- Настройте переадресацию важных писем.
- Автоматически получайте карточки с письмом.
- Обсуждайте информацию в чате.
| ##### [**Общие вопросы**](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/chapter/proektnaia-rabota) Информация об основных функциях системы с пошаговыми инструкциями и видео | ##### [**Управление системой**](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/chapter/administrirovanie) Инструменты для руководителей, настройки управления правами пользователей. Отчеты и сводки | ##### [**Стикеры**](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/chapter/stikery) Детальное описание всех типов стикеров системы, инструкции по созданию и настройке |
| ##### [**Интеграции, доработки** ](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/chapter/integracii-dorabotki-sistemy) Интеграции с другими системами. REST API и конфигуратор, примеры скриптов | ##### [**Версии YouGile**](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/chapter/versii-yougile) Облачная и коробочная версии. Десктоп-приложение и мобильное приложение ##### | ##### [**Обучающие видео**](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/chapter/obucayushhie-video) Видео-кейсы внедрения YouGile в больших и маленьких компаниях, обзоры функций |
В компании должно быть минимум две доски, чтобы появилась кнопка [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-11/QHTimage.png)
Созданные зеркальные колонки нет возможности отредактировать. Если такая опция понадобится, следует удалить колонку и создать её по-новой. В зеркальных колонках пользователи компании могут видеть только те задачи, которые им разрешено видеть в соответствии с настройками прав в оригинальных колонках. Если пользователю запрещено видеть оригинальную колонку (или некоторые задачи из этой колонки), то и в зеркальной колонке данные объекты не будут видны. Таким образом, чтобы настроить права просмотра задач в зеркальной колонке, следует отредактировать настройки прав к задачам, на которые ссылается зеркальная колонка. При помощи зеркальных колонок можно наладить *процесс передачи задач из одного отдела в другой*. # Новая страница # Структура системы В YouGile реализована иерархия объектов, позволяющая строить работу компаний любой сложности. В компании может быть любое количество проектов, в проекте — любое количество досок. На каждой доске можно создать множество колонок с неограниченным количеством задач. ## Компании В каждом аккаунте можно создать несколько компаний. Для создания новой компании и переключения между компаниями нужно пройти в настройки профиля и в блоке "Компании" нажать на "Добавить компанию". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/3eVizobrazenie.png) В этом же разделе компанию можно переименовать, нажав на иконку с карандашом, а также удалить через значок с корзиной. Изменить порядок отображения компаний можно путем перетаскивания мышью. Приглашенный в компанию пользователь, не являющийся администратором, не может удалить компанию у себя. Чтобы выйти из компании, ему нужно обратиться к администратору. Также есть следующее ограничение: администратор не может удалить у себя последнюю, единственную компанию. Это можно сделать только через запрос в поддержку YouGile. ## Проекты Для создания проекта перейдите в раздел с настройками проектов и пользователей, нажмите на "Добавить проект" или на "+". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/j6kizobrazenie.png) Созданные проекты можно менять местами путем перетаскивания. В меню проекта доступны опции: дублирования (создания копии проекта), перемещения в архив, изменения префикса id проекта, удаления и переименования проекта, а также настройки состава и прав доступов в проекте. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/LdNizobrazenie.png) В проекты можно добавить или исключить из них участников. Подробнее про настройки добавления и удаления пользователей в статье [Добавление и удаление пользователей](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/dobavlenie-i-udalenie-polzovatelei "Добавление и удаление пользователей") Через Настройки компании (подробнее в статье [Настройки компании](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/nastroiki-kompanii "Настройки компании")) можно настроить, кто из пользователей имеет право создавать новые проекты. Изменение структуры проектов, а также добавление и удаление участников доступно администраторам компании и управляющим проектов. Подробнее о ролях в проекте — в статье [Роли пользователей](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/roli-polzovatelei "Роли пользователей"). Обычному пользователю доступны изменения порядка проекта, они применяются только в его аккаунте. ## Доски Создать доску можно непосредственно из проекта, нажав на "+". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/unVizobrazenie.png) В меню досок доступны следующие опции: переименование, перемещение, дублирование, разрешение доступа по ссылке, переход к настройкам доски и удаление. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/oLuizobrazenie.png) Порядок досок в проекте можно изменить путем таскания. Создание новых досок, а также изменение их порядка доступно только администраторам компании и управляющим проектов. ## Колонки Для создания колонки нужно нажать на "Создать колонку" на доске проекта. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/W9lizobrazenie.png) Порядок колонок на доске можно изменить тасканием. Также можно перетащить колонку из одной доски на другую, из одного проекта в другой проект. Создание и перемещение колонок доступны только администраторам компании и управляющим проектов. В меню колонок доступны опции переименования, перемещения, дублирования, сортировки и удаления колонки. Из этого меню также можно за одно действие архивировать все задачи в колонке либо архивировать только выполненные. Тут вы сможете подключить [интеграцию с почтой](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/integraciya-s-poctoi) к колонке. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/3BOizobrazenie.png) ## Задачи Создать задачу можно через кнопку "Добавить задачу". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/UY7izobrazenie.png) Через меню задач ее можно отметить выполненной, переименовать, заархивировать, переместить, копировать ссылку на нее, дублировать или удалить. Тут же можно создать зеркало этой задачи, загрузить обложку для задачи, выбрать цвет задачи или же создать подзадачу. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/hzzizobrazenie.png) Выполнить задачу можно также нажав на галочку в левом верхнем углу и из самой карточки задачи. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/C7Xizobrazenie.png) Задачи можно перемещать мышью в пределах одной доски, а также с одной доски на другую в пределах проекта. Все заархивированные задачи помещаются в специальный раздел в самом низу колонки. При необходимости, их можно просмотреть через "Архив задач". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/9RHizobrazenie.png) Восстановить задачу из архива можно через меню задачи: [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/iMoizobrazenie.png) ## Подзадачи Создать подзадачу можно через кнопку , для подзадач доступны все базовые пункты меню задач. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/2wGizobrazenie.png) Подзадача при создании располагается не на доске, а внутри задачи. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/QRcizobrazenie.png) Однако подзадачу можно выносить на доску перетаскиванием в колонку. Такая задача меняет расположение и будет указано как **Проект → Доска → Колонка**. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/l7pizobrazenie.png) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/XhEizobrazenie.png) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/CFZizobrazenie.png) Задачу после этого можно и убрать из подзадач, нажав на [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/Ltwizobrazenie.png). Это превратит ее в обычную задачу. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/zCwizobrazenie.png) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/hqoizobrazenie.png) Также подзадачу можно убрать с доски через кнопку [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/njkizobrazenie.png), вернув все в первоначальное состояние. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/FBtizobrazenie.png) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/RmAizobrazenie.png) Также можно сделать любую задачу подзадачей другой, открыв задачу и пройдя во вкладке **Подзадачи** → [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/22Sizobrazenie.png). [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/3Gpizobrazenie.png)При дублировании родительских задач дублируются только те подзадачи, которые не были перенесены на доску, остальные ведут себя как зеркала.
