- Настройте переадресацию важных писем.
- Автоматически получайте карточки с письмом.
- Обсуждайте информацию в чате.
| ##### [**Общие вопросы**](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/chapter/proektnaia-rabota) Информация об основных функциях системы с пошаговыми инструкциями и видео | ##### [**Управление системой**](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/chapter/administrirovanie) Инструменты для руководителей, настройки управления правами пользователей. Отчеты и сводки | ##### [**Стикеры**](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/chapter/stikery) Детальное описание всех типов стикеров системы, инструкции по созданию и настройке |
| ##### [**Интеграции, доработки** ](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/chapter/dorabotki-sistemy) Интеграции с другими системами. REST API и конфигуратор, примеры скриптов | ##### [**Версии YouGile**](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/chapter/versii-yougile) Облачная и коробочная версии. Десктоп-приложение и мобильное приложение ##### | ##### [**Обучающие видео**](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/chapter/obucayushhie-video) Видео-кейсы внедрения YouGile в больших и маленьких компаниях, обзоры функций |
Базовую инструкцию по настройке коробочной версии (для администраторов) можно найти [по этой ссылке](https://ru.yougile.com/media/docs/admin-guide.html).
Инструкцию по интеграции коробочной версии со своим почтовым сервисом можно найти [по этой ссылке](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/integraciia-korobocnoi-versii-so-svoim-poctovym-serverom).
| Коробочным решением YouGile обеспечивает и конфиденциальность, и надёжность. YouGile устанавливается на сервер вашей компании и полностью независим от облачной версии. У вас находится полный контроль над всеми данными, включая переписку, а также над политикой безопасности и системой резервного копирования. Также вы становитесь независимыми от сбоев, происходящих не по вашей вине. Ещё один аспект безопасности — коробочная версия может работать в локальной сети без доступа в интернет. Вы можете работать в коробочной версии, используя мобильное приложение. При необходимости, можно сделать любые кастомные доработки, используя встроенный редактор кода ([конфигуратор](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/primery-skriptov-konfiguratora)). Коробочная версия доступна для Windows (64bit), Linux (64bit). **Скачать** последнюю версию можно по ссылке [https://ru.yougile.com/self-hosted](https://ru.yougile.com/self-hosted). | [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-07/boxes-v2-denoise.webp) |
Базовую инструкцию по настройке коробочной версии (для администраторов) можно найти [по этой ссылке](https://ru.yougile.com/media/docs/admin-guide.html).
##### Интеграция со своим почтовым серверомМинимальная поддерживаемая коробочной версии для интеграции — 1.75. См. [инструкцию по обновлению](https://ru.yougile.com/media/docs/admin-guide.html#updates).
Для работы модуля интеграции его нужно установить на Linux-хост с белым ip-адресом и установленным docker-compose. В дальнейшем вместо `example.ru` нужно указывать свой **домен**. 1\. Создать на своем домене A-запись для `task.example.ru`, которая будет вести на хост (IP-адрес), где будет находиться модуль почтовой интеграции: [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/LsFizobrazenie.png) 2\. Создать MX-запись для `task.example.ru`, что будет вести на A-запись `task.example.ru`: [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/y82izobrazenie.png) 3\. В файле `conf.json` внести записи: ```json "mailSyncUrl": "http://task.example.ru:9001", "apiSecret": "yoursecret", ``` где в `apiSecret` вы указываете свое произвольное значение. Теперь на хосте, где находится модуль почтовой интеграции, нужно открыть порт 9001 и перезапустить коробку. 5\. Скачать [mailsync.zip](https://help.yougile.com/attachments/30), распаковать и заполнить файл `.env` похожим образом: ```shell YOUGILE_MAILSYNC_IMAP_USER=not-found@task.example.ru YOUGILE_MAILSYNC_IMAP_PASSWORD=<любой пароль> YOUGILE_MAILSYNC_IMAP_HOST=task.example.ru YOUGILE_MAILSYNC_API_SECRET=yoursecret YOUGILE_MAILSYNC_DOMAIN=task.example.ru ``` 6\. Запустить в консоли `./mail-sync.sh` и дождаться сборки двух контейнеров. 7\. Создать адрес колонки в Yougile и отправить по этому адресу письмо. # Администрирование # Добавление и удаление пользователей **Добавить пользователей в компанию можно двумя способами: путем отправки приглашения на почту, а также по быстрой ссылке-приглашению. 1) Добавление пользователей путем отправки приглашения на почту.** В разделе "Моя компания" нужно нажать на "Добавить сотрудника". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/TU6izobrazenie.png) В открывшемся окне нужно указать почты пользователей, на которые будут отправлены приглашения, нажать на "Пригласить сотрудников". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/SFdizobrazenie.png) После успешной отправки приглашения появится уведомление об этом: Приглашенному пользователю на почту придет письмо со ссылкой. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/xGiimage.png) После перехода по ссылке будет предложено зарегистрироваться в системе. Если у пользователя уже есть регистрация в YouGile, он будет сразу же добавлен в компанию (посмотреть список компаний можно из настроек профиля, раздел "Компании"). Если Ваш коллега по какой-то причине не успел зарегистрироваться в системе и ссылка устарела, Вы можете отправить приглашение повторно. Функция добавления пользователя также доступна из верхней панели, из доски проекта. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/mYYizobrazenie.png) **2) Приглашение пользователей по "быстрой" ссылке-приглашению.** Нужно скопировать ссылку из раздела "Моя компания" [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/screenshot-6.png) Далее отправить ссылку сотруднику. После перехода по ссылке появится окно следующего вида: [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/FuYscreenshot-7.png) 1\) Если у пользователя уже есть регистрация с YouGile, нужно нажать "Уже есть аккаунт. Войти". Далее будет предложено ввести логин и пароль. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/uyXscreenshot-9.png) После входа в аккаунт в списке компаний добавится новая рабочая компания. 2\) Второй пусть - это когда у пользователя нет регистрации в YouGile. В этом случае нужно нажать на "Зарегистрировать аккаунт и войти". В открывшемся окне необходимо ввести e-mail, который будет использоваться в качестве логина, имя, а также установить пароль. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/0eDscreenshot-10.png) На почту будет отправлено письмо с подтверждением о регистрации [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/XKLscreenshot-11.png) Далее нужно будет пройти по ссылке с письма и зайти таким образом в компанию. ***! Внимание:*** *Ссылку-приглашение можно редактировать, а также удалять.* Это может быть актуально, если через время какие-то пользователи удаляются. Если они знают ссылку-приглашение, они снова могут зайти в компанию. Также обратите внимание на то, что пользователям, уже добавленным в компанию, можно далее *заходить в нее как по ссылке-приглашению, так и по ссылке [https://ru.yougile.com/](https://ru.yougile.com/)* И в том и в другом случае будет осуществляться вход в аккаунт. ##### Удаление пользователей. **Удалить пользователя** из компании можно также в разделе "Моя компания". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/RM2izobrazenie.png) Опция удаления пользователей доступна только администраторам компаний. После удаления пользователя все задачи в системе остаются без изменений, в том числе и те, в которых этот пользователь был исполнителем. Остаются комментарии в задачах, а также сообщения в групповых чатах. В аккаунте исчезают личные чаты с удаленным пользователем. Но, если пользователя обратно добавить в компанию, личный чат будет восстановлен. Также личный чат с удаленным сотрудником можно найти через чат задачи. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/QOXscreenshot-12.png) ** Назначение администраторов** Добавленным пользователям можно дать права администратора. После нажатия на имя пользователя откроется карточка сотрудника, следует нажать на "Назначить администратором". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/fb2izobrazenie.png) # Роли пользователейПри дублировании родительских задач дублируются только те подзадачи, которые не были перенесены на доску, остальные ведут себя как зеркала.
