##### [**Общие вопросы**](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/chapter/proektnaia-rabota)
Информация об основных функциях системы с пошаговыми инструкциями и видео
##### [**Управление системой**](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/chapter/administrirovanie)
Инструменты для руководителей, настройки управления правами пользователей. Отчеты и сводки
##### [**Стикеры**](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/chapter/stikery)
Детальное описание всех типов стикеров системы, инструкции по созданию и настройке
##### [**Интеграции, доработки** ](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/chapter/dorabotki-sistemy)
Интеграции с другими системами.
REST API и конфигуратор, примеры скриптов
##### [**Версии YouGile**](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/chapter/versii-yougile)
Облачная и коробочная версии.
Десктоп-приложение и мобильное приложение
#####
##### [**Обучающие видео**](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/chapter/obucayushhie-video)
Видео-кейсы внедрения YouGile в больших и маленьких компаниях, обзоры функций
- Наш YouTube-канал: [https://www.youtube.com/@yougile4473](https://www.youtube.com/@yougile4473)
- Наш Telegram-канал c информацией об обновлениях: t.me/yougile ([https://t.me/yougile)](https://t.me/yougile)
- Telegram-канал, информирующий о проведении технических работ: [https://t.me/yougile\_tech](https://t.me/yougile_tech)
- Почта для обращений в поддержку YouGile:
- Скачать десктоп-приложение и мобильное приложение: [https://ru.yougile.com/download](https://ru.yougile.com/download)
- Презентация YouGile: [https://ru.yougile.com/media/docs/yougile-review-ru.pdf](https://ru.yougile.com/media/docs/yougile-review-ru.pdf)
# Версии YouGile
# Все версии YouGile
YouGile работает на всех платформах, на любых устройствах.
Существуют различные версии системы:
1. **Веб-версия**, доступная по ссылке [https://ru.yougile.com](https://ru.yougile.com/)
2. **Десктопная версия** для Windows, macOS и Linux
Запуск десктопной версии вместе с операционной системой подталкивает каждого участника знакомиться с актуальными задачами и видеть общую картину по проекту.
Скачать последнюю версию десктоп-приложения можно по ссылке [https://ru.yougile.com/download](https://ru.yougile.com/download)
3. **Мобильное приложение YouGile Mobile** — для работы с iOS и Android
Ссылки для скачивания мобильного приложения
Android: [https://play.google.com/store/apps/details?id=com.yougile.mobile](https://play.google.com/store/apps/details?id=com.yougile.mobile)
iOS: [https://apps.apple.com/app/yougile/id1502267175](https://apps.apple.com/app/yougile/id1502267175)
AppGallery [https://appgallery.huawei.com/app/C111250679](https://appgallery.huawei.com/app/C111250679)
4. **Коробочная версия** для Windows и Linux
Устанавливается на свой сервер для обеспечения максимальной конфиденциальности и надежности. Вы получаете контроль над всеми данными, включая переписку, а также над политикой безопасности и системой резервного копирования. Подробнее про коробочную версию можно почитать в статье [Коробочная версия](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/korobocnaya-versiya "Коробочная версия")
Коробочную версию можно скачать по ссылке [https://ru.yougile.com/self-hosted](https://ru.yougile.com/self-hosted)
# Десктоп-приложение
YouGile существует в версии для всех компьютерных операционных систем. Пакеты для установки можно найти [на этой странице](https://ru.yougile.com/download).
Ниже описаны некоторые нюансы и особенности, с которыми вы можете столкнуться в процессе работы.
## Windows
#### Отключить автозагрузку приложения при включении
Откройте боковую панель (Центр действий) и пройдите через "Все параметры" в "Приложения", выключите ползунок для YouGile.
#### Отключить уведомления от приложения
Откройте боковую панель (Центр действий) и пройдите через "Все параметры" в "Система", отключите ползунок в "Уведомления и действия".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-11/9Kcizobrazenie.png)
## Linux
#### Установка приложения
Linux-версия YouGile использует [AppImage](https://ru.wikipedia.org/wiki/AppImage), который представляет из себя готовый контейнер, не требующий установки. Для большего удобства работы с AppImage рекомендуем [установить Appimagelauncher](https://github.com/TheAssassin/AppImageLauncher/wiki), это избавит от возможных проблем с зависимостями и сделает использование чуть проще.
После установки Appimagelauncher и запуска Linux-клиента YouGile вам будут предложены два варианта:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-11/xJ3izobrazenie.png)
-  будет работать как запуск portable-версии.
-  скопирует пакет в папку home/Applications, таким образом установив его в систему (появится ярлык рабочего стола).
#### Удаление приложения
Нужно удалить пакет из **/home/<user>/Applications** и файлы данных пути **/home/<user>/.config/YouGile**.
#### Нажатие на ALT ставит фокус на меню приложения
Для пользователей, у которых переключение языка назначено на Shift + Alt, будет наблюдаться эффект вызова меню приложения.
Такое поведение для Alt зашито в Linux штатно, повторяется в браузерах и Electron-приложениях (Firefox, Postman, VS Code), поэтому для смены языка изначально используется Super + Пробел. Приложение YouGile этим процессом не управляет и методов обхода тут нет.
# Мобильное приложение
Приложение можно найти в App Store и Play Market по запросу **YouGile Mobile.**
Ссылки для скачивания:
Android [https://play.google.com/store/apps/details?id=com.yougile.mobile](https://play.google.com/store/apps/details?id=com.yougile.mobile)
IOS [https://apps.apple.com/app/yougile/id1502267175](https://apps.apple.com/app/yougile/id1502267175)
AppGallery [https://appgallery.huawei.com/app/C111250679](https://appgallery.huawei.com/app/C111250679)
APK [https://dist2.yougile.com/mobile/](https://dist2.yougile.com/mobile/)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/aTcimage.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/vSQimage.png)
Видеообзор:
# Коробочная версия
Базовую инструкцию по настройке коробочной версии (для администраторов) можно найти [по этой ссылке](https://ru.yougile.com/media/docs/admin-guide.html).
Инструкцию по интеграции коробочной версии со своим почтовым сервисом можно найти [по этой ссылке](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/integraciia-korobocnoi-versii-so-svoim-poctovym-serverom).
Коробочным решением YouGile обеспечивает и конфиденциальность, и надёжность. YouGile устанавливается на сервер вашей компании и полностью независим от облачной версии. У вас находится полный контроль над всеми данными, включая переписку, а также над политикой безопасности и системой резервного копирования. Также вы становитесь независимыми от сбоев, происходящих не по вашей вине.
Ещё один аспект безопасности — коробочная версия может работать в локальной сети без доступа в интернет.
Вы можете работать в коробочной версии, используя мобильное приложение.
При необходимости, можно сделать любые кастомные доработки, используя встроенный редактор кода ([конфигуратор](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/primery-skriptov-konfiguratora)).
Коробочная версия доступна для Windows (64bit), Linux (64bit). **Скачать** последнюю версию можно по ссылке [https://ru.yougile.com/self-hosted](https://ru.yougile.com/self-hosted).
# Интеграция коробочной версии со своим почтовым сервером
Базовую инструкцию по настройке коробочной версии (для администраторов) можно найти [по этой ссылке](https://ru.yougile.com/media/docs/admin-guide.html).
##### Интеграция со своим почтовым сервером
Минимальная поддерживаемая коробочной версии для интеграции — 1.75. См. [инструкцию по обновлению](https://ru.yougile.com/media/docs/admin-guide.html#updates).
Для работы модуля интеграции его нужно установить на Linux-хост с белым ip-адресом и установленным docker-compose. В дальнейшем вместо `example.ru` нужно указывать свой **домен**.
1\. Создать на своем домене A-запись для `task.example.ru`, которая будет вести на хост (IP-адрес), где будет находиться модуль почтовой интеграции:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/LsFizobrazenie.png)
2\. Создать MX-запись для `task.example.ru`, что будет вести на A-запись `task.example.ru`:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/y82izobrazenie.png)
3\. В файле `conf.json` внести записи:
```json
"mailSyncUrl": "http://task.example.ru:9001",
"apiSecret": "yoursecret",
```
где в `apiSecret` вы указываете свое произвольное значение.
Теперь на хосте, где находится модуль почтовой интеграции, нужно открыть порт 9001 и перезапустить коробку.
5\. Скачать [mailsync.zip](https://help.yougile.com/attachments/30), распаковать и заполнить файл `.env` похожим образом:
```shell
YOUGILE_MAILSYNC_IMAP_USER=not-found@task.example.ru
YOUGILE_MAILSYNC_IMAP_PASSWORD=<любой пароль>
YOUGILE_MAILSYNC_IMAP_HOST=task.example.ru
YOUGILE_MAILSYNC_API_SECRET=yoursecret
YOUGILE_MAILSYNC_DOMAIN=task.example.ru
```
6\. Запустить в консоли `./mail-sync.sh` и дождаться сборки двух контейнеров.
7\. Создать адрес колонки в Yougile и отправить по этому адресу письмо.
# Очистка кэша
Порой может сложиться ситуация, что вы не можете загрузиться в Yougile, в таком случае может помочь очистка кэша. Ниже примеры, как можно это сделать на разных клиентах:
##### Firefox
##### Chrome/Opera
##### Яндекс.Браузер
##### Десктоп-приложение
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-11/snimok-ekrana-ot-2024-11-14-13-23-00.png)
##### Android-приложение (на примере Xiaomi)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-11/screenshot-2024-11-13-13-46-45-398-com-miui-securitycenter-edit.jpg)
# Администрирование
# Добавление и удаление пользователей
**Добавить пользователей в компанию можно двумя способами: путем отправки приглашения на почту, а также по быстрой ссылке-приглашению. 1) Добавление пользователей путем отправки приглашения на почту.** В разделе "Моя компания" нужно нажать на "Добавить сотрудника".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/TU6izobrazenie.png)
В открывшемся окне нужно указать почты пользователей, на которые будут отправлены приглашения, нажать на "Пригласить сотрудников".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/SFdizobrazenie.png)
После успешной отправки приглашения появится уведомление об этом:
Приглашенному пользователю на почту придет письмо со ссылкой.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/xGiimage.png)
После перехода по ссылке будет предложено зарегистрироваться в системе. Если у пользователя уже есть регистрация в YouGile, он будет сразу же добавлен в компанию (посмотреть список компаний можно из настроек профиля, раздел "Компании").
Если Ваш коллега по какой-то причине не успел зарегистрироваться в системе и ссылка устарела, Вы можете отправить приглашение повторно.
Функция добавления пользователя также доступна из верхней панели, из доски проекта.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/mYYizobrazenie.png)
**2) Приглашение пользователей по "быстрой" ссылке-приглашению.** Нужно скопировать ссылку из раздела "Моя компания"
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/screenshot-6.png)
Далее отправить ссылку сотруднику. После перехода по ссылке появится окно следующего вида:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/FuYscreenshot-7.png)
1\) Если у пользователя уже есть регистрация с YouGile, нужно нажать "Уже есть аккаунт. Войти". Далее будет предложено ввести логин и пароль.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/uyXscreenshot-9.png)
После входа в аккаунт в списке компаний добавится новая рабочая компания.
2\) Второй пусть - это когда у пользователя нет регистрации в YouGile. В этом случае нужно нажать на "Зарегистрировать аккаунт и войти". В открывшемся окне необходимо ввести e-mail, который будет использоваться в качестве логина, имя, а также установить пароль.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/0eDscreenshot-10.png)
На почту будет отправлено письмо с подтверждением о регистрации
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/XKLscreenshot-11.png)
Далее нужно будет пройти по ссылке с письма и зайти таким образом в компанию.
***! Внимание:*** *Ссылку-приглашение можно редактировать, а также удалять.*
Это может быть актуально, если через время какие-то пользователи удаляются. Если они знают ссылку-приглашение, они снова могут зайти в компанию.
Также обратите внимание на то, что пользователям, уже добавленным в компанию, можно далее *заходить в нее как по ссылке-приглашению, так и по ссылке [https://ru.yougile.com/](https://ru.yougile.com/)*
И в том и в другом случае будет осуществляться вход в аккаунт.
##### Удаление пользователей.
**Удалить пользователя** из компании можно также в разделе "Моя компания".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/RM2izobrazenie.png)
Опция удаления пользователей доступна только администраторам компаний.
После удаления пользователя все задачи в системе остаются без изменений, в том числе и те, в которых этот пользователь был исполнителем. Остаются комментарии в задачах, а также сообщения в групповых чатах. В аккаунте исчезают личные чаты с удаленным пользователем.
Но, если пользователя обратно добавить в компанию, личный чат будет восстановлен.
Также личный чат с удаленным сотрудником можно найти через чат задачи.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/QOXscreenshot-12.png)
**
Назначение администраторов**
Добавленным пользователям можно дать права администратора. После нажатия на имя пользователя откроется карточка сотрудника, следует нажать на "Назначить администратором".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/fb2izobrazenie.png)
# Роли пользователей
Пользователи могут быть добавлены в проект со следующими уровнями доступа: Управляющий, Сотрудник, Наблюдатель.
Все эти пользователи имеют право на просмотр всех задач в проекте.
**Управляющий** — полный доступ.
*Может менять структуру и пользователей проекта.* Управляющий может приглашать пользователей в проект, а также удалять их из проекта, назначать им роли, настраивать права через группы прав. Пользователю с данной ролью доступно создание досок, колонок в проекте, редактирование их названий, а также перемещение.
Управляющий может отметить выполненными любые задачи (в которых он является исполнителем, задачи без исполнителя, а также "чужие" задачи, в которых исполнителями являются другие пользователи.
**Сотрудник** — доступ к задачам.
*Может работать с задачами, но не менять структуру проекта.*
Сотрудник, как и Управляющий, имеет неограниченные права на работу с задачами.
В отличие от Управляющего, такой пользователь не может редактировать структуру проекта (создавать доски, колонки, изменять их названия, а также их перемещать).
Сотрудник может выполнить только те задачи, в которых он является исполнителем, а также задачи без исполнителя. Он не может отметить выполненными "чужие" задачи (в которых исполнителями являются другие пользователи)
**Наблюдатель** — доступ только к чату.
*Может комментировать в чате, ничего не меняя в задачах.*
Наблюдатель, как и Управляющий и Сотрудник, видит полностью все данные в проекте, но он не может редактировать структуру проекта, а также он не может редактировать задачи (т.е. он не может изменить название задачи, добавить описание, подзадачи, стикеры, переместить задачу).
Он может только отправлять сообщения в чаты задач.
Наблюдатель имеет право на выполнение только тех задач, в которых он является исполнителем.
Задачи без исполнителя, а также "чужие" задачи он не может отметить выполненными.
Настройки доступны при добавлении пользователей в проект. Отредактировать их может администратор компании либо управляющий проекта.
**Создание своих ролей**
Можно создать свою роль и раздать ей права на определенные действия с проектами, досками, колонками и задачами.
Таким образом можно ограничить просмотр/редактирование выбранных объектов в проекте.
В компанию можно заводить фрилансеров или подрядчиков, которым будут доступны только определенные части проекта, можно организовать внутреннюю поддержку или организовать процесс сбора инициатив.
Для создания роли необходимо перейти в настройки проекта, нажать на "Настройка ролей в проекте" - "Добавить роль".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/screenshot-3.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/screenshot-4.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/screenshot-5.png)
В настройках разрешить/запретить действия для проекта и выбранных объектов в проекте:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/screenshot-7.png)
Созданную роль нужно выбрать из списка напротив имени пользователя и сохранить изменения в проекте.
##### [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/screenshot-8.png)
Примеры создания ролей*.*
#####
Необходимо настроить роль таким образом, чтобы пользователи могли видеть только те задачи, в которых являются исполнителями.
- Нужно запретить просмотр всех задач и установить разрешения для задач, назначенных на пользователя.
##### [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/screenshot-9.png)
Нужно настроить роль так, чтобы пользователи имели право на просмотр и редактирование выбранных досок в проекте, остальные доски не были видны.
- Следует настроить запреты для проекта и установить разрешения для досок, которые должны быть доступны для просмотра и редактирования:
##### [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/screenshot-10.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/screenshot-11.png)
Нужно настроить пользователю запрет редактирования определенных задач - все остальные задачи разрешается редактировать.
Для каждой из выбранных задач нужно разрешить только просмотр, все остальные действия необходимо запретить.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/screenshot-12.png)
# Настройки компании
**Настройки компании** видны и доступны для редактирования только администраторам компании.
Данный блок настроек позволяет:
- **Создавать проекты всем пользователям компании (а не только администраторам)**
Мы считаем, что открытая команда работает более эффективно. И это видно из статистики по действиям пользователей YouGile. Чем больше свободы действий и прозрачности – тем активнее ведут себя пользователи в системе.
- **Запретить пользователям создавать групповые чаты, оставить это привилегией администраторов.** И все же некоторые команды, особенно большие, от 50 человек, имеют более строгую иерархию. А значит, им нужна возможность ограничить права сотрудников.
- **Настроить видимость e-mail друг друга** Это актуально для больших команд с разными отделами. При необходимости видимость e-mail адресов можно и ограничить, например, если в систему приглашены заказчики, подрядчики и фрилансеры.
Для перехода в меню редактирования следует зайти на страницу с настройками проектов и нажать на шестеренку рядом с названием компании.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/kLYizobrazenie.png)
В открывшемся окне можно регулировать:
- Кто может создавать новые проекты
- Кто может видеть страницу "Отчеты"
- Кто может редактировать должность пользователя
- Кто может создавать групповые чаты
- Кто может видеть email-ы в карточках сотрудников
- Кто может видеть страницу «Лицензия и оплаты»
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/qEaizobrazenie.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/tlrizobrazenie.png)
- Доступны следующие варианты:
- **Руководители отделов и администраторы**
\- руководители отделов компании, а также администраторы компании.
Подробнее об "Отделах компании" можно почитать в статье [Отделы компании](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/otdely-kompanii "Отделы компании")
- **Только администраторы**
\- только администраторы компании.
- **Все пользователи**
\- без исключений. Независимо от того, с какими ролями пользователи добавлены в проекты и в каких группах прав они состоят.
# Отделы компании
Функция позволяет разделить сотрудников по отделам, указать должности, назначить руководителей каждого отдела с возможностями управления группой.
*Возможна бесконечная вложенность отделов – можно работать, даже если вас 1000 человек*
Зачем нужна структура?
- Для визуализации. Любой сотрудник может понять, кто где работает, и обратиться при необходимости.
- Для того, чтобы отрегулировать прозрачность процессов в разных отделах.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/2Laimage.png)
Для создания отдела компании следует перейти на страницу с настройками проектов, затем нажать на "Добавить отдел".
В окне настроек отдела можно выбрать руководителя, а также сотрудников, состоящих в данном отделе.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/bWdimage.png)
# Отчеты и сводки
С помощью данного инструмента Вы можете получить любую информацию по проектам и выгрузить её для проведения анализа.
Главная цель функций — полная прозрачность для управления и принятия обоснованных решений.
### Отчеты
Выводят любую информацию в виде таблиц. Гибкая система сортировки и фильтрации позволяет реализовать отчетность любой сложности. Полученные таблицы можно скачать в формате Excel, а также настроить их регулярное получение на почту.
Например, вы можете узнать в каких задачах больше всего общались, посмотреть все задачи со статусом “Срочно”, по которым был просрочен дедлайн, вывести все задачи с доски внутренних инициатив, которые не были одобрены, но при этом практически не обсуждались, и найти там что-то полезное для компании.