# Групповые чаты В групповой чат можно добавить всех сотрудников компании, какого-либо отдела или проекта. Групповые чаты, как и личные, приватны и видны только участникам чата. Создать чат можно по кнопке “Создать групповой чат” в левой или в правой панели в разделе “Личные чаты”. В открывшемся окне нужно ввести название чата, а также отметить список участников. Обозначения статуса сообщений: - одна серая галочка — никем не прочитано - одна синяя галочка — прочитано некоторыми участниками чата (наведите курсор, чтобы отобразить список прочитавших) - две синих галочки — прочитано всеми участниками чата [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/A6Uimage.png) Чтобы переименовать чат либо изменить в нем состав пользователей, нужно нажать на иконку с карандашом рядом с названием чата. Для удаления чата нужно исключить из него всех пользователей, чат будет удалён автоматически. В правом верхнем углу чата есть отдельная настройка для управления уведомлениями в групповых чатах. При необходимости, можно отключить уведомления для определенных чатов. Настроить, кто имеет право создавать групповые чаты можно в разделе **Моя компания > Настройки компании**: [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/b1Fizobrazenie.png) Пункт **Кто может создавать групповые чаты** позволяет выбрать следующие варианты: - Все пользователи - Руководители отделов компании и администраторы - Только администраторы [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/xqbizobrazenie.png)Подробнее о настройках компании — в статье [Настройки компании](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/nastroiki-kompanii)
# Открытые доски **Шаринг досок** (доступ к доске по ссылке) Функция доступна **в меню доски для администраторов компании и Управляющих проектов (в облачной версии). Необходимо перейти в меню доски, нажать на "Доступ по ссылке" [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/2xoizobrazenie.png) Далее можно выбрать уровень прав: [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/JUHizobrazenie.png) **Видео "5 бизнес-процессов на открытых досках":** [0:27](https://www.youtube.com/watch?v=V1u3GzM15bs&t=27s) - Кейс 1. Внутренняя поддержка Help Desk [3:20](https://www.youtube.com/watch?v=V1u3GzM15bs&t=200s) - Кейс 2. Поделиться планами, базой, портфолио [5:39](https://www.youtube.com/watch?v=V1u3GzM15bs&t=339s) - Кейс 3. Показать заказчику работу и получить обратную связь [7:57](https://www.youtube.com/watch?v=V1u3GzM15bs&t=477s) - Кейс 4. Добавить подрядчика-фрилансера [9:28](https://www.youtube.com/watch?v=V1u3GzM15bs&t=568s) - Кейс 5. Сбор мнений, чат-форум # Диаграмма Ганта Диаграмма Ганта упрощает работу с проектами, помогает увидеть общий ход задач по всей компании и управлять ими за счет наглядности. Инструмент позволяет: - Распределять задачи на временной шкале - Определять дату начала задачи и дату окончания (дедлайн) - Устанавливать связи задач - Планировать последовательность работ на временной шкале В вид Ганта можно перейти из любой доски проекта, нажав на переключатель слева от панели стикеров. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/G6vizobrazenie.png) Также функция доступна из раздела "Отчеты". После настройки фильтров отчетов следует нажать на кнопку "Отобразить в виде Ганта". Подробнее об Отчётах — в статье [Отчеты и Сводки](https://yougile.zendesk.com/hc/en-us/articles/9922159030673) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/6jUizobrazenie.png) На тайм-линии отображаются все задачи со стикером дедлайн. Остальные задачи находятся внизу, в поле "Задачи без дедлайна". Из этой области задачи можно распределить по датам, после чего им автоматически будет присвоен стикер Дедлайн. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/3mIimage.png) Цвет задач в диаграмме соответствует цвету колонки, на каждой задаче отображаются исполнители, также помечаются архивные задачи. На доске дату начала и окончания задач можно задавать и видеть в стикере Дедлайн. Из вида Ганта можно установить связи задач. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/GfFimage.png) Убрать связь задач можно нажав на нее. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/KHcizobrazenie.png) # Передача задач В окне "Настройки доски" доступен раздел - "Передача задач". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-48.png) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-49.png) В данном разделе можно добавить правила, позволяющие настроить: - куда будет перемещена задача и из каких колонок можно будет это сделать; - каких пользователей удалить/добавить в качестве исполнителя задачи при передаче; - каких пользователей стоит отписать/подписать на чат при передаче задачи; - какие стикеры удалить или добавить на задачу в момент передачи. После создания правила на задачах выбранных колонок появится иконка, позволяющая передать задачу в один клик. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/zapis-ekrana-2023-06-07-v-12-44-04.gif) # Видеосообщения с демонстрацией экрана Функция "Запись экрана" доступна только в веб-версии (из браузера). Из любого чата в один клик можно перейти к записи своего экрана и голоса. Легко что-то показать и рассказать. Ощутимо снижается необходимость созваниваться. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/unnamed.gif) Кнопка старта записи находится в блоке ввода сообщения во всех чатах. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-58.png) Максимальный размер одного загружаемого файла равен 100 мб. Видеообзор функции: # Работа с задачами # Раздел "Мои задачи" Напротив пункта "Мои задачи" в левом меню указано количество задач, назначенных на вас: [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/UzAizobrazenie.png) Раздел **Мои задачи** делится на 3 вкладки: **Мои задачи**, **Порученные мной**, и **Избранные**. #### **Мои задачи** В этой вкладке можно: - Просматривать ваши текущие (т.н. **Входящие**) и выполненные задачи, в которых вы являетесь исполнителем - Наводить порядок с помощью *списков* - Создавать приватные списки задач, видные только вам. Никто из коллег не видит приватные задачи, включая администратора компании - Фильтровать задачи #### Списки [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/9UGimage.png) Списки — это простой способ организовать дела. Например, если вам важно соблюдать дедлайны, сделайте список задач на неделю и отфильтруйте его по дедлайну. ##### Как пользоваться списками? - Создайте список, накидайте задачи, если нужно задайте дедлайн и приклейте стикеры. - Задачи можно сортировать по параметру или вручную. Список Входящие можно фильтровать. - Можно задать порядок списков в разделе, передвигая их вверх и вниз. #### Приватные списки [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/mzqimage.png) Помимо обычных списков, вы можете создавать приватные списки и приватные задачи, которые не видны коллегам или даже администратору компании. Задачи между обычными списками и приватными списками не переносятся. Также, в отличие от обычных задач, которые при выполнении переносятся в список **Выполненные задачи**, выполненные приватные задачи остаются в том же приватном списке, в котором и были созданы. ##### Фильтры [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/3ETimage.png) Если необходимо отсортировать задачи, воспользуйтесь *фильтрами*. Фильтровать задачи можно по расположению, по дедлайну, по автору, и также по стикерам (до трёх за раз). Применённые фильтры запоминаются, даже если переключаетесь между компаниями. #### #### **Порученные мной** В разделе **Порученные мной** вы можете просматривать задачи, порученные вами другим пользователям. В нём находятся все задачи в компании, в которых вы назначали исполнителя. Через кнопку **Добавить задачу** из данного раздела задача создается без доски. Перенести задачу на доску любого проекта, к которому у пользователя есть доступ, можно из карточки задачи: [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/h8mizobrazenie.png) #### **Избранные** Все задачи в компании, в том числе Ваши приватные задачи, отмеченные "звёздочкой". Добавить задачу в **Избранные** можно как из раздела **Мои задачи:** [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/2maizobrazenie.png) ...так и из самой карточки задачи: [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/0lSizobrazenie.png) При создании задачи из раздела **Избранные**, эта задача создается без доски, отмеченная как Избранная. Из раздела "Мои задачи" задачу можно выполнить, нажав слева на галочку, установить дедлайн, добавить в "Избранное". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/fGiizobrazenie.png) Из меню справа задачу можно выполнить, переименовать, переместить, заархивировать, скопировать ссылку на эту задачу либо удалить. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/iyDizobrazenie.png) После выполнения задача переносится в блок "Выполненные". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-04/JAwizobrazenie.png) Щелчок на задачу открывает карточку задачи. Заархивированные задачи в разделе "Мои задачи" не отображаются. # Шаблоны задач В разделе «Настройки доски» доступен пункт меню - «Шаблоны задач». Вы можете создать шаблон с нуля или использовать уже существующую задачу, чтобы создать на ее базе шаблон. В шаблоне можно указать исполнителя и ответственного, задать описание, создать чек-листы, а также добавить подписчиков в чат. После создания шаблона вы сможете выбрать его в списке шаблонов на вашей доске: [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/2222.gif) # Обложка задач У карточек задач есть возможность установить обложку. Вы можете сделать обложкой любую картинку, отправленную в чат, или же добавить обложку через пункт в меню задачи. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-02/screenshot-12.png) 1. Установка обложки через меню задачи: На карточке задачи на доске или же в правой панели нужно нажать на пункт в меню задачи "Загрузить обложку", далее выбрать изображение. Удалить обложку можно через пункт "Убрать обложку". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-02/screenshot-17.png) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-02/screenshot-18.png) 2. Установка обложки через чат задачи: Нужно навести курсор мыши на загруженную в чат картинку - появится иконка с тремя точками. При нажатии на неё будет доступно меню, через которое можно "Сделать обложкой" данное изображение или же "Убрать текущую обложку" [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-02/screenshot-16.png) # Цветные задачи В системе есть возможность изменить цвет карточки задачи. Мы подобрали палитру из 8 цветов для светлой и 8 цветов для темной темы, чтобы дать возможность поставить яркий акцент на доске. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-02/colorfull-cards.jpg) Изменить цвет задачи можно через меню задачи: [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-02/screenshot-19.png) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-02/screenshot-20.png) Менять цвет можно только на доске и только у задач первого уровня. Если задача на доске также является подзадачей, тогда цвет будет меняться как у задачи, так и у её копии - подзадачи. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-02/screenshot-21.png) В диаграмме Ганта отображается цвет колонки, а не карточки. *Подробнее про диаграмму Ганта можно почитать по ссылке [Диаграмма Ганта.](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/diagramma-ganta "Диаграмма Ганта")* Также стоит отметить, что у цветных задач нет цвета у стикеров. Это касается всех типов стикеров, в том числе и дедлайна (который в задачах без цвета становится красным при просрочке). # ID задач Все задачи имеют уникальный ID, который отображается справа от названия задачи, а также в конце ссылки на нее. ID состоит из префикса и номера задачи. Префикс указывает на проект или отдел. Можно вывести ID на карточки и копировать ссылку на задачу в один клик. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/prod-id3-1.png) # Массовые действия с задачами **Массовые действия с задачами** помогают упростить рабочие процессы и сократить время на рутинные операции. Вы можете выбрать множество задач на доске и совершить с ними **следующие типы действий**:Базовую инструкцию по настройке коробочной версии (для администраторов) можно найти [по этой ссылке](https://ru.yougile.com/media/docs/admin-guide.html).
Инструкцию по интеграции коробочной версии со своим почтовым сервисом можно найти [по этой ссылке](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/integraciia-korobocnoi-versii-so-svoim-poctovym-serverom).
| Коробочным решением YouGile обеспечивает и конфиденциальность, и надёжность. YouGile устанавливается на сервер вашей компании и полностью независим от облачной версии. У вас находится полный контроль над всеми данными, включая переписку, а также над политикой безопасности и системой резервного копирования. Также вы становитесь независимыми от сбоев, происходящих не по вашей вине. Ещё один аспект безопасности — коробочная версия может работать в локальной сети без доступа в интернет. Вы можете работать в коробочной версии, используя мобильное приложение. При необходимости, можно сделать любые кастомные доработки, используя встроенный редактор кода ([конфигуратор](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/primery-skriptov-konfiguratora)). Коробочная версия доступна для Windows (64bit), Linux (64bit). **Скачать** последнюю версию можно по ссылке [https://ru.yougile.com/self-hosted](https://ru.yougile.com/self-hosted). | [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-07/boxes-v2-denoise.webp) |
Базовую инструкцию по настройке коробочной версии (для администраторов) можно найти [по этой ссылке](https://ru.yougile.com/media/docs/admin-guide.html).
##### Интеграция со своим почтовым серверомМинимальная поддерживаемая коробочной версии для интеграции — 1.75. См. [инструкцию по обновлению](https://ru.yougile.com/media/docs/admin-guide.html#updates).