# Новая страница # Основные действия с проектами #### Создание проектов В компании может быть неограниченное количество проектов. Создать проект можно из раздела "Моя компания" через кнопку "Добавить проект". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/prod-add-proj1.png) Данная кнопка отображается у администраторов компании. Также она может быть доступна руководителям отделов или же всем пользователям в компании. Всё зависит от того, какое разрешение выбрано в [настройках компании](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/nastroiki-kompanii "Настройки компании") администратором. #### Изменение порядка проектов Проекты можно поменять местами путем перетаскивания их в разделе "Моя компания" - Проекты компании" или же в списке в левой панели. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/screenshot-1.png) Каждый пользователь определяет "свой" порядок проектов. Даже если администратор компании установит определенный порядок проектов, изменения будут применены только для него. #### Дублирование проектов Можно создать дубль проекта через меню проекта "Дублировать". Данное действие доступно тем пользователям, у которых есть право на создание проектов. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/prod-dupl-proj1.png) При дублировании копируются полностью доски, колонки, а также все задачи и подзадачи с их статусами. В задачах копируется все содержимое, за исключением сообщений в чатах. Функция используется для копирования проектов, заведенных в качестве шаблонов. *Обратите внимание: созданные роли копируются частично, переносятся разрешения только для уровня проектов, для досок и колонок нужно всё настраивать вручную.* *Настройки передачи задач, шаблоны задач, а также регулярные задачи не копируется, это нужно настраивать заново.* #### Удаление проектов Удалить проект можно через меню проекта. Действие доступно администраторам компании, а также Управляющим проектов. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/prod-proj-delete.png) Удалённые проекты хранятся в системе неограниченное время. Найти и восстановить их можно из раздела "[Лента событий](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/lenta-sobytii "Лента событий")", через фильтрацию по "Удаленным объектам". #### Изменение префикса ID-задач в проектах Каждому проекту при создании автоматически присваивается префикс, на основе его названия. Данный префикс добавляется к ID всех задач, находящихся в проекте. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/prod-pref.png) Это значение можно изменить во время создания проекта или же после, через меню. Система ограничивает создание проектов с одинаковыми префиксами на уровне компании. Нужно использовать новое значение. *Следует отметить, что при удалении проекта префикс не удаляется. Если вы хотите использовать значение, которое было ранее у удаленного проекта, проект можно восстановить, поменять у него префикс, чтобы значение освободилось и снова его удалить. #### Управление пользователями в проектах Добавить и удалить пользователей в проекте может администратор компании или Управляющий проекта. Для добавления пользователей в проект нужно в настройках проекта выбрать им роли. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/prod-add-users-in-proj.png) Можно установить одну из встроенных ролей: Управляющий, Сотрудник или Наблюдатель. Либо же создать свою роль. Для удаления пользователей из проекта, в настройках нужно убрать установленные для них роли. Подробнее о настройках ролей - в статье [Роли пользователей](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/roli-polzovatelei "Роли пользователей"). #### Архивирование проектов Проекты можно заархивировать через меню проекта. Архивы проектов отображаются под спойлером "Заархивированные проекты". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/prod-arch1.png) После архивации задачи проекта перестают отображаться в правой панели, а также в сводках и отчетах. Разархивировать проект можно в любое время через пункт меню "Восстановить из архива". #### Работа с проектами для администрирования Если вы администратор компании, то проекты, в которых вы не принимаете участия, доступны под спойлером "Проекты для администрирования". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/prod-pr-for-adm.png) Этих проектов также нет в левом меню. Чтобы они стали отображаться в основном списке проектов, надо установить себе роль управляющего. *В мобильном приложении отображаются только те проекты, в которые пользователь добавлен с определенной ролью. Чтобы у администратора в приложении отображались проекты для администрирования, нужно добавить себя в них с ролью.* #### Перенос проектов из одной компании в другую Компании изолированы друг от друга, поэтому переместить проекты из одной компании в другую нет возможности. Но можно скачать проект в формате json и загрузить его в другую компанию. Подробнее об этом в статье [Как переместить проекты из одной компании в другую?](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/perenos-proektov-iz-odnoi-kompanii-v-druguiu "Как переместить проекты из одной компании в другую?") # Перенос проектов из одной компании в другую Компании полностью изолированы друг от друга. Продублировать или переместить проекты из одной компании в другую нельзя. Есть метод, позволяющий скачать проект и загрузить его в другую компанию. Можно его использовать.Условие для скачивания: в проекте не должно быть зеркальных колонок и сводок. Их надо удалить, если имеются, после этого проекты можно будет скачать. Роли при этом не будут скопированы, их нужно будет настраивать вручную.
**1) Для скачивания проекта:** Нужно перейти в настройки проектов, подвести курсор мыши к проекту, нажать на shift + левая кнопка мыши - появится меню "Скачать данные этого проекта?". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-61.png) Вы получите файл в формате json, который нужно будет импортировать в другую компанию. **2) Для импорта проекта:** Нужно нажать на shift + левой кнопкой мыши нажать на "Добавить проект" (кнопка сверху"). После этого появится "Импортировать проект из файла". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-60.png) # Групповые чаты В групповой чат можно добавить всех сотрудников компании, какого-либо отдела или проекта. Групповые чаты, как и личные, приватны и видны только участникам чата. Создать чат можно по кнопке “Создать групповой чат” в левой или в правой панели в разделе “Личные чаты”. В открывшемся окне нужно ввести название чата, а также отметить список участников. Обозначения статуса сообщений: - одна серая галочка — никем не прочитано - одна синяя галочка — прочитано некоторыми участниками чата (наведите курсор, чтобы отобразить список прочитавших) - две синих галочки — прочитано всеми участниками чата [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/A6Uimage.png) Чтобы переименовать чат либо изменить в нем состав пользователей, нужно нажать на иконку с карандашом рядом с названием чата. Для удаления чата нужно исключить из него всех пользователей, чат будет удалён автоматически. В правом верхнем углу чата есть отдельная настройка для управления уведомлениями в групповых чатах. При необходимости, можно отключить уведомления для определенных чатов. Настроить, кто имеет право создавать групповые чаты можно в разделе **Моя компания > Настройки компании**: [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/b1Fizobrazenie.png) Пункт **Кто может создавать групповые чаты** позволяет выбрать следующие варианты: - Все пользователи - Руководители отделов компании и администраторы - Только администраторы [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/xqbizobrazenie.png)Подробнее о настройках компании — в статье [Настройки компании](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/nastroiki-kompanii)
# Работа с досками # Основные действия с досками #### Создание досок В каждом проекте может быть любое количество досок. Создать их можно через "+" администратору компании, Управляющему проекта, а также пользователю [с кастомной ролью](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/roli-polzovatelei "Роли пользователей") с разрешением на добавление доски. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/prod-add-board.png) #### Переименование Изменить название доски можно через пункт в меню доски "Переименовать". #### [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/screenshot-78.png) Действие разрешено администратору, Управляющим проекта и пользователям с кастомной ролью с разрешением на изменение названия доски. #### Перемещение Можно переместить доску из одного проекта в другой через меню доски. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/prod-move-board.png) Также доски можно поменять местами путем перетаскивания драг-н-дропом. Действие доступно администраторам, Управляющим проекта и пользователям с кастомной ролью с разрешением на перемещение доски. #### Дублирование Данное действие доступно тем пользователям, которым разрешено создание досок в проекте. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/screenshot-76.png) При дублировании копируется полностью всё содержимое задач, а также настройки стикеров. Настройки шаблонов задач, регулярных задач, а также передачи задач не копируются. #### Удаление Удаление досок разрешено пользователям, у которых есть право на редактирование структуры доски, то есть администраторам, пользователям с ролью Управляющий, а также пользователям с созданными ролями, у которых разрешена данная опция. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/screenshot-77.png) Все удаленные доски можно восстановить в любое время через раздел [Лента событий](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/lenta-sobytii "Лента событий"). #### Фильтрация задач на доске Задачи на доске можно фильтровать по значениям стикера Исполнитель, стикеров с состояниями, временному интервалу, а также по диапазону дат окончания Дедлайна. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/screenshot-75.png) Действие доступно всем пользователям, кроме тех, кому через созданные роли закрыто отображение панели стикеров. #### Переключение видов на досках Каждую доску, кроме колоночного вида, можно представить в виде [Календаря](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/vid-kalendar "Вид Календарь") или [Ганта](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/diagramma-ganta "Диаграмма Ганта"). [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/prod-work-in-boards.png) Во всех этих режимах доступно создание и редактирование задач. В виде Ганта видны полностью все задачи c подзадачами, которые есть на доске, включая задачи и подзадачи из сводок и зеркал. В виде календаря отображаются только те задачи и подзадачи из колонок, сводок и зеркал, у которых есть дедлайны. # Основные действия с колонками #### Создание колонок На каждой доске можно создать любое количество колонок. Создавать, редактировать, удалять и перемещать колонки могут администраторы компании и пользователи с ролью Управляющий. У Сотрудников и Наблюдателей нет такого права. В настройках проекта можно [создать свою роль](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/roli-polzovatelei "Роли пользователей") и в ней разрешить перечисленные действия. #### Дублирование колонок Колонку можно дублировать через её меню. При дублировании копируются полностью все задачи с их статусами. В задачах копируется все содержимое, за исключением сообщений в чатах. Дублировать колонку могут пользователи, у которых есть право на создание колонок в соответствии с настройками ролей в проекте. #### Перемещение колонок Можно переместить колонку на другую доску текущего или другого проекта через меню колонки. Также переместить колонку на другую доску внутри проекта или же поменять местами колонки на доске можно через drag-n-drop. Действие перемещения доступно администраторам и Управляющим проекта. Пользователям с кастомными ролями можно разрешить перемещать колонку без ограничений или только внутри проекта. #### Удаление колонок #### Архивирование задач в колонках Через меню колонки можно заархивировать все задачи или же только выполненные. Данное действие доступно администраторам и пользователям с ролями Сотрудник и Управляющий. В созданной роли на право архивации влияет настройка "Архивирование задач" в блоке с разрешениями для задач. Массовая архивация задач на доске также доступна через функцию [массовых действий с задачами](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/massovye-deistviia-s-zadacami "Массовые действия с задачами"). #### Заархивированные задачи в колонках Все заархивированные задачи помещаются в самом низу колонок, в которых они распологались до архивации, в свернутом виде под спойлером "Архив задач". Эти задачи всегда доступны для просмотра, при необходимости их можно разархивировать в любой момент. #### Отображение количества задач в колонках В настройках доски можно включить отображение количества задач в колонках. Число будет показываться рядом с названием каждой колонки. Заархивированные задачи не учитываются при подсчёте. #### Выбор цвета для колонок Колонки можно разметить разными цветами. Например, колонка с задачами в работе в данный момент может быть красной, а с выполненными — зеленой. Доступно 16 цветов, выбор цвета - в меню колонки. По цвету колонки определяются цвета задач в виде Ганта. #### Сортировка задач в колонках Через меню колонки можно отсортировать задачи по дедлайну, исполнителю, дате создания, состоянию выполненности, названию, а также состояниям стикеров, добавленных на доску. Сортировка является безвозвратным действием и будет видна всем пользователям, имеющим доступ к доске. # Настройки доски К **настройкам доски** можно перейти из меню доски, а также из панели доски через "шестеренку". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/screenshot-80.png) В данном разделе располагаются: - Основные настройки доски - Настройка внешнего вида - Настройки стикеров - Настройки доступа к доске по ссылке - Настройки функции передачи задач - Настройки шаблонов задач [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/screenshot-86.png) Редактирование настроек доски доступно администраторам компании и Управляющим проекта, а также пользователям с созданной ролью, в которой разрешен пункт "Управление основными настройками доски". #### Основные настройки доски Это основной блок настроек доски, он позволяет: - автоматически перемещать задачи в выбранную колонку при выполнении - автоматически выполнять задачи, если они были перемещены в определенную колонку на доске - автоматически делать последнюю картинку в чате обложкой задачи - автоматически архивировать выполненные задачи - увидеть, сколько времени задача провела в колонках на доске - включить отображение количества задач в колонках - включить отображение количества сообщений в каждой задаче - выводить ID на карточку задачи [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/screenshot-85.png) #### Настройка внешнего вида доски В настройках доски в разделе "Внешний вид" можно установить фон для доски, отличный от общего фона, выбранного в профиле. Изменения применяются для всех пользователей. Возможно загрузить своё изображение или же выбрать его по поиску из Unsplash из миллиона картинок. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/screenshot-83.png) Редактировать фон доски могут пользователи, у которых есть доступ к "Настройкам доски". #### Настройки стикеров на доске Из раздела "Стикеры" в настройках доски можно создать любое количество пользовательских стикеров: стикеров с состояниями, временными интервалами, свободными числовыми и текстовыми полями. Можно добавить или убрать с доски системные стикеры: Дедлайн, Исполнитель, Секундомер, Регулярная задача, Таймер, Таймтрекинг. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/screenshot-84.png) Если стикер был создан ранее на другой доске, его можно добавить на текущую доску через "Стикеры других досок". Также есть возможность установить определенный порядок стикеров в панели на доске. Для этого нужно поменять стикеры местами путем перетаскивания мышью. #### Доступ к доске по ссылке Есть возможность открыть доступ к любой доске по ссылке, чтобы её содержимое могли просмотреть пользователи, незарегистрированные в компании. Настроить функцию может администратор компании или Управляющий проекта. Необходимо перейти в меню доски, нажать на "Доступ по ссылке". Подробнее о настройках в статье [Открытые доски](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/otkrytye-doski "Открытые доски"). [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/screenshot-81.png) #### Настройки передачи задач В настройках доски в разделе "Передача задач" можно добавить правила, позволяющие настроить: - куда будет перемещена задача и из каких колонок можно будет это сделать - каких пользователей удалить/добавить в качестве исполнителя задачи при передаче - каких пользователей стоит отписать/подписать на чат при передаче задачи - какие стикеры удалить или добавить на задачу в момент передачи [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/screenshot-82.png) После создания правила на задачах выбранных колонок появится иконка, позволяющая передать задачу в один клик. Подробнее о данной функции - в статье [Передача задач](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/peredaca-zadac "Передача задач"). #### Настройки шаблонов задач Из раздела с настройками доски можно перейти к "[Шаблонам задач](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/sablony-zadac "Шаблоны задач")". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/templ-task-settings.png) Можно создать шаблон с нуля или использовать уже существующую задачу, чтобы создать на ее базе шаблон. В шаблоне можно указать исполнителя, ответственного и подписчиков задачи, добавить описание, создать чек-листы, а также подзадачи. После создания шаблона можно выбрать его в списке шаблонов на доске. # Диаграмма Ганта Диаграмма Ганта упрощает работу с проектами, помогает увидеть общий ход задач по всей компании и управлять ими за счет наглядности. Инструмент позволяет: - Распределять задачи на временной шкале - Определять дату начала задачи и дату окончания (дедлайн) - Устанавливать связи задач - Планировать последовательность работ на временной шкале В вид Ганта можно перейти из любой доски проекта, нажав на переключатель слева от панели стикеров. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/G6vizobrazenie.png) Также функция доступна из раздела "Отчеты". После настройки фильтров отчетов следует нажать на кнопку "Отобразить в виде Ганта". Подробнее об Отчётах — в статье [Отчеты и Сводки](https://yougile.zendesk.com/hc/en-us/articles/9922159030673) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/6jUizobrazenie.png) Список задач будет показан на диаграмме, при этом вы можете задать сортировку в хронологическом порядке для удобного чтения отчёта. Редактировать задачи в отчёте нельзя. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/1wsizobrazenie.png) **Примеры отчётов**, которые можно выводить на диаграмму Ганта: - о просроченных задачах, - о задачах с ближайшими дедлайнами, - о задачах, завершенных раньше срока, - о длительности выполнения задач. Цвет задач в диаграмме соответствует цвету колонки. На доске дату начала и окончания задач можно задавать и видеть в стикере Дедлайн. Из вида Ганта можно установить связи задач. Убрать связь задач можно нажав на нее. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/KHcizobrazenie.png) ##### **Функция автоматического планирования задач** Автопланирование - это настройка, она позволяет автоматически сдвигать связанные задачи, в случае корректировки графика. Если дата окончания одной задачи сдвигается - это двигает все последующие задачи. Функция не допускает конфликты сроков: автоматически их исправляет. Это упрощает управление проектом и снижает вероятность ошибок. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/6Kwizobrazenie.png) Функция включена по умолчанию на всех досках. - Включать и выключать автопланирование может только Управляющий проектом. Сотрудники и Наблюдатели могут видеть, включена ли настройка. - Создавать связь может любой пользователель, кроме Наблюдателя. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/J08izobrazenie.png) Если вы создаете свою роль для сотрудника, то доступ к автопланированию можно предоставить, разрешив "Управление основными настройками доски". Также можно отключить право на создание связей на диаграмме Ганта, выбрав пункт "Связывания задач" в настройке задач. ##### **Связи на диаграмме Ганта** Пока что в YouGile есть один тип связи: "конец-начало". Связь задаёт очередность: последующая задача может быть запланирована только на следующий день после предыдущей. Связь не даёт изменять дату начала последующей задачи. Это защищает график от изменений, которые пользователи могут внести случайно или без учёта графика проекта. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/kirizobrazenie.png) Заблокированный дедлайн задачи отображается на Канбан-доске. Вы сможете быстро узнать, какая задача блокирует вашу: откройте карточку задачи, перейдите во вкладку "Инфо/лог" и посмотрите раздел "Зависит от задач (Гант)". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/L3sizobrazenie.png) ##### **Функция "лаг" ("сдвиг")** Функция "лаг" или "сдвиг" позволяет более гибко работать со связью конец-начало. Можно заложить несколько дней на переключение между задачами или зафиксировать наложение сроков. Управление лагом доступно на диаграмме только при включенном автопланировании. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/gf1izobrazenie.png) # Вид Календарь Переключив доску проекта в **календарный вид**, можно увидеть отображение задач на недельном срезе. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-35.png) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-36.png)В Календаре показываются только те задачи и подзадачи, у которых установлен стикер Дедлайн. Отображается содержимое всех колонок доски, в том числе зеркальных и сводок.
