вы можете добавить новые состояния для сохраненного стикера, открыв его меню. Также отредактировать состояния стикера можно через "шестеренку"

Screenshot_25.png

Стикер можно убрать с доски через переключатель в разделе "Стикеры доски"

Screenshot_26.png

При нажатии на корзину, если стикер находится на нескольких досках, стикер можно удалить с текущей доски. Если же это единственная доска, на которой он находится, стикер будет полностью удален из системы.

Screenshot_27.png

Screenshot_28.png

После того, как стикер с разными состояниями будет добавлен к задачам на доске, вы сможете фильтровать задачи, по одному или нескольким выбранным признакам.

Screenshot_29.png

Также фильтрация по состояниям стикера возможна в сводках и отчетах.

Screenshot_30.png

Про использование отчётов и сводок больше информации в статье Отчеты и Сводки


В разделе "Стикеры доски" есть возможность настроить автоматизации для стикера с состояниями.

1) Можно настроить, чтобы при создании задач на доске система требовала либо же предлагала указать значение

Screenshot_32.png

       - настройка "Требовать указать значение":

     Screenshot_31.png

       - настройка "Предлагать указать значение":

      Screenshot_33.png

2) Также можно настроить, чтобы при создании задачи ей сразу присваивалось одно из состояний стикера:

Screenshot_34.png

          Создаем задачу:

          Screenshot_36.png 
          После сохранения видим, что к ней добавлен стикер с состоянием:

          Screenshot_38.png

Регулярные задачи

Для автоматического создания задач, повторяющихся на регулярной основе, в YouGile используется стикер "Регулярные задачи".

Настройки стикера "Регулярная задача" доступны администраторам компании, а также пользователям с ролями Управляющий и Сотрудник.

Другие пользователи не имеют доступа к данной функции.

При помощи стикера любую задачу можно превратить в повторяющуюся.

Для настройки процесса создания задач необходимо добавить этот стикер на доску: необходимо нажать на "+" в панели стикеров", далее в разделе "Стикеры доски" включить переключатель напротив стикера "Регулярная задача".

image.png

image.png

Далее нужно зайти в настройки стикера на панели стикеров и открыть редактор шаблонов.

image.png

Создать необходимое количество шаблонов регулярных задач, их интервалы повторения и отредактировать непосредственно шаблон задач: можно добавить стикеры, исполнителей, описание, чеклисты. ( с подзадачами работа регулярных задач пока не реализована, подзадачи не нужно добавлять в шаблон регулярных задач)

image.png

После сохранения в списке сразу видны условия повторения и дата создания ближайшей задачи по каждому шаблону.

image.png
Стикер на задаче будет создаваться системой автоматически.

image.png

Ссылки на созданные повторяющиеся задачи из одной цепочки отображаются в задаче, во вкладке "Задача" - Ссылки на другие задачи - Повторения задачи:

image.png



Стикеры



Стикеры — инструмент, позволяющий как дифференцировать задачи по определенному признаку, так и назначать им исполнителей, устанавливать дедлайны, а также вести учет по времени, сколько задача была в работе.

Добавить стикер на доску можно через панель стикеров, нажав на "+".

image.png

Откроется меню создания нового стикера.

Стикеры Исполнитель, Таймтрекинг, Секундомер, Таймер, Дедлайн и Регулярная задача добавляются на доску через щелчок левой кнопкой мыши.

Для Текстового стикера и стикера с интервалами дат нужны дополнительные настройки.

Также из данного окна можно удалить стикер с доски, или полностью из компании.

Созданный на другой доске стикер можно добавить из списка в самом низу окна.

image.png

Исполнитель

Стикер для назначения ответственного пользователя на задачу. К каждой задаче может быть добавлен только 1 исполнитель. 

Подробнее про назначение исполнителя в статье Как назначить исполнителя на задачу?

Текстовые стикеры

Можно создать стикер с произвольными текстовыми значениями, присвоить разные цвета и выбрать иконку. В итоге на доске задачи наглядно разделены по приоритетам, сложности и любым другим параметрам характерным для конкретного проекта.

Простой, гибкий и наглядный инструмент. 

Подробнее про данный тип стикера в статье Стикеры с текстовыми состояниями

Секундомер 

На задачу можно набросить секундомер, который остановится, когда задача будет закрыта.

Вся команда может наглядно видеть, сколько задача уже находится в открытом состоянии. При анализе завершенных проектов можно видеть, сколько ушло на выполнение задач с точностью до секунды. 

Таймер

Отличный способ видеть как истекает время, отведенное для закрытия задачи.

Стикер "Таймер" можно набросить на любую задачу и начнется обратный отсчет установленного времени. Удобно использовать при командной работе и постоянно видеть, что до завершения осталось, например, 1 день 15 часов 7 минут.

Дедлайны 

Никто не забудет про срок к которому запланировано выполнение задачи. Можно получить нотификацию на телефон и почту. Можно получить напоминание заранее, например, за 3 часа.

Напоминание может помочь вспомнить о планерке — информация отправляется всем подписанным на задачу.   

Стикер с интервалами дат (спринт)

Позволяет распределять задачи по временным отрезкам (Спринтам). Обычно спринт — это 1-3 недели.

Очень распространенный инструмент во всех Agile-методологиях. Позволяет реализовывать проект небольшими циклами/итерациями. 

Регулярные задачи

Для автоматического создания задач, повторяющихся на регулярной основе.

Подробнее в статье Регулярные задачи

Стикер "Свободное текстовое поле"

В системе есть возможность создать свои стикеры со свободным полем для ввода текстовых значений.
При добавлении данного типа стикера на задачу вы сможете указать произвольное значение.

Screenshot_59.png

Для создания стикера нужно нажать на "плюс" из панели стикеров.

Screenshot_6.png

Далее в настройках доски в разделе "Стикеры" нужно нажать на "Свободное текстовое поле" 

Screenshot_7.png

В окне создания нового стикера следует ввести его название, выбрать иконку.
Также можно установить автоматизацию: при создании задач требовать или предлагать указать значение.
Еще можно включить опцию "Показывать название в стикере на доске перед значением".
После внесения изменений нажать на "Создать".

Screenshot_8.png


Стикер "Свободное числовое поле"

В системе есть возможность создать свой стикер с числовым полем.
При добавлении данного типа стикеров на задачу можно указать целое числовое значение.

Запись экрана 2023-06-07 в 12.34.47.gif


Для создания стикера нужно нажать на "плюс" из панели стикеров.

Screenshot_6.png

Далее настройках доски в разделе "Стикеры" нажать на "Свободное числовое поле"

Screenshot_9.png

В окне создания нового стикера следует ввести его название, выбрать иконку.
Также есть возможность настроить автоматизацию: при создании задачи требовать или указать значение.
Можно включить опцию отображения суммы значений данного стикера рядом с названием колонки.
И еще одна настройка - "Показывать название в стикере на доске перед значением".
После внесения корректировок следует нажать на "Создать"

Screenshot_10.png