##### [**Общие вопросы**](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/chapter/proektnaia-rabota)
Информация об основных функциях системы с пошаговыми инструкциями и видео
##### [**Управление системой**](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/chapter/administrirovanie)
Инструменты для руководителей, настройки управления правами пользователей. Отчеты и сводки
##### [**Стикеры**](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/chapter/stikery)
Детальное описание всех типов стикеров системы, инструкции по созданию и настройке
##### [**Интеграции, доработки** ](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/chapter/integracii-dorabotki-sistemy)
Интеграции с другими системами.
REST API и конфигуратор, примеры скриптов
##### [**Версии YouGile**](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/chapter/versii-yougile)
Облачная и коробочная версии.
Десктоп-приложение и мобильное приложение
#####
##### [**Обучающие видео**](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/chapter/obucayushhie-video)
Видео-кейсы внедрения YouGile в больших и маленьких компаниях, обзоры функций
- Наш YouTube-канал: [https://www.youtube.com/@yougile4473](https://www.youtube.com/@yougile4473)
- Наш Telegram-канал c информацией об обновлениях: t.me/yougile ([https://t.me/yougile)](https://t.me/yougile)
- Telegram-канал, информирующий о проведении технических работ: [https://t.me/yougile\_tech](https://t.me/yougile_tech)
- Почта для обращений в поддержку YouGile:
- Скачать десктоп-приложение и мобильное приложение: [https://ru.yougile.com/download](https://ru.yougile.com/download)
- Презентация YouGile: [https://ru.yougile.com/media/docs/yougile-review-ru.pdf](https://ru.yougile.com/media/docs/yougile-review-ru.pdf)
# Администрирование
# Отделы компании
Функция позволяет разделить сотрудников по отделам, указать должности, назначить руководителей каждого отдела с возможностями управления группой.
*Возможна бесконечная вложенность отделов – можно работать, даже если вас 1000 человек*
Зачем нужна структура?
- Для визуализации. Любой сотрудник может понять, кто где работает, и обратиться при необходимости.
- Для того, чтобы отрегулировать прозрачность процессов в разных отделах.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/2Laimage.png)
Для создания отдела компании следует перейти на страницу с настройками проектов, затем нажать на "Добавить отдел".
В окне настроек отдела можно выбрать руководителя, а также сотрудников, состоящих в данном отделе.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/bWdimage.png)
# Отчеты и сводки
С помощью данного инструмента Вы можете получить любую информацию по проектам и выгрузить её для проведения анализа.
Главная цель функций — полная прозрачность для управления и принятия обоснованных решений.
### Отчеты
Выводят любую информацию в виде таблиц. Гибкая система сортировки и фильтрации позволяет реализовать отчетность любой сложности. Полученные таблицы можно скачать в формате Excel, а также настроить их регулярное получение на почту.
Например, вы можете узнать в каких задачах больше всего общались, посмотреть все задачи со статусом “Срочно”, по которым был просрочен дедлайн, вывести все задачи с доски внутренних инициатив, которые не были одобрены, но при этом практически не обсуждались, и найти там что-то полезное для компании.
Настроить, кому из пользователей отображается данный раздел, можно в настройках компании (подробнее - )
- Отчет **“Общий”** — позволяет быстро понять, что происходит в отделах, проектах или по сотрудникам.
В общем отчете можно получить быструю информацию по происходящему в компании.
Здесь отображаются срезы по проектам, отделам и по людям.
По умолчанию в таблице отображаются две колонки: список открытых задач и выполненные.
Можно добавить свою колонку.
На каждое число в таблице можно щелкнуть. Откроется детальная информация по этим задачам (названия даты исполнители авторы и прочее)
Любой отчет можно скачать в формате excel
- В отчетах **“Таблицы”** имеется возможность управлять столбцами. Например, можно составить удобный отчет для наблюдения за потоком общения по задачам.
Для создания отчета следует перейти в раздел "Отчёты" — "Таблицы", нажать на "Добавить отчёт".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/l3dizobrazenie.png)
Отчеты можно отредактировать либо удалить через "Настроить отчет", скачать в формате Excel, также посмотреть в виде Ганта.
Подробнее о диаграмме Ганта — в статье [Диаграмма Ганта](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/diagramma-ganta "Диаграмма Ганта")
### **Сводки**
На каждой доске можно создать сводки — колонки, в которые при помощи сортировки и фильтрации можно вывести задачи из всех проектов и досок по определенным критериям.
Для создания сводки на доске проекта нужно нажать на "Создать сводку". Данная опция доступна пользователям, которые имеют права на редактирование структуры проекта (роль Управляющий, а также созданные роли). Подробнее о ролях — в статье [Роли пользователей](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/roli-polzovatelei "Роли пользователей")
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/iZ1izobrazenie.png)
В открывшемся окне следует указать название сводки, добавить фильтры по задачам, а также, при необходимости, настроить сортировку, нажать "Сохранить".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/EvWizobrazenie.png)
Созданную сводку можно отредактировать либо удалить, нажав на шестеренку в углу колонки, также можно скачать в формате Excel.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/rwLizobrazenie.png)
Создав несколько колонок-сводок, можно сформировать доску для мониторинга за процессами в команде. Например, доску для наблюдения за активностью в одном проекте за последние 24 часа.
В этом видео – **5 действующих примеров настройки прозрачности при помощи инструмента “сводки”**. Примеры взяты из наших собственных процессов в команде YouGile.
[00:00](https://www.youtube.com/watch?v=N8GP-24KRkI&t=0s) - Вступление. Контроль задач – главное требование к системе управления.
[00:09](https://www.youtube.com/watch?v=N8GP-24KRkI&t=9s) - №1. Ищем актуальные задачи по сотрудникам
[02:05](https://www.youtube.com/watch?v=N8GP-24KRkI&t=125s) - №2. Мониторим нарушения в процессах: дедлайны, приоритеты, передача задач
[04:13](https://www.youtube.com/watch?v=N8GP-24KRkI&t=253s) - №3. Прозрачность в процессах отдела маркетинга
[05:15](https://www.youtube.com/watch?v=N8GP-24KRkI&t=315s) - №4. Контроль договоров во всех проектах
[06:19](https://www.youtube.com/watch?v=N8GP-24KRkI&t=379s) - №5. Собираем картину обращений от клиентов
# Роли пользователей
Пользователи могут быть добавлены в проект со следующими уровнями доступа: Управляющий, Сотрудник, Наблюдатель.
Все эти пользователи имеют право на просмотр всех задач в проекте.
**Управляющий** — полный доступ.
*Может менять структуру и пользователей проекта.* Управляющий может приглашать пользователей в проект, а также удалять их из проекта, назначать им роли, настраивать права через группы прав. Пользователю с данной ролью доступно создание досок, колонок в проекте, редактирование их названий, а также перемещение.
Управляющий может отметить выполненными любые задачи (в которых он является исполнителем, задачи без исполнителя, а также "чужие" задачи, в которых исполнителями являются другие пользователи.
**Сотрудник** — доступ к задачам.
*Может работать с задачами, но не менять структуру проекта.*
Сотрудник, как и Управляющий, имеет неограниченные права на работу с задачами.
В отличие от Управляющего, такой пользователь не может редактировать структуру проекта (создавать доски, колонки, изменять их названия, а также их перемещать).
Сотрудник может выполнить только те задачи, в которых он является исполнителем, а также задачи без исполнителя. Он не может отметить выполненными "чужие" задачи (в которых исполнителями являются другие пользователи)
**Наблюдатель** — доступ только к чату.
*Может комментировать в чате, ничего не меняя в задачах.*
Наблюдатель, как и Управляющий и Сотрудник, видит полностью все данные в проекте, но он не может редактировать структуру проекта, а также он не может редактировать задачи (т.е. он не может изменить название задачи, добавить описание, подзадачи, стикеры, переместить задачу).
Он может только отправлять сообщения в чаты задач.
Наблюдатель имеет право на выполнение только тех задач, в которых он является исполнителем.
Задачи без исполнителя, а также "чужие" задачи он не может отметить выполненными.
Настройки доступны при добавлении пользователей в проект. Отредактировать их может администратор компании либо управляющий проекта.
**Создание своих ролей**
Можно создать свою роль и раздать ей права на определенные действия с проектами, досками, колонками и задачами.
Таким образом можно ограничить просмотр/редактирование выбранных объектов в проекте.
В компанию можно заводить фрилансеров или подрядчиков, которым будут доступны только определенные части проекта, можно организовать внутреннюю поддержку или организовать процесс сбора инициатив.
Для создания роли необходимо перейти в настройки проекта, нажать на "Настройка ролей в проекте" - "Добавить роль".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/screenshot-3.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/screenshot-4.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/screenshot-5.png)
В настройках разрешить/запретить действия для проекта и выбранных объектов в проекте:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/screenshot-7.png)
Созданную роль нужно выбрать из списка напротив имени пользователя и сохранить изменения в проекте.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/screenshot-8.png)
*Примеры создания ролей:* 1) *Необходимо настроить роль таким образом, чтобы пользователи могли видеть только те задачи, в которых являются исполнителями*.
- Нужно запретить просмотр всех задач и установить разрешения для задач, назначенных на пользователя.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/screenshot-9.png)
2\) *Нужно настроить роль так, чтобы пользователи имели право на просмотр и редактирование выбранных досок в проекте, остальные доски не были видны*.
- Следует настроить запреты для проекта и установить разрешения для досок, которые должны быть доступны для просмотра и редактирования:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/screenshot-10.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/screenshot-11.png)
3\) *Нужно настроить пользователю запрет редактирования определенных задач - все остальные задачи разрешается редактировать.*
Для каждой из выбранных задач нужно разрешить только просмотр, все остальные действия необходимо запретить.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/screenshot-12.png)
# Задачи сотрудников
В разделе "Отчёты" — "Задачи сотрудников" администратор компании может наблюдать, сколько на данный момент открытых и выполненных задач у каждого пользователя.
Инструмент помогает моментально понять, чем сейчас занимаются ваши сотрудники.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/izobrazenie.png)
Специальным значком отмечены задачи, которые пользователь еще не просмотрел.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/0Swimage.png)
Задачи можно отфильтровать по дате назначения, по исполнителю и по проектам.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/sMtizobrazenie.png)
В колонке"Неназначенные задачи" отображаются все задачи без исполнителя.
Количество открытых и выполненных задач по каждому пользователю отображается в колонках с задачами этого пользователя.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/Tiwizobrazenie.png)
# Настройки компании
**Настройки компании** видны и доступны для редактирования только администраторам компании.
Данный блок настроек позволяет:
- **Создавать проекты всем пользователям компании (а не только администраторам)**
Мы считаем, что открытая команда работает более эффективно. И это видно из статистики по действиям пользователей YouGile. Чем больше свободы действий и прозрачности – тем активнее ведут себя пользователи в системе.
- **Запретить пользователям создавать групповые чаты, оставить это привилегией администраторов.** И все же некоторые команды, особенно большие, от 50 человек, имеют более строгую иерархию. А значит, им нужна возможность ограничить права сотрудников.
- **Настроить видимость e-mail друг друга** Это актуально для больших команд с разными отделами. При необходимости видимость e-mail адресов можно и ограничить, например, если в систему приглашены заказчики, подрядчики и фрилансеры.