У задач с просроченным дедлайном рядом с названием показывается восклицательный знак. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-38.png) **Цвет задачи** в календаре определяется выбранным цветом колонки (такая же логика работает в [виде Ганта](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/diagramma-ganta "Диаграмма Ганта")) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-39.png) Доступна **фильтрация**: только **по стикеру Исполнитель.** [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-43.png) #### Создание и редактирование задач в календаре Создать задачу можно через "+", при этом у неё сразу же установится Дедлайн. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-42.png) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-41.png) В открывшемся окне можно указать название задачи, добавить исполнителей, а также выбрать колонку на текущей доске. Задачи можно перетаскивать, меняя тем самым расписание. Также можно менять по высоте для изменения диапазона времени, когда задача активна. Права на создание и редактирование задач и их дедлайнов определяются установленными [ролями в проекте](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/roli-polzovatelei "Роли пользователей"). #### Рабочее пространство календаря Календарь отображает только недельный вид, изменить масштаб на день или же наоборот, на месяц, год - нет возможности. Поле с задачами на "Весь день" становится шире автоматом, если на неделю назначено множество задач с дедлайнами на целый день, т.е. без указания точного времени. Показать все задачи можно через "стрелочку" или "Показать ещё". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-44.png) Переключение между неделями - в самом верху. Для возвращения от будущих или прошлых недель к текущей нужно кликнуть на "сегодня". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-45.png) #### Как в календаре посмотреть задачи из нескольких досок / проектов? Стандартно календарь показывает только все задачи текущей доски. Если нужно посмотреть задачи по всей компании или же задачи из нескольких проектов или досок, можно воспользоваться [сводками](https://help.yougile.com/link/17#bkmrk-%D0%A1%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D0%BA%D0%B8). На отдельной доске нужно создать сводку с необходимой фильтрацией по расположению (выбрать нужные проекты, доски). Если надо посмотреть полностью все задачи компании - нужно создать сводку без фильтров. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-46.png) После сохранения сводки нужно переключиться из вида доски в вид календарь. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-47.png) В календаре отобразятся все задачи из сводки, у которых есть Дедлайн. #### Календарь и регулярные задачи [Регулярные задачи](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/regulyarnye-zadaci "Регулярные задачи"), которые запланированы на будущее, но еще не созданы в компании, в календарном виде не отображаются. Они появятся в календаре только после момента создания на доске. Важно, чтобы в шаблоне регулярной задачи был заранее установлен дедлайн. Если вы хотите, чтобы регулярная задача появилась заранее, чтобы можно было успеть попланировать, рекомендуем дату создания устанавливать на один день, а Дедлайн в шаблоне - через несколько дней. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-48.png) # Открытые доски **Шаринг досок** (доступ к доске по ссылке) Функция доступна **в меню доски для администраторов компании и Управляющих проектов (в облачной версии). Необходимо перейти в меню доски, нажать на "Доступ по ссылке" [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/2xoizobrazenie.png) Далее можно выбрать уровень прав: [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/JUHizobrazenie.png) **Видео "5 бизнес-процессов на открытых досках":** Кейс 1. Внутренняя поддержка Help Desk Кейс 2. Поделиться планами, базой, портфолио Кейс 3. Показать заказчику работу и получить обратную связь Кейс 4. Добавить подрядчика-фрилансера Кейс 5. Сбор мнений, чат-форум # Работа с колонками # Основные действия с колонками #### Создание колонок На каждой доске можно создать любое количество колонок через кнопку "Создать колонку". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-20.png) Действие доступно администраторам компании, Управляющим проекта, а также пользователям с [созданной ролью](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/roli-polzovatelei "Роли пользователей"), в которой разрешено добавление колонок. #### Дублирование Колонку можно дублировать через её меню. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-21.png) При дублировании копируются полностью все задачи с их статусами. В задачах копируется все содержимое, за исключением сообщений в чатах. Дублировать колонку могут пользователи, у которых есть право на создание колонок в соответствии с настройками ролей в проекте. #### Перемещение колонок Можно переместить колонку на другую доску текущего или другого проекта через меню колонки. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-23.png) Также переместить колонку на другую доску внутри проекта или же поменять местами колонки на доске можно через drag-n-drop. Действие перемещения доступно администраторам и Управляющим проекта. Пользователям с созданными ролями можно разрешить перемещать колонку без ограничений или только внутри проекта. Возможно настроить автоматизацию "[Передачи задач](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/peredaca-zadac "Передача задач")", когда вместе с перемещением будет срабатывать автоназначение исполнителей, прикрепление или открепление стикеров и другие действия. #### Удаление Удалить колонку можно также через меню колонки. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-24.png) Действие доступно администраторам, Управляющим проекта, а также пользователи с созданной ролью с включенным разрешением на удаление колонки. Восстановить удаленную колонку можно в любое время из раздела "[Лента событий](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/lenta-sobytii "Лента событий")", нужно применить фильтрацию по удаленным объектам, найти нужные данные и нажать на "Восстановить колонку". #### Архивирование задач в колонках Через меню колонки можно заархивировать все задачи или же только выполненные. Данное действие доступно администраторам и пользователям с ролями Сотрудник и Управляющий. В созданной роли на право архивации влияет настройка "Архивирование задач" в блоке с разрешениями для задач. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-25.png) Массовая архивация задач на доске также доступна через функцию[ массовых действий с задачами](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/massovye-deistviia-s-zadacami). Все заархивированные задачи помещаются в самом низу колонок, в которых они располагались до архивации, в свернутом виде под спойлером "Архив задач". Эти задачи всегда доступны для просмотра, при необходимости их можно разархивировать в любой момент. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-26.png) #### Настройка отображения количества задач в колонках В [настройках доски](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/nastroiki-doski "Настройки доски") можно включить отображение количества задач в колонках. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-29.png) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-27.png) Число будет показываться рядом с названием каждой колонки. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-30.png) Заархивированные задачи не учитываются при подсчёте. #### Выбор цвета для колонок Колонки можно разметить разными цветами. Например, колонка с задачами в работе в данный момент может быть красной, а с выполненными — зеленой. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-31.png) Доступно 16 цветов, выбор цвета - в меню колонки. По цвету колонки определяются цвета задач [в виде Ганта](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/diagramma-ganta "Диаграмма Ганта"). #### Сортировка задач в колонках Через меню колонки можно отсортировать задачи по дедлайну, исполнителю, дате создания, состоянию выполненности, названию, а также состояниям стикеров, добавленных на доску. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-32.png)Сортировка является безвозвратным действием и будет видна всем пользователям, имеющим доступ к доске.
# Зеркальные колонки **Зеркальная колонка** — это точная копия оригинальной колонки. Всё, что происходит в оригинальной колонке, отображается в зеркальной, и наоборот. Для создания зеркальной колонки, нужно на доске нажать на [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-11/A1Vimage.png), далее в открывшемся окне выбрать 1 или несколько колонок, с которых будет создано зеркало.В компании должно быть минимум две доски, чтобы появилась кнопка [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-11/QHTimage.png)
Созданные зеркальные колонки нет возможности отредактировать. Если такая опция понадобится, следует удалить колонку и создать её по-новой. В зеркальных колонках пользователи компании могут видеть только те задачи, которые им разрешено видеть в соответствии с настройками прав в оригинальных колонках. Если пользователю запрещено видеть оригинальную колонку (или некоторые задачи из этой колонки), то и в зеркальной колонке данные объекты не будут видны. Таким образом, чтобы настроить права просмотра задач в зеркальной колонке, следует отредактировать настройки прав к задачам, на которые ссылается зеркальная колонка. При помощи зеркальных колонок можно наладить *процесс передачи задач из одного отдела в другой*. # Сводки ### На каждой доске можно создать сводки — колонки, в которые при помощи сортировки и фильтрации можно вывести задачи из всех проектов и досок по определенным критериям. Для создания сводки на доске проекта нужно нажать на "Создать сводку". Данная опция доступна пользователям, которые имеют права на редактирование структуры проекта (роль Управляющий, а также созданные роли). Подробнее о ролях — в статье [Роли пользователей](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/roli-polzovatelei "Роли пользователей") [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/iZ1izobrazenie.png) В открывшемся окне следует указать название сводки, добавить фильтры по задачам, а также, при необходимости, настроить сортировку, нажать "Сохранить". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/EvWizobrazenie.png) Созданную сводку можно отредактировать либо удалить, нажав на шестеренку в углу колонки, также можно скачать в формате Excel. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/rwLizobrazenie.png) Создав несколько колонок-сводок, можно сформировать доску для мониторинга за процессами в команде. Например, доску для наблюдения за активностью в одном проекте за последние 24 часа.Данные по стикеру заносятся системой, отредактировать вручную значение нет возможности.
#### Автоматизации секундомера Можно настроить **автозапуск секундомера** при создании задач и **выключение при** их **выполнении**. Для этого нужно пройти к настройкам Секундомера и нажать на "Настроить". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-56.png) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-53.png) В открывшемся окне установить галочки: - [x] Автоматически запускать при появлении задач на доске - [x] Останавливать при выполнении задачи и нажать на "Сохранить". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-57.png) Также можно настроить, чтобы **Секундомер перезапускался** **при переносе задачи** из одной колонки в другую, сохраняя свою историю, и **показывал сумму по колонкам**. Для этого нужно установить галочку напротив опции: - [x] Перезапускать при переносе задачи между колонками, показывать сумму по колонкам. и нажать на "Сохранить" [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-58.png) После переноса задачи из одной колонки в другую в пределах доски под Секундомером можно будет увидеть информацию, сколько времени в каждой из колонок была задача с включенным секундомером, также будет видна сумма по этим колонкам. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-60.png)При перемещении задачи из одной доски в другую, даже если на этих двух досках включена автоматизация перезапуска секундомера и отображения суммы по колонкам, будет показываться информация только по текущей доске.
#### Отображение секундомера в отчётах Для просмотра статистики по Секундомеру можно из раздела ["Отчёты" - "Таблицы"](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/otcety-i-svodki "Отчеты и сводки") создать отчёт. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-62.png) В настройках отчёта в текущий состав колонок нужно добавить Секундомер. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-61.png) В полученной таблице можно увидеть колонку с данными по Секундомеру в задачах. Значения переводятся в часы. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-63.png) Чтобы получить сумму секундомера по всем задачам в таблице, отчёт можно скачать в xlsx и суммировать значения в excel (в системе нет суммирования по секундомеру, только по стикеру с числовыми полями и таймтрекингу).В компании можно посмотреть в виде графика, сколько в среднем задачи провели в колонках, для этого воспользуйтесь инструментом [Отчёты "Время в колонках"](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/otcety-vremia-v-kolonkax "Отчеты "Время в колонках"").