Настроить, кому из пользователей отображается данный раздел, можно в настройках компании (подробнее - )
- Отчет **“Общий”** — позволяет быстро понять, что происходит в отделах, проектах или по сотрудникам.
В общем отчете можно получить быструю информацию по происходящему в компании.
Здесь отображаются срезы по проектам, отделам и по людям.
По умолчанию в таблице отображаются две колонки: список открытых задач и выполненные.
Можно добавить свою колонку.
На каждое число в таблице можно щелкнуть. Откроется детальная информация по этим задачам (названия даты исполнители авторы и прочее)
Любой отчет можно скачать в формате excel
В отчетах **“Таблицы”** имеется возможность управлять столбцами. Например, можно составить удобный отчет для наблюдения за потоком общения по задачам.
Для создания отчета следует перейти в раздел "Отчёты" — "Таблицы", нажать на "Добавить отчёт".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/l3dizobrazenie.png)
Отчеты можно отредактировать либо удалить через "Настроить отчет", скачать в формате Excel, также посмотреть в виде Ганта.
Подробнее о диаграмме Ганта — в статье [Диаграмма Ганта](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/diagramma-ganta "Диаграмма Ганта")
### Сводки
###
На каждой доске можно создать сводки — колонки, в которые при помощи сортировки и фильтрации можно вывести задачи из всех проектов и досок по определенным критериям.
Для создания сводки на доске проекта нужно нажать на "Создать сводку". Данная опция доступна пользователям, которые имеют права на редактирование структуры проекта (роль Управляющий, а также созданные роли). Подробнее о ролях — в статье [Роли пользователей](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/roli-polzovatelei "Роли пользователей")
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/iZ1izobrazenie.png)
В открывшемся окне следует указать название сводки, добавить фильтры по задачам, а также, при необходимости, настроить сортировку, нажать "Сохранить".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/EvWizobrazenie.png)
Созданную сводку можно отредактировать либо удалить, нажав на шестеренку в углу колонки, также можно скачать в формате Excel.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/rwLizobrazenie.png)
Создав несколько колонок-сводок, можно сформировать доску для мониторинга за процессами в команде. Например, доску для наблюдения за активностью в одном проекте за последние 24 часа.
В этом видео – **5 действующих примеров настройки прозрачности при помощи инструмента “сводки”**. Примеры взяты из наших собственных процессов в команде YouGile.
# Отчеты "Время в колонках"
**Отчет по времени в колонках** в виде графика показывает среднее время, которое задачи провели в каждой колонке. Этот инструмент помогает найти узкие места в работе команды.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/novyy-otchet-1.jpg)
Под графиком — таблица с информацией по конкретным задачам. Красным подсвечено, где задача провела больше всего времени. Именно в этих местах возникает «бутылочное горлышко» — этап, на котором застревают задачи. Для того, чтобы увеличить эффективность команды, нужно находить эти этапы, разбираться в причинах задержки задач и по возможности устранять их.
Фильтры над графиком помогут вам сравнить время в колонках по разным исполнителям, исключить задачи, лежащие в конкретных колонках или убрать из отчёта лишние столбцы.
**Сценарий 1. Посмотреть, где задача застревала**
По конкретной задаче можно посмотреть, в какой колонке она провела больше времени, где находится сейчас.
**Сценарий 2. Посмотреть, в какой колонке «узкое место» процесса**
В таблице и на графике хорошо видно, где задачи находились дольше всего. Легко находить буксующие этапы процесса.
**А еще можно:**
- понять, кто из сотрудников тормозит процесс,
- отфильтровать и оценить выполненные задачи,
- оценить среднее время задач в колонках,
- быстро перейти к переписке в чате в проблемных задачах.
# Лента событий
Лента событий - это список событий по проектам, к которым у пользователя есть доступ. Если в компании всего 10 проектов, а сотрудник имеет доступ только к 2 из них, то в разделе "Лента событий" он увидит только те действия, которые происходили в этих двух проектах.
Находится раздел "Лента событий" в меню слева.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/XoWizobrazenie.png)
Ленту событий можно отображать в двух форматах: в виде таблицы (по умолчанию) и в виде списка. Вы можете воспользоваться готовыми фильтрами: «Удаленные объекты», «Загруженные файлы», «Общение по задачам». Или создать и сохранить любые свои.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/et5izobrazenie.png)
При необходимости данные из ленты событий можно скачать таблицей.
**Типы действий, которые логируются в Ленте событий:**
Задачи:
- добавление
- удаление
- перемещение
- архивирование
- выполнение
- переименование
- восстановление
- сообщение в задаче
- загрузка файлов
Пользователи и роли:
- добавление/удаление пользователя в проекте
- добавление/удаление пользователя в компании
- изменение ролей/разрешений в проекте.
**Есть гибкая система фильтрации:** по расположению, дате события, типу действия, инициатору.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/zHvizobrazenie.png)
**Зачем это нужно?**
1. Для поиска файлов. Вы будете видеть все загруженные файлы в систему в одном месте.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/I3qizobrazenie.png)
2\. Для разбора инцидентов. Когда пропал важный объект, а оказалось, что один из сотрудников его случайно удалил.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/Kczizobrazenie.png)
3\. Для большей прозрачности. Вы будете видеть, кто чем был занят сегодня, вчера или на прошлой неделе.
4\. Для сбора информации. Удобно отслеживать задачи, над которыми команда работала в последний месяц.
5\. Для оценки продуктивности. Вы можете оценить, сколько задач выполнил конкретный сотрудник, например, за прошлую неделю.
# Задачи сотрудников
В разделе "Отчёты" — "Задачи сотрудников" администратор компании может наблюдать, сколько на данный момент открытых и выполненных задач у каждого пользователя.
Инструмент помогает моментально понять, чем сейчас занимаются ваши сотрудники.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/izobrazenie.png)
Специальным значком отмечены задачи, которые пользователь еще не просмотрел.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/0Swimage.png)
Задачи можно отфильтровать по дате назначения, по исполнителю и по проектам.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/sMtizobrazenie.png)
В колонке"Неназначенные задачи" отображаются все задачи без исполнителя.
Количество открытых и выполненных задач по каждому пользователю отображается в колонках с задачами этого пользователя.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/Tiwizobrazenie.png)
# Инструкция по удалению аккаунта в Yougile
Для удаления аккаунта в приложении Yougile вам необходимо:
1. Открыть приложение Yougile и войти в систему с почтой и паролем, которые вы указывали при регистрации
2. Перейти на вкладку “Настройки”
3. Нажать на строку с вашим ФИО и перейти на страницу “Редактирование профиля”
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/1yzbadbr8o7r037tmftpq6x2c684pqnsa3ss1fmje.png)
4. Нажать кнопку “Удалить аккаунт”
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/1dt-urvnbnkop6g6oweqz8bzjkcl0qaa3yoxrawri.png)
либо обратиться на почту
При удалении аккаунта будут удалены следующие типы данных:
- персональные данные: ФИО, номер телефона, адрес электронной почты, Личные идентификаторы (идентификатор аккаунта, номер или имя), другие личные сведения, обрабатываемые приложением
- Идентификаторы устройства или другие идентификаторы
- Сведения о приложении и производительность
- Активность в приложении
- Фото, видео, аудиофайлы
# Проектная работа
# Структура системы
В YouGile реализована иерархия объектов, позволяющая строить работу компаний любой сложности. В компании может быть любое количество проектов, в проекте — любое количество досок. На каждой доске можно создать множество колонок с неограниченным количеством задач.
## Компании
В каждом аккаунте можно создать несколько компаний.
Для создания новой компании и переключения между компаниями нужно пройти в настройки профиля и в блоке "Компании" нажать на "Добавить компанию".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/3eVizobrazenie.png)
В этом же разделе компанию можно переименовать, нажав на иконку с карандашом, а также удалить через значок с корзиной. Изменить порядок отображения компаний можно путем перетаскивания мышью.
Приглашенный в компанию пользователь, не являющийся администратором, не может удалить компанию у себя. Чтобы выйти из компании, ему нужно обратиться к администратору.
Также есть следующее ограничение: администратор не может удалить у себя последнюю, единственную компанию. Это можно сделать только через запрос в поддержку YouGile.
## Проекты
Для создания проекта перейдите в раздел с настройками проектов и пользователей, нажмите на "Добавить проект" или на "+".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/j6kizobrazenie.png)
Созданные проекты можно менять местами путем перетаскивания.
В меню проекта доступны опции: дублирования (создания копии проекта), перемещения в архив, изменения префикса id проекта, удаления и переименования проекта, а также настройки состава и прав доступов в проекте.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/LdNizobrazenie.png)
В проекты можно добавить или исключить из них участников.
Подробнее про настройки добавления и удаления пользователей в статье [Добавление и удаление пользователей](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/dobavlenie-i-udalenie-polzovatelei "Добавление и удаление пользователей")
Через Настройки компании (подробнее в статье [Настройки компании](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/nastroiki-kompanii "Настройки компании")) можно настроить, кто из пользователей имеет право создавать новые проекты.
Изменение структуры проектов, а также добавление и удаление участников доступно администраторам компании и управляющим проектов. Подробнее о ролях в проекте — в статье [Роли пользователей](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/roli-polzovatelei "Роли пользователей").
Обычному пользователю доступны изменения порядка проекта, они применяются только в его аккаунте.
## Доски
Создать доску можно непосредственно из проекта, нажав на "+".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/unVizobrazenie.png)
В меню досок доступны следующие опции: переименование, перемещение, дублирование, разрешение доступа по ссылке, переход к настройкам доски и удаление.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/oLuizobrazenie.png)
Порядок досок в проекте можно изменить путем таскания.
Создание новых досок, а также изменение их порядка доступно только администраторам компании и управляющим проектов.
## Колонки
Для создания колонки нужно нажать на "Создать колонку" на доске проекта.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/W9lizobrazenie.png)
Порядок колонок на доске можно изменить тасканием. Также можно перетащить колонку из одной доски на другую, из одного проекта в другой проект.
Создание и перемещение колонок доступны только администраторам компании и управляющим проектов.
В меню колонок доступны опции переименования, перемещения, дублирования, сортировки и удаления колонки. Из этого меню также можно за одно действие архивировать все задачи в колонке либо архивировать только выполненные. Тут вы сможете подключить [интеграцию с почтой](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/integraciia-s-poctoi) к колонке.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/3BOizobrazenie.png)
## Задачи
Создать задачу можно через кнопку "Добавить задачу".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/UY7izobrazenie.png)
Через меню задач ее можно отметить выполненной, переименовать, заархивировать, переместить, копировать ссылку на нее, дублировать или удалить. Тут же можно создать зеркало этой задачи, загрузить обложку для задачи, выбрать цвет задачи или же создать подзадачу.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/hzzizobrazenie.png)
Выполнить задачу можно также нажав на галочку в левом верхнем углу и из самой карточки задачи.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/C7Xizobrazenie.png)
Задачи можно перемещать мышью в пределах одной доски, а также с одной доски на другую в пределах проекта.
Все заархивированные задачи помещаются в специальный раздел в самом низу колонки. При необходимости, их можно просмотреть через "Архив задач".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/9RHizobrazenie.png)
Восстановить задачу из архива можно через меню задачи:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/iMoizobrazenie.png)
## Подзадачи
Создать подзадачу можно через кнопку , для подзадач доступны все базовые пункты меню задач.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/2wGizobrazenie.png)
Подзадача при создании располагается не на доске, а внутри задачи.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/QRcizobrazenie.png)
Однако подзадачу можно выносить на доску перетаскиванием в колонку. Такая задача меняет расположение и будет указано как **Проект → Доска → Колонка**.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/l7pizobrazenie.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/XhEizobrazenie.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/CFZizobrazenie.png)
Задачу после этого можно и убрать из подзадач, нажав на [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/Ltwizobrazenie.png). Это превратит ее в обычную задачу.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/zCwizobrazenie.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/hqoizobrazenie.png)
Также подзадачу можно убрать с доски через кнопку [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/njkizobrazenie.png), вернув все в первоначальное состояние.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/FBtizobrazenie.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/RmAizobrazenie.png)
Также можно сделать любую задачу подзадачей другой, открыв задачу и пройдя во вкладке **Подзадачи** →
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/22Sizobrazenie.png).
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/3Gpizobrazenie.png)
При дублировании родительских задач дублируются только те подзадачи, которые не были перенесены на доску, остальные ведут себя как зеркала.
# Новая страница
# Основные действия с проектами
#### Создание проектов
В компании может быть неограниченное количество проектов.
Создать проект можно из раздела "Моя компания" через кнопку "Добавить проект".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/prod-add-proj1.png)
Данная кнопка отображается у администраторов компании. Также она может быть доступна руководителям отделов или же всем пользователям в компании. Всё зависит от того, какое разрешение выбрано в [настройках компании](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/nastroiki-kompanii "Настройки компании") администратором.
#### Изменение порядка проектов
Проекты можно поменять местами путем перетаскивания их в разделе "Моя компания" - Проекты компании" или же в списке в левой панели.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/screenshot-1.png)
Каждый пользователь определяет "свой" порядок проектов.
Даже если администратор компании установит определенный порядок проектов, изменения будут применены только для него.
#### Дублирование проектов
Можно создать дубль проекта через меню проекта "Дублировать". Данное действие доступно тем пользователям, у которых есть право на создание проектов.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/prod-dupl-proj1.png)
При дублировании копируются полностью доски, колонки, а также все задачи и подзадачи с их статусами. В задачах копируется все содержимое, за исключением сообщений в чатах.
Функция используется для копирования проектов, заведенных в качестве шаблонов.
*Обратите внимание: созданные роли копируются частично, переносятся разрешения только для уровня проектов, для досок и колонок нужно всё настраивать вручную.*
*Настройки передачи задач, шаблоны задач, а также регулярные задачи не копируется, это нужно настраивать заново.*
#### Удаление проектов
Удалить проект можно через меню проекта. Действие доступно администраторам компании, а также Управляющим проектов.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/prod-proj-delete.png)
Удалённые проекты хранятся в системе неограниченное время.
Найти и восстановить их можно из раздела "[Лента событий](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/lenta-sobytii "Лента событий")", через фильтрацию по "Удаленным объектам".
#### Изменение префикса ID-задач в проектах
Каждому проекту при создании автоматически присваивается префикс, на основе его названия. Данный префикс добавляется к ID всех задач, находящихся в проекте.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/prod-pref.png)
Это значение можно изменить во время создания проекта или же после, через меню.
Система ограничивает создание проектов с одинаковыми префиксами на уровне компании. Нужно использовать новое значение.
*Следует отметить, что при удалении проекта префикс не удаляется. Если вы хотите использовать значение, которое было ранее у удаленного проекта, проект можно восстановить, поменять у него префикс, чтобы значение освободилось и снова его удалить.
#### Управление пользователями в проектах
Добавить и удалить пользователей в проекте может администратор компании или Управляющий проекта.
Для добавления пользователей в проект нужно в настройках проекта выбрать им роли.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/prod-add-users-in-proj.png)
Можно установить одну из встроенных ролей: Управляющий, Сотрудник или Наблюдатель. Либо же создать свою роль.
Для удаления пользователей из проекта, в настройках нужно убрать установленные для них роли.
Подробнее о настройках ролей - в статье [Роли пользователей](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/roli-polzovatelei "Роли пользователей").
#### Архивирование проектов
Проекты можно заархивировать через меню проекта. Архивы проектов отображаются под спойлером "Заархивированные проекты".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/prod-arch1.png)
После архивации задачи проекта перестают отображаться в правой панели, а также в сводках и отчетах.
Разархивировать проект можно в любое время через пункт меню "Восстановить из архива".
#### Работа с проектами для администрирования
Если вы администратор компании, то проекты, в которых вы не принимаете участия, доступны под спойлером "Проекты для администрирования".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/prod-pr-for-adm.png)
Этих проектов также нет в левом меню. Чтобы они стали отображаться в основном списке проектов, надо установить себе роль управляющего.
*В мобильном приложении отображаются только те проекты, в которые пользователь добавлен с определенной ролью. Чтобы у администратора в приложении отображались проекты для администрирования, нужно добавить себя в них с ролью.*
#### Перенос проектов из одной компании в другую
Компании изолированы друг от друга, поэтому переместить проекты из одной компании в другую нет возможности.
Но можно скачать проект в формате json и загрузить его в другую компанию. Подробнее об этом в статье [Как переместить проекты из одной компании в другую?](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/perenos-proektov-iz-odnoi-kompanii-v-druguiu "Как переместить проекты из одной компании в другую?")
# Перенос проектов из одной компании в другую
Компании полностью изолированы друг от друга. Продублировать или переместить проекты из одной компании в другую нельзя.
Есть метод, позволяющий скачать проект и загрузить его в другую компанию. Можно его использовать.
Условие для скачивания: в проекте не должно быть зеркальных колонок и сводок. Их надо удалить, если имеются, после этого проекты можно будет скачать. Роли при этом не будут скопированы, их нужно будет настраивать вручную.
**1) Для скачивания проекта:**
Нужно перейти в настройки проектов, подвести курсор мыши к проекту, нажать на shift + левая кнопка мыши - появится меню "Скачать данные этого проекта?".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-61.png)
Вы получите файл в формате json, который нужно будет импортировать в другую компанию.
**2) Для импорта проекта:**
Нужно нажать на shift + левой кнопкой мыши нажать на "Добавить проект" (кнопка сверху").
После этого появится "Импортировать проект из файла".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-60.png)
# Групповые чаты
В групповой чат можно добавить всех сотрудников компании, какого-либо отдела или проекта.
Групповые чаты, как и личные, приватны и видны только участникам чата.
Создать чат можно по кнопке “Создать групповой чат” в левой или в правой панели в разделе “Личные чаты”. В открывшемся окне нужно ввести название чата, а также отметить список участников.
Обозначения статуса сообщений:
- одна серая галочка — никем не прочитано
- одна синяя галочка — прочитано некоторыми участниками чата (наведите курсор, чтобы отобразить список прочитавших)
- две синих галочки — прочитано всеми участниками чата
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/A6Uimage.png)
Чтобы переименовать чат либо изменить в нем состав пользователей, нужно нажать на иконку с карандашом рядом с названием чата.
Для удаления чата нужно исключить из него всех пользователей, чат будет удалён автоматически.
В правом верхнем углу чата есть отдельная настройка для управления уведомлениями в групповых чатах. При необходимости, можно отключить уведомления для определенных чатов.
Настроить, кто имеет право создавать групповые чаты можно в разделе **Моя компания > Настройки компании**:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/b1Fizobrazenie.png)
Пункт **Кто может создавать групповые чаты** позволяет выбрать следующие варианты:
- Все пользователи
- Руководители отделов компании и администраторы
- Только администраторы
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/xqbizobrazenie.png)
Подробнее о настройках компании — в статье [Настройки компании](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/nastroiki-kompanii)
# Работа с досками
# Основные действия с досками
#### Создание досок
В каждом проекте может быть любое количество досок.
Создать их можно через "+" администратору компании, Управляющему проекта, а также пользователю [с кастомной ролью](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/roli-polzovatelei "Роли пользователей") с разрешением на добавление доски.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/prod-add-board.png)
#### Переименование
Изменить название доски можно через пункт в меню доски "Переименовать".