Для перехода в меню редактирования следует зайти на страницу с настройками проектов и нажать на шестеренку рядом с названием компании.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/kLYizobrazenie.png)
В открывшемся окне можно регулировать:
- Кто может создавать новые проекты
- Кто может видеть страницу "Отчеты"
- Кто может редактировать должность пользователя
- Кто может создавать групповые чаты
- Кто может видеть email-ы в карточках сотрудников
- Кто может видеть страницу «Лицензия и оплаты»
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/qEaizobrazenie.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/tlrizobrazenie.png)
- Доступны следующие варианты:
- **Руководители отделов и администраторы**
\- руководители отделов компании, а также администраторы компании.
Подробнее об "Отделах компании" можно почитать в статье [Отделы компании](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/otdely-kompanii "Отделы компании")
- **Только администраторы**
\- только администраторы компании.
- **Все пользователи**
\- без исключений. Независимо от того, с какими ролями пользователи добавлены в проекты и в каких группах прав они состоят.
# Добавление и удаление пользователей
**Добавить пользователей в компанию можно двумя способами: путем отправки приглашения на почту, а также по быстрой ссылке-приглашению. 1) Добавление пользователей путем отправки приглашения на почту.** В разделе "Моя компания" нужно нажать на "Добавить сотрудника".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/TU6izobrazenie.png)
В открывшемся окне нужно указать почты пользователей, на которые будут отправлены приглашения, нажать на "Пригласить сотрудников".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/SFdizobrazenie.png)
После успешной отправки приглашения появится уведомление об этом:
Приглашенному пользователю на почту придет письмо со ссылкой.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/xGiimage.png)
После перехода по ссылке будет предложено зарегистрироваться в системе. Если у пользователя уже есть регистрация в YouGile, он будет сразу же добавлен в компанию (посмотреть список компаний можно из настроек профиля, раздел "Компании").
Если Ваш коллега по какой-то причине не успел зарегистрироваться в системе и ссылка устарела, Вы можете отправить приглашение повторно.
Функция добавления пользователя также доступна из верхней панели, из доски проекта.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/mYYizobrazenie.png)
**2) Приглашение пользователей по "быстрой" ссылке-приглашению.** Нужно скопировать ссылку из раздела "Моя компания"
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/screenshot-6.png)
Далее отправить ссылку сотруднику. После перехода по ссылке появится окно следующего вида:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/FuYscreenshot-7.png)
1\) Если у пользователя уже есть регистрация с YouGile, нужно нажать "Уже есть аккаунт. Войти". Далее будет предложено ввести логин и пароль.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/uyXscreenshot-9.png)
После входа в аккаунт в списке компаний добавится новая рабочая компания.
2\) Второй пусть - это когда у пользователя нет регистрации в YouGile. В этом случае нужно нажать на "Зарегистрировать аккаунт и войти". В открывшемся окне необходимо ввести e-mail, который будет использоваться в качестве логина, имя, а также установить пароль.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/0eDscreenshot-10.png)
На почту будет отправлено письмо с подтверждением о регистрации
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/XKLscreenshot-11.png)
Далее нужно будет пройти по ссылке с письма и зайти таким образом в компанию.
***! Внимание:*** *Ссылку-приглашение можно редактировать, а также удалять.*
Это может быть актуально, если через время какие-то пользователи удаляются. Если они знают ссылку-приглашение, они снова могут зайти в компанию.
Также обратите внимание на то, что пользователям, уже добавленным в компанию, можно далее *заходить в нее как по ссылке-приглашению, так и по ссылке [https://ru.yougile.com/](https://ru.yougile.com/)*
И в том и в другом случае будет осуществляться вход в аккаунт.
##### Удаление пользователей.
**Удалить пользователя** из компании можно также в разделе "Моя компания".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/RM2izobrazenie.png)
Опция удаления пользователей доступна только администраторам компаний.
После удаления пользователя все задачи в системе остаются без изменений, в том числе и те, в которых этот пользователь был исполнителем. Остаются комментарии в задачах, а также сообщения в групповых чатах. В аккаунте исчезают личные чаты с удаленным пользователем.
Но, если пользователя обратно добавить в компанию, личный чат будет восстановлен.
Также личный чат с удаленным сотрудником можно найти через чат задачи.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/QOXscreenshot-12.png)
**
Назначение администраторов**
Добавленным пользователям можно дать права администратора. После нажатия на имя пользователя откроется карточка сотрудника, следует нажать на "Назначить администратором".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/fb2izobrazenie.png)
# Проектная работа
# Зеркальные колонки
**Зеркальная колонка** — это точная копия оригинальной колонки.
Всё, что происходит в оригинальной колонке, отображается в зеркальной, и наоборот. Для создания зеркальной колонки, нужно на доске нажать на [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-11/A1Vimage.png), далее в открывшемся окне выбрать 1 или несколько колонок, с которых будет создано зеркало.
В компании должно быть минимум две доски, чтобы появилась кнопка [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-11/QHTimage.png)
Созданные зеркальные колонки нет возможности отредактировать. Если такая опция понадобится, следует удалить колонку и создать её по-новой.
В зеркальных колонках пользователи компании могут видеть только те задачи, которые им разрешено видеть в соответствии с настройками прав в оригинальных колонках.
Если пользователю запрещено видеть оригинальную колонку (или некоторые задачи из этой колонки), то и в зеркальной колонке данные объекты не будут видны.
Таким образом, чтобы настроить права просмотра задач в зеркальной колонке, следует отредактировать настройки прав к задачам, на которые ссылается зеркальная колонка.
При помощи зеркальных колонок можно наладить *процесс передачи задач из одного отдела в другой*.
# Новая страница
# Структура системы
В YouGile реализована иерархия объектов, позволяющая строить работу компаний любой сложности. В компании может быть любое количество проектов, в проекте — любое количество досок. На каждой доске можно создать множество колонок с неограниченным количеством задач.
## Компании
В каждом аккаунте можно создать несколько компаний.
Для создания новой компании и переключения между компаниями нужно пройти в настройки профиля и в блоке "Компании" нажать на "Добавить компанию".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/3eVizobrazenie.png)
В этом же разделе компанию можно переименовать, нажав на иконку с карандашом, а также удалить через значок с корзиной. Изменить порядок отображения компаний можно путем перетаскивания мышью.
Приглашенный в компанию пользователь, не являющийся администратором, не может удалить компанию у себя. Чтобы выйти из компании, ему нужно обратиться к администратору.
Также есть следующее ограничение: администратор не может удалить у себя последнюю, единственную компанию. Это можно сделать только через запрос в поддержку YouGile.
## Проекты
Для создания проекта перейдите в раздел с настройками проектов и пользователей, нажмите на "Добавить проект" или на "+".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/j6kizobrazenie.png)
Созданные проекты можно менять местами путем перетаскивания.
В меню проекта доступны опции: дублирования (создания копии проекта), перемещения в архив, изменения префикса id проекта, удаления и переименования проекта, а также настройки состава и прав доступов в проекте.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/LdNizobrazenie.png)
В проекты можно добавить или исключить из них участников.
Подробнее про настройки добавления и удаления пользователей в статье [Добавление и удаление пользователей](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/dobavlenie-i-udalenie-polzovatelei "Добавление и удаление пользователей")
Через Настройки компании (подробнее в статье [Настройки компании](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/nastroiki-kompanii "Настройки компании")) можно настроить, кто из пользователей имеет право создавать новые проекты.
Изменение структуры проектов, а также добавление и удаление участников доступно администраторам компании и управляющим проектов. Подробнее о ролях в проекте — в статье [Роли пользователей](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/roli-polzovatelei "Роли пользователей").
Обычному пользователю доступны изменения порядка проекта, они применяются только в его аккаунте.
## Доски
Создать доску можно непосредственно из проекта, нажав на "+".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/unVizobrazenie.png)
В меню досок доступны следующие опции: переименование, перемещение, дублирование, разрешение доступа по ссылке, переход к настройкам доски и удаление.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/oLuizobrazenie.png)
Порядок досок в проекте можно изменить путем таскания.
Создание новых досок, а также изменение их порядка доступно только администраторам компании и управляющим проектов.
## Колонки
Для создания колонки нужно нажать на "Создать колонку" на доске проекта.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/W9lizobrazenie.png)
Порядок колонок на доске можно изменить тасканием. Также можно перетащить колонку из одной доски на другую, из одного проекта в другой проект.
Создание и перемещение колонок доступны только администраторам компании и управляющим проектов.
В меню колонок доступны опции переименования, перемещения, дублирования, сортировки и удаления колонки. Из этого меню также можно за одно действие архивировать все задачи в колонке либо архивировать только выполненные. Тут вы сможете подключить [интеграцию с почтой](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/integraciya-s-poctoi) к колонке.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/3BOizobrazenie.png)
## Задачи
Создать задачу можно через кнопку "Добавить задачу".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/UY7izobrazenie.png)
Через меню задач ее можно отметить выполненной, переименовать, заархивировать, переместить, копировать ссылку на нее, дублировать или удалить. Тут же можно создать зеркало этой задачи, загрузить обложку для задачи, выбрать цвет задачи или же создать подзадачу.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/hzzizobrazenie.png)
Выполнить задачу можно также нажав на галочку в левом верхнем углу и из самой карточки задачи.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/C7Xizobrazenie.png)
Задачи можно перемещать мышью в пределах одной доски, а также с одной доски на другую в пределах проекта.
Все заархивированные задачи помещаются в специальный раздел в самом низу колонки. При необходимости, их можно просмотреть через "Архив задач".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/9RHizobrazenie.png)
Восстановить задачу из архива можно через меню задачи:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/iMoizobrazenie.png)
## Подзадачи
Создать подзадачу можно через кнопку , для подзадач доступны все базовые пункты меню задач.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/2wGizobrazenie.png)
Подзадача при создании располагается не на доске, а внутри задачи.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/QRcizobrazenie.png)
Однако подзадачу можно выносить на доску перетаскиванием в колонку. Такая задача меняет расположение и будет указано как **Проект → Доска → Колонка**.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/l7pizobrazenie.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/XhEizobrazenie.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/CFZizobrazenie.png)
Задачу после этого можно и убрать из подзадач, нажав на [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/Ltwizobrazenie.png). Это превратит ее в обычную задачу.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/zCwizobrazenie.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/hqoizobrazenie.png)
Также подзадачу можно убрать с доски через кнопку [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/njkizobrazenie.png), вернув все в первоначальное состояние.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/FBtizobrazenie.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/RmAizobrazenie.png)
Также можно сделать любую задачу подзадачей другой, открыв задачу и пройдя во вкладке **Подзадачи** →
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/22Sizobrazenie.png).
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/3Gpizobrazenie.png)
При дублировании родительских задач дублируются только те подзадачи, которые не были перенесены на доску, остальные ведут себя как зеркала.
# Групповые чаты
В групповой чат можно добавить всех сотрудников компании, какого-либо отдела или проекта.
Групповые чаты, как и личные, приватны и видны только участникам чата.