# Таймер **Таймер** используется для обратного отсчёта времени на задаче. Это системный стикер. На новые доски он не добавлен по умолчанию, его нужно включить через [настройки доски](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/nastroiki-doski "Настройки доски"). [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/ur3screenshot-23.png) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/DyKscreenshot-7.png) После этого стикер появится на доске, его можно будет перетащить на задачу из панели стикеров или же добавить через "+" на задаче. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/image.png) Прежде, чем включить таймер, сначала нужно установить в нём нужное значение. Например, нужно сделать задачу за 4 часа: надо через нажатие на стрелочку вверх установить 4 часа, после этого нажать на кнопку "Запустить". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/HuNimage.png) Начнется отсчёт времени на задаче. Таймер можно остановить, изменить в нём значение времени, запустить повторно. Информация об этих действиях будет отображаться в статистике под стикером. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-8.png) Если Таймер не будет остановлен в течение заданного отрезка времени, он начнёт отсчёт в отрицательную сторону. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/FXgimage.png) Таким образом, можно будет увидеть, сколько часов/минут не хватило для выполнения задачи в запланированное время. # Дедлайн **Дедлайн** - это стикер, который предназначен **для установки сроков выполнения задач.** По времени окончания Дедлайна можно получать уведомления в веб-версии, десктоп-приложении, мобильном приложении, а также на почту. Дедлайн является системным стикером, он добавлен по умолчанию на новые доски. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/tVEimage.png) #### Установка Дедлайна. 2 режима работы Дедлайн можно перетащить на задачу с панели стикеров, добавить через "+" на карточку задачи или же добавить через "Инфо/Лог" в открытой задаче в правой панели. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-9.png) При нажатии на стикер откроется календарь, где можно будет выбрать дату и время окончания дедлайна. У стикера есть **два режима работы**: - можно установить только дату окончания дедлайна [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/OInimage.png) - можно установить интервал: дату начала дедлайна + дату окончания дедлайна [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/v7fimage.png) Последний примененный режим запоминается и применяется при установке стикера на следующей задаче #### Работа уведомлений по Дедлайну По дате окончания дедлайна, а также по напоминанию, которое выставлено за определенное время до окончания дедлайна, приходят уведомления Исполнителю задачи. То есть чтобы получать уведомления о просроченном Дедлайне, надо обязательно быть исполнителем в задаче. О дате начала дедлайна уведомлений нет. Дополнительных уведомлений установить нельзя, максимум можно два уведомления получить по задаче. Если нужно сделать, чтобы по определенной задаче были регулярные напоминания, например, раз в неделю или раз в месяц, рекомендуем воспользоваться функцией [Регулярные задачи](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/regulyarnye-zadaci "Регулярные задачи") #### Цвет стикера Основной цвет Дедлайна, который не просрочен - серый. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/Dykimage.png) Для Дедлайна в режиме интервала (когда выбрана дата начала+дата окончания задачи) есть желтый цвет для сегодняшней даты. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/8qzimage.png) При просрочке стикер Дедлайна становится красным. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/sItimage.png)Если используется функция [цветных задач](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/cvetnye-zadaci "Цветные задачи"), в них Дедлайн цвет менять не будет. В цветных задачах все стикеры обесцвеченные.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/JDhimage.png) #### Фильтрация по Дедлайну На доске можно отфильтровать задачи по Дедлайну.Фильтрация работает только для задач доски. Для подзадач она не реализована Фильтр учитывает только дату окончания дедлайна. Дата начала дедлайна не учитывается.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/rr7image.png) #### Дедлайн в виде Ганта и Календаря При установке сроков задач в [виде Ганта](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/diagramma-ganta "Диаграмма Ганта") на задачу сразу же добавляется стикер Дедлайн. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/6lLimage.png) Сроки задач в [Календаре](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/vid-kalendar "Вид Календарь") также соответствуют стикеру Дедлайн. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/NgZimage.png) #### Статистика по просроченным задачам в проекте / компании Если нужно посмотреть все просроченные задачи определенного пользователя или же все просроченные задачи в проекте/ компании, рекомендуем воспользоваться сводками или же табличными отчетами. Подробная инструкция по этим инструментам [здесь](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/otcety-i-svodki "Отчеты и сводки"). В настройках сводки или отчёта нужно установить фильтрацию по стикеру Дедлайна, выбрать вариант "Истёк". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/LZsimage.png) #### Автоматизации дедлайна Для Дедлайна можно добавить настройку, чтобы при создании задачи система требовала или предлагала его заполнить. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/N6nimage.png) Также можно настроить, чтобы Дедлайн отображался в виде Таймера на карточке, если до окончания срока осталось менее 1 дня. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/gveimage.png) # Автоматизации # Импорт из CSV файла В YouGile вы можете загрузить .csv-файл, импортировав, таким образом, заранее подготовленным списком задачи из другого сервиса.Максимальный размер файла — 50 мегабайт. Однако при загрузке большого файла браузер потребует серьезных ресурсов от ПК, с которого происходит загрузка, в частности — большого объема ОЗУ. К примеру, на практике удавалось загрузить файл в 25 Мб с Linux/MacOS машин с 16 Гб ОЗУ, однако на Windows с 8 Гб ОЗУ вкладка падала с ошибкой Out of memory. Поэтому загрузка больших файлов это опция без гарантий успешного импорта и мы рекомендуем загрузку небольшими файлами, максимум по несколько Мб.
Загрузка доступна на [Странице компании](https://ru.yougile.com/team/projects) под кнопкой   Внутри вас ожидает инструкция по правильному оформлению таблицы и кнопка для загрузки.  Обратите внимание на требования к файлу, они критически важны для правильного импорта:  В этой же инструкции находится [ссылка на файл-образец](https://ru.yougile.com/templates/files/import-file.csv), чтобы вы могли увидеть правильный вариант заголовков столбцов: Для более простой работы с .csv рекомендуем вместо MS Office использовать [LibreOffice](https://ru.libreoffice.org/), поскольку, при открытии документа, он сразу предлагает выбрать кодировку и разделитель, а также показывает удобное превью принятых настроек.
1. Если ячейку в **Project** оставить пустой, то создастся проект с названием "Import дд месяц чч:мм". 2. Если назвать ячейку **Project** именем существующего проекта, то задача импортируется в него. 3. Если назвать ячейку **Project** именем еще не существующего проекта, то проект с таким именем создатся и задачи попадут в него.
Чтобы сделать перенос строки в Описании, нужно создать еще один столбец Description и внести в него текст следующего абзаца.
После изменения заголовков столбцов и сохранения вы можете загрузить файл и убедиться, что все заполнено правильно.  Остается только нажать кнопку , дождаться окончания загрузки и проверить результат. # Импорт из Trello Функция импорта позволяет перенести данные из Trello в систему YouGile. Импортируются: - доски - колонки - задачи - подзадачи (чек-листы) - описание - файлы (прикрепляются в описание) - комментарии (в виде сообщений в чате)Доступ к импорту есть только в веб-версии (из браузера) у администраторов, а также пользователей, которым разрешено создавать проекты в компании.
Необходимо пройти в раздел "Моя компания", нажать на "Импортировать из других сервисов" - "Импортировать из Trello" [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-50.png) Далее появится окно, где нужно разрешить авторизацию в аккаунте Trello [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-51.png) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-52.png) После этого нужно нажать на "Импортировать", предварительно выбрав доски, которые нужно перенести. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-53.png) Начнется импорт. Необходимо дождаться сообщения об успешном окончании импорта, в процессе не нужно обновлять страницу. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-54.png) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-55.png) У вас будет создан проект, в который будут перенесены все доски из Trello. При необходимости эти доски можно распределить по нескольким проектам в YouGile через функцию в меню доски "Переместить" # Интеграция с Google Calendar Интеграция передаёт данные в одном направлении: из YouGile в Google-календарь. Включить интеграцию можно на **странице настройки аккаунта** в **разделе "Мой профиль"** в веб-версии. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/image.png) После откроется меню с подтверждением подключения интеграции. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/HKzimage.png) Теперь в Yougile можно настроить следующие пункты: 1. Выберите календарь, в который будет выполнена интеграция. 2. Выберите доски/проекты, задачи из которых необходимо отобразить в календаре. 3. Выберите какие задачи необходимо синхронизировать: все или только те, в которых вы являетесь исполнителем. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/Rrqimage.png) Настройки позволяют выбрать один из сценариев: планирование личного расписания, организация графика проекта или команды. После интеграции, вы увидите задачи из YouGile в контексте вашего общего графика. Можно также пользоваться привычными функциями Google: получать уведомления, делиться календарем, просматривать с любого устройства. Событие в Google-календаре содержит данные задачи: - в каком проекте и на какой доске находится задача, - исполнителей задачи - они указаны как участники события. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/J5Vimage.png) Обратите внимание, что задача попадает из YouGile в Google-календарь, если на ней заполнен стикер "Дедлайн". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/dB6image.png) Можно использовать Google-календарь как инструмент для планирования загрузки и встреч в проектах: 1. Подпишитесь на календари сотрудников в общем Google-календаре. 2. Каждый сотрудник настроит передачу своих задач из YouGile в Google-календарь. 3. Накладывайте расписание участников проекта друг на друга, чтобы увидеть свободные слоты и загрузку каждого.  Вы можете управлять рабочими и личными делами независимо друг от друга, создав в Google дополнительный календарь для работы. При этом вы можете просматривать события обоих календарей одновременно и выявлять пересекающиеся события. 1. Предварительно создайте для задач из YouGile отдельный календарь в Google. 2. Подключите задачи, где вы - исполнитель. 3. Используйте функцию наложения расписаний разных графиков друг на друга в Google ##### Временные ограничения: Могут возникнуть проблемы с подключением, если вы зашли в YouGile по пользовательской ссылке на компанию. В этом случае необходимо: - выйти из системы, - зайти по стандартному домену [https://ru.yougile.com/](https://ru.yougile.com/), - подключить интеграцию. # Интеграция с почтой Расширение "Интеграция с почтой" позволяет конвертировать письма в задачи. Для подключения расширения необходимо перейти в настройки компании - раздел "Расширения" - установить переключатель. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-62.png) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-63.png) В меню колонок появится новая опция меню "Интеграция с почтой" [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-64.png) Для каждой колонки создается уникальный e-mail адрес. Все письма, приходящие на этот адрес, автоматически будут превращаться в задачи. В настройках интеграции с почтой можно выбрать пользователей, которые будут становиться исполнителями и создателями новых задач. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-65.png) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-66.png)Перемещение задач через функцию передачи работает для всех пользователей в проекте, независимо от настроек ролей. Если пользователю запрещено в настройках роли перемещать задачи, через функцию передачи он сможет это сделать.