#### [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/screenshot-78.png)
Действие разрешено администратору, Управляющим проекта и пользователям с кастомной ролью с разрешением на изменение названия доски.
#### Перемещение
Можно переместить доску из одного проекта в другой через меню доски.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/prod-move-board.png)
Также доски можно поменять местами путем перетаскивания драг-н-дропом.
Действие доступно администраторам, Управляющим проекта и пользователям с кастомной ролью с разрешением на перемещение доски.
#### Дублирование
Данное действие доступно тем пользователям, которым разрешено создание досок в проекте.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/screenshot-76.png)
При дублировании копируется полностью всё содержимое задач, а также настройки стикеров.
Настройки шаблонов задач, регулярных задач, а также передачи задач не копируются.
#### Удаление
Удаление досок разрешено пользователям, у которых есть право на редактирование структуры доски, то есть администраторам, пользователям с ролью Управляющий, а также пользователям с созданными ролями, у которых разрешена данная опция.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/screenshot-77.png)
Все удаленные доски можно восстановить в любое время через раздел [Лента событий](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/lenta-sobytii "Лента событий").
#### Фильтрация задач на доске
Задачи на доске можно фильтровать по значениям стикера Исполнитель, стикеров с состояниями, временному интервалу, а также по диапазону дат окончания Дедлайна.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/screenshot-75.png)
Действие доступно всем пользователям, кроме тех, кому через созданные роли закрыто отображение панели стикеров.
#### Переключение видов на досках
Каждую доску, кроме колоночного вида, можно представить в виде [Календаря](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/vid-kalendar "Вид Календарь") или [Ганта](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/diagramma-ganta "Диаграмма Ганта").
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/prod-work-in-boards.png)
Во всех этих режимах доступно создание и редактирование задач.
В виде Ганта видны полностью все задачи c подзадачами, которые есть на доске, включая задачи и подзадачи из сводок и зеркал.
В виде календаря отображаются только те задачи и подзадачи из колонок, сводок и зеркал, у которых есть дедлайны.
# Основные действия с колонками
#### Создание колонок
На каждой доске можно создать любое количество колонок.
Создавать, редактировать, удалять и перемещать колонки могут администраторы компании и пользователи с ролью Управляющий. У Сотрудников и Наблюдателей нет такого права.
В настройках проекта можно [создать свою роль](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/roli-polzovatelei "Роли пользователей") и в ней разрешить перечисленные действия.
#### Дублирование колонок
Колонку можно дублировать через её меню.
При дублировании копируются полностью все задачи с их статусами. В задачах копируется все содержимое, за исключением сообщений в чатах.
Дублировать колонку могут пользователи, у которых есть право на создание колонок в соответствии с настройками ролей в проекте.
#### Перемещение колонок
Можно переместить колонку на другую доску текущего или другого проекта через меню колонки.
Также переместить колонку на другую доску внутри проекта или же поменять местами колонки на доске можно через drag-n-drop.
Действие перемещения доступно администраторам и Управляющим проекта. Пользователям с кастомными ролями можно разрешить перемещать колонку без ограничений или только внутри проекта.
#### Удаление колонок
#### Архивирование задач в колонках
Через меню колонки можно заархивировать все задачи или же только выполненные.
Данное действие доступно администраторам и пользователям с ролями Сотрудник и Управляющий. В созданной роли на право архивации влияет настройка "Архивирование задач" в блоке с разрешениями для задач.
Массовая архивация задач на доске также доступна через функцию [массовых действий с задачами](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/massovye-deistviia-s-zadacami "Массовые действия с задачами").
#### Заархивированные задачи в колонках
Все заархивированные задачи помещаются в самом низу колонок, в которых они распологались до архивации, в свернутом виде под спойлером "Архив задач".
Эти задачи всегда доступны для просмотра, при необходимости их можно разархивировать в любой момент.
#### Отображение количества задач в колонках
В настройках доски можно включить отображение количества задач в колонках. Число будет показываться рядом с названием каждой колонки.
Заархивированные задачи не учитываются при подсчёте.
#### Выбор цвета для колонок
Колонки можно разметить разными цветами. Например, колонка с задачами в работе в данный момент может быть красной, а с выполненными — зеленой.
Доступно 16 цветов, выбор цвета - в меню колонки.
По цвету колонки определяются цвета задач в виде Ганта.
#### Сортировка задач в колонках
Через меню колонки можно отсортировать задачи по дедлайну, исполнителю, дате создания, состоянию выполненности, названию, а также состояниям стикеров, добавленных на доску.
Сортировка является безвозвратным действием и будет видна всем пользователям, имеющим доступ к доске.
# Настройки доски
К **настройкам доски** можно перейти из меню доски, а также из панели доски через "шестеренку".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/screenshot-80.png)
В данном разделе располагаются:
- Основные настройки доски
- Настройка внешнего вида
- Настройки стикеров
- Настройки доступа к доске по ссылке
- Настройки функции передачи задач
- Настройки шаблонов задач
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/screenshot-86.png)
Редактирование настроек доски доступно администраторам компании и Управляющим проекта, а также пользователям с созданной ролью, в которой разрешен пункт "Управление основными настройками доски".
#### Основные настройки доски
Это основной блок настроек доски, он позволяет:
- автоматически перемещать задачи в выбранную колонку при выполнении
- автоматически выполнять задачи, если они были перемещены в определенную колонку на доске
- автоматически делать последнюю картинку в чате обложкой задачи
- автоматически архивировать выполненные задачи
- увидеть, сколько времени задача провела в колонках на доске
- включить отображение количества задач в колонках
- включить отображение количества сообщений в каждой задаче
- выводить ID на карточку задачи
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/screenshot-85.png)
#### Настройка внешнего вида доски
В настройках доски в разделе "Внешний вид" можно установить фон для доски, отличный от общего фона, выбранного в профиле.
Изменения применяются для всех пользователей.
Возможно загрузить своё изображение или же выбрать его по поиску из Unsplash из миллиона картинок.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/screenshot-83.png)
Редактировать фон доски могут пользователи, у которых есть доступ к "Настройкам доски".
#### Настройки стикеров на доске
Из раздела "Стикеры" в настройках доски можно создать любое количество пользовательских стикеров: стикеров с состояниями, временными интервалами, свободными числовыми и текстовыми полями.
Можно добавить или убрать с доски системные стикеры: Дедлайн, Исполнитель, Секундомер, Регулярная задача, Таймер, Таймтрекинг.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/screenshot-84.png)
Если стикер был создан ранее на другой доске, его можно добавить на текущую доску через "Стикеры других досок".
Также есть возможность установить определенный порядок стикеров в панели на доске. Для этого нужно поменять стикеры местами путем перетаскивания мышью.
#### Доступ к доске по ссылке
Есть возможность открыть доступ к любой доске по ссылке, чтобы её содержимое могли просмотреть пользователи, незарегистрированные в компании.
Настроить функцию может администратор компании или Управляющий проекта.
Необходимо перейти в меню доски, нажать на "Доступ по ссылке". Подробнее о настройках в статье [Открытые доски](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/otkrytye-doski "Открытые доски").
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/screenshot-81.png)
#### Настройки передачи задач
В настройках доски в разделе "Передача задач" можно добавить правила, позволяющие настроить:
- куда будет перемещена задача и из каких колонок можно будет это сделать
- каких пользователей удалить/добавить в качестве исполнителя задачи при передаче
- каких пользователей стоит отписать/подписать на чат при передаче задачи
- какие стикеры удалить или добавить на задачу в момент передачи
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/screenshot-82.png)
После создания правила на задачах выбранных колонок появится иконка, позволяющая передать задачу в один клик. Подробнее о данной функции - в статье [Передача задач](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/peredaca-zadac "Передача задач").
#### Настройки шаблонов задач
Из раздела с настройками доски можно перейти к "[Шаблонам задач](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/sablony-zadac "Шаблоны задач")".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-09/templ-task-settings.png)
Можно создать шаблон с нуля или использовать уже существующую задачу, чтобы создать на ее базе шаблон.
В шаблоне можно указать исполнителя, ответственного и подписчиков задачи, добавить описание, создать чек-листы, а также подзадачи.
После создания шаблона можно выбрать его в списке шаблонов на доске.
# Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта упрощает работу с проектами, помогает увидеть общий ход задач по всей компании и управлять ими за счет наглядности.
Инструмент позволяет:
- Распределять задачи на временной шкале
- Определять дату начала задачи и дату окончания (дедлайн)
- Устанавливать связи задач
- Планировать последовательность работ на временной шкале
В вид Ганта можно перейти из любой доски проекта, нажав на переключатель слева от панели стикеров.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/G6vizobrazenie.png)
Также функция доступна из раздела "Отчеты". После настройки фильтров отчетов следует нажать на кнопку "Отобразить в виде Ганта". Подробнее об Отчётах — в статье [Отчеты и Сводки](https://yougile.zendesk.com/hc/en-us/articles/9922159030673)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/6jUizobrazenie.png)
Список задач будет показан на диаграмме, при этом вы можете задать сортировку в хронологическом порядке для удобного чтения отчёта. Редактировать задачи в отчёте нельзя.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/1wsizobrazenie.png)
**Примеры отчётов**, которые можно выводить на диаграмму Ганта:
- о просроченных задачах,
- о задачах с ближайшими дедлайнами,
- о задачах, завершенных раньше срока,
- о длительности выполнения задач.
Цвет задач в диаграмме соответствует цвету колонки. На доске дату начала и окончания задач можно задавать и видеть в стикере Дедлайн.
Из вида Ганта можно установить связи задач. Убрать связь задач можно нажав на нее.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/KHcizobrazenie.png)
##### Функция автоматического планирования задач
Автопланирование - это настройка, она позволяет автоматически сдвигать связанные задачи, в случае корректировки графика. Если дата окончания одной задачи сдвигается - это двигает все последующие задачи.
Функция не допускает конфликты сроков: автоматически их исправляет.
Это упрощает управление проектом и снижает вероятность ошибок.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/6Kwizobrazenie.png)
Функция включена по умолчанию на всех досках.
- Включать и выключать автопланирование может только Управляющий проектом. Сотрудники и Наблюдатели могут видеть, включена ли настройка.
- Создавать связь может любой пользователель, кроме Наблюдателя.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/J08izobrazenie.png)
Если вы создаете свою роль для сотрудника, то доступ к автопланированию можно предоставить, разрешив "Управление основными настройками доски". Также можно отключить право на создание связей на диаграмме Ганта, выбрав пункт "Связывания задач" в настройке задач.
##### Связи на диаграмме Ганта
Пока что в YouGile есть один тип связи: "конец-начало".
Связь задаёт очередность: последующая задача может быть запланирована только на следующий день после предыдущей.
Связь не даёт изменять дату начала последующей задачи. Это защищает график от изменений, которые пользователи могут внести случайно или без учёта графика проекта.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/kirizobrazenie.png)
Заблокированный дедлайн задачи отображается на Канбан-доске. Вы сможете быстро узнать, какая задача блокирует вашу: откройте карточку задачи, перейдите во вкладку "Инфо/лог" и посмотрите раздел "Зависит от задач (Гант)".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/L3sizobrazenie.png)
##### Функция "лаг" ("сдвиг")
Функция "лаг" или "сдвиг" позволяет более гибко работать со связью конец-начало. Можно заложить несколько дней на переключение между задачами или зафиксировать наложение сроков.
Управление лагом доступно на диаграмме только при включенном автопланировании.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/gf1izobrazenie.png)
#### Как в Ганте посмотреть задачи из нескольких досок / проектов?
Стандартно Гант показывает только все задачи текущей доски. Если нужно посмотреть задачи по всей компании или же задачи из нескольких проектов или досок, можно воспользоваться [сводками](https://help.yougile.com/link/17#bkmrk-%D0%A1%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D0%BA%D0%B8).
На отдельной доске нужно создать сводку с необходимой фильтрацией по расположению (выбрать нужные проекты, доски).
Если надо посмотреть полностью все задачи компании - нужно создать сводку без фильтров.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-46.png)
После сохранения сводки нужно переключиться из вида доски в вид Гант.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-47.png)
В Ганте отобразятся все задачи, которые есть в сводке:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/screenshot-26.png)
# Вид Календарь
Переключив доску проекта в **календарный вид**, можно увидеть отображение задач на недельном срезе.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-35.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-36.png)
В Календаре показываются только те задачи и подзадачи, у которых установлен стикер Дедлайн.
Отображается содержимое всех колонок доски, в том числе зеркальных и сводок.
У задач с просроченным дедлайном рядом с названием показывается восклицательный знак.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-38.png)
**Цвет задачи** в календаре определяется выбранным цветом колонки (такая же логика работает в [виде Ганта](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/diagramma-ganta "Диаграмма Ганта"))
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-39.png)
Доступна **фильтрация**: только **по стикеру Исполнитель.**
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-43.png)
#### Создание и редактирование задач в календаре
Создать задачу можно через "+", при этом у неё сразу же установится Дедлайн.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-42.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-41.png)
В открывшемся окне можно указать название задачи, добавить исполнителей, а также выбрать колонку на текущей доске.
Задачи можно перетаскивать, меняя тем самым расписание. Также можно менять по высоте для изменения диапазона времени, когда задача активна.
Права на создание и редактирование задач и их дедлайнов определяются установленными [ролями в проекте](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/roli-polzovatelei "Роли пользователей").
#### Рабочее пространство календаря
Календарь отображает только недельный вид, изменить масштаб на день или же наоборот, на месяц, год - нет возможности.
Поле с задачами на "Весь день" становится шире автоматом, если на неделю назначено множество задач с дедлайнами на целый день, т.е. без указания точного времени.
Показать все задачи можно через "стрелочку" или "Показать ещё".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-44.png)
Переключение между неделями - в самом верху. Для возвращения от будущих или прошлых недель к текущей нужно кликнуть на "сегодня".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-45.png)
#### Как в календаре посмотреть задачи из нескольких досок / проектов?
Стандартно календарь показывает только все задачи текущей доски. Если нужно посмотреть задачи по всей компании или же задачи из нескольких проектов или досок, можно воспользоваться [сводками](https://help.yougile.com/link/17#bkmrk-%D0%A1%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D0%BA%D0%B8).
На отдельной доске нужно создать сводку с необходимой фильтрацией по расположению (выбрать нужные проекты, доски).
Если надо посмотреть полностью все задачи компании - нужно создать сводку без фильтров.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-46.png)
После сохранения сводки нужно переключиться из вида доски в вид календарь.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-47.png)
В календаре отобразятся все задачи из сводки, у которых есть Дедлайн.
#### Календарь и регулярные задачи
[Регулярные задачи](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/regulyarnye-zadaci "Регулярные задачи"), которые запланированы на будущее, но еще не созданы в компании, в календарном виде не отображаются.
Они появятся в календаре только после момента создания на доске. Важно, чтобы в шаблоне регулярной задачи был заранее установлен дедлайн.
Если вы хотите, чтобы регулярная задача появилась заранее, чтобы можно было успеть попланировать, рекомендуем дату создания устанавливать на один день, а Дедлайн в шаблоне - через несколько дней.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-48.png)
# Открытые доски
**Шаринг досок** (доступ к доске по ссылке)
Функция доступна **в меню доски для администраторов компании и Управляющих проектов (в облачной версии).
Необходимо перейти в меню доски, нажать на "Доступ по ссылке"
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/2xoizobrazenie.png)
Далее можно выбрать уровень прав:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/JUHizobrazenie.png)
**Видео "5 бизнес-процессов на открытых досках":**
Кейс 1. Внутренняя поддержка Help Desk
Кейс 2. Поделиться планами, базой, портфолио
Кейс 3. Показать заказчику работу и получить обратную связь
Кейс 4. Добавить подрядчика-фрилансера
Кейс 5. Сбор мнений, чат-форум
# Работа с колонками
# Основные действия с колонками
#### Создание колонок
На каждой доске можно создать любое количество колонок через кнопку "Создать колонку".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-20.png)
Действие доступно администраторам компании, Управляющим проекта, а также пользователям с [созданной ролью](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/roli-polzovatelei "Роли пользователей"), в которой разрешено добавление колонок.
#### Дублирование
Колонку можно дублировать через её меню.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-21.png)
При дублировании копируются полностью все задачи с их статусами. В задачах копируется все содержимое, за исключением сообщений в чатах.
Дублировать колонку могут пользователи, у которых есть право на создание колонок в соответствии с настройками ролей в проекте.
#### Перемещение колонок
Можно переместить колонку на другую доску текущего или другого проекта через меню колонки.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-23.png)
Также переместить колонку на другую доску внутри проекта или же поменять местами колонки на доске можно через drag-n-drop.
Действие перемещения доступно администраторам и Управляющим проекта.
Пользователям с созданными ролями можно разрешить перемещать колонку без ограничений или только внутри проекта.
Возможно настроить автоматизацию "[Передачи задач](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/peredaca-zadac "Передача задач")", когда вместе с перемещением будет срабатывать автоназначение исполнителей, прикрепление или открепление стикеров и другие действия.
#### Удаление
Удалить колонку можно также через меню колонки.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-24.png)
Действие доступно администраторам, Управляющим проекта, а также пользователи с созданной ролью с включенным разрешением на удаление колонки.
Восстановить удаленную колонку можно в любое время из раздела "[Лента событий](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/lenta-sobytii "Лента событий")", нужно применить фильтрацию по удаленным объектам, найти нужные данные и нажать на "Восстановить колонку".
#### Архивирование задач в колонках
Через меню колонки можно заархивировать все задачи или же только выполненные.
Данное действие доступно администраторам и пользователям с ролями Сотрудник и Управляющий. В созданной роли на право архивации влияет настройка "Архивирование задач" в блоке с разрешениями для задач.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-25.png)
Массовая архивация задач на доске также доступна через функцию[ массовых действий с задачами](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/massovye-deistviia-s-zadacami).
Все заархивированные задачи помещаются в самом низу колонок, в которых они располагались до архивации, в свернутом виде под спойлером "Архив задач".
Эти задачи всегда доступны для просмотра, при необходимости их можно разархивировать в любой момент.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-26.png)
#### Настройка отображения количества задач в колонках
В [настройках доски](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/nastroiki-doski "Настройки доски") можно включить отображение количества задач в колонках.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-29.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-27.png)
Число будет показываться рядом с названием каждой колонки.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-30.png)
Заархивированные задачи не учитываются при подсчёте.
#### Выбор цвета для колонок
Колонки можно разметить разными цветами. Например, колонка с задачами в работе в данный момент может быть красной, а с выполненными — зеленой.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-31.png)
Доступно 16 цветов, выбор цвета - в меню колонки.
По цвету колонки определяются цвета задач [в виде Ганта](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/diagramma-ganta "Диаграмма Ганта").
#### Сортировка задач в колонках
Через меню колонки можно отсортировать задачи по дедлайну, исполнителю, дате создания, состоянию выполненности, названию, а также состояниям стикеров, добавленных на доску.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-32.png)
Сортировка является безвозвратным действием и будет видна всем пользователям, имеющим доступ к доске.
# Зеркальные колонки
**Зеркальная колонка** — это точная копия оригинальной колонки.
Всё, что происходит в оригинальной колонке, отображается в зеркальной, и наоборот. Для создания зеркальной колонки, нужно на доске нажать на [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-11/A1Vimage.png), далее в открывшемся окне выбрать 1 или несколько колонок, с которых будет создано зеркало.