Создать чат можно по кнопке “Создать групповой чат” в левой или в правой панели в разделе “Личные чаты”. В открывшемся окне нужно ввести название чата, а также отметить список участников.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/A6Uimage.png)
Чтобы переименовать чат либо изменить в нем состав пользователей, нужно нажать на иконку с карандашом рядом с названием чата.
Для удаления чата нужно исключить из него всех пользователей, чат будет удалён автоматически.
В правом верхнем углу чата есть отдельная настройка для управления уведомлениями в групповых чатах. При необходимости, можно отключить уведомления для определенных чатов.
\* Настроить, кто имеет право создавать групповые чаты (все пользователи, руководители отделов компании и администраторы компании либо только администраторы) можно в настройках компании:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/b1Fizobrazenie.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/xqbizobrazenie.png)
Подробнее о настройках компании - в статье [Настройки компании](https://yougile.zendesk.com/hc/en-us/articles/9921603702417)
# Открытые доски
**Шаринг досок** (доступ к доске по ссылке)
Функция доступна **в меню доски для администраторов компании и Управляющих проектов (в облачной версии).
Необходимо перейти в меню доски, нажать на "Доступ по ссылке"
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/2xoizobrazenie.png)
Далее можно выбрать уровень прав:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/JUHizobrazenie.png)
**Видео "5 бизнес-процессов на открытых досках":**
[0:27](https://www.youtube.com/watch?v=V1u3GzM15bs&t=27s) - Кейс 1. Внутренняя поддержка Help Desk
[3:20](https://www.youtube.com/watch?v=V1u3GzM15bs&t=200s) - Кейс 2. Поделиться планами, базой, портфолио
[5:39](https://www.youtube.com/watch?v=V1u3GzM15bs&t=339s) - Кейс 3. Показать заказчику работу и получить обратную связь
[7:57](https://www.youtube.com/watch?v=V1u3GzM15bs&t=477s) - Кейс 4. Добавить подрядчика-фрилансера
[9:28](https://www.youtube.com/watch?v=V1u3GzM15bs&t=568s) - Кейс 5. Сбор мнений, чат-форум
# Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта упрощает работу с проектами, помогает увидеть общий ход задач по всей компании и управлять ими за счет наглядности.
Инструмент позволяет:
- Распределять задачи на временной шкале
- Определять дату начала задачи и дату окончания (дедлайн)
- Устанавливать связи задач
- Планировать последовательность работ на временной шкале
В вид Ганта можно перейти из любой доски проекта, нажав на переключатель слева от панели стикеров.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/G6vizobrazenie.png)
Также функция доступна из раздела "Отчеты". После настройки фильтров отчетов следует нажать на кнопку "Отобразить в виде Ганта". Подробнее об Отчётах — в статье [Отчеты и Сводки](https://yougile.zendesk.com/hc/en-us/articles/9922159030673)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/6jUizobrazenie.png)
На тайм-линии отображаются все задачи со стикером дедлайн. Остальные задачи находятся внизу, в поле "Задачи без дедлайна". Из этой области задачи можно распределить по датам, после чего им автоматически будет присвоен стикер Дедлайн.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/3mIimage.png)
Цвет задач в диаграмме соответствует цвету колонки, на каждой задаче отображаются исполнители, также помечаются архивные задачи.
На доске дату начала и окончания задач можно задавать и видеть в стикере Дедлайн.
Из вида Ганта можно установить связи задач.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/GfFimage.png)
Убрать связь задач можно нажав на нее.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/KHcizobrazenie.png)
# Передача задач
В окне "Настройки доски" доступен раздел - "Передача задач".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-48.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-49.png)
В данном разделе можно добавить правила, позволяющие настроить:
- куда будет перемещена задача и из каких колонок можно будет это сделать;
- каких пользователей удалить/добавить в качестве исполнителя задачи при передаче;
- каких пользователей стоит отписать/подписать на чат при передаче задачи;
- какие стикеры удалить или добавить на задачу в момент передачи.
После создания правила на задачах выбранных колонок появится иконка, позволяющая передать задачу в один клик.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/zapis-ekrana-2023-06-07-v-12-44-04.gif)
# Видеосообщения с демонстрацией экрана
Функция "Запись экрана" доступна только в веб-версии (из браузера).
Из любого чата в один клик можно перейти к записи своего экрана и голоса. Легко что-то показать и рассказать. Ощутимо снижается необходимость созваниваться.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/unnamed.gif)
Кнопка старта записи находится в блоке ввода сообщения во всех чатах.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-58.png)
Максимальный размер одного загружаемого файла равен 100 мб.
Видеообзор функции:
# Работа с задачами
# Раздел "Мои задачи"
В разделе **"Мои задачи"** можно посмотреть все текущие и выполненные задачи, в которых вы являетесь исполнителем, а также задачи, порученные Вами другим пользователям.
Можно выставить фильтр, по которому необходимо отсортировать задачи.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/uZhizobrazenie.png)
Напротив пункта "Мои задачи" каждый пользователь может видеть количество задач, назначенных на него.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/UzAizobrazenie.png)
В разделе "Мои задачи" есть 4 вкладки:
**1) Задачи на мне** — все задачи в компании, к которым Вы имеете доступ и в которых Вы являетесь исполнителем.
**2)Порученные мной** — все задачи в компании, в которых Вы назначали исполнителя.
Через кнопку "Добавить задачу" из данного раздела задача создается без доски.
Перенести задачу на доску любого проекта, к которому у пользователя есть доступ, можно из карточки задачи.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/h8mizobrazenie.png)
**3) Приватные задачи** — эти задачи видны только Вам. Никто из пользователей не видит приватные задачи другого пользователя, в том числе администратор компании. Приватную задачу можно создать только из раздела "Мои задачи" - "Приватные задачи", нажав на "Добавить задачу".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/1Eoizobrazenie.png)
**4) Избранные —** все задачи в компании, в том числе Ваши приватные задачи, отмеченные "звёздочкой".
Добавить задачу в Избранные можно как из раздела "Мои задачи", так и из самой карточки задачи.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/2maizobrazenie.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/0lSizobrazenie.png)
При создании задачи из данного раздела, эта задача создается без доски, отмеченная как Избранная.
Из раздела "Мои задачи" задачу можно выполнить, нажав слева на галочку, установить дедлайн, добавить в "Избранное".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/fGiizobrazenie.png)
Из меню справа задачу можно выполнить, переименовать, переместить, заархивировать, скопировать ссылку на эту задачу либо удалить.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/iyDizobrazenie.png)
После выполнения задача переносится в блок "Выполненные".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/JAwizobrazenie.png)
Щелчок на задачу открывает карточку задачи.
Заархивированные задачи в разделе "Мои задачи" не отображаются.
# Шаблоны задач
В разделе «Настройки доски» доступен пункт меню - «Шаблоны задач».
Вы можете создать шаблон с нуля или использовать уже существующую задачу, чтобы создать на ее базе шаблон.
В шаблоне можно указать исполнителя и ответственного, задать описание, создать чек-листы, а также добавить подписчиков в чат.
После создания шаблона вы сможете выбрать его в списке шаблонов на вашей доске:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/2222.gif)
# Обложка задач
У карточек задач есть возможность установить обложку.
Вы можете сделать обложкой любую картинку, отправленную в чат, или же добавить обложку через пункт в меню задачи.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-02/screenshot-12.png)
1. Установка обложки через меню задачи:
На карточке задачи на доске или же в правой панели нужно нажать на пункт в меню задачи "Загрузить обложку", далее выбрать изображение.
Удалить обложку можно через пункт "Убрать обложку".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-02/screenshot-17.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-02/screenshot-18.png)
2. Установка обложки через чат задачи:
Нужно навести курсор мыши на загруженную в чат картинку - появится иконка с тремя точками. При нажатии на неё будет доступно меню, через которое можно "Сделать обложкой" данное изображение или же "Убрать текущую обложку"
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-02/screenshot-16.png)
# Цветные задачи
В системе есть возможность изменить цвет карточки задачи.
Мы подобрали палитру из 8 цветов для светлой и 8 цветов для темной темы, чтобы дать возможность поставить яркий акцент на доске.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-02/colorfull-cards.jpg)
Изменить цвет задачи можно через меню задачи:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-02/screenshot-19.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-02/screenshot-20.png)
Менять цвет можно только на доске и только у задач первого уровня.
Если задача на доске также является подзадачей, тогда цвет будет меняться как у задачи, так и у её копии - подзадачи.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-02/screenshot-21.png)
В диаграмме Ганта отображается цвет колонки, а не карточки.
*Подробнее про диаграмму Ганта можно почитать по ссылке [Диаграмма Ганта.](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/diagramma-ganta "Диаграмма Ганта")* Также стоит отметить, что у цветных задач нет цвета у стикеров. Это касается всех типов стикеров, в том числе и дедлайна (который в задачах без цвета становится красным при просрочке).
# ID задач
Все задачи имеют уникальный ID, который отображается справа от названия задачи, а также в конце ссылки на нее. ID состоит из префикса и номера задачи. Префикс указывает на проект или отдел.
Можно вывести ID на карточки и копировать ссылку на задачу в один клик.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/prod-id3-1.png)
# Массовые действия с задачами
**Массовые действия с задачами** помогают упростить рабочие процессы и сократить время на рутинные операции.
Вы можете выбрать множество задач на доске и совершить с ними **следующие типы действий**:
- выполнить, отменить выполнение
- переместить в другую колонку
- заархивировать, извлечь из архива
- удалить
- добавить или открепить Дедлайн, Исполнитель и стикеры с состояниями
**1)** В меню задачи нужно нажать на пункт **«Выделить несколько задач»** либо **кликнуть на задачу с зажатым ctrl/command**.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/screenshot-23.png)
**2)** После этого вы можете выделить выбранные задачи доски или же все задачи колонки/сводки.
**Для выделения выбранных задач доски** нужно выделить кликом мыши каждую отдельную задачу.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/screenshot-28.png)
**Для выделения всех задач в колонке или сводке** нужно после выделения самой первой задачи нажать на "-" рядом с названием колонки, после этого здесь появится галочка и все задачи в колонке станут выделенными.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/screenshot-26.png) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/screenshot-27.png)
**3)** Далее в появившейся панели в самом низу экрана нужно **выбрать действие, которое будет для этих задач применено**.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/screenshot-30.png)
####
Типы массовых действий с задачами:
- **Отметить выполненной** (иконка на светлом фоне):
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/screenshot-31.png)
- **Снять выполнение** (иконка на темном фоне):
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/screenshot-32.png)
- **Переместить**. Здесь 3 этапа: выбираем проект, потом доску и нужную колонку.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/screenshot-33.png)
Либо же выделяем задачи, щелкаем на одну из них, зажимаем левой кнопкой мыши и перетаскиваем выделенные задачи в другую колонку (если действие выполняется в пределах доски)
- **Отправить в архив**:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/screenshot-34.png)
- **Разархивировать**:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/screenshot-35.png)
- **Удалить**. Перед удалением нужно будет подтвердить это действие.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/screenshot-36.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/screenshot-37.png)
- **Добавить стикер**. Нажимаем на 3 точки в меню и выбираем нужный стикер – из тех, что добавлены на доску. Доступны стикеры Исполнитель, Дедлайн, а также стикеры с состояниями. Система также попросит подтвердить данное действие.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/screenshot-38.png)
- **Открепить стикер**. Нужно точно так же, как и в предыдущем пункты, выбрать нужный стикер, а затем нажать на "открепить".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/screenshot-39.png)
# Стикеры
# Стикеры для управления ресурсами времени
В YouGile есть стикеры, позволяющие управлять ресурсами времени:
Дедлайн, Таймер, Секундомер, Таймтрекинг и стикер с интервалами дат.