#### Создание правила передачи и перемещение задач После нажатия на кнопку "Создать" в открывшемся окне необходимо добавить следующие настройки: 1. Указать название правила передачи 2. Выбрать место назначения, куда будет автоматом перемещена задача: проект, доску, колонку. 3. Выбрать, из каких колонок текущей доски будет доступно перемещение. 4. Выбрать, какие действия будут происходить после перемещения задачи в заданную колонку: \- удалить исполнителей: всех текущих, всех, кроме себя *(пользователя, который совершает действие передачи)* либо же конкретных пользователей \- добавить новых исполнителей *(выбрать можно только пользователей проекта, в который будет перемещаться задача)* - отписать от чата задачи подписанных на задачу: всех пользователей, всех, кроме себя или выбранных пользователей \- подписать на чат задачи выбранных пользователей *(выбор из числа пользователей проекта, в который будет перемещаться задача)* - открепить стикеры \- прикрепить стикеры *(можно выбрать стикеры с состояниями, числовыми и текстовыми полями, Дедлайн, стикеры с интервалами дат; стикеры Таймер, Секундомер, Таймтрекинг и Регулярная задача прикрепить нельзя)* 5. Нажать на "Создать правило". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-50.png) После создания правила на задачах выбранных колонок появится иконка, позволяющая передать задачу в один клик. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-51.png)Передача задач работает только через "стрелочку". Если переместить задачу в другую колонку через драг-н-дроп или через меню задачи "Переместить", автоматизация не будет применена.
Если на доске настроено несколько правил передачи задач, после нажатия на "стрелочку" будет выбор среди этих правил: [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-52.png) #### Ограничения в работе функции \- Функция работает в веб-версии и десктоп-приложении. В мобильном приложении она не реализована. \- Передача задач реализована только для задач доски. Для подзадач и задач без доски настроить передачу нет возможности. \- Нельзя поменять правила передачи местами. \- Нельзя скопировать правила передачи с одной доски на другую. \- При дублировании досок, проектов, правила передачи не копируются. # Доработки системы # Как доработать систему В YouGile есть встроенный редактор кода (конфигуратор), позволяющий полностью переделать систему под себя. Пользователи YouGile с правами администратора могут модифицировать работу системы под нужды команды при помощи простых скриптов на javascript. Чтобы попасть в конфигуратор, нужно нажать комбинацию клавиш ctrl + ~ Подробнее про работу конфигуратора — в данном мануале: [https://ru.yougile.com/media/docs/yougile-api-manual.pdf](https://ru.yougile.com/media/docs/yougile-api-manual.pdf) В этом 10-минутном видео показаны примеры реализации скриптов, решающих конкретные задачи: Также с примерами скриптов Вы можете ознакомиться в статье [Примеры скриптов конфигуратора](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/primery-skriptov-konfiguratora) Видеокейс внедрения YouGile на завод кранов. Для построения бизнес-процессов реализованы доработки с использованием конфигуратора:ВАЖНО: скрипты не проходили полноценного тестирования и не являются штатным функционалом, поэтому можно ожидать, что они будут сбоить или работать неожидаемым образом*.*
Список возможностей, которыми вы можете дополнить YouGile через конфигуратор: - Убирает адресата из названия задачи в определенной колонке (для интеграции с почтой) - Множит по клику на карточку задачи через Shift задачи на исполнителей - Добавляет к названию задачи названия проекта и доски - Берет первые три цифры из описания и крепит их к задаче числовым стикером - При клике на карточку задачи через Shift назначать себя исполнителем, а через Alt — еще удалить участников чата - Прочитывает все чаты по Ctrl + Shift + Backspace - Открывает созданную задачу, если не зажата Alt. Если зажата → добавляет как обычно - Создает несколько задач из списка - Добавляет второго исполнителя ко всем задачам первого исполнителя - Ограничивает количество задач в колонке - Отписывает от всех задач доски через кнопку - Подписка на все чаты задач (при их создании) - Уведомление в чат о перемещении задачи - Архивация задач при выполнении - Считает количество задач в колонке и печатает его в интерфейсе - Запрашивает обязательный комментарий при перемещении задачи в другую колонку и печатает его в описание - Назначение пользователя в определенной колонке - Скрывает задачу не из "белого списка" аккаунтов, если на нее навесить определенный стикер - Сообщение в чат при удалении исполнителя - Сообщение в чат при добавлении файла в описание задачи - Сообщение в чат о прикреплении/изменении дедлайна - Не дает добавить задачу, если есть с таким же названием в компании - Отправка сообщения в чат при изменении чеклистов ##### Не дает выполнить задачу с истекшим дедлайном ```javascript const deadline = Stickers.get('Deadline') // стикер Items.onUpdate = function(obj) { //вызываем при обновлении if (obj.type === 'Task') { //если задача const deadlineValue = Stickers.getValue(obj, deadline) //записываем if (obj.isCompleted() === true && //если выполнена deadlineValue !== undefined && //и дедлайн прикреплен deadlineValue.current.deadline < App.time()) { //и истек obj.setCompleted(false) //развыполняем Notifier.error('Дедлайн истек и задачу не выполнить') //пишем предупреждение }}} ``` ##### Убирает адресата из названия задачи в определенной колонке (для [интеграции с почтой](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/integraciia-s-poctoi "Интеграция с почтой")) ```javascript const column1 = "7c270d09-33a3-473c-8963-0b1c54a10f25"; //тут пишем нужную колонку //ниже можно написать и другие колонки по образцу выше const columns = [column1]; //указываем эти колонки через запятую function cutFirst(text) { return text.substr(text.indexOf(" ") + 1); } Items.onUpdate = function (obj) { // при обнолвении if (columns.includes(obj.id)) { //если колонка совпадает for (const task of obj.list()) { //перебираем ее задачи if (task.name.includes("@")) { //если есть @ task.name = cutFirst(task.name); //отрезаем название по первому пробелу } } } }; ``` ##### Множит по клику на карточку задачи через Shift задачи на исполнителей ```javascript Items.onClick = function (object) { // при клике if (object.type === 'Task') { // на задачу if (Events.isShiftPressed()) { // с зажатым шифтом const originalName = object.name // берем название const executors = Users.getAssigned(object, true) // исполнителей const checklists = Chat.getSubtasks(object) // чеклисты const description = Chat.getDescription(object) // описание const usersInChat = Chat.listUsers(object) function stickersInTask () { // функция для сбора стикеров в задаче const stickers = Stickers.getAll().filter(sticker => Stickers.isPinned(object, sticker)) const values = stickers.map(sticker => ({ 'key': sticker, 'value': Stickers.getValue(object, sticker)})) return values } if (executors.length > 1) { // если несколько исполнителей Users.assignUser(executors[0], object) // оставляем в задаче первого исполнителя object.name = `[${executors[0].name}] ${originalName}` // ставим его имя в название usersInChat.forEach(user => Chat.removeUser(object, user)) //чистим чат Chat.addUser(object, executors[0]) // подписываем executors.shift() // удаляем из массива executors.forEach(executor => { // у остальных object.up().add(`[${executor.name}] ${originalName}`) // добавляем по задаче const currentTask = object.up().find(`[${executor.name}] ${originalName}`) // ищем ее stickersInTask().forEach(sticker => { //для каждого стикера setTimeout(function () { // таймаут для стабильности Stickers.pin(currentTask, sticker.key, sticker.value) // ставим стикеры Chat.setSubtasks(currentTask, checklists) // чеклисты Chat.setDescription(currentTask, description) // описание Users.assignUser(executor, currentTask) // исполнителя usersInChat.forEach(user => Chat.removeUser(currentTask, user)) //чистим чат Chat.addUser(currentTask, executor) // подписываем }, 1000)})})} return false // не открываем задачу }} return true // иначе открываем } ``` ##### Добавляет к названию задачи названия проекта и доски ```javascript Items.onAdd = function (object) { //при добавлении if (object.type === 'Task' && //задачи object.up()) { // на доску object.name = `[${object.up().up().up().name}, ${object.up().up().name}] ${object.name}` // переименовываем } }; ``` ##### Берет первые три цифры из описания и крепит их к задаче числовым стикером ```javascript const yourNumSticker = Stickers.get('Число') // напишите название своего стикера Items.onUpdate = function(obj) { // при обновлении if (obj.type === 'Task') { // задачи let descDump = obj.getData().description; //берем наш дамп описания задачи if (descDump === undefined) { descDump = '' } //если дампа нет, то оставляем его пустым const currenDesc = Chat.getDescription(obj); // берем описание задачи if (descDump !== currenDesc) { // если разное с дампом const twoLetters = parseInt(currenDesc.slice(0, 6).replaceAll(/<\/?[^>]+(>|$)/gi, "")) // берем первые знаки как числа const numSticker = yourNumSticker // берем стикер if (!Number.isNaN(twoLetters)) { // если нормальное число Stickers.pin(obj, numSticker, twoLetters) // крепим стикер }} obj.setData({ description: currenDesc }) // сохраняем текущее описание в дамп на будущее } }; ``` ##### ##### При клике на карточку задачи через Shift назначать себя исполнителем, а через Alt — еще удалить участников чата ```javascript Items.onClick = function (object) { // при клике if (object.type === 'Task') { // на задачу if (Events.isShiftPressed()) { // если зажата Shift Users.assignUser(Current.user, object); // назначаем себя на задачу Chat.addUser(object, Current.user) // добавляем себя в чат return false // не открываем задачу } if (Events.isAltPressed()) { // если зажата Alt const listInChat = Chat.listUsers(object) // собираем участников чатов listInChat.forEach(user => Chat.removeUser(object, user)) // удаляем их из чата Users.assignUser(Current.user, object); // назначаем себя Chat.addUser(object, Current.user) // подписываем себя на чат return false // не открываем задачу } } return true; // открываем задачу }; ``` ##### ##### Прочитывает все чаты по Ctrl + Shift + Backspace ```javascript Events.onKeyUp = function (event) { // следим за клавиатурой if (Events.isShiftPressed() && // когда зажать Shift Events.isCtrlPressed() && // и Ctrl event.keyCode === 8) { // и Backspace const warn = confirm( "Вы действительно хотите прочитать все чаты?"); //размещаем предупреждение if (warn) {//если все ок for (const project of Current.company.list()) // разбиваем компанию на проекты for (const boards of project.list()) // проекты на доски for (const columns of boards.list()) // доски на колонки for (const task of columns.list()) { // колонки на задачи if (Chat.isUserInChat(task, Current.user)) { // берем только подписки Chat.markRead(task, Current.user); // прочитываем задачи }}}}} ``` ##### ##### Открывает созданную задачу, если не зажата Alt. Если зажата → добавляет как обычно ```javascript Items.onAdd = function (task) { // при добавлении if (task.type === 'Task') { // задачи !Events.isAltPressed()? Chat.open(task) : true //при незажатой Alt? открывает чат : иначе просто добавляет задачу } }; ``` ##### ##### Создает несколько задач из списка ```javascript Items.onBeforeAdd = function (location, name) { // перед добавлением if (name.includes('\n')) { // если есть перенос строк const tasks = name.split('\n').reverse() // режем строки на массивы по переносу обратным порядком tasks.forEach(name => location.add(name)) //добавляем задачи return false //не добавляя изначальную }} ``` ##### ##### Добавляет второго исполнителя ко всем задачам первого исполнителяДля запуска скрипта нужно из-под администратора нажать Ctrl + Shift + / , в первом поле заполнить почту уже существующего исполнителя, во втором — нового исполнителя.