В компании должно быть минимум две доски, чтобы появилась кнопка [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-11/QHTimage.png)
Созданные зеркальные колонки нет возможности отредактировать. Если такая опция понадобится, следует удалить колонку и создать её по-новой.
В зеркальных колонках пользователи компании могут видеть только те задачи, которые им разрешено видеть в соответствии с настройками прав в оригинальных колонках.
Если пользователю запрещено видеть оригинальную колонку (или некоторые задачи из этой колонки), то и в зеркальной колонке данные объекты не будут видны.
Таким образом, чтобы настроить права просмотра задач в зеркальной колонке, следует отредактировать настройки прав к задачам, на которые ссылается зеркальная колонка.
При помощи зеркальных колонок можно наладить *процесс передачи задач из одного отдела в другой*.
# Сводки
###
На каждой доске можно создать сводки — колонки, в которые при помощи сортировки и фильтрации можно вывести задачи из всех проектов и досок по определенным критериям.
Для создания сводки на доске проекта нужно нажать на "Создать сводку". Данная опция доступна пользователям, которые имеют права на редактирование структуры проекта (роль Управляющий, а также созданные роли). Подробнее о ролях — в статье [Роли пользователей](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/roli-polzovatelei "Роли пользователей")
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/iZ1izobrazenie.png)
В открывшемся окне следует указать название сводки, добавить фильтры по задачам, а также, при необходимости, настроить сортировку, нажать "Сохранить".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/EvWizobrazenie.png)
Созданную сводку можно отредактировать либо удалить, нажав на шестеренку в углу колонки, также можно скачать в формате Excel.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/rwLizobrazenie.png)
Создав несколько колонок-сводок, можно сформировать доску для мониторинга за процессами в команде. Например, доску для наблюдения за активностью в одном проекте за последние 24 часа.
В этом видео – **5 действующих примеров настройки прозрачности при помощи инструмента “сводки”**. Примеры взяты из наших собственных процессов в команде YouGile.
# Работа с задачами
# ID задач
Все задачи имеют **уникальный ID**, который отображается справа от названия задачи, а также в конце ссылки на нее.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-8.png)
**ID** состоит из **префикса** и **номера задачи**. Префикс указывает на проект.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-9.png)
##### Вывод ID на карточку задачи
Можно **вывести ID на карточки задач** на доске через настройки доски.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-10.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-11.png)
#####
Копирование ссылки в один клик через нажатие на ID
При нажатии на ID на задаче или же в правой панели копируется ссылка на задачу.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-12.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-13.png)
##### Изменение ID задач
При переносе задачи из одного проекта в другой её ID не изменяется.
ID задач может поменяться только в том случае, если в настройках проекта будет изменен префикс ID проекта.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-14.png)
# Шаблоны задач
В **настройках доски** доступен пункт меню - **«Шаблоны задач»**.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-28.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-29.png)
Вы можете **создать шаблон** с нуля или использовать уже существующую задачу, чтобы создать на ее базе шаблон.
В шаблоне можно указать исполнителя и ответственного, задать описание, создать чек-листы, подзадачи, а также добавить подписчиков в чат.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-30.png)
#### Какие права должны быть для работы с шаблонами:
Создавать шаблоны могут администраторы компании, а также пользователи с ролями Управляющий и Сотрудник.
Редактировать шаблоны может только администратор и Управляющий (Сотрудник не может).
У роли Наблюдатель нет прав на создание и редактирование шаблонов. Пользователи с этой ролью также не видят список шаблонов и не могут создавать на основании них задачи.
#### Создание шаблонов задач с подзадачами
При создании шаблонов задач можно добавить подзадачи только первого уровня вложенности.
Если создать шаблон на основании существующей задачи с подзадачами в несколько уровней вложенности, подгрузятся подзадачи только первого уровня, подзадачи других уровней не будут добавлены в шаблон.
К подзадачам можно добавить исполнителей, стикеры различных типов, но нет возможности добавить описание.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-31.png)
#### Использование стикера Дедлайн в шаблонах задач
В шаблоне можно добавить Дедлайны как к самой задаче, так и её подзадачам.
Значение дедлайна нужно указывать от текущей даты. При создании задачи по шаблону он будет смещён.
Пример: шаблон создается 28 августа, в нём - дедлайн на 29 августа, 15.00.
Если создать задачу по этому шаблону 29 августа, то дедлайн в нем будет смещен на 30 августа, 15.00.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-32.png)
#### Работа с шаблонами на досках
Для создания задачи по шаблону нужно кликнуть на него в списке шаблонов через иконку в правом углу колонки.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-33.png)
Из открывшегося окна можно также перейти к настройкам шаблонов.
Обратите внимание: на каждой доске - свой набор шаблонов. Нет возможности скопировать или перенести шаблоны задач с одной доски на другую. Их можно только вручную создать на каждой новой доске.
# Обложка задач
У карточек задач есть возможность установить обложку.
Вы можете сделать обложкой любую картинку, отправленную в чат, или же добавить обложку через пункт в меню задачи.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-02/screenshot-12.png)
#####
Установка обложки через меню задачи
На карточке задачи на доске или же в правой панели нужно нажать на пункт в меню задачи "Загрузить обложку", далее выбрать изображение.
Удалить обложку можно через пункт "Убрать обложку".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-02/screenshot-17.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-02/screenshot-18.png)
##### Установка обложки через чат задачи
Нужно навести курсор мыши на загруженную в чат картинку - появится иконка с тремя точками. При нажатии на неё будет доступно меню, через которое можно "Сделать обложкой" данное изображение или же "Убрать текущую обложку"
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-02/screenshot-16.png)
# Цветные задачи
В системе есть возможность изменить цвет карточки задачи.
Мы подобрали палитру из 8 цветов для светлой и 8 цветов для темной темы, чтобы дать возможность поставить яркий акцент на доске.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-02/colorfull-cards.jpg)
Изменить цвет задачи можно через меню задачи:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-02/screenshot-19.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-02/screenshot-20.png)
Менять цвет можно только на доске и только у задач первого уровня.
Если задача на доске также является подзадачей, тогда цвет будет меняться как у задачи, так и у её копии - подзадачи.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-02/screenshot-21.png)
В диаграмме Ганта отображается цвет колонки, а не карточки.
*Подробнее про диаграмму Ганта можно почитать по ссылке [Диаграмма Ганта.](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/diagramma-ganta "Диаграмма Ганта")* Также стоит отметить, что у цветных задач нет цвета у стикеров. Это касается всех типов стикеров, в том числе и дедлайна (который в задачах без цвета становится красным при просрочке).
# Зеркало задачи
**Зеркало задачи** - это специальная функция, которая позволяет создать синхронизированные копии задач.
Любые изменения в одной из зеркальных задач, кроме ID, подтягиваются в другие связанные с ней задачи.
Можно настроить следующий процесс: в одном проекте задачи запланированы, в другом перемещаются между колонками и досками. На одной доске руководитель составил план из задач. На других досках эти задачи перемещаются разными исполнителями.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/prod-mirrors2.jpg)
Для создания зеркальной задачи в меню задачи нужно нажать на **"Создать зеркало".**
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-2.png)
После этого будет создана зеркальная копия задачи.
Во вкладке "Подзадачи" в каждой из задач: оригинале и зеркале, будут ссылки на эти задачи.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/screenshot-4.png)
Для зеркальных задач, расположенных в разных проектах/досках/колонках с различными настройками ролей будут действовать разные права (в отличие от задач в [зеркальных колонках](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/zerkalnye-kolonki "Зеркальные колонки"), где права определяются по расположению оригинальной задачи).
# Массовые действия с задачами
**Массовые действия с задачами** помогают упростить рабочие процессы и сократить время на рутинные операции.
Вы можете выбрать множество задач на доске и совершить с ними **следующие типы действий**:
- выполнить, отменить выполнение
- переместить в другую колонку
- заархивировать, извлечь из архива
- удалить
- добавить или открепить Дедлайн, Исполнитель и стикеры с состояниями
**1)** В меню задачи нужно нажать на пункт **«Выделить несколько задач»** либо **кликнуть на задачу с зажатым ctrl/command**.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/screenshot-23.png)
**2)** После этого вы можете выделить выбранные задачи доски или же все задачи колонки/сводки.
**Для выделения выбранных задач доски** нужно выделить кликом мыши каждую отдельную задачу.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/screenshot-28.png)
**Для выделения всех задач в колонке или сводке** нужно после выделения самой первой задачи нажать на "-" рядом с названием колонки, после этого здесь появится галочка и все задачи в колонке станут выделенными.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/screenshot-26.png) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/screenshot-27.png)
**3)** Далее в появившейся панели в самом низу экрана нужно **выбрать действие, которое будет для этих задач применено**.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/screenshot-30.png)
####
Типы массовых действий с задачами:
- **Отметить выполненной** (иконка на светлом фоне):
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/screenshot-31.png)
- **Снять выполнение** (иконка на темном фоне):
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/screenshot-32.png)
- **Переместить**. Здесь 3 этапа: выбираем проект, потом доску и нужную колонку.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/screenshot-33.png)
Либо же выделяем задачи, щелкаем на одну из них, зажимаем левой кнопкой мыши и перетаскиваем выделенные задачи в другую колонку (если действие выполняется в пределах доски)
- **Отправить в архив**:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/screenshot-34.png)
- **Разархивировать**:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/screenshot-35.png)
- **Удалить**. Перед удалением нужно будет подтвердить это действие.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/screenshot-36.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/screenshot-37.png)
- **Добавить стикер**. Нажимаем на 3 точки в меню и выбираем нужный стикер – из тех, что добавлены на доску. Доступны стикеры Исполнитель, Дедлайн, а также стикеры с состояниями. Система также попросит подтвердить данное действие.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/screenshot-38.png)
- **Открепить стикер**. Нужно точно так же, как и в предыдущем пункты, выбрать нужный стикер, а затем нажать на "открепить".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/screenshot-39.png)
# Раздел "Мои задачи"
Напротив пункта "Мои задачи" в левом меню указано количество задач, назначенных на вас:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/UzAizobrazenie.png)
Раздел **Мои задачи** делится на 3 вкладки: **Мои задачи**, **Порученные мной**, и **Избранные**.
#### **Мои задачи**
В этой вкладке можно:
- Просматривать ваши текущие (т.н. **Входящие**) и выполненные задачи, в которых вы являетесь исполнителем
- Наводить порядок с помощью *списков*
- Создавать приватные списки задач, видные только вам. Никто из коллег не видит приватные задачи, включая администратора компании
- Фильтровать задачи
#### Списки
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/9UGimage.png)
Списки — это простой способ организовать дела. Например, если вам важно соблюдать дедлайны, сделайте список задач на неделю и отфильтруйте его по дедлайну.
##### Как пользоваться списками?
- Создайте список, накидайте задачи, если нужно задайте дедлайн и приклейте стикеры.
- Задачи можно сортировать по параметру или вручную. Список Входящие можно фильтровать.
- Можно задать порядок списков в разделе, передвигая их вверх и вниз.
#### Приватные списки
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/mzqimage.png)
Помимо обычных списков, вы можете создавать приватные списки и приватные задачи, которые не видны коллегам или даже администратору компании.
Задачи между обычными списками и приватными списками не переносятся. Также, в отличие от обычных задач, которые при выполнении переносятся в список **Выполненные задачи**, выполненные приватные задачи остаются в том же приватном списке, в котором и были созданы.
##### Фильтры
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/3ETimage.png)
Если необходимо отсортировать задачи, воспользуйтесь *фильтрами*. Фильтровать задачи можно по расположению, по дедлайну, по автору, и также по стикерам (до трёх за раз). Применённые фильтры запоминаются, даже если переключаетесь между компаниями.
#### **Порученные мной**
В разделе **Порученные мной** вы можете просматривать задачи, порученные вами другим пользователям. В нём находятся все задачи в компании, в которых вы назначали исполнителя.
Через кнопку **Добавить задачу** из данного раздела задача создается без доски.
Перенести задачу на доску любого проекта, к которому у пользователя есть доступ, можно из карточки задачи:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/h8mizobrazenie.png)
#### **Избранные**
Все задачи в компании, в том числе Ваши приватные задачи, отмеченные "звёздочкой". Добавить задачу в **Избранные** можно как из раздела **Мои задачи:**
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/2maizobrazenie.png)
...так и из самой карточки задачи:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/0lSizobrazenie.png)
При создании задачи из раздела **Избранные**, эта задача создается без доски, отмеченная как Избранная.
Из раздела "Мои задачи" задачу можно выполнить, нажав слева на галочку, установить дедлайн, добавить в "Избранное".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/fGiizobrazenie.png)
Из меню справа задачу можно выполнить, переименовать, переместить, заархивировать, скопировать ссылку на эту задачу либо удалить.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/iyDizobrazenie.png)
После выполнения задача переносится в блок "Выполненные".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/JAwizobrazenie.png)
Щелчок на задачу открывает карточку задачи.
Заархивированные задачи в разделе "Мои задачи" не отображаются.
# Видеосообщения с демонстрацией экрана
Функция "Запись экрана" доступна только в веб-версии (из браузера).
Из любого чата в один клик можно перейти к записи своего экрана и голоса. Легко что-то показать и рассказать. Ощутимо снижается необходимость созваниваться.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/unnamed.gif)
Кнопка старта записи находится в блоке ввода сообщения во всех чатах.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-58.png)
Максимальный размер одного загружаемого файла равен 100 мб.
Видеообзор функции:
# Стикеры
# Стикеры
**Стикеры** — инструмент, позволяющий как дифференцировать задачи по определенному признаку, так и назначать им исполнителей, устанавливать дедлайны, а также вести учет по времени, сколько задача была в работе.
Добавить стикер на доску можно через панель стикеров, нажав на "+".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/ZXrizobrazenie.png)
Откроется меню настроек доски в разделе "Стикеры".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/fi7izobrazenie.png)
Стикеры Исполнитель, Приоритет, Таймтрекинг, Секундомер, Таймер, Дедлайн и Регулярная задача добавляются на доску через кнопку "Назад к списку стикеров доски".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/EBVizobrazenie.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/wxtizobrazenie.png)
Для стикеров: свободное числовое поле, свободное текстовое поле, набор заданных состояний и спринт нужны дополнительные настройки.
Также из данного меню можно удалить стикер с доски, или полностью из компании.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/SSqizobrazenie.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/rf5izobrazenie.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/Gdtizobrazenie.png)
## Исполнитель
Стикер для назначения ответственного пользователя на задачу. К каждой задаче может быть добавлен только 1 исполнитель.
Подробнее про назначение исполнителя в статье [Как назначить исполнителя на задачу?](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/kak-naznacit-ispolnitelya-na-zadacu "Как назначить исполнителя на задачу?")
## Текстовые стикеры
Можно создать стикер с произвольными текстовыми значениями, присвоить разные цвета и выбрать иконку. В итоге на доске задачи наглядно разделены по приоритетам, сложности и любым другим параметрам характерным для конкретного проекта.
Простой, гибкий и наглядный инструмент.
Подробнее про данный тип стикера в статье [Стикеры с текстовыми состояниями](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/stikery-s-sostoyaniyami "Стикеры с текстовыми состояниями")
## Секундомер
На задачу можно набросить секундомер, который остановится, когда задача будет закрыта.
Вся команда может наглядно видеть, сколько задача уже находится в открытом состоянии. При анализе завершенных проектов можно видеть, сколько ушло на выполнение задач с точностью до секунды.
## Таймер
Отличный способ видеть как истекает время, отведенное для закрытия задачи.
Стикер "Таймер" можно набросить на любую задачу и начнется обратный отсчет установленного времени. Удобно использовать при командной работе и постоянно видеть, что до завершения осталось, например, 1 день 15 часов 7 минут.
## Дедлайны
Никто не забудет про срок к которому запланировано выполнение задачи. Можно получить нотификацию на телефон и почту. Можно получить напоминание заранее, например, за 3 часа.
Напоминание может помочь вспомнить о планерке — информация отправляется всем подписанным на задачу.
## Стикер с интервалами дат (спринт)
Позволяет распределять задачи по временным отрезкам (Спринтам). Обычно спринт — это 1-3 недели.
Очень распространенный инструмент во всех Agile-методологиях. Позволяет реализовывать проект небольшими циклами/итерациями.
## Регулярные задачи
Для автоматического создания задач, повторяющихся на регулярной основе.
Подробнее в статье [Регулярные задачи](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/regulyarnye-zadaci "Регулярные задачи")
# Стикеры с состояниями
В системе есть возможность создать свои стикеры с произвольными текстовыми состояниями, присвоить им разные цвета и выбрать иконку.
При помощи *стикеров с состояниями* можно наглядно разделить задачи на доске по приоритетам, сложности и любым другим параметрам, характерным для конкретного проекта.
#### Создание и редактирование стикера
Для создания стикера нужно нажать на "плюс" из панели стикеров.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-22.png)
Далее в разделе "Стикеры доски" нажать на "Создать стикер"
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-23.png)
В окне создания нового стикера следует выбрать тип стикера "Стикер с состояниями", ввести его название, выбрать иконку и добавить состояния. Для разных состояний можно выбрать соответствующие цвета. После внесения изменений нажать на "Создать".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-24.png)
Вы можете добавить новые состояния для сохраненного стикера, открыв его меню. Также отредактировать состояния стикера можно через "шестеренку"
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-25.png)
#### Удаление стикера с доски и из системы
Стикер можно убрать с доски через переключатель в разделе "Стикеры доски"
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-26.png)
При нажатии на корзину, если стикер находится на нескольких досках, стикер можно удалить с текущей доски. Если же это единственная доска, на которой он находится, стикер будет полностью удален из системы.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-27.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-28.png)
#### Фильтрация по состояниям стикера
После того, как стикер с разными состояниями будет добавлен к задачам на доске, вы сможете фильтровать задачи, по одному или нескольким выбранным признакам.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-29.png)
Также фильтрация по состояниям стикера возможна в сводках и отчетах.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-30.png)
Про использование отчётов и сводок больше информации в статье [Отчеты и Сводки](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/otcety-i-svodki "Отчеты и Сводки")
#### Автоматизации стикера с состояниями
В разделе "Стикеры доски" есть возможность настроить **автоматизации** **для стикера с состояниями**.
**1)** Можно настроить, чтобы при создании задач на доске система требовала либо же предлагала указать значение
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-32.png)
*- настройка* *"Требовать указать значение"*:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-31.png)
*- настройка* *"Предлагать указать значение"*:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-33.png)
**2)** Также можно настроить, чтобы при создании задачи ей сразу присваивалось одно из состояний стикера:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-34.png)
*Создаем задачу:*
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-36.png)
*После сохранения видим, что к ней добавлен стикер с состоянием:*
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-38.png)
# Стикер "Свободное текстовое поле"
В системе есть возможность создать свои *стикеры со свободным полем для ввода текстовых значений.*
При добавлении данного типа стикера на задачу вы сможете указать произвольное значение.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-06/screenshot-59.png)
Для создания стикера нужно нажать на "плюс" из панели стикеров.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-12/screenshot-6.png)
Далее в настройках доски в разделе "Стикеры" нужно нажать на "Свободное текстовое поле"
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-12/screenshot-7.png)
В окне создания нового стикера следует ввести его название, выбрать иконку.
Также можно установить автоматизацию: при создании задач требовать или предлагать указать значение.