## Дедлайн
Стикер присутствует по умолчанию на каждой новой доске.
Он позволяет запланировать задачу,а также напоминает пользователям о задаче, уведомляя о ней до наступления дедлайна. Можно получить нотификацию на телефон и почту. Можно получить напоминание заранее, например, за 3 часа.
Чтобы установить сроки выполнения задачи, нужно прикрепить стикер "Дедлайн" к задаче.
Затем следует нажать на него мышкой, и из календаря выбрать дату окончания задачи, установить время, при необходимости. Можно установить напоминания о задаче за 1 , 4 8 часа или сутки до наступления дедлайна.
После установки даты окончания задачи вверху появится кнопка "Добавить дату начала".
После нажатия на неё можно установить дату начала задачи.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/izobrazenie.png)
Чтобы изменить назначенный дедлайн, нужно нажать на стикер "Дедлайн" на задаче, и далее- на "Изменить"
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/Y82izobrazenie.png)
Уведомления - напоминания о дедлайне, а также уведомления в случае просрочки задачи приходят в систему, а также на почту пользователю, назначенному на задачу, а также подписчикам задачи.
Установить дату начала и окончания задачи также можно, переключив доску в вид Ганта.
Здесь даты начала и конца задачи задаются простым перетаскиваем.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/jPMimage.png)
## Таймер
Стикер "Таймер" можно набросить на любую задачу. После этого его необходимо запустить, через верхнюю стрелку добавить время, и начнется обратный отсчет установленного времени.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/KeHizobrazenie.png)
## Секундомер
На задачу можно набросить секундомер, который остановится, когда задача будет закрыта.
Вся команда может наглядно видеть, сколько задача уже находится в открытом состоянии. При анализе завершенных проектов можно видеть, сколько ушло на выполнение задач с точностью до секунды.
## Таймтрекинг
Таймтрекинг — инструмент для управления временем в команде. Собирает информацию о запланированном и фактическом времени, потраченном на задачу, и формирует из этих данных отчеты.
Подробнее в статье [Таймтрекинг](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/taimtreking "Таймтрекинг")
## Стикеры с интервалами дат
Позволяет распределять задачи по временным отрезкам (Спринтам). Обычно спринт — это 1-3 недели. Очень распространенный инструмент во всех Agile-методологиях. Позволяет реализовывать проект небольшими циклами/итерациями.
# Таймтрекинг
Таймтрекинг — инструмент для управления временем в команде. Собирает информацию о запланированном и фактическом времени, потраченном на задачу, и формирует из этих данных отчеты.
Для использования данного стикера сначала его следует добавить на доску из панели стикеров.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/x3aizobrazenie.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/l9Nizobrazenie.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/k83izobrazenie.png)
Теперь на всех задачах доски появится стикер "Таймтрекинг", который можно заполнить.
В поле "План" нужно записать количество часов, которое планируется потратить на задачу.
В поле "Факт" — время, которое реально потребовалось для выполнения задачи.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/txgizobrazenie.png)
Часы автоматически переводятся в дни и недели: 8 часов = 1 день, 5 дней = 1 неделя.
Можно указывать промежуточный результат фактического времени, при работе над задачей, и редактировать данные через кнопку "Изменить".
После заполнения Плана и Факта стикер на задаче показывает прогресс выполнения.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/1Z7izobrazenie.png)
Если фактическое время больше запланированного, стикер приобретает красный цвет.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/iHhizobrazenie.png)
В настройках стикера можно указать колонку закрытых задач, а также колонку, в которой стикер не будет прикрепляться к задачам.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/Xphizobrazenie.png)
Вся заполненная информация по Таймтрекингу собирается в отчет. Перейти к нему можно, нажав в настройках стикера на "Статистика".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/9nAizobrazenie.png)
Можно выполнить сортировку по пользователю, названию задачи, плану, факту, датам создания и закрытия. Посмотреть данные за выбранный период по всем задачам, только открытым или только закрытым.
Полученный отчет доступен для скачивания в формате Excel.
# Стикеры с состояниями
В системе есть возможность создать свои стикеры с произвольными текстовыми состояниями, присвоить им разные цвета и выбрать иконку.
При помощи *стикеров с состояниями* можно наглядно разделить задачи на доске по приоритетам, сложности и любым другим параметрам, характерным для конкретного проекта.
Для создания стикера нужно нажать на "плюс" из панели стикеров.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-22.png)
Далее в разделе "Стикеры доски" нажать на "Создать стикер"
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-23.png)
В окне создания нового стикера следует выбрать тип стикера "Стикер с состояниями", ввести его название, выбрать иконку и добавить состояния. Для разных состояний можно выбрать соответствующие цвета. После внесения изменений нажать на "Создать".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-24.png)
Вы можете добавить новые состояния для сохраненного стикера, открыв его меню. Также отредактировать состояния стикера можно через "шестеренку"
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-25.png)
Стикер можно убрать с доски через переключатель в разделе "Стикеры доски"
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-26.png)
При нажатии на корзину, если стикер находится на нескольких досках, стикер можно удалить с текущей доски. Если же это единственная доска, на которой он находится, стикер будет полностью удален из системы.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-27.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-28.png)
После того, как стикер с разными состояниями будет добавлен к задачам на доске, вы сможете фильтровать задачи, по одному или нескольким выбранным признакам.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-29.png)
Также фильтрация по состояниям стикера возможна в сводках и отчетах.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-30.png)
Про использование отчётов и сводок больше информации в статье [Отчеты и Сводки](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/otcety-i-svodki "Отчеты и Сводки")
В разделе "Стикеры доски" есть возможность настроить **автоматизации** **для стикера с состояниями**.
**1)** Можно настроить, чтобы при создании задач на доске система требовала либо же предлагала указать значение
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-32.png)
*- настройка* *"Требовать указать значение"*:
[ ](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-31.png)
*- настройка* *"Предлагать указать значение"*:
[ ](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-33.png)
**2)** Также можно настроить, чтобы при создании задачи ей сразу присваивалось одно из состояний стикера:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-34.png)
*Создаем задачу:*
[ ](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-36.png)
*После сохранения видим, что к ней добавлен стикер с состоянием:*
[ ](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-38.png)
# Регулярные задачи
Для автоматического создания задач, повторяющихся на регулярной основе, в YouGile используется **стикер "Регулярные задачи"**.
Настройки стикера "Регулярная задача" **доступны администраторам компании**, а также пользователям с ролями **Управляющий** и **Сотрудник**.
Другие пользователи не имеют доступа к данной функции.
При помощи стикера любую задачу можно превратить в повторяющуюся.
*Для настройки процесса создания задач* необходимо добавить этот стикер на доску: необходимо нажать на "+" в панели стикеров", далее в разделе "Стикеры доски" включить переключатель напротив стикера "Регулярная задача".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/c6aizobrazenie.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/Ycsizobrazenie.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/FlGizobrazenie.png)
Далее нужно зайти в настройки стикера на панели стикеров и открыть редактор шаблонов.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/ivWizobrazenie.png)
Создать необходимое количество шаблонов регулярных задач, их интервалы повторения и отредактировать непосредственно шаблон задач: можно добавить стикеры, исполнителей, описание, чеклисты.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/znlizobrazenie.png)
После сохранения в списке сразу видны условия повторения и дата создания ближайшей задачи по каждому шаблону.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/TlVizobrazenie.png)
Стикер на задаче будет создаваться системой автоматически.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/pmvizobrazenie.png)
Ссылки на созданные повторяющиеся задачи из одной цепочки отображаются в задаче, во вкладке "Задача" - Ссылки на другие задачи - Повторения задачи:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/fQOizobrazenie.png)
# Стикеры
Стикеры — инструмент, позволяющий как дифференцировать задачи по определенному признаку, так и назначать им исполнителей, устанавливать дедлайны, а также вести учет по времени, сколько задача была в работе.
Добавить стикер на доску можно через панель стикеров, нажав на "+".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/ZXrizobrazenie.png)
Откроется меню настроек доски в разделе "Стикеры".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/fi7izobrazenie.png)
Стикеры Исполнитель, Приоритет, Таймтрекинг, Секундомер, Таймер, Дедлайн и Регулярная задача добавляются на доску через кнопку "Назад к списку стикеров доски".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/EBVizobrazenie.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/wxtizobrazenie.png)
Для стикеров: свободное числовое поле, свободное текстовое поле, набор заданных состояний и спринт нужны дополнительные настройки.
Также из данного меню можно удалить стикер с доски, или полностью из компании.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/SSqizobrazenie.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/rf5izobrazenie.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/Gdtizobrazenie.png)
## Исполнитель
Стикер для назначения ответственного пользователя на задачу. К каждой задаче может быть добавлен только 1 исполнитель.
Подробнее про назначение исполнителя в статье [Как назначить исполнителя на задачу?](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/kak-naznacit-ispolnitelya-na-zadacu "Как назначить исполнителя на задачу?")
## Текстовые стикеры
Можно создать стикер с произвольными текстовыми значениями, присвоить разные цвета и выбрать иконку. В итоге на доске задачи наглядно разделены по приоритетам, сложности и любым другим параметрам характерным для конкретного проекта.
Простой, гибкий и наглядный инструмент.
Подробнее про данный тип стикера в статье [Стикеры с текстовыми состояниями](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/stikery-s-sostoyaniyami "Стикеры с текстовыми состояниями")
## Секундомер
На задачу можно набросить секундомер, который остановится, когда задача будет закрыта.
Вся команда может наглядно видеть, сколько задача уже находится в открытом состоянии. При анализе завершенных проектов можно видеть, сколько ушло на выполнение задач с точностью до секунды.
## Таймер
Отличный способ видеть как истекает время, отведенное для закрытия задачи.
Стикер "Таймер" можно набросить на любую задачу и начнется обратный отсчет установленного времени. Удобно использовать при командной работе и постоянно видеть, что до завершения осталось, например, 1 день 15 часов 7 минут.
## Дедлайны
Никто не забудет про срок к которому запланировано выполнение задачи. Можно получить нотификацию на телефон и почту. Можно получить напоминание заранее, например, за 3 часа.
Напоминание может помочь вспомнить о планерке — информация отправляется всем подписанным на задачу.
## Стикер с интервалами дат (спринт)
Позволяет распределять задачи по временным отрезкам (Спринтам). Обычно спринт — это 1-3 недели.
Очень распространенный инструмент во всех Agile-методологиях. Позволяет реализовывать проект небольшими циклами/итерациями.
## Регулярные задачи
Для автоматического создания задач, повторяющихся на регулярной основе.