Скрипт включает второго пользователя во все проекты существующего под ролью Сотрудник, не забудьте ее сменить.
Работает только в браузере с возможностью открыть запрос (prompt).
```javascript Events.onKeyUp = function (event) { // следим за клавиатурой if (Events.isShiftPressed() && Events.isCtrlPressed() && Current.user.isAdmin && event.keyCode === 191) { // если вызывает админ через Shift, Ctrl и / const assignedUserEmail = prompt('Введите email текущего исполнителя') // запрашиваем первый емейл const userToAssignEmail = prompt('Введите email нового исполнителя') // запрашиваем второй const assignedUser = Users.listAll().find(user => user.email === assignedUserEmail) // найдем текущего исполнителя const userToAssign = Users.listAll().find(user => user.email === userToAssignEmail)// найдем второго исполнителя // если емейлы не найдены, то показываем ошибку if (assignedUser === undefined) {alert('Email текущего исполнителя не найден')} if (userToAssign === undefined) {alert('Email нового исполнителя не найден')} if (userToAssign !== undefined && userToAssign !== undefined) { // если все нормально for (const project of Current.company.list()) for (const boards of project.list()) // проекты на доски for (const columns of boards.list()) // доски на колонки for (const task of columns.list()) { // колонки на задачи if (Users.isUserAssigned(assignedUser, task)) { // если старый сотрудник подписан const usersInTask = Users.getAssigned(task, true) // получим список уже подписанных сотрудников const newUsersList = [...usersInTask, userToAssign] // добавим в него нового Users.assignUser(newUsersList, task) // применим этот список Users.addToChat(userToAssign, task) // подпишем в чат if (Users.isInProject(assignedUser, project)) { // в проекты, в которые добавлен текущий исполнитель Users.addToProject(userToAssign, project) // подпишем второго исполнителя } }}} }} ``` ##### Ограничивает количество задач в колонке ```javascript //в скрипте нужно заполнить два поля: id колонки в column и ограничение количества задач в ней const column = '0da6cadd-7717-41cd-8dbe-6b571d15301a' // id колонки const count = 10 // максимальное количество задач в колонке Items.onBeforeAdd = function (location, name) { // смотрим перед добавлением if (location.id === column) { // если колонка совпадает с нужной const columnCount = location.list().filter(x => x.isArchived() === false).length // получаем количество неархивных задач if (columnCount >= count) { // если больше нашего количества alert('В колонке больше 10 задач!') // выводим сообщение return false // запрещаем добавление } } else { // иначе return true // разрешаем } }; Items.onMove = function (object, from, to) { // при перемещении задачи if (to.id === column) { // если колонка назначения совпадает с нужной const columnCount = to.list().filter(x => x.isArchived() === false).length // получаем количество неархивных задач if (columnCount >= count) { // если больше нашего количества alert('В колонке больше 10 задач!') // выводим сообщение return false // запрещаем добавление } } else { // иначе return true // разрешаем } }; ``` ##### Отписывает от всех задач доски через кнопкуРаботает только в браузере с возможностью открыть диалог подтверждения (confirm).
```javascript Current.onBoardChange = function (oldBoard, newBoard) { //при смене доски const boardList = Current.project.list(); //собираем все проекты boardList.forEach(function (board) { //для каждой доски const btn = UI.button("Отписаться от всех задач"); //создаем кнопку board.ui.clear(); // предварительно очищаем, чтобы удалить предыдущий и не дублировать btn.onClick = function (e) { //в кнопке const warn = confirm( "Вы действительно хотите отписаться от всех задач доски?" ); //размещаем предупреждение if (warn) { //если все ок for (const column of Current.board.list()) //для колонок в доске for (const task of column.list()) { //для задач в колонке Chat.removeUser(task, Current.user); //отписываем пользователя } } }; board.ui.add(btn); //добавляем кнопку в интерфейс }); }; ``` ##### Подписка на все чаты задач (при их создании)Скрипт работает только для администраторов компании, внутри скрипта нужно указать их список
Не работает для подзадач.
```javascript // Нужно заполнить e-mail-ы администраторов в listOfEmails, которые будут подписываться на чаты const listOfEmails = ["example1@example.com", "example2@example.com"]; // список emailов для подписки const findId = listOfEmails.map((email) => Users.get(email)); // переведем почты в id const justAdmins = findId.filter((user) => user.isAdmin); // отфильтруем только администраторов Items.onAdd = function (task) { // при добавлении if (task.type === "Task") { // задачи justAdmins.forEach((admin) => Chat.addUser(task, admin)); // подписываем на чат } }; ``` ##### ##### Уведомление в чат о перемещении задачиНе работает для подзадач.
```javascript Items.onMove = function (task, from, to) { // при перемещении if (task.type === 'Task') { // задачи Chat.postMessage(task, '', `Сотрудник ${Current.user.name} переместил задачу из колонки «${from.name}» в колонку «${to.name}».`) // пишем сообщение в чат } }; ``` ##### Архивация задач при выполненииМожет быть реализовано штатным функционалом YouGile: перейдите в Настройки доски > Основные и убедитесь, что галочка Автоматически архивировать выполненные задачи включена.
```javascript // Архивирует задачи при их выполнении Items.onUpdate = function(obj) { // вызываем при обновлении if (obj.isCompleted() === true) { // если задача выполнена obj.setTaskCompleted(true); // то архивируем ее } }; ``` ##### Считает количество задач в колонке и печатает его в интерфейсе [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/0wzimage.png) ```javascript // Пишет количество задач в колонках при отрисовке страницы и обновлении объектов. // Вносить в него ничего не надо, можно в p.style поменять что-то на свой вкус Current.onBoardChange = function (oldBoard, newBoard) { //работаем при смене доски const listOfColumns = Current.board.list() //получаем список колонок listOfColumns.forEach(function (i) { // перебираем каждую колонку if (!Items.get(i.id).isMirror() && !Items.get(i.id).isReport()) { // если колонка не зеркало и не сводка const column = Items.get(i.id); // получаем id колонки const numberTasks = column.list() // берем общее количество задач в колонке const tasksIsNotArchived = numberTasks.filter(x => x.isArchived() === false) // забирем задачи не в ахиве const p = UI.panel(); // создаем контейнер column.ui.clear() // предварительно очищаем, чтобы удалить предыдущий и не дублировать column.ui.add(p); p.style = { margin: 'auto', width: '100px', padding: 'auto', color: '#572' }; // оформляем контейнер p.add(UI.text('Задач: ' + tasksIsNotArchived.length)); // пишем текст }}) } Items.onUpdate = function (obj) { //вызываем функцию при обновлении, // чтобы работало в реальном времени Current.onBoardChange() }; ``` ##### Запрашивает обязательный комментарий при перемещении задачи в другую колонку и печатает его в описаниеРаботает только в браузере с возможностью открыть запрос (prompt).
```javascript // Запрашивает обязательный комментарий при перемещении задачи Items.onMove = function(obj, from, to) { if (to.id === 'id колонки') { //если id колонки совпадает let comment = prompt('Введите комментарий') //запрашиваем комментарий if (!comment) { //если комментария нет return false // отказываем } else { //иначе Chat.postMessage(obj, '', `Задача перемещена пользователем ${Current.user.name}`) //пишем в чат, что переместили задачу Chat.setDescription(obj, Chat.getDescription(obj) + 'Комментарий пользователя ' + Current.user.name + ':
' + '' + comment + '
') //пишем в описание комментарий } return true } } ``` ##### Назначение пользователя в определенной колонке ```javascript // Добавляет исполнителя в задачу, если ее переместить в колонку и у задачи нет исполнителя. // Надо вписать id колонки и id пользователя. // Для текущего пользователя (кто перемещает задачу) можно вместо id пользователя вписать Current.user.id без кавычек, это сделает его исполнителем Items.onMove = function(obj, from, to) { const task = Items.get(obj.id) //берем id таска const user = Users.get('id пользователя'); //берем id пользователя if (to.id === 'Не работает для подзадач.