Еще можно включить опцию "Показывать название в стикере на доске перед значением".
После внесения изменений нажать на "Создать".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-12/screenshot-8.png)
# Стикер "Свободное числовое поле"
В системе есть возможность создать свой *стикер с числовым полем.*
При добавлении данного типа стикеров на задачу можно указать целое числовое значение.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-09/zapis-ekrana-2023-06-07-v-12-34-47.gif)
Для создания стикера нужно нажать на "плюс" из панели стикеров.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-12/screenshot-6.png)
Далее настройках доски в разделе "Стикеры" нажать на "Свободное числовое поле"
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-12/screenshot-9.png)
В окне создания нового стикера следует ввести его название, выбрать иконку.
Также есть возможность настроить автоматизацию: при создании задачи требовать или указать значение.
Можно включить опцию отображения суммы значений данного стикера рядом с названием колонки.
И еще одна настройка - "Показывать название в стикере на доске перед значением".
После внесения корректировок следует нажать на "Создать"
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-12/screenshot-10.png)
# Стикеры для управления ресурсами времени
В YouGile есть стикеры, позволяющие управлять ресурсами времени:
Дедлайн, Таймер, Секундомер, Таймтрекинг и стикер с интервалами дат.
## Дедлайн
Стикер присутствует по умолчанию на каждой новой доске.
Он позволяет запланировать задачу,а также напоминает пользователям о задаче, уведомляя о ней до наступления дедлайна. Можно получить нотификацию на телефон и почту. Можно получить напоминание заранее, например, за 3 часа.
Чтобы установить сроки выполнения задачи, нужно прикрепить стикер "Дедлайн" к задаче.
Затем следует нажать на него мышкой, и из календаря выбрать дату окончания задачи, установить время, при необходимости. Можно установить напоминания о задаче за 1 , 4 8 часа или сутки до наступления дедлайна.
После установки даты окончания задачи вверху появится кнопка "Добавить дату начала".
После нажатия на неё можно установить дату начала задачи.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/izobrazenie.png)
Чтобы изменить назначенный дедлайн, нужно нажать на стикер "Дедлайн" на задаче, и далее- на "Изменить"
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/Y82izobrazenie.png)
Уведомления - напоминания о дедлайне, а также уведомления в случае просрочки задачи приходят в систему, а также на почту пользователю, назначенному на задачу, а также подписчикам задачи.
Установить дату начала и окончания задачи также можно, переключив доску в вид Ганта.
Здесь даты начала и конца задачи задаются простым перетаскиваем.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/jPMimage.png)
## Таймер
Стикер "Таймер" можно набросить на любую задачу. После этого его необходимо запустить, через верхнюю стрелку добавить время, и начнется обратный отсчет установленного времени.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/KeHizobrazenie.png)
## Секундомер
На задачу можно набросить секундомер, который остановится, когда задача будет закрыта.
Вся команда может наглядно видеть, сколько задача уже находится в открытом состоянии. При анализе завершенных проектов можно видеть, сколько ушло на выполнение задач с точностью до секунды.
## Таймтрекинг
Таймтрекинг — инструмент для управления временем в команде. Собирает информацию о запланированном и фактическом времени, потраченном на задачу, и формирует из этих данных отчеты.
Подробнее в статье [Таймтрекинг](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/taimtreking "Таймтрекинг")
## Стикеры с интервалами дат
Позволяет распределять задачи по временным отрезкам (Спринтам). Обычно спринт — это 1-3 недели. Очень распространенный инструмент во всех Agile-методологиях. Позволяет реализовывать проект небольшими циклами/итерациями.
# Таймтрекинг
**Таймтрекинг** — инструмент для управления временем в команде. Собирает информацию о запланированном и фактическом времени, потраченном на задачу, и формирует из этих данных отчеты.
Для использования данного стикера сначала его следует добавить на доску из панели стикеров.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/x3aizobrazenie.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/l9Nizobrazenie.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/k83izobrazenie.png)
Теперь на всех задачах доски появится стикер "Таймтрекинг", который можно заполнить.
В поле "**План**" нужно записать количество часов, которое планируется потратить на задачу.
В поле "**Факт**" — время, которое реально потребовалось для выполнения задачи.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/txgizobrazenie.png)
Часы автоматически переводятся в дни и недели: 8 часов = 1 день, 5 дней = 1 неделя.
Можно указывать промежуточный результат фактического времени, при работе над задачей, и редактировать данные через кнопку "Изменить".
После заполнения Плана и Факта стикер на задаче показывает прогресс выполнения.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/1Z7izobrazenie.png)
Если фактическое время больше запланированного, стикер приобретает красный цвет.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/iHhizobrazenie.png)
В настройках стикера можно указать колонку закрытых задач, а также колонку, в которой стикер не будет прикрепляться к задачам.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/Xphizobrazenie.png)
Вся заполненная информация по Таймтрекингу собирается в отчет. Перейти к нему можно, нажав в настройках стикера на "Статистика".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/9nAizobrazenie.png)
Можно выполнить сортировку по пользователю, названию задачи, плану, факту, датам создания и закрытия. Посмотреть данные за выбранный период по всем задачам, только открытым или только закрытым.
Полученный отчет доступен для скачивания в формате Excel.
# Регулярные задачи
Для автоматического создания задач, повторяющихся на регулярной основе, в YouGile используется **стикер "Регулярные задачи"**.
Настройки стикера "Регулярная задача" **доступны администраторам компании**, а также пользователям с ролями **Управляющий** и **Сотрудник**.
Другие пользователи не имеют доступа к данной функции.
При помощи стикера любую задачу можно превратить в повторяющуюся.
*Для настройки процесса создания задач* необходимо добавить этот стикер на доску: необходимо нажать на "+" в панели стикеров", далее в разделе "Стикеры доски" включить переключатель напротив стикера "Регулярная задача".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/c6aizobrazenie.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/Ycsizobrazenie.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/FlGizobrazenie.png)
Далее нужно зайти в настройки стикера на панели стикеров и открыть редактор шаблонов.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/ivWizobrazenie.png)
Создать необходимое количество шаблонов регулярных задач, их интервалы повторения и отредактировать непосредственно шаблон задач: можно добавить стикеры, исполнителей, описание, чеклисты.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/znlizobrazenie.png)
Вы можете также настроить в шаблоне доступные стикеры доски. Обратите внимание, что стикер "Дедлайн" указывается для ближайшего повторения. После повторения он автоматически сместится.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-08/izobrazenie.png)
После сохранения в списке сразу видны условия повторения и дата создания ближайшей задачи по каждому шаблону.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/TlVizobrazenie.png)
Стикер на задаче будет создаваться системой автоматически.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/pmvizobrazenie.png)
Ссылки на созданные повторяющиеся задачи из одной цепочки отображаются в задаче, во вкладке "Задача" - Ссылки на другие задачи - Повторения задачи:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/fQOizobrazenie.png)
**Регулярные задачи в Календаре** будут отображаться только после создания задачи, заранее они не появятся.
К примеру, создана регулярная задача в понедельник 1-го числа с ежедневным повторением в 12:00. Сегодня пятница 5-е число 11:20, - это значит, что в календаре будут отображаться только 4 задачи (от 1-го числа в 12:00, от 2-го числа в 12:00 и от 3-го числа в 12:00), потому что они уже "создались". Оставшиеся запланированные повторы появятся только после создания.
*Видеообзор функции*:
# Секундомер
**Секундомер** позволяет увидеть, сколько времени было затрачено на выполнение той или иной задачи с точностью до секунды.
Это системный стикер. На новые доски он не добавлен по умолчанию, его нужно включить через [настройки доски](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/nastroiki-doski "Настройки доски").
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/Ur3screenshot-23.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/hnoscreenshot-24.png)
После этого стикер появится на доске, его можно будет перетащить на задачу из панели стикеров или же добавить через "+" на задаче.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/udmscreenshot-32.png)
Секундомер сразу же начнёт отсчёт. Его можно останавливать, затем запускать повторно.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-33.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/oKfscreenshot-50.png)
При этом будет отображаться статистика, кто из пользователей останавливал и запускал секундомер.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/yUiscreenshot-51.png)
Данные по стикеру заносятся системой, отредактировать вручную значение нет возможности.
####
Автоматизации секундомера
Можно настроить **автозапуск секундомера** при создании задач и **выключение при** их **выполнении**.
Для этого нужно пройти к настройкам Секундомера и нажать на "Настроить".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-56.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-53.png)
В открывшемся окне установить галочки:
- [x] Автоматически запускать при появлении задач на доске
- [x] Останавливать при выполнении задачи
и нажать на "Сохранить".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-57.png)
Также можно настроить, чтобы **Секундомер перезапускался** **при переносе задачи** из одной колонки в другую, сохраняя свою историю, и **показывал сумму по колонкам**.
Для этого нужно установить галочку напротив опции:
- [x] Перезапускать при переносе задачи между колонками, показывать сумму по колонкам.
и нажать на "Сохранить"
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-58.png)
После переноса задачи из одной колонки в другую в пределах доски под Секундомером можно будет увидеть информацию, сколько времени в каждой из колонок была задача с включенным секундомером, также будет видна сумма по этим колонкам.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-60.png)
При перемещении задачи из одной доски в другую, даже если на этих двух досках включена автоматизация перезапуска секундомера и отображения суммы по колонкам, будет показываться информация только по текущей доске.
#### Отображение секундомера в отчётах
Для просмотра статистики по Секундомеру можно из раздела ["Отчёты" - "Таблицы"](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/otcety-i-svodki "Отчеты и сводки") создать отчёт.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-62.png)
В настройках отчёта в текущий состав колонок нужно добавить Секундомер.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-61.png)
В полученной таблице можно увидеть колонку с данными по Секундомеру в задачах. Значения переводятся в часы.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-63.png)
Чтобы получить сумму секундомера по всем задачам в таблице, отчёт можно скачать в xlsx и суммировать значения в excel (в системе нет суммирования по секундомеру, только по стикеру с числовыми полями и таймтрекингу).
В компании можно посмотреть в виде графика, сколько в среднем задачи провели в колонках, для этого воспользуйтесь инструментом [Отчёты "Время в колонках"](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/otcety-vremia-v-kolonkax "Отчеты "Время в колонках"").
# Таймер
**Таймер** используется для обратного отсчёта времени на задаче.
Это системный стикер. На новые доски он не добавлен по умолчанию, его нужно включить через [настройки доски](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/nastroiki-doski "Настройки доски").
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/ur3screenshot-23.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/DyKscreenshot-7.png)
После этого стикер появится на доске, его можно будет перетащить на задачу из панели стикеров или же добавить через "+" на задаче.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/image.png)
Прежде, чем включить таймер, сначала нужно установить в нём нужное значение.
Например, нужно сделать задачу за 4 часа: надо через нажатие на стрелочку вверх установить 4 часа, после этого нажать на кнопку "Запустить".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/HuNimage.png)
Начнется отсчёт времени на задаче.
Таймер можно остановить, изменить в нём значение времени, запустить повторно.
Информация об этих действиях будет отображаться в статистике под стикером.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-8.png)
Если Таймер не будет остановлен в течение заданного отрезка времени, он начнёт отсчёт в отрицательную сторону.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/FXgimage.png)
Таким образом, можно будет увидеть, сколько часов/минут не хватило для выполнения задачи в запланированное время.
# Дедлайн
**Дедлайн** - это стикер, который предназначен **для установки сроков выполнения задач.** По времени окончания Дедлайна можно получать уведомления в веб-версии, десктоп-приложении, мобильном приложении, а также на почту.
Дедлайн является системным стикером, он добавлен по умолчанию на новые доски.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/tVEimage.png)
#### Установка Дедлайна. 2 режима работы
Дедлайн можно перетащить на задачу с панели стикеров, добавить через "+" на карточку задачи или же добавить через "Инфо/Лог" в открытой задаче в правой панели.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-9.png)
При нажатии на стикер откроется календарь, где можно будет выбрать дату и время окончания дедлайна.
У стикера есть **два режима работы**:
- можно установить только дату окончания дедлайна
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/OInimage.png)
- можно установить интервал: дату начала дедлайна + дату окончания дедлайна
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/v7fimage.png)
Последний примененный режим запоминается и применяется при установке стикера на следующей задаче
#### Работа уведомлений по Дедлайну
По дате окончания дедлайна, а также по напоминанию, которое выставлено за определенное время до окончания дедлайна, приходят уведомления Исполнителю задачи.
То есть чтобы получать уведомления о просроченном Дедлайне, надо обязательно быть исполнителем в задаче.
О дате начала дедлайна уведомлений нет.
Дополнительных уведомлений установить нельзя, максимум можно два уведомления получить по задаче.
Если нужно сделать, чтобы по определенной задаче были регулярные напоминания, например, раз в неделю или раз в месяц, рекомендуем воспользоваться функцией [Регулярные задачи](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/regulyarnye-zadaci "Регулярные задачи")
#### Цвет стикера
Основной цвет Дедлайна, который не просрочен - серый.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/Dykimage.png)
Для Дедлайна в режиме интервала (когда выбрана дата начала+дата окончания задачи) есть желтый цвет для сегодняшней даты.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/8qzimage.png)
При просрочке стикер Дедлайна становится красным.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/sItimage.png)
Если используется функция [цветных задач](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/cvetnye-zadaci "Цветные задачи"), в них Дедлайн цвет менять не будет. В цветных задачах все стикеры обесцвеченные.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/JDhimage.png)
#### Фильтрация по Дедлайну
На доске можно отфильтровать задачи по Дедлайну.
Фильтрация работает только для задач доски. Для подзадач она не реализована
Фильтр учитывает только дату окончания дедлайна. Дата начала дедлайна не учитывается.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/rr7image.png)
#### Дедлайн в виде Ганта и Календаря
При установке сроков задач в [виде Ганта](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/diagramma-ganta "Диаграмма Ганта") на задачу сразу же добавляется стикер Дедлайн.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/6lLimage.png)
Сроки задач в [Календаре](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/vid-kalendar "Вид Календарь") также соответствуют стикеру Дедлайн.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/NgZimage.png)
#### Статистика по просроченным задачам в проекте / компании
Если нужно посмотреть все просроченные задачи определенного пользователя или же все просроченные задачи в проекте/ компании, рекомендуем воспользоваться сводками или же табличными отчетами. Подробная инструкция по этим инструментам [здесь](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/otcety-i-svodki "Отчеты и сводки").
В настройках сводки или отчёта нужно установить фильтрацию по стикеру Дедлайна, выбрать вариант "Истёк".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/LZsimage.png)
#### Автоматизации дедлайна
Для Дедлайна можно добавить настройку, чтобы при создании задачи система требовала или предлагала его заполнить.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/N6nimage.png)
Также можно настроить, чтобы Дедлайн отображался в виде Таймера на карточке, если до окончания срока осталось менее 1 дня.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/gveimage.png)
# Автоматизации
# Импорт из CSV файла
В YouGile вы можете загрузить .csv-файл, импортировав, таким образом, заранее подготовленным списком задачи из другого сервиса.
Максимальный размер файла — 50 мегабайт.
Однако при загрузке большого файла браузер потребует серьезных ресурсов от ПК, с которого происходит загрузка, в частности — большого объема ОЗУ. К примеру, на практике удавалось загрузить файл в 25 Мб с Linux/MacOS машин с 16 Гб ОЗУ, однако на Windows с 8 Гб ОЗУ вкладка падала с ошибкой Out of memory.
Поэтому загрузка больших файлов это опция без гарантий успешного импорта и мы рекомендуем загрузку небольшими файлами, максимум по несколько Мб.
Загрузка доступна на [Странице компании](https://ru.yougile.com/team/projects) под кнопкой 
Внутри вас ожидает инструкция по правильному оформлению таблицы и кнопка для загрузки.
Обратите внимание на требования к файлу, они критически важны для правильного импорта:
В этой же инструкции находится [ссылка на файл-образец](https://ru.yougile.com/templates/files/import-file.csv), чтобы вы могли увидеть правильный вариант заголовков столбцов:
Для более простой работы с .csv рекомендуем вместо MS Office использовать [LibreOffice](https://ru.libreoffice.org/), поскольку, при открытии документа, он сразу предлагает выбрать кодировку и разделитель, а также показывает удобное превью принятых настроек.
1. Если ячейку в **Project** оставить пустой, то создастся проект с названием "Import дд месяц чч:мм".
2. Если назвать ячейку **Project** именем существующего проекта, то задача импортируется в него.
3. Если назвать ячейку **Project** именем еще не существующего проекта, то проект с таким именем создатся и задачи попадут в него.
Чтобы сделать перенос строки в Описании, нужно создать еще один столбец Description и внести в него текст следующего абзаца.
После изменения заголовков столбцов и сохранения вы можете загрузить файл и убедиться, что все заполнено правильно.
Остается только нажать кнопку , дождаться окончания загрузки и проверить результат.
# Импорт из Trello
Функция импорта позволяет перенести данные из Trello в систему YouGile.
Импортируются:
- доски
- колонки
- задачи
- подзадачи (чек-листы)
- описание
- файлы (прикрепляются в описание)
- комментарии (в виде сообщений в чате)
Доступ к импорту есть только в веб-версии (из браузера) у администраторов, а также пользователей, которым разрешено создавать проекты в компании.
Необходимо пройти в раздел "Моя компания", нажать на "Импортировать из других сервисов" - "Импортировать из Trello"
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-50.png)
Далее появится окно, где нужно разрешить авторизацию в аккаунте Trello
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-51.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-52.png)
После этого нужно нажать на "Импортировать", предварительно выбрав доски, которые нужно перенести.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-53.png)
Начнется импорт. Необходимо дождаться сообщения об успешном окончании импорта, в процессе не нужно обновлять страницу.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-54.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-55.png)
У вас будет создан проект, в который будут перенесены все доски из Trello. При необходимости эти доски можно распределить по нескольким проектам в YouGile через функцию в меню доски "Переместить"
# Интеграция с Google Calendar
Интеграция передаёт данные в одном направлении: из YouGile в Google-календарь. Включить интеграцию можно на **странице настройки аккаунта** в **разделе "Мой профиль"** в веб-версии.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/image.png)
После откроется меню с подтверждением подключения интеграции.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/HKzimage.png)
Теперь в Yougile можно настроить следующие пункты:
1. Выберите календарь, в который будет выполнена интеграция.
2. Выберите доски/проекты, задачи из которых необходимо отобразить в календаре.
3. Выберите какие задачи необходимо синхронизировать: все или только те, в которых вы являетесь исполнителем.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/Rrqimage.png)
Настройки позволяют выбрать один из сценариев: планирование личного расписания, организация графика проекта или команды.
После интеграции, вы увидите задачи из YouGile в контексте вашего общего графика. Можно также пользоваться привычными функциями Google: получать уведомления, делиться календарем, просматривать с любого устройства.
Событие в Google-календаре содержит данные задачи:
- в каком проекте и на какой доске находится задача,
- исполнителей задачи - они указаны как участники события.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/J5Vimage.png)
Обратите внимание, что задача попадает из YouGile в Google-календарь, если на ней заполнен стикер "Дедлайн".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/dB6image.png)
Можно использовать Google-календарь как инструмент для планирования загрузки и встреч в проектах:
1. Подпишитесь на календари сотрудников в общем Google-календаре.
2. Каждый сотрудник настроит передачу своих задач из YouGile в Google-календарь.