Подробнее в статье [Регулярные задачи](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/regulyarnye-zadaci "Регулярные задачи")
# Стикер "Свободное текстовое поле"
В системе есть возможность создать свои *стикеры со свободным полем для ввода текстовых значений.*
При добавлении данного типа стикера на задачу вы сможете указать произвольное значение.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-06/screenshot-59.png)
Для создания стикера нужно нажать на "плюс" из панели стикеров.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-12/screenshot-6.png)
Далее в настройках доски в разделе "Стикеры" нужно нажать на "Свободное текстовое поле"
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-12/screenshot-7.png)
В окне создания нового стикера следует ввести его название, выбрать иконку.
Также можно установить автоматизацию: при создании задач требовать или предлагать указать значение.
Еще можно включить опцию "Показывать название в стикере на доске перед значением".
После внесения изменений нажать на "Создать".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-12/screenshot-8.png)
# Стикер "Свободное числовое поле"
В системе есть возможность создать свой *стикер с числовым полем.*
При добавлении данного типа стикеров на задачу можно указать целое числовое значение.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-09/zapis-ekrana-2023-06-07-v-12-34-47.gif)
Для создания стикера нужно нажать на "плюс" из панели стикеров.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-12/screenshot-6.png)
Далее настройках доски в разделе "Стикеры" нажать на "Свободное числовое поле"
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-12/screenshot-9.png)
В окне создания нового стикера следует ввести его название, выбрать иконку.
Также есть возможность настроить автоматизацию: при создании задачи требовать или указать значение.
Можно включить опцию отображения суммы значений данного стикера рядом с названием колонки.
И еще одна настройка - "Показывать название в стикере на доске перед значением".
После внесения корректировок следует нажать на "Создать"
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-12/screenshot-10.png)
# Версии YouGile
# Мобильное приложение
Приложение можно найти в App Store и Play Market по запросу **YouGile Mobile.**
Ссылки для скачивания:
Android [https://play.google.com/store/apps/details?id=com.yougile.mobile](https://play.google.com/store/apps/details?id=com.yougile.mobile)
IOS [https://apps.apple.com/app/yougile/id1502267175](https://apps.apple.com/app/yougile/id1502267175)
APK [https://dist2.yougile.com/mobile/](https://dist2.yougile.com/mobile/)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/aTcimage.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/vSQimage.png)
Видеообзор:
# Коробочная версия
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/Sjpimage.png)
Коробочным решением YouGile обеспечивает конфиденциальность и надёжность.
YouGile устанавливается на сервер вашей компании и полностью независим от облачной версии.
У вас находится полный контроль над всеми данными, включая переписку, а также над политикой безопасности и системой резервного копирования. Вы становитесь независимыми от сбоев, происходящих не по вашей вине.
Ещё один аспект безопасности — коробочная версия может работать в локальной сети без доступа в интернет.
Вы можете работать в коробочной версии, используя мобильное приложение.
При необходимости, можно сделать любые кастомные доработки, используя встроенный редактор кода (конфигуратор).
Коробочная версия доступна для Windows (64bit), Linux (64bit).
Скачать последнюю версию можно по ссылке [https://ru.yougile.com/self-hosted](https://ru.yougile.com/self-hosted).
Подробно про установку коробочной версии можно почитать в инструкции по администрированию: [https://yougile.com/media/docs/admin-guide.pdf](https://yougile.com/media/docs/admin-guide.pdf).
# Все версии YouGile
YouGile работает на всех платформах, на любых устройствах.
Существуют различные версии системы:
1. **Веб-версия**, доступная по ссылке [https://ru.yougile.com](https://ru.yougile.com/)
2. **Десктопная версия** для Windows, macOS и Linux
Запуск десктопной версии вместе с операционной системой подталкивает каждого участника знакомиться с актуальными задачами и видеть общую картину по проекту.
Скачать последнюю версию десктоп-приложения можно по ссылке [https://ru.yougile.com/download](https://ru.yougile.com/download)
3. **Мобильное приложение YouGile Mobile** — для работы с iOS и Android
Ссылки для скачивания мобильного приложения
Android: [https://play.google.com/store/apps/details?id=com.yougile.mobile](https://play.google.com/store/apps/details?id=com.yougile.mobile)
iOS: [https://apps.apple.com/app/yougile/id1502267175](https://apps.apple.com/app/yougile/id1502267175)
4. **Коробочная версия** для Windows и Linux
Устанавливается на свой сервер для обеспечения максимальной конфиденциальности и надежности. Вы получаете контроль над всеми данными, включая переписку, а также над политикой безопасности и системой резервного копирования. Подробнее про коробочную версию можно почитать в статье [Коробочная версия](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/korobocnaya-versiya "Коробочная версия")
Коробочную версию можно скачать по ссылке [https://ru.yougile.com/self-hosted](https://ru.yougile.com/self-hosted)
# Десктоп-приложения
YouGile существует в версии для всех компьютерных операционных систем. Пакеты для установки можно найти [на этой странице](https://ru.yougile.com/download).
Ниже описаны некоторые нюансы и особенности, с которыми вы можете столкнуться в процессе работы.
## Windows
#### Отключить автозагрузку приложения при включении
Откройте боковую панель (Центр действий) и пройдите через "Все параметры" в "Приложения", выключите ползунок для YouGile.
#### Отключить уведомления от приложения
Откройте боковую панель (Центр действий) и пройдите через "Все параметры" в "Система", отключите ползунок в "Уведомления и действия".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-11/9Kcizobrazenie.png)
## Linux
#### Установка приложения
Linux-версия YouGile использует [AppImage](https://ru.wikipedia.org/wiki/AppImage), который представляет из себя готовый контейнер, не требующий установки. Для большего удобства работы с AppImage рекомендуем [установить Appimagelauncher](https://github.com/TheAssassin/AppImageLauncher/wiki), это избавит от возможных проблем с зависимостями и сделает использование чуть проще.
После установки Appimagelauncher и запуска Linux-клиента YouGile вам будут предложены два варианта:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-11/xJ3izobrazenie.png)
-  будет работать как запуск portable-версии.
-  скопирует пакет в папку home/Applications, таким образом установив его в систему (появится ярлык рабочего стола).
#### Удаление приложения
Нужно удалить пакет из home/<user>/Applications, больше никаких файлов в системе приложение не оставляет.
#### Нажатие на ALT ставит фокус на меню приложения
Для пользователей, у которых переключение языка назначено на Shift + Alt, будет наблюдаться эффект вызова меню приложения.
Такое поведение для Alt зашито в Linux штатно, повторяется в браузерах и Electron-приложениях (Firefox, Postman, VS Code), поэтому для смены языка изначально используется Super + Пробел. Приложение YouGile этим процессом не управляет и методов обхода тут нет.
# Коробочная версия
На этой странице находятся дополнительные материалы, базовая инструкция по настройке можно найти [по этой ссылке](https://ru.yougile.com/media/docs/admin-guide.html).
##### Интеграция со своим почтовым сервером
Для работы модуля интеграции его нужно установить на Linux-хост с белым ip-адресом и установленным docker-compose. В дальнейшем вместо **example.ru** нужно указывать свой **домен**. Минимальная поддерживаемая [версия](https://ru.yougile.com/media/docs/admin-guide.html#updates) коробки — 1.75.
1\. Создать на своем домене A-запись для task.**example.ru**, которая будет вести на хост (IP-адрес), где будет находиться модуль почтовой интеграции:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/LsFizobrazenie.png)
2\. Создать MX-запись для task.**example.ru**, что будет вести на A-запись task.**example.ru**:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/y82izobrazenie.png)
3\. В файле [conf.json](https://ru.yougile.com/media/docs/admin-guide.html#conf-json) внести записи:
```json
"mailSyncUrl": "http://task.example.ru:9001",
"apiSecret": "yoursecret",
```
где в apiSecret вы указываете свое произвольное значение.
Теперь на хосте, где находится модуль почтовой интеграции, нужно открыть порт 9001 и перезапустить коробку.
5\. Скачать [mailsync.zip](https://help.yougile.com/attachments/30), распаковать и заполнить файл .env похожим образом:
YOUGILE\_MAILSYNC\_IMAP\_USER=not-found@task.**example.ru**
YOUGILE\_MAILSYNC\_IMAP\_PASSWORD=<любой пароль>
YOUGILE\_MAILSYNC\_IMAP\_HOST=task.**example.ru**
YOUGILE\_MAILSYNC\_API\_SECRET=yoursecret
YOUGILE\_MAILSYNC\_DOMAIN=task.**example.ru**
6\. Запустить в консоли ./mail-sync.sh и дождаться сборки двух контейнеров.
7\. Создать адрес колонки в Yougile и отправить по этому адресу письмо.
# Часто задаваемые вопросы
# Как назначить исполнителя на задачу?
Для назначения исполнителей к задаче нужно прикрепить стикер Исполнитель, и в нем выбрать одного или несколько ответственных.
**Для назначения одного Исполнителя**:
**1)** Можно перетащить стикер с исполнителем на задачу.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/SQSimage.png)
**2)** Можно перебросить стикер с исполнителем с одной задачи на другую.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/TF8image.png)
**Для назначения одного либо нескольких Исполнителей:**
**1)** Выбрать исполнителей на карточке задачи через иконку с пользователем либо через "+".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/F9Ximage.png)
В списке пользователей следует отметить галочками Исполнителей, ответственных за задачу.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/n2bimage.png)
**2)** Можно выбрать исполнителей из вкладки "Задача" в карточке задачи.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/Ykgimage.png)
**Для снятия исполнителя с задачи** нужно нажать на синюю галочку, чтобы она изменила цвет на серый.
Есть возможность **установить "Ответственного"**. Это **главный Исполнитель**. Он в большей степени отвечает за выполнение задачи, и на карточке задачи этот пользователь отображается самым первым.
[ ](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/ve2image.png) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/CGzimage.png)
В системе можно **добавить исполнителя ко всем задачам выбранной колонки** (для назначения 1 ответственного на задачу)
Для этого нужно набросить стикер с исполнителем на всю колонку:
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/Cosimage.png)
Система запросит подтверждение
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/0p6image.png)
После нажатия на "Ок", у всех открытых и выполненных задач колонки будет добавлен либо изменен исполнитель. У задач в архиве исполнитель при этом не изменяется.
При назначении исполнителей на задачу **пользователи будут получать уведомления** об этом событии.
Также назначенные на задачу **пользователи будутавтоматически оповещаться** по всем новым сообщениям в чате этой задачи. Если что-то будет не прочитано, то информация продублируется на почту.
Подробнее про настройки уведомлений можно почитать в статье [Как настроить уведомления?](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/kak-nastroit-uvedomleniya "Как настроить уведомления?")
# Как настроить уведомления?
В YouGile работает 3 типа уведомлений:
1. Уведомления по новым сообщениям в личных чатах, групповых чатах и чатах задач.
2. Уведомления исполнителю о назначению его ответственным на задачу
3. Уведомления о приближении дедлайна и о просроченных дедлайнах.
Уведомления приходят пользователям, состоящим в личных и групповых чатах, по задачам — исполнителям и тем, кто подписан на задачу.