```javascript Items.onBeforeAdd = function (location, name) { // перед добавлением if (location.type === 'Column') // задачи for (const project of Current.company.list()) // разбиваем компанию на проекты for (const boards of project.list()) // проекты на доски for (const columns of boards.list()) // доски на колонки for (const task of columns.list()) { // колонки на задачи if (name == task.name) { // если название совпадает Notifier.error('Задача с таким названием уже есть'); // показываем ошибку return false // запрещаем }} return true // разрешаем, если ничего не запретилось } ``` ##### ##### Отправка сообщения в чат при изменении чеклистовЕсли чат задачи открыт несколькими сотрудниками, то сообщения в чат будут дублироваться
```javascript Items.onUpdate = function(obj) { //при обновлении if (obj.id === Current.chat.id) { //если объект — текущий чат const checkListsFact = Chat.getSubtasks(obj); // получаем чеклисты const checkListsDump = obj.getData().checklists; // получаем дамп записи чеклистов if (JSON.stringify(checkListsFact) !== JSON.stringify(checkListsDump)) { //если дамп и чеклисты не совпадают if (checkListsDump === undefined) { //если дамп пуст obj.setData({ checklists: checkListsFact }); //записываем дамп } else if (checkListsFact.length !== checkListsDump.length) { //иначе сравниваем длину чеклста и дампа. // если разница есть → что-то делали со списком чеклистов obj.setData({ checklists: checkListsFact }); // записываем дамп Chat.postMessage(obj, Users.get(''), 'Изменен список чеклиста') // пишем в чат об изменении списка чеклиста } else { //иначе → если менялся не список чеклиста, то менялся пункт чеклиста obj.setData({ checklists: checkListsFact }); // записываем дамп Chat.postMessage(obj, Users.get(''), 'Изменен пункт чеклиста') // пишем в чат, что менялся пункт чеклиста } } } }; ``` ##### Копирует id задачи в буфер обмена по Ctrl + Alt + C ```javascript Events.onKeyDown = function (event) { if ( Current.chat && Current.chat.type === "Task" && //если задача Events.isCtrlPressed() && //и зажат контрол Events.isAltPressed() && //и альт event.keyCode === 67 // и C ) { const companyTail = Current.company.id.substring(Current.company.id.length - 12) // режеим хвостик const taskTail = Current.chat.id.substring(Current.chat.id.length - 12); //режеим хвостик App.copyToClipboard( `https://yougile.com/team/${companyTail}/#chat:${taskTail}`, ); // в буфер Notifier.success("Ссылка на тикет скопирована"); // уведомление } } ``` # Обучающие видео # Обзор 138 функций YouGile Самый быстрый способ изучить систему: # Видеокейсы внедрения YouGile - Кейс фотостудии Bolshakova Studio - Кейс завода по изготовлению кранов # Старт внедрения системы в команде 50 человек. Кейс строительной компании - С чего начать внедрение системы управления, если в команде 50 человек и несколько отделов, и непонятно, кто чем занят? - Как не терять задачи при передаче между отделами? - Как правильно организовать структуру проектов? - Как наладить общение между сотрудниками большой команды? В этом видео – кейс по внедрению системы управления проектами YouGile в строительную компанию. Обзор основных этапов внедрения: создание структуры компании, открытие отделов и проектов, создание досок, занесение задач, связь между отделами. Система управления проектами позволяет навести порядок в задачах даже команды свыше 50 человек, если действовать поэтапно и заложить время под внедрение. При этом важно сделать рабочие процессы прозрачными и дать руководителям полную картину, что вообще происходит в компании. Но при этом оставить команде простор для творчества и инициатив! # Кейс использования в Интернет-банке. Передача задач в сложных процессах Видео-ответ на интересный вопрос от пользователя системы: "Как передавать задачи в двух больших отделах, работая в системе управления проектами?" # Обучающий видео-курс для команды Мы работаем над упрощением внедрения системы в командах. По ссылке ниже - первый вариант стартового курса для всех участников проектов. [https://yougile.com/media/docs/yougile-course.pdf](https://yougile.com/media/docs/yougile-course.pdf) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/VhGimage.png) # Часто задаваемые вопросы # Как назначить исполнителя на задачу? Для назначения исполнителей к задаче нужно прикрепить стикер Исполнитель, и в нем выбрать одного или несколько ответственных. **Для назначения одного Исполнителя**: **1)** Можно перетащить стикер с исполнителем на задачу. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/SQSimage.png) **2)** Можно перебросить стикер с исполнителем с одной задачи на другую. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/TF8image.png) **Для назначения одного либо нескольких Исполнителей:** **1)** Выбрать исполнителей на карточке задачи через иконку с пользователем либо через "+". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/F9Ximage.png) В списке пользователей следует отметить галочками Исполнителей, ответственных за задачу. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/n2bimage.png) **2)** Можно выбрать исполнителей из вкладки "Задача" в карточке задачи. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/Ykgimage.png) **Для снятия исполнителя с задачи** нужно нажать на синюю галочку, чтобы она изменила цвет на серый. Есть возможность **установить "Ответственного"**. Это **главный Исполнитель**. Он в большей степени отвечает за выполнение задачи, и на карточке задачи этот пользователь отображается самым первым. [ ](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/ve2image.png) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/CGzimage.png) В системе можно **добавить исполнителя ко всем задачам выбранной колонки** (для назначения 1 ответственного на задачу) Для этого нужно набросить стикер с исполнителем на всю колонку: [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/Cosimage.png) Система запросит подтверждение [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/0p6image.png) После нажатия на "Ок", у всех открытых и выполненных задач колонки будет добавлен либо изменен исполнитель. У задач в архиве исполнитель при этом не изменяется. При назначении исполнителей на задачу **пользователи будут получать уведомления** об этом событии. Также назначенные на задачу **пользователи будутавтоматически оповещаться** по всем новым сообщениям в чате этой задачи. Если что-то будет не прочитано, то информация продублируется на почту. Подробнее про настройки уведомлений можно почитать в статье [Как настроить уведомления?](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/kak-nastroit-uvedomleniya "Как настроить уведомления?") # Как настроить уведомления? В YouGile в разделе "Мой профиль" можно настроить следующие типы уведомлений: 1. Уведомления по задачам: [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/izobrazenie.png) 2. Уведомления по личным и групповым чатам: [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/NzHizobrazenie.png) Уведомления приходят пользователям, состоящим в личных и групповых чатах, по задачам — исполнителям и тем, кто подписан на задачу. В веб и десктоп-версии новые уведомления доступны в центре уведомлений: нужно из проекта нажать на значок "колокольчика". Из открывшегося окна можно перейти по ссылке в чат с новым сообщением либо с уведомлением о дедлайне. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/hu6izobrazenie.png) Также уведомления можно просмотреть в общей ленте, из правой панели. В этой панели есть возможность настроить список. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/fB5izobrazenie.png) В системе есть настройки для отключения уведомлений на определенное время. Например, можно отключить уведомления на 1 час, а по прошествии просмотреть все чаты, где Вы были добавлены в нотификацию. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/M5rizobrazenie.png) Для групповых чатов есть дополнительная настройка в правом углу чата, позволяющая включить/отключить уведомления по выбранным групповым чатам. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/o2Qizobrazenie.png) В веб-версии работают всплывающие уведомления, они отображаются в правом нижнем углу. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/QyPimage.png) Можно отключить звук уведомлений либо появление всплывающих окон на уровне браузера, нажав на шестеренку из окна уведомления либо на значок замка в адресной строке. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/R1eimage.png) В десктопной версии также есть всплывающие уведомления, отображаемые в правом нижнем углу. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/o03image.png) В мобильном приложении работают push-уведомления по новым сообщениям и дедлайнам. Отключить/включить их можно из настроек уведомлений в мобильном телефоне для приложения YouGile. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/6zKimage.png) Уведомления о новых сообщениях и дедлайнах приходят на почту, используемую в качестве логина. В системе есть настройки e-mail оповещений по новым сообщениям в чатах, а также по новостям сервиса. Для настройки перейдите в **Мой профиль > Настройки e-mail оповещений**: [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-07/image.png) В новой вкладке откроется панель настройки, где вы можете подписаться/отписаться от обновлений сервиса, а также выбрать периодичность уведомлений о новых сообщениях в чатах: [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-07/RXIimage.png) # Как восстановить пароль Забытый пароль можно восстановить по почте, на которую был зарегистрирован аккаунт, из веб или десктоп-версии. В мобильном приложении функции восстановления пароля нет. Если вы залогинены в аккаунте, сначала нужно разлогиниться.Опция доступна только в веб-версии и десктоп-приложении. В мобильной версии тёмной темы пока нет.
Переключиться на тёмную тему и обратно можно в настройках **Мой профиль > Внешний вид системы > Выберите цветовую схему**. Здесь же можно отдельно настроить: - цвет левой и верхней панелей - отображение цвета колонок - фон досок [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/image.png) Пример включенной тёмной темы: [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-07/screenshot-2024-07-04-at-13-36-24.png)