3. Накладывайте расписание участников проекта друг на друга, чтобы увидеть свободные слоты и загрузку каждого.
Вы можете управлять рабочими и личными делами независимо друг от друга, создав в Google дополнительный календарь для работы. При этом вы можете просматривать события обоих календарей одновременно и выявлять пересекающиеся события.
1. Предварительно создайте для задач из YouGile отдельный календарь в Google.
2. Подключите задачи, где вы - исполнитель.
3. Используйте функцию наложения расписаний разных графиков друг на друга в Google
##### Временные ограничения:
Могут возникнуть проблемы с подключением, если вы зашли в YouGile по пользовательской ссылке на компанию. В этом случае необходимо:
- выйти из системы,
- зайти по стандартному домену [https://ru.yougile.com/](https://ru.yougile.com/),
- подключить интеграцию.
# Передача задач
В [настройках доски](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/nastroiki-doski "Настройки доски") доступен раздел - "**Передача задач**".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-45.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-46.png)
В данном разделе можно добавить правила, позволяющие настроить:
- куда будет перемещена задача и из каких колонок можно будет это сделать
- каких пользователей удалить/добавить в качестве исполнителя задачи при передаче
- каких пользователей стоит отписать/подписать на чат при передаче задачи
- какие стикеры удалить или добавить на задачу в момент передачи
#### Какой уровень доступа позволяет управлять передачей прав
Создание и редактирование правил передачи задач доступно администраторам компании и Управляющим проекта, а также пользователям [с созданной ролью](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/roli-polzovatelei "Роли пользователей") с разрешением на "Управление основными настройками доски".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-47.png)
Перемещение задач через функцию передачи работает для всех пользователей в проекте, независимо от настроек ролей. Если пользователю запрещено в настройках роли перемещать задачи, через функцию передачи он сможет это сделать.
#### Создание правила передачи и перемещение задач
После нажатия на кнопку "Создать" в открывшемся окне необходимо добавить следующие настройки:
1. Указать название правила передачи
2. Выбрать место назначения, куда будет автоматом перемещена задача: проект, доску, колонку.
3. Выбрать, из каких колонок текущей доски будет доступно перемещение.
4. Выбрать, какие действия будут происходить после перемещения задачи в заданную колонку:
\- удалить исполнителей: всех текущих, всех, кроме себя *(пользователя, который совершает действие передачи)* либо же конкретных пользователей
\- добавить новых исполнителей *(выбрать можно только пользователей проекта, в который будет перемещаться задача)*
- отписать от чата задачи подписанных на задачу: всех пользователей, всех, кроме себя или выбранных пользователей
\- подписать на чат задачи выбранных пользователей *(выбор из числа пользователей проекта, в который будет перемещаться задача)*
- открепить стикеры
\- прикрепить стикеры *(можно выбрать стикеры с состояниями, числовыми и текстовыми полями, Дедлайн, стикеры с интервалами дат; стикеры Таймер, Секундомер, Таймтрекинг и Регулярная задача прикрепить нельзя)*
5. Нажать на "Создать правило".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-50.png)
После создания правила на задачах выбранных колонок появится иконка, позволяющая передать задачу в один клик.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-51.png)
Передача задач работает только через "стрелочку". Если переместить задачу в другую колонку через драг-н-дроп или через меню задачи "Переместить", автоматизация не будет применена.
Если на доске настроено несколько правил передачи задач, после нажатия на "стрелочку" будет выбор среди этих правил:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-10/screenshot-52.png)
#### Ограничения в работе функции
\- Функция работает в веб-версии и десктоп-приложении. В мобильном приложении она не реализована.
\- Передача задач реализована только для задач доски. Для подзадач и задач без доски настроить передачу нет возможности.
\- Нельзя поменять правила передачи местами.
\- Нельзя скопировать правила передачи с одной доски на другую.
\- При дублировании досок, проектов, правила передачи не копируются.
# Доработки системы
# Как доработать систему
В YouGile есть встроенный редактор кода (конфигуратор), позволяющий полностью переделать систему под себя.
Пользователи YouGile с правами администратора могут модифицировать работу системы под нужды команды при помощи простых скриптов на javascript.
Чтобы попасть в конфигуратор, нужно нажать комбинацию клавиш ctrl + ~
Подробнее про работу конфигуратора — в данном мануале: [https://ru.yougile.com/media/docs/yougile-api-manual.pdf](https://ru.yougile.com/media/docs/yougile-api-manual.pdf)
В этом 10-минутном видео показаны примеры реализации скриптов, решающих конкретные задачи:
Также с примерами скриптов Вы можете ознакомиться в статье [Примеры скриптов конфигуратора](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/primery-skriptov-konfiguratora)
Видеокейс внедрения YouGile на завод кранов. Для построения бизнес-процессов реализованы доработки с использованием конфигуратора:
Доработки в YouGile также можно реализовать через REST API, инструкция по ссылке [https://ru.yougile.com/api-v2#/](https://ru.yougile.com/api-v2#/)
# Примеры скриптов конфигуратора
В статье представлены скрипты, которые вы можете использовать в конфигураторе и редактировать в любых ваших целях.
ВАЖНО: скрипты не проходили полноценного тестирования и не являются штатным функционалом, поэтому можно ожидать, что они будут сбоить или работать неожидаемым образом*.*
Список возможностей, которыми вы можете дополнить YouGile через конфигуратор:
- Убирает адресата из названия задачи в определенной колонке (для интеграции с почтой)
- Множит по клику на карточку задачи через Shift задачи на исполнителей
- Добавляет к названию задачи названия проекта и доски
- Берет первые три цифры из описания и крепит их к задаче числовым стикером
- При клике на карточку задачи через Shift назначать себя исполнителем, а через Alt — еще удалить участников чата
- Прочитывает все чаты по Ctrl + Shift + Backspace
- Открывает созданную задачу, если не зажата Alt. Если зажата → добавляет как обычно
- Создает несколько задач из списка
- Добавляет второго исполнителя ко всем задачам первого исполнителя
- Ограничивает количество задач в колонке
- Отписывает от всех задач доски через кнопку
- Подписка на все чаты задач (при их создании)
- Уведомление в чат о перемещении задачи
- Архивация задач при выполнении
- Считает количество задач в колонке и печатает его в интерфейсе
- Запрашивает обязательный комментарий при перемещении задачи в другую колонку и печатает его в описание
- Назначение пользователя в определенной колонке
- Скрывает задачу не из "белого списка" аккаунтов, если на нее навесить определенный стикер
- Сообщение в чат при удалении исполнителя
- Сообщение в чат при добавлении файла в описание задачи
- Сообщение в чат о прикреплении/изменении дедлайна
- Не дает добавить задачу, если есть с таким же названием в компании
- Отправка сообщения в чат при изменении чеклистов
##### Не дает выполнить задачу с истекшим дедлайном
```javascript
const deadline = Stickers.get('Deadline') // стикер
Items.onUpdate = function(obj) { //вызываем при обновлении
if (obj.type === 'Task') { //если задача
const deadlineValue = Stickers.getValue(obj, deadline) //записываем
if (obj.isCompleted() === true && //если выполнена
deadlineValue !== undefined && //и дедлайн прикреплен
deadlineValue.current.deadline < App.time()) { //и истек
obj.setCompleted(false) //развыполняем
Notifier.error('Дедлайн истек и задачу не выполнить') //пишем предупреждение
}}}
```
##### Убирает адресата из названия задачи в определенной колонке (для [интеграции с почтой](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/integraciia-s-poctoi "Интеграция с почтой"))
```javascript
const column1 = "7c270d09-33a3-473c-8963-0b1c54a10f25"; //тут пишем нужную колонку
//ниже можно написать и другие колонки по образцу выше
const columns = [column1]; //указываем эти колонки через запятую
function cutFirst(text) {
return text.substr(text.indexOf(" ") + 1);
}
Items.onUpdate = function (obj) {
// при обнолвении
if (columns.includes(obj.id)) {
//если колонка совпадает
for (const task of obj.list()) {
//перебираем ее задачи
if (task.name.includes("@")) {
//если есть @
task.name = cutFirst(task.name); //отрезаем название по первому пробелу
}
}
}
};
```
##### Множит по клику на карточку задачи через Shift задачи на исполнителей
```javascript
Items.onClick = function (object) { // при клике
if (object.type === 'Task') { // на задачу
if (Events.isShiftPressed()) { // с зажатым шифтом
const originalName = object.name // берем название
const executors = Users.getAssigned(object, true) // исполнителей
const checklists = Chat.getSubtasks(object) // чеклисты
const description = Chat.getDescription(object) // описание
const usersInChat = Chat.listUsers(object)
function stickersInTask () { // функция для сбора стикеров в задаче
const stickers = Stickers.getAll().filter(sticker => Stickers.isPinned(object, sticker))
const values = stickers.map(sticker => ({
'key': sticker,
'value': Stickers.getValue(object, sticker)}))
return values
}
if (executors.length > 1) { // если несколько исполнителей
Users.assignUser(executors[0], object) // оставляем в задаче первого исполнителя
object.name = `[${executors[0].name}] ${originalName}` // ставим его имя в название
usersInChat.forEach(user => Chat.removeUser(object, user)) //чистим чат
Chat.addUser(object, executors[0]) // подписываем
executors.shift() // удаляем из массива
executors.forEach(executor => { // у остальных
object.up().add(`[${executor.name}] ${originalName}`) // добавляем по задаче
const currentTask = object.up().find(`[${executor.name}] ${originalName}`) // ищем ее
stickersInTask().forEach(sticker => { //для каждого стикера
setTimeout(function () { // таймаут для стабильности
Stickers.pin(currentTask, sticker.key, sticker.value) // ставим стикеры
Chat.setSubtasks(currentTask, checklists) // чеклисты
Chat.setDescription(currentTask, description) // описание
Users.assignUser(executor, currentTask) // исполнителя
usersInChat.forEach(user => Chat.removeUser(currentTask, user)) //чистим чат
Chat.addUser(currentTask, executor) // подписываем
}, 1000)})})}
return false // не открываем задачу
}}
return true // иначе открываем
}
```
##### Добавляет к названию задачи названия проекта и доски
```javascript
Items.onAdd = function (object) { //при добавлении
if (object.type === 'Task' && //задачи
object.up()) { // на доску
object.name = `[${object.up().up().up().name}, ${object.up().up().name}] ${object.name}` // переименовываем
}
};
```
##### Берет первые три цифры из описания и крепит их к задаче числовым стикером
```javascript
const yourNumSticker = Stickers.get('Число') // напишите название своего стикера
Items.onUpdate = function(obj) { // при обновлении
if (obj.type === 'Task') { // задачи
let descDump = obj.getData().description; //берем наш дамп описания задачи
if (descDump === undefined) {
descDump = ''
} //если дампа нет, то оставляем его пустым
const currenDesc = Chat.getDescription(obj); // берем описание задачи
if (descDump !== currenDesc) { // если разное с дампом
const twoLetters = parseInt(currenDesc.slice(0, 6).replaceAll(/<\/?[^>]+(>|$)/gi, "")) // берем первые знаки как числа
const numSticker = yourNumSticker // берем стикер
if (!Number.isNaN(twoLetters)) { // если нормальное число
Stickers.pin(obj, numSticker, twoLetters) // крепим стикер
}}
obj.setData({
description: currenDesc
}) // сохраняем текущее описание в дамп на будущее
}
};
```
#####
##### При клике на карточку задачи через Shift назначать себя исполнителем, а через Alt — еще удалить участников чата
```javascript
Items.onClick = function (object) { // при клике
if (object.type === 'Task') { // на задачу
if (Events.isShiftPressed()) { // если зажата Shift
Users.assignUser(Current.user, object); // назначаем себя на задачу
Chat.addUser(object, Current.user) // добавляем себя в чат
return false // не открываем задачу
}
if (Events.isAltPressed()) { // если зажата Alt
const listInChat = Chat.listUsers(object) // собираем участников чатов
listInChat.forEach(user => Chat.removeUser(object, user)) // удаляем их из чата
Users.assignUser(Current.user, object); // назначаем себя
Chat.addUser(object, Current.user) // подписываем себя на чат
return false // не открываем задачу
}
}
return true; // открываем задачу
};
```
#####
##### Прочитывает все чаты задач, куда подписан пользователь, по Ctrl + Shift + Backspace
```javascript
Events.onKeyUp = function (event) { // следим за клавиатурой
if (Events.isShiftPressed() && // когда зажать Shift
Events.isCtrlPressed() && // и Ctrl
event.keyCode === 8) { // и Backspace
const warn = confirm( "Вы действительно хотите прочитать все чаты?"); //размещаем предупреждение
if (warn) {//если все ок
for (const project of Current.company.list()) // разбиваем компанию на проекты
for (const boards of project.list()) // проекты на доски
for (const columns of boards.list()) // доски на колонки
for (const task of columns.list()) { // колонки на задачи
if (Chat.isUserInChat(task, Current.user)) { // берем только подписки
Chat.markRead(task, Current.user); // прочитываем задачи
}}}}}
```
#####
##### Открывает созданную задачу, если не зажата Alt. Если зажата → добавляет как обычно
```javascript
Items.onAdd = function (task) { // при добавлении
if (task.type === 'Task') { // задачи
!Events.isAltPressed()? Chat.open(task) : true //при незажатой Alt? открывает чат : иначе просто добавляет задачу
}
};
```
#####
##### Создает несколько задач из списка
```javascript
Items.onBeforeAdd = function (location, name) { // перед добавлением
if (name.includes('\n')) { // если есть перенос строк
const tasks = name.split('\n').reverse() // режем строки на массивы по переносу обратным порядком
tasks.forEach(name => location.add(name)) //добавляем задачи
return false //не добавляя изначальную
}}
```
#####
##### Добавляет второго исполнителя ко всем задачам первого исполнителя
Для запуска скрипта нужно из-под администратора нажать Ctrl + Shift + / , в первом поле заполнить почту уже существующего исполнителя, во втором — нового исполнителя.
Скрипт включает второго пользователя во все проекты существующего под ролью Сотрудник, не забудьте ее сменить.
Работает только в браузере с возможностью открыть запрос (prompt).
```javascript
Events.onKeyUp = function (event) { // следим за клавиатурой
if (Events.isShiftPressed() &&
Events.isCtrlPressed() &&
Current.user.isAdmin &&
event.keyCode === 191) { // если вызывает админ через Shift, Ctrl и /
const assignedUserEmail = prompt('Введите email текущего исполнителя') // запрашиваем первый емейл
const userToAssignEmail = prompt('Введите email нового исполнителя') // запрашиваем второй
const assignedUser = Users.listAll().find(user => user.email === assignedUserEmail) // найдем текущего исполнителя
const userToAssign = Users.listAll().find(user => user.email === userToAssignEmail)// найдем второго исполнителя
// если емейлы не найдены, то показываем ошибку
if (assignedUser === undefined) {alert('Email текущего исполнителя не найден')}
if (userToAssign === undefined) {alert('Email нового исполнителя не найден')}
if (userToAssign !== undefined && userToAssign !== undefined) { // если все нормально
for (const project of Current.company.list())
for (const boards of project.list()) // проекты на доски
for (const columns of boards.list()) // доски на колонки
for (const task of columns.list()) { // колонки на задачи
if (Users.isUserAssigned(assignedUser, task)) { // если старый сотрудник подписан
const usersInTask = Users.getAssigned(task, true) // получим список уже подписанных сотрудников
const newUsersList = [...usersInTask, userToAssign] // добавим в него нового
Users.assignUser(newUsersList, task) // применим этот список
Users.addToChat(userToAssign, task) // подпишем в чат
if (Users.isInProject(assignedUser, project)) { // в проекты, в которые добавлен текущий исполнитель
Users.addToProject(userToAssign, project) // подпишем второго исполнителя
}
}}}
}}
```
#####
Ограничивает количество задач в колонке
```javascript
//в скрипте нужно заполнить два поля: id колонки в column и ограничение количества задач в ней
const column = '0da6cadd-7717-41cd-8dbe-6b571d15301a' // id колонки
const count = 10 // максимальное количество задач в колонке
Items.onBeforeAdd = function (location, name) { // смотрим перед добавлением
if (location.id === column) { // если колонка совпадает с нужной
const columnCount = location.list().filter(x => x.isArchived() === false).length // получаем количество неархивных задач
if (columnCount >= count) { // если больше нашего количества
alert('В колонке больше 10 задач!') // выводим сообщение
return false // запрещаем добавление
}
} else { // иначе
return true // разрешаем
}
};
Items.onMove = function (object, from, to) { // при перемещении задачи
if (to.id === column) { // если колонка назначения совпадает с нужной
const columnCount = to.list().filter(x => x.isArchived() === false).length // получаем количество неархивных задач
if (columnCount >= count) { // если больше нашего количества
alert('В колонке больше 10 задач!') // выводим сообщение
return false // запрещаем добавление
}
} else { // иначе
return true // разрешаем
}
};
```
##### Отписывает от всех задач доски через кнопку
Работает только в браузере с возможностью открыть диалог подтверждения (confirm).
```javascript
if (Current.board && Current.project) { //есть есть доска и проект
Current.onBoardChange = function (oldBoard, newBoard) {
//при смене доски
const boardList = Current.project.list(); //собираем все проекты
boardList.forEach(function (board) {
//для каждой доски
const btn = UI.button("Отписаться от всех задач"); //создаем кнопку
board.ui.clear(); // предварительно очищаем, чтобы удалить предыдущий и не дублировать
btn.onClick = function (e) {
//в кнопке
const warn = confirm(
"Вы действительно хотите отписаться от всех задач доски?"
); //размещаем предупреждение
if (warn) {
//если все ок
for (const column of Current.board.list()) //для колонок в доске
for (const task of column.list()) {
//для задач в колонке
Chat.removeUser(task, Current.user); //отписываем пользователя
}
}
};
board.ui.add(btn); //добавляем кнопку в интерфейс
});}
};
```
##### Подписка на все чаты задач (при их создании)
Скрипт работает только для администраторов компании, внутри скрипта нужно указать их список
Не работает для подзадач.
```javascript
// Нужно заполнить e-mail-ы администраторов в listOfEmails, которые будут подписываться на чаты
const listOfEmails = ["example1@example.com", "example2@example.com"]; // список emailов для подписки
const findId = listOfEmails.map((email) => Users.get(email)); // переведем почты в id
const justAdmins = findId.filter((user) => user.isAdmin); // отфильтруем только администраторов
Items.onAdd = function (task) {
// при добавлении
if (task.type === "Task") {
// задачи
justAdmins.forEach((admin) => Chat.addUser(task, admin)); // подписываем на чат
}
};
```
#####
##### Уведомление в чат о перемещении задачи
Не работает для подзадач.
```javascript
Items.onMove = function (task, from, to) { // при перемещении
if (task.type === 'Task') { // задачи
Chat.postMessage(task, '', `Сотрудник ${Current.user.name} переместил задачу из колонки «${from.name}» в колонку «${to.name}».`) // пишем сообщение в чат
}
};
```
##### Архивация задач при выполнении
Может быть реализовано штатным функционалом YouGile: перейдите в Настройки доски > Основные и убедитесь, что галочка Автоматически архивировать выполненные задачи включена.