В веб и десктоп-версии новые уведомления доступны в центре уведомлений: нужно из проекта нажать на значок "колокольчика". Из открывшегося окна можно перейти по ссылке в чат с новым сообщением либо с уведомлением о дедлайне.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/I05image.png)
Также уведомления можно просмотреть в общей ленте, из правой панели.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/zmsimage.png)
В системе есть настройки для отключения уведомлений на определенное время. Например, можно отключить уведомления на 1 час, а по прошествии просмотреть все чаты, где Вы были добавлены в нотификацию.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/z8Oimage.png)
Для групповых чатов есть дополнительная настройка в правом углу чата, позволяющая включить/отключить уведомления по выбранным групповым чатам.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/fMgimage.png)
В веб-версии работают всплывающие уведомления, они отображаются в правом нижнем углу.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/QyPimage.png)
Можно отключить звук уведомлений либо появление всплывающих окон на уровне браузера, нажав на шестеренку из окна уведомления либо на значок замка в адресной строке.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/R1eimage.png)
В десктопной версии также есть всплывающие уведомления, отображаемые в правом нижнем углу.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/o03image.png)
В мобильном приложении работают push-уведомления по новым сообщениям и дедлайнам.
Отключить/включить их можно из настроек уведомлений в мобильном телефоне для приложения YouGile.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/6zKimage.png)
Уведомления о новых сообщениях и дедлайнах приходят на почту, используемую в качестве логина. В системе есть настройки email оповещений по новым сообщениям в чатах. Нужно перейти в настройки профиля, нажать на "Настройки email оповещений YouGile".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/h8Rimage.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/cUjimage.png)
# Как восстановить пароль
Забытый пароль можно восстановить по почте, на которую был зарегистрирован аккаунт, из веб или десктоп-версии. В мобильном приложении функции восстановления пароля нет.
Если вы залогинены в аккаунте, сначала нужно разлогиниться.
Веб-версия
Зайти в Мой профиль, нажать на Выход из аккаунта.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/untitled-2.jpg)
Убедиться, что открыта страница [https://ru.yougile.com/](https://ru.yougile.com/), нажать на ссылку Забыли пароль?
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/dknimage.png)
В поле Ваш e-mail нужно указать почту, на которую зарегистрирован аккаунт. На этот e-mail придет ссылка для восстановления пароля.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/XvHimage.png)
Десктоп-версия
Нажать в меню YouGile > Logout
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/NEZimage.png)
В открывшемся окне нажать ссылку забыли пароль?
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/imAimage.png)
В поле "Ваш e-mail" нужно указать почту, на которую зарегистрирован аккаунт. На этот e-mail придет ссылка для восстановления пароля.
# Тёмная тема
Переключиться на тёмную тему и обратно можно в настройках Мой профиль > Внешний вид системы > Выберите цветовую схему. Здесь же можно отдельно настроить цвет левой и верхней панелей.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/image.png)
Опция доступна только в веб-версии и в десктоп-приложении.
*(в мобильном приложении такой возможности на данный момент нет)*
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/cdIimage.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/idsimage.png)
# Как переместить проекты из одной компании в другую?
Компании полностью изолированы друг от друга. Продублировать или переместить проекты из одной компании в другую нельзя.
Есть метод, позволяющий скачать проект и загрузить его в другую компанию. Можно его использовать.
Условие для скачивания: в проекте не должно быть зеркальных колонок и сводок. Их надо удалить, если имеются, после этого проекты можно будет скачать. Роли при этом не будут скопированы, их нужно будет настраивать вручную.
**1) Для скачивания проекта:**
Нужно перейти в настройки проектов, подвести курсор мыши к проекту, нажать на shift + левая кнопка мыши - появится меню "Скачать данные этого проекта?".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-61.png)
Вы получите файл в формате json, который нужно будет импортировать в другую компанию.
**2) Для импорта проекта:**
Нужно нажать на shift + левой кнопкой мыши нажать на "Добавить проект" (кнопка сверху").
После этого появится "Импортировать проект из файла".
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-60.png)
# Интеграции, доработки системы
# Интеграция с почтой
Расширение "Интеграция с почтой" позволяет конвертировать письма в задачи.
Для подключения расширения необходимо перейти в настройки компании - раздел "Расширения" - установить переключатель.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-62.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-63.png)
В меню колонок появится новая опция меню "Интеграция с почтой"
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-64.png)
Для каждой колонки создается уникальный e-mail адрес.
Все письма, приходящие на этот адрес, автоматически будут превращаться в задачи.
В настройках интеграции с почтой можно выбрать пользователей, которые будут становиться исполнителями и создателями новых задач.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-65.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-66.png)
**Зачем это нужно?**
- Настройте переадресацию важных писем.
- Автоматически получайте карточки с письмом.
- Обсуждайте информацию в чате.
**Идеи – какие письма можно переадресовывать в систему:**
- рассылки конкурентов;
- заказы;
- сообщения от клиентов;
- внутренние рассылки по компании;
- рассылка из аналитических и рекламных систем;
- отчеты…
# Как доработать систему
В YouGile есть встроенный редактор кода (конфигуратор), позволяющий полностью переделать систему под себя.
Пользователи YouGile с правами администратора могут модифицировать работу системы под нужды команды при помощи простых скриптов на javascript.
Чтобы попасть в конфигуратор, нужно нажать комбинацию клавиш ctrl + ~
Подробнее про работу конфигуратора — в данном мануале: [https://ru.yougile.com/media/docs/yougile-api-manual.pdf](https://ru.yougile.com/media/docs/yougile-api-manual.pdf)
В этом 10-минутном видео показаны примеры реализации скриптов, решающих конкретные задачи:
Также с примерами скриптов Вы можете ознакомиться в статье [Примеры скриптов конфигуратора](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/primery-skriptov-konfiguratora)
Видеокейс внедрения YouGile на завод кранов. Для построения бизнес-процессов реализованы доработки с использованием конфигуратора:
Доработки в YouGile также можно реализовать через REST API, инструкция по ссылке [https://ru.yougile.com/api-v2#/](https://ru.yougile.com/api-v2#/)
# Примеры скриптов конфигуратора
В статье представлены скрипты, которые вы можете использовать в конфигураторе и редактировать в любых ваших целях.
ВАЖНО: скрипты не проходили полноценного тестирования и не являются штатным функционалом, поэтому можно ожидать, что они будут сбоить или работать неожидаемым образом*.*
Список возможностей, которыми вы можете дополнить YouGile через конфигуратор:
- Убирает адресата из названия задачи в определенной колонке (для интеграции с почтой)
- Множит по клику на карточку задачи через Shift задачи на исполнителей
- Добавляет к названию задачи названия проекта и доски
- Берет первые три цифры из описания и крепит их к задаче числовым стикером
- При клике на карточку задачи через Shift назначать себя исполнителем, а через Alt — еще удалить участников чата
- Прочитывает все чаты по Ctrl + Shift + Backspace
- Открывает созданную задачу, если не зажата Alt. Если зажата → добавляет как обычно
- Создает несколько задач из списка
- Добавляет второго исполнителя ко всем задачам первого исполнителя
- Ограничивает количество задач в колонке
- Отписывает от всех задач доски через кнопку
- Подписка на все чаты задач (при их создании)
- Уведомление в чат о перемещении задачи
- Архивация задач при выполнении
- Считает количество задач в колонке и печатает его в интерфейсе
- Запрашивает обязательный комментарий при перемещении задачи в другую колонку и печатает его в описание
- Назначение пользователя в определенной колонке
- Скрывает задачу не из "белого списка" аккаунтов, если на нее навесить определенный стикер
- Сообщение в чат при удалении исполнителя
- Сообщение в чат при добавлении файла в описание задачи
- Сообщение в чат о прикреплении/изменении дедлайна
- Не дает добавить задачу, если есть с таким же названием в компании
- Отправка сообщения в чат при изменении чеклистов
##### Не дает выполнить задачу с истекшим дедлайном
```javascript
const deadline = Stickers.get('Deadline') // стикер
Items.onUpdate = function(obj) { //вызываем при обновлении
if (obj.type === 'Task') { //если задача
const deadlineValue = Stickers.getValue(obj, deadline) //записываем
if (obj.isCompleted() === true && //если выполнена
deadlineValue !== undefined && //и дедлайн прикреплен
deadlineValue.current.deadline < App.time()) { //и истек
obj.setCompleted(false) //развыполняем
Notifier.error('Дедлайн истек и задачу не выполнить') //пишем предупреждение
}}}
```
##### Убирает адресата из названия задачи в определенной колонке (для [интеграции с почтой](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/integraciya-s-poctoi "Интеграция с почтой"))
```javascript
const column1 = "7c270d09-33a3-473c-8963-0b1c54a10f25"; //тут пишем нужную колонку
//ниже можно написать и другие колонки по образцу выше
const columns = [column1]; //указываем эти колонки через запятую
function cutFirst(text) {
return text.substr(text.indexOf(" ") + 1);
}
Items.onUpdate = function (obj) {
// при обнолвении
if (columns.includes(obj.id)) {
//если колонка совпадает
for (const task of obj.list()) {
//перебираем ее задачи
if (task.name.includes("@")) {
//если есть @
task.name = cutFirst(task.name); //отрезаем название по первому пробелу
}
}
}
};
```
##### Множит по клику на карточку задачи через Shift задачи на исполнителей
```javascript
Items.onClick = function (object) { // при клике
if (object.type === 'Task') { // на задачу
if (Events.isShiftPressed()) { // с зажатым шифтом
const originalName = object.name // берем название
const executors = Users.getAssigned(object, true) // исполнителей
const checklists = Chat.getSubtasks(object) // чеклисты
const description = Chat.getDescription(object) // описание
const usersInChat = Chat.listUsers(object)
function stickersInTask () { // функция для сбора стикеров в задаче
const stickers = Stickers.getAll().filter(sticker => Stickers.isPinned(object, sticker))
const values = stickers.map(sticker => ({
'key': sticker,
'value': Stickers.getValue(object, sticker)}))
return values
}
if (executors.length > 1) { // если несколько исполнителей
Users.assignUser(executors[0], object) // оставляем в задаче первого исполнителя
object.name = `[${executors[0].name}] ${originalName}` // ставим его имя в название
usersInChat.forEach(user => Chat.removeUser(object, user)) //чистим чат
Chat.addUser(object, executors[0]) // подписываем
executors.shift() // удаляем из массива
executors.forEach(executor => { // у остальных
object.up().add(`[${executor.name}] ${originalName}`) // добавляем по задаче