```javascript
// Архивирует задачи при их выполнении
Items.onUpdate = function(obj) { // вызываем при обновлении
if (obj.isCompleted() === true) { // если задача выполнена
obj.setTaskCompleted(true); // то архивируем ее
}
};
```
##### Считает количество задач в колонке и печатает его в интерфейсе
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/0wzimage.png)
```javascript
// Пишет количество задач в колонках при отрисовке страницы и обновлении объектов.
// Вносить в него ничего не надо, можно в p.style поменять что-то на свой вкус
if (Current.board){ //если есть доска
Current.onBoardChange = function (oldBoard, newBoard) { //работаем при смене доски
const listOfColumns = Current.board.list() //получаем список колонок
listOfColumns.forEach(function (i) { // перебираем каждую колонку
if (!Items.get(i.id).isMirror() && !Items.get(i.id).isReport()) { // если колонка не зеркало и не сводка
const column = Items.get(i.id); // получаем id колонки
const numberTasks = column.list() // берем общее количество задач в колонке
const tasksIsNotArchived = numberTasks.filter(x => x.isArchived() === false) // забирем задачи не в ахиве
const p = UI.panel(); // создаем контейнер
column.ui.clear() // предварительно очищаем, чтобы удалить предыдущий и не дублировать
column.ui.add(p);
p.style = {
margin: 'auto',
width: '100px',
padding: 'auto',
color: '#572'
}; // оформляем контейнер
p.add(UI.text('Задач: ' + tasksIsNotArchived.length)); // пишем текст
}})
}
Items.onUpdate = function (obj) { //вызываем функцию при обновлении,
// чтобы работало в реальном времени
Current.onBoardChange()
};}
```
##### Запрашивает обязательный комментарий при перемещении задачи в другую колонку и печатает его в описание
Работает только в браузере с возможностью открыть запрос (prompt).
```javascript
// Запрашивает обязательный комментарий при перемещении задачи
Items.onMove = function(obj, from, to) {
if (to.id === 'id колонки') { //если id колонки совпадает
let comment = prompt('Введите комментарий') //запрашиваем комментарий
if (!comment) { //если комментария нет
return false // отказываем
} else { //иначе
Chat.postMessage(obj, '', `Задача перемещена пользователем ${Current.user.name}`) //пишем в чат, что переместили задачу
Chat.setDescription(obj, Chat.getDescription(obj) + '
') //пишем в описание комментарий
}
return true
}
}
```
##### Назначение пользователя в определенной колонке
```javascript
// Добавляет исполнителя в задачу, если ее переместить в колонку и у задачи нет исполнителя.
// Надо вписать id колонки и id пользователя.
// Для текущего пользователя (кто перемещает задачу) можно вместо id пользователя вписать Current.user.id без кавычек, это сделает его исполнителем
Items.onMove = function(obj, from, to) {
const task = Items.get(obj.id) //берем id таска
const user = Users.get('id пользователя'); //берем id пользователя
if (to.id === '' && !Users.getAssigned(task)) { //если id колонки совпадает
//и в задаче нет исполнителя
Users.assignUser(user, task); // назначаем пользователя
}
};
```
##### Скрывает задачу не из "белого списка" аккаунтов, если на нее навесить определенный стикер
```javascript
// Скрывает задачу, если на него закреплен стикер (в примере — состояние "Запрет" для стикера "Ограничение")
// userRestrict — массив, в который вносятся emailы, для которых задача скрывается
Items.isHidden = function(object) { // функция скрытия
const stickerRestrict = Stickers.get('Ограничение'); // забираем нужный текстовый стикер
const allowToSee = Stickers.getValue(object, stickerRestrict); //забираем состояние этого стикера
const userRestrict = ['example1@example.com', 'example2@example.com']; //массив почт, для которых задача скроется
function checkEmail(email) { // функция, которая возвращает совпадение запрещенного списка с текущим пользователем
return email === Current.user.email
}
const restrict = userRestrict.find(checkEmail); // ищет совпадение
if (object.type === 'Task' && allowToSee === 'Запрет' && restrict !== undefined) { //если задача со стикером Запрет
// и текущий пользователь попадает в список
return true // скрываем
}
return false; // в остальных случаях должно быть открыто
};
```
##### Сообщение в чат при удалении исполнителя
```javascript
Stickers.onUnpin = function(task, sticker) { //при откреплении стикера
if (sticker.name === 'User') { //если ститкер — исполнитель
const userID = Stickers.getValue(task, sticker) //берем id исполнителя
const userName = Users.get(userID).name //получаем его имя
Chat.postMessage(task, '', `${userName} удален из исполнителей задачи`) // пишем в чат задачи
}
return true;
}
```
##### Сообщение в чат при добавлении файла в описание задачи
```javascript
//Ниже — единожды запускаемый процесс просмотра всех задач для фиксации дампа описания
for (const project of Current.company.list()) // разбиваем компанию на проекты
for (const boards of project.list()) // проекты на доски
for (const columns of boards.list()) // доски на колонки
for (const task of columns.list()) { //колонки на задаче
const dump = task.getData() // читаем дамп
const desc = Chat.getDescription(task) //и описание
if (dump.description !== desc) { // если не совпадают
dump.description = desc
task.setData(dump) } // пишем дамп
}
//дальше работаем по обновлению задач
Items.onUpdate = function(obj) { // при обновлении
if (obj.id === Current.chat.id) { //фильтруем по открытой задаче (избегаем множества срабатыванй)
const dump = obj.getData() //читаем дамп
const currenDesc = Chat.getDescription(obj); // берем описание задачи
const diff = findDiff(dump.description, currenDesc) // сравниваем и находим разницу
if (diff.includes('rel="noopener noreferrer"')) { // если в разнице есть свойство вложения
Chat.postMessage(obj, '', 'Файл добавлен в описание') // пишем в чат
}
dump.description = currenDesc //переписываем дамп в любом случае
obj.setData(dump) // сохраняем текущее описание в дамп на будущее
}
};
function findDiff(str1, str2) { // это функция, которая сравнивает две строки и выводят между ними разницу
let diff = "";
str2.split('').forEach(function(val, i) {
if (val != str1.charAt(i))
diff += val;
});
return diff;
}
```
##### Сообщение в чат о прикреплении/изменении дедлайна
```javascript
//Реагирует на создание и изменение дедлайна задачи, отписывая сообщение в чат задачи.
//Удаление дедлайна игнорирует
Stickers.onPin = function(task, sticker, value) { //при прикреплении стикера
if (sticker.type === 'Deadline' && value !== undefined) { //если это дедлайн и у него у него есть значение
Chat.postMessage(task, '', 'Прикреплен/изменен дедлайн'); //пишем сообщение в чат
}
};
```
#####
##### Не дает добавить задачу, если есть с таким же названием в компании
Не работает для подзадач.
```javascript
Items.onBeforeAdd = function (location, name) { // перед добавлением
if (location.type === 'Column') // задачи
for (const project of Current.company.list()) // разбиваем компанию на проекты
for (const boards of project.list()) // проекты на доски
for (const columns of boards.list()) // доски на колонки
for (const task of columns.list()) { // колонки на задачи
if (name == task.name) { // если название совпадает
Notifier.error('Задача с таким названием уже есть'); // показываем ошибку
return false // запрещаем
}}
return true // разрешаем, если ничего не запретилось
}
```
#####
##### Отправка сообщения в чат при изменении чеклистов
Если чат задачи открыт несколькими сотрудниками, то сообщения в чат будут дублироваться
```javascript
Items.onUpdate = function(obj) { //при обновлении
if (obj.id === Current.chat.id) { //если объект — текущий чат
const checkListsFact = Chat.getSubtasks(obj); // получаем чеклисты
const checkListsDump = obj.getData().checklists; // получаем дамп записи чеклистов
if (JSON.stringify(checkListsFact) !== JSON.stringify(checkListsDump)) { //если дамп и чеклисты не совпадают
if (checkListsDump === undefined) { //если дамп пуст
obj.setData({
checklists: checkListsFact
}); //записываем дамп
} else if (checkListsFact.length !== checkListsDump.length) { //иначе сравниваем длину чеклста и дампа.
// если разница есть → что-то делали со списком чеклистов
obj.setData({
checklists: checkListsFact
}); // записываем дамп
Chat.postMessage(obj, Users.get(''), 'Изменен список чеклиста') // пишем в чат об изменении списка чеклиста
} else { //иначе → если менялся не список чеклиста, то менялся пункт чеклиста
obj.setData({
checklists: checkListsFact
}); // записываем дамп
Chat.postMessage(obj, Users.get(''), 'Изменен пункт чеклиста') // пишем в чат, что менялся пункт чеклиста
}
}
}
};
```
##### Копирует id задачи в буфер обмена по Ctrl + Alt + C
```javascript
Events.onKeyDown = function (event) {
if (
Current.chat &&
Current.chat.type === "Task" && //если задача
Events.isCtrlPressed() && //и зажат контрол
Events.isAltPressed() && //и альт
event.keyCode === 67 // и C
) {
const companyTail = Current.company.id.substring(Current.company.id.length - 12) // режеим хвостик
const taskTail = Current.chat.id.substring(Current.chat.id.length - 12); //режеим хвостик
App.copyToClipboard(
`https://yougile.com/team/${companyTail}/#chat:${taskTail}`,
); // в буфер
Notifier.success("Ссылка на тикет скопирована"); // уведомление
}
}
```
# Обучающие видео
# Обзор 138 функций YouGile
Самый быстрый способ изучить систему:
# Видеокейсы внедрения YouGile
- Кейс фотостудии Bolshakova Studio
- Кейс завода по изготовлению кранов
# Старт внедрения системы в команде 50 человек. Кейс строительной компании
- С чего начать внедрение системы управления, если в команде 50 человек и несколько отделов, и непонятно, кто чем занят?
- Как не терять задачи при передаче между отделами?
- Как правильно организовать структуру проектов?
- Как наладить общение между сотрудниками большой команды?
В этом видео – кейс по внедрению системы управления проектами YouGile в строительную компанию. Обзор основных этапов внедрения: создание структуры компании, открытие отделов и проектов, создание досок, занесение задач, связь между отделами.
Система управления проектами позволяет навести порядок в задачах даже команды свыше 50 человек, если действовать поэтапно и заложить время под внедрение.
При этом важно сделать рабочие процессы прозрачными и дать руководителям полную картину, что вообще происходит в компании. Но при этом оставить команде простор для творчества и инициатив!
# Кейс использования в Интернет-банке. Передача задач в сложных процессах
Видео-ответ на интересный вопрос от пользователя системы: "Как передавать задачи в двух больших отделах, работая в системе управления проектами?"
# Обучающий видео-курс для команды
Мы работаем над упрощением внедрения системы в командах.
По ссылке ниже - первый вариант стартового курса для всех участников проектов.
[https://yougile.com/media/docs/yougile-course.pdf](https://yougile.com/media/docs/yougile-course.pdf)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/VhGimage.png)
# Часто задаваемые вопросы
# Как назначить исполнителя на задачу?
Для назначения исполнителей к задаче нужно прикрепить стикер Исполнитель, и в нем выбрать одного или несколько ответственных.
**Для назначения одного Исполнителя**:
**1)** Можно перетащить стикер с исполнителем на задачу.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/SQSimage.png)
**2)** Можно перебросить стикер с исполнителем с одной задачи на другую.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/TF8image.png)
**Для назначения одного либо нескольких Исполнителей:**
**1)** Выбрать исполнителей на карточке задачи через иконку с пользователем либо через "+".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/F9Ximage.png)
В списке пользователей следует отметить галочками Исполнителей, ответственных за задачу.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/n2bimage.png)
**2)** Можно выбрать исполнителей из вкладки "Задача" в карточке задачи.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/Ykgimage.png)
**Для снятия исполнителя с задачи** нужно нажать на синюю галочку, чтобы она изменила цвет на серый.
Есть возможность **установить "Ответственного"**. Это **главный Исполнитель**. Он в большей степени отвечает за выполнение задачи, и на карточке задачи этот пользователь отображается самым первым.
[ ](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/ve2image.png) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/CGzimage.png)
В системе можно **добавить исполнителя ко всем задачам выбранной колонки** (для назначения 1 ответственного на задачу)
Для этого нужно набросить стикер с исполнителем на всю колонку:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/Cosimage.png)
Система запросит подтверждение
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/0p6image.png)
После нажатия на "Ок", у всех открытых и выполненных задач колонки будет добавлен либо изменен исполнитель. У задач в архиве исполнитель при этом не изменяется.
При назначении исполнителей на задачу **пользователи будут получать уведомления** об этом событии.
Также назначенные на задачу **пользователи будутавтоматически оповещаться** по всем новым сообщениям в чате этой задачи. Если что-то будет не прочитано, то информация продублируется на почту.
Подробнее про настройки уведомлений можно почитать в статье [Как настроить уведомления?](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/kak-nastroit-uvedomleniya "Как настроить уведомления?")
# Как настроить уведомления?
В YouGile в разделе "Мой профиль" можно настроить следующие типы уведомлений:
1. Уведомления по задачам:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/izobrazenie.png)
2. Уведомления по личным и групповым чатам:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/NzHizobrazenie.png)
Уведомления приходят пользователям, состоящим в личных и групповых чатах, по задачам — исполнителям и тем, кто подписан на задачу.
В веб и десктоп-версии новые уведомления доступны в центре уведомлений: нужно из проекта нажать на значок "колокольчика". Из открывшегося окна можно перейти по ссылке в чат с новым сообщением либо с уведомлением о дедлайне.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/hu6izobrazenie.png)
Также уведомления можно просмотреть в общей ленте, из правой панели. В этой панели есть возможность настроить список.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/fB5izobrazenie.png)
В системе есть настройки для отключения уведомлений на определенное время. Например, можно отключить уведомления на 1 час, а по прошествии просмотреть все чаты, где Вы были добавлены в нотификацию.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/M5rizobrazenie.png)
Для групповых чатов есть дополнительная настройка в правом углу чата, позволяющая включить/отключить уведомления по выбранным групповым чатам.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/o2Qizobrazenie.png)
В веб-версии работают всплывающие уведомления, они отображаются в правом нижнем углу.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/QyPimage.png)
Можно отключить звук уведомлений либо появление всплывающих окон на уровне браузера, нажав на шестеренку из окна уведомления либо на значок замка в адресной строке.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/R1eimage.png)
В десктопной версии также есть всплывающие уведомления, отображаемые в правом нижнем углу.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/o03image.png)
В мобильном приложении работают push-уведомления по новым сообщениям и дедлайнам.
Отключить/включить их можно из настроек уведомлений в мобильном телефоне для приложения YouGile.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/6zKimage.png)
Уведомления о новых сообщениях и дедлайнах приходят на почту, используемую в качестве логина.
В системе есть настройки e-mail оповещений по новым сообщениям в чатах, а также по новостям сервиса. Для настройки перейдите в **Мой профиль > Настройки e-mail оповещений**:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-07/image.png)
В новой вкладке откроется панель настройки, где вы можете подписаться/отписаться от обновлений сервиса, а также выбрать периодичность уведомлений о новых сообщениях в чатах:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-07/RXIimage.png)
# Как восстановить пароль
Забытый пароль можно восстановить по почте, на которую был зарегистрирован аккаунт, из веб или десктоп-версии. В мобильном приложении функции восстановления пароля нет.
Если вы залогинены в аккаунте, сначала нужно разлогиниться.
Веб-версия
Зайти в Мой профиль, нажать на Выход из аккаунта.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/untitled-2.jpg)
Убедиться, что открыта страница [https://ru.yougile.com/](https://ru.yougile.com/), нажать на ссылку Забыли пароль?
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/dknimage.png)
В поле Ваш e-mail нужно указать почту, на которую зарегистрирован аккаунт. На этот e-mail придет ссылка для восстановления пароля.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/XvHimage.png)
Десктоп-версия
Нажать в меню YouGile > Logout
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/NEZimage.png)
В открывшемся окне нажать ссылку забыли пароль?
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/imAimage.png)
В поле "Ваш e-mail" нужно указать почту, на которую зарегистрирован аккаунт. На этот e-mail придет ссылка для восстановления пароля.
# Тёмная тема
Опция доступна только в веб-версии и десктоп-приложении. В мобильной версии тёмной темы пока нет.
Переключиться на тёмную тему и обратно можно в настройках **Мой профиль > Внешний вид системы > Выберите цветовую схему**. Здесь же можно отдельно настроить:
- цвет левой и верхней панелей
- отображение цвета колонок
- фон досок
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/image.png)
Пример включенной тёмной темы:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-07/screenshot-2024-07-04-at-13-36-24.png)
# Как удалить пользователя из компании
****Удалить пользователя**** из компании можно в разделе "Моя компания".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/RM2izobrazenie.png)
Опция удаления пользователей доступна только администраторам компаний.
После удаления пользователя все задачи в системе остаются без изменений, в том числе и те, в которых этот пользователь был исполнителем. Остаются комментарии в задачах, а также сообщения в групповых чатах. В аккаунте исчезают личные чаты с удаленным пользователем.
Но, если пользователя обратно добавить в компанию, личный чат будет восстановлен.
Также личный чат с удаленным сотрудником можно найти через чат задачи.
[](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/dobavlenie-i-udalenie-polzovatelei/edit?content-id=bkmrk--5&content-text= "Перейти к разделу в редакторе")
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/QOXscreenshot-12.png)
# Как работают бэкапы в облачной версии
Для облачной версии мы сами делаем бэкапы и можем выдать бэкап по запросу компании, в случае сбоев. 1 раз в час делается отдельный бэкап на случай необходимости откатывания данных, эти часовые бэкапы ротируются в течение 1 дня (старых версий базы мы не храним).Самостоятельно управлять системой резервного копирования можно только в [коробочной версии](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/korobocnaya-versiya "Коробочная версия")
# Расширения
# Автоматическое выполнение задачи
Данное расширение позволяет настроить ****автоматическое выполнение родительской задачи**** после того, ****как будут выполнены все её подзадачи****.
Включить расширение может **только администратор компании**, со страницы "Моя компания":
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/screenshot-31.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/screenshot-30.png)
После этого функция будет работать **во всех проектах компании, на всех досках**.
Настроить её для отдельных досок нельзя.
Как только будут выполнены все подзадачи - родительская задача также будет отмечена выполненной:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-30.png)
# Лимит задач в колонке
Это расширение позволяет ****ограничить количество выполняемых задач**** в колонках.Включить расширение может **только администратор компании**, со страницы "Моя компания":
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/screenshot-31.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/screenshot-33.png)
После этого в настройках досок всех проектов компании появится меню установки ****WIP-лимитов:****
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-32.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-34.png)
Нужно нажать на "****Добавить лимит****" и установить определенное количество задач для выбранных колонок:
После этого рядом с названиями колонок отобразятся цифры с количеством задач в колонке и установленным лимитом.
Если лимит превышен, система не будет запрещать создавать новые задачи, в колонках просто будет показано уведомление о превышении.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-36.png)
# Интеграция с почтой
Расширение "Интеграция с почтой" позволяет конвертировать письма в задачи.
Для подключения расширения необходимо перейти в настройки компании - раздел "Расширения" - установить переключатель.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-62.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-63.png)
В меню колонок появится новая опция меню "Интеграция с почтой"
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-64.png)
Для каждой колонки создается уникальный e-mail адрес.
Все письма, приходящие на этот адрес, автоматически будут превращаться в задачи.
В настройках интеграции с почтой можно выбрать пользователей, которые будут становиться исполнителями и создателями новых задач.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-65.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-66.png)
**Зачем это нужно?**
- Настройте переадресацию важных писем.
- Автоматически получайте карточки с письмом.
- Обсуждайте информацию в чате.
**Идеи – какие письма можно переадресовывать в систему:**
- рассылки конкурентов;
- заказы;
- сообщения от клиентов;
- внутренние рассылки по компании;
- рассылка из аналитических и рекламных систем;
- отчеты…
# Формы: ввод данных при совершении действий с задачей
Данное расширение ****подключает отображение формы****: окна с полями, которые требуется заполнить пользователям ****при переносе, создании или выполнении задачи**** на доске.Включить расширение может **только администратор компании**, со страницы "Моя компания".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/screenshot-31.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/screenshot-34.png)
После этого в настройках досок в разделе ****"Настройки расширений"**** появится пункт ****"Шаблоны форм"****:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-32.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-54.png)
После нажатия на кнопку "****Создать"**** необходимо будет заполнить следующие данные:
1. **Название формы.**
2. **Условия отображения формы.**
Нужно выбрать вариант, после каких действий форма с полями будет показана:
\- при выполнении задачи
\- при создании задачи в выбранной колонке
\- при переносе задачи в выбранную колонку
3. **Поля формы.**
Нужно ввести названия полей, для них можно добавить подсказки, а также можно установить "звездочку" для обязательных полей, без заполнения которых форма не будет сохраняться.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-55.png)
Для сохранения формы нужно снова нажать на кнопку "Создать".
На каждой доске может быть множество форм.
Удалить их можно через нажатие на корзину напротив названия формы.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-56.png)
Формы нельзя скопировать или переместить с одной доски на другую.
Также стоит отметить, что при дублировании досок настройки форм также не копируются, их нужно создавать по-новой.
# Суммирование дедлайна подзадач
Данное расширение автоматически ****проставляет на родительскую задачу сумму всех дедлайнов ее подзадач****.Включить расширение может **только администратор компании**, со страницы "Моя компания":
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/screenshot-31.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/screenshot-35.png)
После этого для всех задач компании, на всех досках будет показываться сумма Дедлайнов их подзадач: самая ранняя дата начала + самая поздняя дата окончания Дедлайна.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-58.png)
Функция работает только для подзадач первого уровня. Дедлайны подзадач 2-го и следующих уровней не учитываются.
# Архивация выполненных задач
Расширение автоматически архивирует выполненные задачи через установленный срок.
Включить расширение может **только администратор компании**, со страницы "Моя компания".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/screenshot-31.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/screenshot-36.png)
После этого в настройках всех досок компании в разделе ****"Настройки расширений"**** появится пункт ****"Архивация выполненных задач"****.
Для включения функции нужно выбрать колонки, для которых будут применяться изменения, также количество дней, по прошествии которых выполненные задачи будут автоматом архивироваться.
Нужно установить галочку "Включить расширение на доске" и нажать на "Применить изменения. В правом углу отобразится надпись "Архивация запущена".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-60.png)
Для отключения функции нужно убрать галочку напротив "Включить расширение на доске", в правом углу надпись изменится на "Архивация остановлена".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-61.png)
- Задачи, выполненные до запуска расширения, не будут перенесены в архив.
- Если задача была выполнена во время работы расширения, то она не будет перенесена в архив после его выключения.
- Если на доске включена основная настройка «Архивировать выполненные задачи», то данное расширение не будет отрабатывать.
# Закрепить колонку за исполнителем
Расширение позволяет ****автоматически назначать исполнителя на все задачи, добавленные в колонку****. Включить расширение может **только администратор компании**, со страницы "Моя компания".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/screenshot-31.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/screenshot-37.png)
После этого в меню колонок всех досок компании появится пункт ****"Закрепить за исполнителем"****.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-63.png)
При нажатии на данный пункт меню открывается окно, где можно выбрать одного или нескольких исполнителей, также установить галочку удаления с задачи и отписки от чата предыдущего исполнителя.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-64.png)
После добавления настройки под названием колонки показывается спойлер с закрепленными исполнителями.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-65.png)
Обратите внимание: исполнители изменяются только для новых задач, созданных в колонке, а также для задач, которые перемещаются в эту колонку.
Для тех задач, которые были в колонке до добавления функции, изменения не применяются.
# Уведомления с доски в Telegram
Расширение позволяет ****отправлять уведомления********в чат Telegram**** по следующим событиям:
- ****создание новых задач**** на доске
- ****перемещение задач**** в выбранные колонки
- ****окончание срока дедлайна**** в задачахДанное расширение настраивается отдельно для каждой доски. Если нужно настроить получение уведомлений с разных досок различных проектов, рекомендуем подключить [Интеграция с Telegram](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/integraciia-s-telegram "Интеграция с Telegram").
Включить расширение может **только администратор компании**, со страницы "Моя компания".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/screenshot-31.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/screenshot-40.png)
После этого в настройках досок в разделе ****"Настройки расширений"**** появится пункт меню ****"Уведомления в Telegram".****
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-67.png)
#####
Создание бота в Telegram
1. Для интеграции вам нужно ****создать Telegram бот****. Для этого перейдите по ссылке — [t.me/botfather](https://t.me/botfather)
2. Напишите в чат бота команду /newbot
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-71.png)
3. ****Придумайте имя для бота**** на латинице.Первое значение - это название, оно может быть любое.Второе значение будет использоваться в ссылке, оно обязательно должно заканчиваться на "bot" или "\_bot" (слитно или через нижнее подчеркивание).Пример: YouGileteamTEST\_bot, в этом случае будет получена ссылка t.me/YouGileteamTEST\_bot 4. Вы получите ****Токен****. Пример токена:“7654318092:AAEFn\_SWBunkGERgFEFL-9rbKPKfQzq5zxw”.
Это значение нужно скопировать.
##### [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-74.png)
Подключение настроек интеграции на стороне YouGile
5. Далее перейдите ****в YouGile****, нажмите на кнопку "****Создать интеграцию"**** и в этом окне введите токен в поле «Токен Telegram-бота».Также следует ****указать название интеграци****и, ****выбрать колонки****, для которых будут передаваться уведомления в Telegram, и ****выбрать необходимые типы уведомлений****: о создании новых задач, о переносе задач в выбранные колонки, о дедлайне для определенных исполнителей.После внесения изменений нажмите на "Создать".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-75.png)
##### Запуск получения уведомлений в чате с ботом или групповом чате
6. Напишите /start в чате с ботом, чтобы начать получать уведомления о задачах.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-76.png)
Вы можете получать уведомления в чат бота или создать групповой чат с ботом и добавить туда других людей.
****Создать групповой чат**** можно из основного меню Telegram, нужно нажать на "****New Group****".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-78.png)
Далее указать имя группового чата, сохранить его. На этом этапе можно сразу же добавить участников, в том числе бота.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-79.png)
Или же второй вариант: перейти в меню бота и добавить его в групповой чат. Для этого нужно нажать на "Add to Group".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-77.png)
Затем нужно выбрать, в какую группу добавить бота.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-80.png)
После этого подтвердить действие:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-81.png)
Как только бот будет добавлен в групповой чат, в нем нужно написать ****/start****, после этого вы начнете получать уведомления.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-82.png)
# Создание задачи в колонке из Telegram
Данное расширение позволяет ****создавать задачи**** при помощи ****Telegram бота****.Это расширение подключается на отдельной доске для определенной колонки. Если нужна возможность выбора колонок, досок проектов, где будет создана задача, рекомендуем подключить расширение [Интеграция с Telegram](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/integraciia-s-telegram "Интеграция с Telegram").Включить расширение может **только администратор компании**, со страницы "Моя компания".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/screenshot-31.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/6fKscreenshot-38.png)
После этого в настройках досок в разделе ****"Настройки расширений"**** появится пункт меню ****"Создание задач из Telegram".****
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-32.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-85.png)
##### Создание бота в Telegram
1. Для интеграции вам нужно ****создать Telegram бот****. Для этого перейдите по ссылке — [t.me/botfather](https://t.me/botfather)
2. Напишите в чат бота команду /newbot
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-71.png)
3. ****Придумайте имя для бота**** на латинице.Первое значение - это название, оно может быть любое.Второе значение будет использоваться в ссылке, оно обязательно должно заканчиваться на "bot" или "\_bot" (слитно или через нижнее подчеркивание).Пример: YouGileteamTEST\_bot, в этом случае будет получена ссылка t.me/YouGileteamTEST\_bot 4. Вы получите ****Токен****. Пример токена:“7654318092:AAEFn\_SWBunkGERgFEFL-9rbKPKfQzq5zxw”.
Это значение нужно скопировать.
##### [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-74.png)
Подключение настроек интеграции на стороне YouGile
5. Далее перейдите ****в YouGile****, нажмите на кнопку "****Создать интеграцию"**** и в этом окне введите токен в поле «Токен Telegram-бота».Также следует ****указать название интеграции**** и ****выбрать колонку****, в которой будет создаваться задача.После внесения изменений нажмите на "Создать".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-86.png)
##### Запуск создания задач через чат с ботом или групповой чат
6\. В чате с ботом следует написать ****/start****
После этого можно отправлять сообщениями названия задач - они будут создаваться в YouGile
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-87.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-88.png)
Вы можете создавать задачи через чат с ботом, а также через групповой чат с другими пользователями.
****Создать групповой чат**** можно из основного меню Telegram, нужно нажать на "****New Group****".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-78.png)
Далее указать имя группового чата, сохранить его. На этом этапе можно сразу же добавить участников, в том числе бота.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-79.png)
Или же второй вариант: перейти в меню бота и добавить его в групповой чат. Для этого нужно нажать на "Add to Group".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-77.png)
Затем нужно выбрать, в какую группу добавить бота.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-80.png)
После этого подтвердить действие:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-81.png)
Как только бот будет добавлен в групповой чат, в нем нужно написать ****/start****, после этого вы можете отправлять названия задач - они будут создаваться в YouGile
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-82.png)
**Примечание: создание задач из бота и группового чата отличается:**
**- если используется чат-бот - нужно просто написать название задачи - она будет создана в заданной колонке**
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-05/x1Gimage.png)
**- если используется групповой чат - в нем нужно писать* ****/task**** *и название задачи**
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-05/image.png)[ ](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/sozdanie-zadaci-iz-telegram)
# Интеграция с Telegram
Расширение позволяет ****создавать задачи**** в выбранных проектах/ досках/ колонках, а также ****отправлять уведомления********в чат Telegram**** по следующим событиям:
- ****назначение исполнителя**** на задачу
- ****перемещение задач**** в выбранные колонки/доски
- ****окончание срока дедлайна**** в задачахВключить расширение может **только администратор компании**, со страницы "Моя компания".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/screenshot-23.png)После этого в разделе ****"Мой профиль"**** появится пункт меню ****"Интеграция с Telegram".****
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/screenshot-24.png)
#####
Создание бота в Telegram
1. Для интеграции вам нужно ****создать Telegram бот****. Для этого перейдите по ссылке — [t.me/botfather](https://t.me/botfather)
2. Напишите в чат бота команду /newbot
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-71.png)
3. ****Придумайте имя для бота**** на латинице.Первое значение - это название, оно может быть любое.Второе значение будет использоваться в ссылке, оно обязательно должно заканчиваться на "bot" или "\_bot" (слитно или через нижнее подчеркивание).Пример: YouGileteamTEST\_bot, в этом случае будет получена ссылка t.me/YouGileteamTEST\_bot 4. Вы получите ****Токен****. Пример токена:“7654318092:AAEFn\_SWBunkGERgFEFL-9rbKPKfQzq5zxw”.
Это значение нужно скопировать.
##### [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-74.png)
##### Подключение настроек интеграции на стороне YouGile
Далее перейдите ****в YouGile**** в раздел ****"Мой профиль" - "Интеграция с Telegram"****, введите токен в поле «Токен Telegram-бота» и нажмите на кнопку "****Создать интеграцию"****.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/screenshot-26.png)
##### Настройка уведомлений
После этого можно добавить настройки, по каким типам уведомлений вы хотите получать оповещения в Telegram.
Нужно нажать на "Подключить уведомления":
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/screenshot-27.png)
В открывшемся окне нужно выбрать расположение задач, по которым вы будете получать уведомления (нужно указать проект, доски и колонки).
А также нужно отметить галочками типы получаемых уведомлений:
\- о назначении исполнителя
\- о перемещении задачи в другую колонку
\- об окончании срока Дедлайна (=времени просрочки стикера Дедлайн)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/screenshot-28.png)
##### Запуск бота для получения уведомлений и создания задач
Напишите /start в чате с ботом, чтобы начать получать уведомления о задачах, а также, чтобы иметь возможность создавать новые задачи в компании.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/screenshot-76.png)
##### Создание задач
Для того, чтобы создать задачу, нужно перейти в чат бота, отправить название задачи в чат, после этого откроется окно, где нужно будет выбрать проект, доску и колонку, где данная задача будет создана.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/screenshot-29.png)
# Таймтрекинг (расширение)
Данное расширение позволяет отслеживать время, затраченное каждым отдельным пользователем на задачу.
**(\*в отличие от одноименного стикера** [Таймтрекинг](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/taimtreking "Таймтрекинг")**, который может фиксировать только общее время по задаче, для всех ее исполнителей).**
Включить расширение может **только администратор компании**, со страницы "Моя компания":
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/screenshot-31.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/screenshot-41.png)
После этого в настройках досок всех проектов компании появится пункт "****Таймтрекинг****":
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/screenshot-43.png)
Нужно установить галочку напротив "Включить расширение на доске" - и функция будет запущена.
Также можно отметить пункт "Всегда отображать на всех задачах".
#####
Работа с Таймтрекингом на задачах доски
После добавления настроек на задачах доски появится новый тип стикера, каждый из пользователей может нажать на "****Запустить****" - начнется отсчет времени именно для этого пользователя.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/screenshot-44.png)
Для остановки и фиксирования значения нужно нажать на "****Остановить****".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/screenshot-45.png)
Также есть возможность ****добавления времени вручную****.
##### Отчеты Таймтрекинга
В разделе "****Отчеты****" появится новая вкладка "****Таймтрекинг****", где будет собираться статистика по значениям таймтрекинга на задачах компании.
В настройках отчета можно применить фильтрацию
- по исполнителю
- по таймтрекеру (с учтенным временем / без учтенного времени)
- по датам
- по расположению
- кого из пользователей отображать в колонках
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/screenshot-48.png)
Отчёт о затраченном времени отражает реальную картину:
- куда уходит время у сотрудника,
- сколько часов исполнители потратили на задачу
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/4-8.jpg)
# Напоминание в задаче
Расширение позволяет ****добавить стикер-напоминание в карточке задачи с любым текстом****.Уведомление с напоминанием придет в чат в заданное время.
**Включить расширение может только администратор компании, со страницы "Моя компания":**
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/screenshot-5.png)
После этого напоминания можно будет устанавливать во всех задачах компании (кроме задач в приватных списках в разделе "Мои задачи").
##### Установка напоминаний в задачах
Напоминание устанавливается как стикер с карточки задачи на доски:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-05/VXcimage.png)
Или же в открытой задачи в правой панели, из вкладки "Инфо/Лог":
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/screenshot-7.png)
Необходимо **ввести текст напоминания**, а также **время**, когда вам придет уведомление
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/screenshot-8.png)
К каждой задаче можно добавить **множество напоминаний**.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/tLLscreenshot-9.png)
Напоминания нельзя отредактировать, их можно только удалить. Если нажать на "открепить" - уберется стикер со всеми настроенными напоминаниями:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/screenshot-12.png)
#####
Работа уведомлений по напоминаниям
По настроенным напоминаниям в назначенное время в чат приходит сообщение от системного пользователя YouGile, которое закрепляется в самом верху чата быстрой ссылкой.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/screenshot-13.png)
Уведомления по этим сообщениям приходят тем пользователям, которые подписаны в чат задачи:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/screenshot-10.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/screenshot-12.png)
**\* В системе также есть стикер Дедлайн, который позволяет устанавливать время окончания задачи, напоминание о дедлайне + время начало задачи. Он отправляет уведомления об окончании Дедлайна только исполнителям.**
**Удобно ставить интервал дедлайна и смотреть за выполнением задач на временной шкале, в Ганте или Календаре. Подробнее в статье** [**Дедлайн**](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/dedlain "Дедлайн")
# Таймер Помодоро
****Таймер Pomodoro**** помогает повысить продуктивность и увеличить скорость достижения целей.
**Включить расширение может только администратор компании из раздела "Моя компания" в галерее расширений.**
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/BZIscreenshot-31.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/screenshot-14.png)
После этого в разделе ****"Мой профиль"****- ****"Внешний вид системы"**** у каждого пользователя появится опция ****"Включить таймер Помодоро"****.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/screenshot-15.png)
При включении в нижнем правом углу появится Таймер.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/screenshot-16.png)
Можно посмотреть его расписание при нажатии на "i"
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/screenshot-17.png)
При нажатии на ****"Старт"**** начинается ****период фокусировки**** (25 минут).После того, как время выйдет, начнётся 5-минутный ****перерыв****.
После четырёх таких циклов — длинный перерыв 15 минут.
Можно ставить каждый из режимов на паузу или переключаться с одного режима на другой:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/screenshot-18.png)
# Папки в чатах
Расширение ****позволяет настроить папки в правой панели в списке чатов****, чтобы видеть только те чаты, которые нужны пользователю в данный момент.
**Включить расширение может только администратор компании из раздела "Моя компания" в галерее расширений.**
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/BZIscreenshot-31.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/screenshot-19.png)
После включения расширения у всех пользователей компании в правой панели с чатами появятся кнопки для перехода в меню создания и редактирования папок.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/screenshot-20.png)
При нажатии на "+" открывается окно со списком всех папок и кнопкой "Создать".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/screenshot-21.png)
При создании папок вам доступно ****16 гибких фильтров**** настройки чатов.
Например, можно создать папку, в которой будут отображаться только все ваши групповые чаты:
Для этого нужно написать название папки, отметить галочками выбранные фильтры и нажать на "Добавить".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/screenshot-22.png)
Или же можно создать папку с непрочитанными сообщениями из задач определенного проекта
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/screenshot-24.png)
Папки можно редактировать, менять их порядок, а также удалять.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/screenshot-25.png)
Можно создать любое количество папок, они будут отображаться в веб-версии и десктоп-приложении (в мобильном приложении функция не поддерживается).
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/screenshot-26.png)
# Workflow: настройка рабочего процесса
Расширение позволяет ****установить запреты на перемещение и создание задач на доске****, тем самым создать маршрут для задачи.Workflow - это строго настроенный рабочий процесс. Строгие правила помогают действовать без ошибок.
**Включить расширение может только администратор компании из раздела "Моя компания" в галерее расширений.**
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/BZIscreenshot-31.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/screenshot-27.png)
После подключения ****в настройках доски**** каждого проекта появится ****пункт меню "Workflow: автоматизация рабочего процесса".****
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/screenshot-28.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/screenshot-29.png)
В открывшемся окне можно выбрать, в каких колонках будет разрешено создание задач для пользователей, добавленных в проект (в остальных колонках создание задач будет запрещено).
Также можно настроить, из каких колонок можно перемещать задачи в другие колонки.
После того, как вы добавили настройки, нужно нажать на "Сохранить".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/screenshot-30.png)