const currentTask = object.up().find(`[${executor.name}] ${originalName}`) // ищем ее
stickersInTask().forEach(sticker => { //для каждого стикера
setTimeout(function () { // таймаут для стабильности
Stickers.pin(currentTask, sticker.key, sticker.value) // ставим стикеры
Chat.setSubtasks(currentTask, checklists) // чеклисты
Chat.setDescription(currentTask, description) // описание
Users.assignUser(executor, currentTask) // исполнителя
usersInChat.forEach(user => Chat.removeUser(currentTask, user)) //чистим чат
Chat.addUser(currentTask, executor) // подписываем
}, 1000)})})}
return false // не открываем задачу
}}
return true // иначе открываем
}
```
##### Добавляет к названию задачи названия проекта и доски
```javascript
Items.onAdd = function (object) { //при добавлении
if (object.type === 'Task' && //задачи
object.up()) { // на доску
object.name = `[${object.up().up().up().name}, ${object.up().up().name}] ${object.name}` // переименовываем
}
};
```
##### Берет первые три цифры из описания и крепит их к задаче числовым стикером
```javascript
const yourNumSticker = Stickers.get('Число') // напишите название своего стикера
Items.onUpdate = function(obj) { // при обновлении
if (obj.type === 'Task') { // задачи
let descDump = obj.getData().description; //берем наш дамп описания задачи
if (descDump === undefined) {
descDump = ''
} //если дампа нет, то оставляем его пустым
const currenDesc = Chat.getDescription(obj); // берем описание задачи
if (descDump !== currenDesc) { // если разное с дампом
const twoLetters = parseInt(currenDesc.slice(0, 6).replaceAll(/<\/?[^>]+(>|$)/gi, "")) // берем первые знаки как числа
const numSticker = yourNumSticker // берем стикер
if (!Number.isNaN(twoLetters)) { // если нормальное число
Stickers.pin(obj, numSticker, twoLetters) // крепим стикер
}}
obj.setData({
description: currenDesc
}) // сохраняем текущее описание в дамп на будущее
}
};
```
#####
##### При клике на карточку задачи через Shift назначать себя исполнителем, а через Alt — еще удалить участников чата
```javascript
Items.onClick = function (object) { // при клике
if (object.type === 'Task') { // на задачу
if (Events.isShiftPressed()) { // если зажата Shift
Users.assignUser(Current.user, object); // назначаем себя на задачу
Chat.addUser(object, Current.user) // добавляем себя в чат
return false // не открываем задачу
}
if (Events.isAltPressed()) { // если зажата Alt
const listInChat = Chat.listUsers(object) // собираем участников чатов
listInChat.forEach(user => Chat.removeUser(object, user)) // удаляем их из чата
Users.assignUser(Current.user, object); // назначаем себя
Chat.addUser(object, Current.user) // подписываем себя на чат
return false // не открываем задачу
}
}
return true; // открываем задачу
};
```
#####
##### Прочитывает все чаты по Ctrl + Shift + Backspace
```javascript
Events.onKeyUp = function (event) { // следим за клавиатурой
if (Events.isShiftPressed() && // когда зажать Shift
Events.isCtrlPressed() && // и Ctrl
event.keyCode === 8) { // и Backspace
const warn = confirm( "Вы действительно хотите прочитать все чаты?"); //размещаем предупреждение
if (warn) {//если все ок
for (const project of Current.company.list()) // разбиваем компанию на проекты
for (const boards of project.list()) // проекты на доски
for (const columns of boards.list()) // доски на колонки
for (const task of columns.list()) { // колонки на задачи
if (Chat.isUserInChat(task, Current.user)) { // берем только подписки
Chat.markRead(task, Current.user); // прочитываем задачи
}}}}}
```
#####
##### Открывает созданную задачу, если не зажата Alt. Если зажата → добавляет как обычно
```javascript
Items.onAdd = function (task) { // при добавлении
if (task.type === 'Task') { // задачи
!Events.isAltPressed()? Chat.open(task) : true //при незажатой Alt? открывает чат : иначе просто добавляет задачу
}
};
```
#####
##### Создает несколько задач из списка
```javascript
Items.onBeforeAdd = function (location, name) { // перед добавлением
if (name.includes('\n')) { // если есть перенос строк
const tasks = name.split('\n').reverse() // режем строки на массивы по переносу обратным порядком
tasks.forEach(name => location.add(name)) //добавляем задачи
return false //не добавляя изначальную
}}
```
#####
##### Добавляет второго исполнителя ко всем задачам первого исполнителя
Для запуска скрипта нужно из-под администратора нажать Ctrl + Shift + / , в первом поле заполнить почту уже существующего исполнителя, во втором — нового исполнителя.
Скрипт включает второго пользователя во все проекты существующего под ролью Сотрудник, не забудьте ее сменить.
Работает только в браузере с возможностью открыть запрос (prompt).
```javascript
Events.onKeyUp = function (event) { // следим за клавиатурой
if (Events.isShiftPressed() &&
Events.isCtrlPressed() &&
Current.user.isAdmin &&
event.keyCode === 191) { // если вызывает админ через Shift, Ctrl и /
const assignedUserEmail = prompt('Введите email текущего исполнителя') // запрашиваем первый емейл
const userToAssignEmail = prompt('Введите email нового исполнителя') // запрашиваем второй
const assignedUser = Users.listAll().find(user => user.email === assignedUserEmail) // найдем текущего исполнителя
const userToAssign = Users.listAll().find(user => user.email === userToAssignEmail)// найдем второго исполнителя
// если емейлы не найдены, то показываем ошибку
if (assignedUser === undefined) {alert('Email текущего исполнителя не найден')}
if (userToAssign === undefined) {alert('Email нового исполнителя не найден')}
if (userToAssign !== undefined && userToAssign !== undefined) { // если все нормально
for (const project of Current.company.list())
for (const boards of project.list()) // проекты на доски
for (const columns of boards.list()) // доски на колонки
for (const task of columns.list()) { // колонки на задачи
if (Users.isUserAssigned(assignedUser, task)) { // если старый сотрудник подписан
const usersInTask = Users.getAssigned(task, true) // получим список уже подписанных сотрудников
const newUsersList = [...usersInTask, userToAssign] // добавим в него нового
Users.assignUser(newUsersList, task) // применим этот список
Users.addToChat(userToAssign, task) // подпишем в чат
if (Users.isInProject(assignedUser, project)) { // в проекты, в которые добавлен текущий исполнитель
Users.addToProject(userToAssign, project) // подпишем второго исполнителя
}
}}}
}}
```
#####
Ограничивает количество задач в колонке
```javascript
//в скрипте нужно заполнить два поля: id колонки в column и ограничение количества задач в ней
const column = '0da6cadd-7717-41cd-8dbe-6b571d15301a' // id колонки
const count = 10 // максимальное количество задач в колонке
Items.onBeforeAdd = function (location, name) { // смотрим перед добавлением
if (location.id === column) { // если колонка совпадает с нужной
const columnCount = location.list().filter(x => x.isArchived() === false).length // получаем количество неархивных задач
if (columnCount >= count) { // если больше нашего количества
alert('В колонке больше 10 задач!') // выводим сообщение
return false // запрещаем добавление
}
} else { // иначе
return true // разрешаем
}
};
Items.onMove = function (object, from, to) { // при перемещении задачи
if (to.id === column) { // если колонка назначения совпадает с нужной
const columnCount = to.list().filter(x => x.isArchived() === false).length // получаем количество неархивных задач
if (columnCount >= count) { // если больше нашего количества
alert('В колонке больше 10 задач!') // выводим сообщение
return false // запрещаем добавление
}
} else { // иначе
return true // разрешаем
}
};
```
##### Отписывает от всех задач доски через кнопку
Работает только в браузере с возможностью открыть диалог подтверждения (confirm).
```javascript
Current.onBoardChange = function (oldBoard, newBoard) {
//при смене доски
const boardList = Current.project.list(); //собираем все проекты
boardList.forEach(function (board) {
//для каждой доски
const btn = UI.button("Отписаться от всех задач"); //создаем кнопку
board.ui.clear(); // предварительно очищаем, чтобы удалить предыдущий и не дублировать
btn.onClick = function (e) {
//в кнопке
const warn = confirm(
"Вы действительно хотите отписаться от всех задач доски?"
); //размещаем предупреждение
if (warn) {
//если все ок
for (const column of Current.board.list()) //для колонок в доске
for (const task of column.list()) {
//для задач в колонке
Chat.removeUser(task, Current.user); //отписываем пользователя
}
}
};
board.ui.add(btn); //добавляем кнопку в интерфейс
});
};
```
##### Подписка на все чаты задач (при их создании)
Скрипт работает только для администраторов компании, внутри скрипта нужно указать их список
Не работает для подзадач.
```javascript
// Нужно заполнить e-mail-ы администраторов в listOfEmails, которые будут подписываться на чаты
const listOfEmails = ["example1@example.com", "example2@example.com"]; // список emailов для подписки
const findId = listOfEmails.map((email) => Users.get(email)); // переведем почты в id
const justAdmins = findId.filter((user) => user.isAdmin); // отфильтруем только администраторов
Items.onAdd = function (task) {
// при добавлении
if (task.type === "Task") {
// задачи
justAdmins.forEach((admin) => Chat.addUser(task, admin)); // подписываем на чат
}
};
```
#####
##### Уведомление в чат о перемещении задачи
Не работает для подзадач.
```javascript
Items.onMove = function (task, from, to) { // при перемещении
if (task.type === 'Task') { // задачи
Chat.postMessage(task, '', `Сотрудник ${Current.user.name} переместил задачу из колонки «${from.name}» в колонку «${to.name}».`) // пишем сообщение в чат
}
};
```
##### Архивация задач при выполнении
Может быть реализовано штатным функционалом YouGile: перейдите в Настройки доски > Основные и убедитесь, что галочка Автоматически архивировать выполненные задачи включена.
```javascript
// Архивирует задачи при их выполнении
Items.onUpdate = function(obj) { // вызываем при обновлении
if (obj.isCompleted() === true) { // если задача выполнена
obj.setTaskCompleted(true); // то архивируем ее
}
};
```
##### Считает количество задач в колонке и печатает его в интерфейсе
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/0wzimage.png)
```javascript
// Пишет количество задач в колонках при отрисовке страницы и обновлении объектов.
// Вносить в него ничего не надо, можно в p.style поменять что-то на свой вкус
Current.onBoardChange = function (oldBoard, newBoard) { //работаем при смене доски
const listOfColumns = Current.board.list() //получаем список колонок
listOfColumns.forEach(function (i) { // перебираем каждую колонку
if (!Items.get(i.id).isMirror() && !Items.get(i.id).isReport()) { // если колонка не зеркало и не сводка
const column = Items.get(i.id); // получаем id колонки
const numberTasks = column.list() // берем общее количество задач в колонке
const tasksIsNotArchived = numberTasks.filter(x => x.isArchived() === false) // забирем задачи не в ахиве
const p = UI.panel(); // создаем контейнер
column.ui.clear() // предварительно очищаем, чтобы удалить предыдущий и не дублировать
column.ui.add(p);
p.style = {
margin: 'auto',
width: '100px',
padding: 'auto',
color: '#572'
}; // оформляем контейнер
p.add(UI.text('Задач: ' + tasksIsNotArchived.length)); // пишем текст
}})
}
Items.onUpdate = function (obj) { //вызываем функцию при обновлении,
// чтобы работало в реальном времени
Current.onBoardChange()
};
```
##### Запрашивает обязательный комментарий при перемещении задачи в другую колонку и печатает его в описание
Работает только в браузере с возможностью открыть запрос (prompt).
```javascript
// Запрашивает обязательный комментарий при перемещении задачи
Items.onMove = function(obj, from, to) {
if (to.id === 'id колонки') { //если id колонки совпадает
let comment = prompt('Введите комментарий') //запрашиваем комментарий
if (!comment) { //если комментария нет
return false // отказываем
} else { //иначе
Chat.postMessage(obj, '', `Задача перемещена пользователем ${Current.user.name}`) //пишем в чат, что переместили задачу
Chat.setDescription(obj, Chat.getDescription(obj) + '
') //пишем в описание комментарий
}
return true
}
}
```
##### Назначение пользователя в определенной колонке
```javascript
// Добавляет исполнителя в задачу, если ее переместить в колонку и у задачи нет исполнителя.
// Надо вписать id колонки и id пользователя.
// Для текущего пользователя (кто перемещает задачу) можно вместо id пользователя вписать Current.user.id без кавычек, это сделает его исполнителем
Items.onMove = function(obj, from, to) {
const task = Items.get(obj.id) //берем id таска
const user = Users.get('id пользователя'); //берем id пользователя
if (to.id === '' && !Users.getAssigned(task)) { //если id колонки совпадает
//и в задаче нет исполнителя
Users.assignUser(user, task); // назначаем пользователя
}
};
```
##### Скрывает задачу не из "белого списка" аккаунтов, если на нее навесить определенный стикер
```javascript
// Скрывает задачу, если на него закреплен стикер (в примере — состояние "Запрет" для стикера "Ограничение")
// userRestrict — массив, в который вносятся emailы, для которых задача скрывается
Items.isHidden = function(object) { // функция скрытия
const stickerRestrict = Stickers.get('Ограничение'); // забираем нужный текстовый стикер
const allowToSee = Stickers.getValue(object, stickerRestrict); //забираем состояние этого стикера
const userRestrict = ['example1@example.com', 'example2@example.com']; //массив почт, для которых задача скроется
function checkEmail(email) { // функция, которая возвращает совпадение запрещенного списка с текущим пользователем
return email === Current.user.email
}
const restrict = userRestrict.find(checkEmail); // ищет совпадение
if (object.type === 'Task' && allowToSee === 'Запрет' && restrict !== undefined) { //если задача со стикером Запрет
// и текущий пользователь попадает в список
return true // скрываем
}
return false; // в остальных случаях должно быть открыто
};
```
##### Сообщение в чат при удалении исполнителя
```javascript
Stickers.onUnpin = function(task, sticker) { //при откреплении стикера
if (sticker.name === 'User') { //если ститкер — исполнитель
const userID = Stickers.getValue(task, sticker) //берем id исполнителя
const userName = Users.get(userID).name //получаем его имя
Chat.postMessage(task, '', `${userName} удален из исполнителей задачи`) // пишем в чат задачи
}
return true;
}
```
##### Сообщение в чат при добавлении файла в описание задачи
```javascript
//Ниже — единожды запускаемый процесс просмотра всех задач для фиксации дампа описания
for (const project of Current.company.list()) // разбиваем компанию на проекты
for (const boards of project.list()) // проекты на доски
for (const columns of boards.list()) // доски на колонки
for (const task of columns.list()) { //колонки на задаче
const dump = task.getData() // читаем дамп
const desc = Chat.getDescription(task) //и описание
if (dump.description !== desc) { // если не совпадают
dump.description = desc
task.setData(dump) } // пишем дамп
}
//дальше работаем по обновлению задач
Items.onUpdate = function(obj) { // при обновлении
if (obj.id === Current.chat.id) { //фильтруем по открытой задаче (избегаем множества срабатыванй)
const dump = obj.getData() //читаем дамп
const currenDesc = Chat.getDescription(obj); // берем описание задачи
const diff = findDiff(dump.description, currenDesc) // сравниваем и находим разницу
if (diff.includes('rel="noopener noreferrer"')) { // если в разнице есть свойство вложения
Chat.postMessage(obj, '', 'Файл добавлен в описание') // пишем в чат
}
dump.description = currenDesc //переписываем дамп в любом случае
obj.setData(dump) // сохраняем текущее описание в дамп на будущее
}
};
function findDiff(str1, str2) { // это функция, которая сравнивает две строки и выводят между ними разницу
let diff = "";
str2.split('').forEach(function(val, i) {
if (val != str1.charAt(i))
diff += val;
});
return diff;
}
```
##### Сообщение в чат о прикреплении/изменении дедлайна
```javascript
//Реагирует на создание и изменение дедлайна задачи, отписывая сообщение в чат задачи.
//Удаление дедлайна игнорирует
Stickers.onPin = function(task, sticker, value) { //при прикреплении стикера
if (sticker.type === 'Deadline' && value !== undefined) { //если это дедлайн и у него у него есть значение
Chat.postMessage(task, '', 'Прикреплен/изменен дедлайн'); //пишем сообщение в чат
}
};
```
#####
##### Не дает добавить задачу, если есть с таким же названием в компании
Не работает для подзадач.
```javascript
Items.onBeforeAdd = function (location, name) { // перед добавлением
if (location.type === 'Column') // задачи
for (const project of Current.company.list()) // разбиваем компанию на проекты
for (const boards of project.list()) // проекты на доски
for (const columns of boards.list()) // доски на колонки
for (const task of columns.list()) { // колонки на задачи
if (name == task.name) { // если название совпадает
Notifier.error('Задача с таким названием уже есть'); // показываем ошибку
return false // запрещаем
}}
return true // разрешаем, если ничего не запретилось
}
```
#####
##### Отправка сообщения в чат при изменении чеклистов
Если чат задачи открыт несколькими сотрудниками, то сообщения в чат будут дублироваться
```javascript
Items.onUpdate = function(obj) { //при обновлении
if (obj.id === Current.chat.id) { //если объект — текущий чат
const checkListsFact = Chat.getSubtasks(obj); // получаем чеклисты
const checkListsDump = obj.getData().checklists; // получаем дамп записи чеклистов
if (JSON.stringify(checkListsFact) !== JSON.stringify(checkListsDump)) { //если дамп и чеклисты не совпадают
if (checkListsDump === undefined) { //если дамп пуст
obj.setData({
checklists: checkListsFact
}); //записываем дамп
} else if (checkListsFact.length !== checkListsDump.length) { //иначе сравниваем длину чеклста и дампа.
// если разница есть → что-то делали со списком чеклистов
obj.setData({
checklists: checkListsFact
}); // записываем дамп
Chat.postMessage(obj, Users.get(''), 'Изменен список чеклиста') // пишем в чат об изменении списка чеклиста
} else { //иначе → если менялся не список чеклиста, то менялся пункт чеклиста
obj.setData({
checklists: checkListsFact
}); // записываем дамп
Chat.postMessage(obj, Users.get(''), 'Изменен пункт чеклиста') // пишем в чат, что менялся пункт чеклиста
}
}
}
};
```
# Импорт CSV
В YouGile вы можете загрузить .csv-файл, импортировав, таким образом, заранее подготовленным списком задачи из другого сервиса.
Максимальный размер файла — 50 мегабайт.
Однако при загрузке большого файла браузер потребует серьезных ресурсов от ПК, с которого происходит загрузка, в частности — большого объема ОЗУ. К примеру, на практике удавалось загрузить файл в 25 Мб с Linux/MacOS машин с 16 Гб ОЗУ, однако на Windows с 8 Гб ОЗУ вкладка падала с ошибкой Out of memory.
Поэтому загрузка больших файлов это опция без гарантий успешного импорта и мы рекомендуем загрузку небольшими файлами, максимум по несколько Мб.
Загрузка доступна на [Странице компании](https://ru.yougile.com/team/projects) под кнопкой 
Внутри вас ожидает инструкция по правильному оформлению таблицы и кнопка для загрузки.
Обратите внимание на требования к файлу, они критически важны для правильного импорта:
В этой же инструкции находится [ссылка на файл-образец](https://ru.yougile.com/templates/files/import-file.csv), чтобы вы могли увидеть правильный вариант заголовков столбцов:
Для более простой работы с .csv рекомендуем вместо MS Office использовать [LibreOffice](https://ru.libreoffice.org/), поскольку, при открытии документа, он сразу предлагает выбрать кодировку и разделитель, а также показывает удобное превью принятых настроек.
1. Если ячейку в **Project** оставить пустой, то создастся проект с названием "Import дд месяц чч:мм".
2. Если назвать ячейку **Project** именем существующего проекта, то задача импортируется в него.
3. Если назвать ячейку **Project** именем еще не существующего проекта, то проект с таким именем создатся и задачи попадут в него.
Чтобы сделать перенос строки в Описании, нужно создать еще один столбец Description и внести в него текст следующего абзаца.
После изменения заголовков столбцов и сохранения вы можете загрузить файл и убедиться, что все заполнено правильно.
Остается только нажать кнопку , дождаться окончания загрузки и проверить результат.
# Импорт из Trello
Функция импорта позволяет перенести данные из Trello в систему YouGile.
Импортируются:
- доски
- колонки
- задачи
- подзадачи (чек-листы)
- описание
- файлы (прикрепляются в описание)
- комментарии (в виде сообщений в чате)
Доступ к импорту есть только в веб-версии (из браузера) у администраторов, а также пользователей, которым разрешено создавать проекты в компании.
Необходимо пройти в раздел "Моя компания", нажать на "Импортировать из других сервисов" - "Импортировать из Trello"
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-50.png)
Далее появится окно, где нужно разрешить авторизацию в аккаунте Trello
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-51.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-52.png)
После этого нужно нажать на "Импортировать", предварительно выбрав доски, которые нужно перенести.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-53.png)
Начнется импорт. Необходимо дождаться сообщения об успешном окончании импорта, в процессе не нужно обновлять страницу.
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-54.png)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-55.png)
У вас будет создан проект, в который будут перенесены все доски из Trello. При необходимости эти доски можно распределить по нескольким проектам в YouGile через функцию в меню доски "Переместить"
# Обучающие видео
# Старт внедрения системы в команде 50 человек. Кейс строительной компании
- С чего начать внедрение системы управления, если в команде 50 человек и несколько отделов, и непонятно, кто чем занят?
- Как не терять задачи при передаче между отделами?
- Как правильно организовать структуру проектов?
- Как наладить общение между сотрудниками большой команды?
В этом видео – кейс по внедрению системы управления проектами YouGile в строительную компанию. Обзор основных этапов внедрения: создание структуры компании, открытие отделов и проектов, создание досок, занесение задач, связь между отделами.
Система управления проектами позволяет навести порядок в задачах даже команды свыше 50 человек, если действовать поэтапно и заложить время под внедрение.
При этом важно сделать рабочие процессы прозрачными и дать руководителям полную картину, что вообще происходит в компании. Но при этом оставить команде простор для творчества и инициатив!
# Кейс использования в Интернет-банке. Передача задач в сложных процессах
Видео-ответ на интересный вопрос от пользователя системы: "Как передавать задачи в двух больших отделах, работая в системе управления проектами?"
# Обзор 138 функций YouGile
Самый быстрый способ изучить систему:
# Видеокейсы внедрения YouGile
- Кейс фотостудии Bolshakova Studio
- Кейс завода по изготовлению кранов
# Обучающий видео-курс для команды
Мы работаем над упрощением внедрения системы в командах.
По ссылке ниже - первый вариант стартового курса для всех участников проектов.
[https://yougile.com/media/docs/yougile-course.pdf](https://yougile.com/media/docs/yougile-course.pdf)
[](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/VhGimage.png)