Для работы модуля интеграции его нужно установить на Linux-хост с белым ip-адресом и установленным docker-compose. В дальнейшем вместо `example.ru` нужно указывать свой **домен**. 1\. Создать на своем домене A-запись для `task.example.ru`, которая будет вести на хост (IP-адрес), где будет находиться модуль почтовой интеграции: [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/LsFizobrazenie.png) 2\. Создать MX-запись для `task.example.ru`, что будет вести на A-запись `task.example.ru`: [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-11/y82izobrazenie.png) 3\. В файле `conf.json` внести записи: ```json "mailSyncUrl": "http://task.example.ru:9001", "apiSecret": "yoursecret", ``` где в `apiSecret` вы указываете свое произвольное значение. Теперь на хосте, где находится модуль почтовой интеграции, нужно открыть порт 9001 и перезапустить коробку. 5\. Скачать [mailsync.zip](https://help.yougile.com/attachments/30), распаковать и заполнить файл `.env` похожим образом: ```shell YOUGILE_MAILSYNC_IMAP_USER=not-found@task.example.ru YOUGILE_MAILSYNC_IMAP_PASSWORD=<любой пароль> YOUGILE_MAILSYNC_IMAP_HOST=task.example.ru YOUGILE_MAILSYNC_API_SECRET=yoursecret YOUGILE_MAILSYNC_DOMAIN=task.example.ru ``` 6\. Запустить в консоли `./mail-sync.sh` и дождаться сборки двух контейнеров. 7\. Создать адрес колонки в Yougile и отправить по этому адресу письмо. # Часто задаваемые вопросы # Как назначить исполнителя на задачу? Для назначения исполнителей к задаче нужно прикрепить стикер Исполнитель, и в нем выбрать одного или несколько ответственных. **Для назначения одного Исполнителя**: **1)** Можно перетащить стикер с исполнителем на задачу. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/SQSimage.png) **2)** Можно перебросить стикер с исполнителем с одной задачи на другую. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/TF8image.png) **Для назначения одного либо нескольких Исполнителей:** **1)** Выбрать исполнителей на карточке задачи через иконку с пользователем либо через "+". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/F9Ximage.png) В списке пользователей следует отметить галочками Исполнителей, ответственных за задачу. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/n2bimage.png) **2)** Можно выбрать исполнителей из вкладки "Задача" в карточке задачи. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/Ykgimage.png) **Для снятия исполнителя с задачи** нужно нажать на синюю галочку, чтобы она изменила цвет на серый. Есть возможность **установить "Ответственного"**. Это **главный Исполнитель**. Он в большей степени отвечает за выполнение задачи, и на карточке задачи этот пользователь отображается самым первым. [ ](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/ve2image.png) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/CGzimage.png) В системе можно **добавить исполнителя ко всем задачам выбранной колонки** (для назначения 1 ответственного на задачу) Для этого нужно набросить стикер с исполнителем на всю колонку: [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/Cosimage.png) Система запросит подтверждение [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/0p6image.png) После нажатия на "Ок", у всех открытых и выполненных задач колонки будет добавлен либо изменен исполнитель. У задач в архиве исполнитель при этом не изменяется. При назначении исполнителей на задачу **пользователи будут получать уведомления** об этом событии. Также назначенные на задачу **пользователи будутавтоматически оповещаться** по всем новым сообщениям в чате этой задачи. Если что-то будет не прочитано, то информация продублируется на почту. Подробнее про настройки уведомлений можно почитать в статье [Как настроить уведомления?](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/kak-nastroit-uvedomleniya "Как настроить уведомления?") # Как настроить уведомления? В YouGile в разделе "Мой профиль" можно настроить следующие типы уведомлений: 1. Уведомления по задачам: [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/izobrazenie.png) 2. Уведомления по личным и групповым чатам: [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/NzHizobrazenie.png) Уведомления приходят пользователям, состоящим в личных и групповых чатах, по задачам — исполнителям и тем, кто подписан на задачу. В веб и десктоп-версии новые уведомления доступны в центре уведомлений: нужно из проекта нажать на значок "колокольчика". Из открывшегося окна можно перейти по ссылке в чат с новым сообщением либо с уведомлением о дедлайне. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/hu6izobrazenie.png) Также уведомления можно просмотреть в общей ленте, из правой панели. В этой панели есть возможность настроить список. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/fB5izobrazenie.png) В системе есть настройки для отключения уведомлений на определенное время. Например, можно отключить уведомления на 1 час, а по прошествии просмотреть все чаты, где Вы были добавлены в нотификацию. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/M5rizobrazenie.png) Для групповых чатов есть дополнительная настройка в правом углу чата, позволяющая включить/отключить уведомления по выбранным групповым чатам. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/o2Qizobrazenie.png) В веб-версии работают всплывающие уведомления, они отображаются в правом нижнем углу. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/QyPimage.png) Можно отключить звук уведомлений либо появление всплывающих окон на уровне браузера, нажав на шестеренку из окна уведомления либо на значок замка в адресной строке. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/R1eimage.png) В десктопной версии также есть всплывающие уведомления, отображаемые в правом нижнем углу. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/o03image.png) В мобильном приложении работают push-уведомления по новым сообщениям и дедлайнам. Отключить/включить их можно из настроек уведомлений в мобильном телефоне для приложения YouGile. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/6zKimage.png) Уведомления о новых сообщениях и дедлайнах приходят на почту, используемую в качестве логина. В системе есть настройки e-mail оповещений по новым сообщениям в чатах, а также по новостям сервиса. Для настройки перейдите в **Мой профиль > Настройки e-mail оповещений**: [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-07/image.png) В новой вкладке откроется панель настройки, где вы можете подписаться/отписаться от обновлений сервиса, а также выбрать периодичность уведомлений о новых сообщениях в чатах: [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-07/RXIimage.png) # Как восстановить пароль Забытый пароль можно восстановить по почте, на которую был зарегистрирован аккаунт, из веб или десктоп-версии. В мобильном приложении функции восстановления пароля нет. Если вы залогинены в аккаунте, сначала нужно разлогиниться.Опция доступна только в веб-версии и десктоп-приложении. В мобильной версии тёмной темы пока нет.
Переключиться на тёмную тему и обратно можно в настройках **Мой профиль > Внешний вид системы > Выберите цветовую схему**. Здесь же можно отдельно настроить: - цвет левой и верхней панелей - отображение цвета колонок - фон досок [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-03/image.png) Пример включенной тёмной темы: [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-07/screenshot-2024-07-04-at-13-36-24.png) # Как переместить проекты из одной компании в другую? Компании полностью изолированы друг от друга. Продублировать или переместить проекты из одной компании в другую нельзя. Есть метод, позволяющий скачать проект и загрузить его в другую компанию. Можно его использовать.Условие для скачивания: в проекте не должно быть зеркальных колонок и сводок. Их надо удалить, если имеются, после этого проекты можно будет скачать. Роли при этом не будут скопированы, их нужно будет настраивать вручную.
**1) Для скачивания проекта:** Нужно перейти в настройки проектов, подвести курсор мыши к проекту, нажать на shift + левая кнопка мыши - появится меню "Скачать данные этого проекта?". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-61.png) Вы получите файл в формате json, который нужно будет импортировать в другую компанию. **2) Для импорта проекта:** Нужно нажать на shift + левой кнопкой мыши нажать на "Добавить проект" (кнопка сверху"). После этого появится "Импортировать проект из файла". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-60.png) # Интеграции, доработки системы # Интеграция с почтой Расширение "Интеграция с почтой" позволяет конвертировать письма в задачи. Для подключения расширения необходимо перейти в настройки компании - раздел "Расширения" - установить переключатель. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-62.png) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-63.png) В меню колонок появится новая опция меню "Интеграция с почтой" [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-64.png) Для каждой колонки создается уникальный e-mail адрес. Все письма, приходящие на этот адрес, автоматически будут превращаться в задачи. В настройках интеграции с почтой можно выбрать пользователей, которые будут становиться исполнителями и создателями новых задач. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-65.png) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-66.png)ВАЖНО: скрипты не проходили полноценного тестирования и не являются штатным функционалом, поэтому можно ожидать, что они будут сбоить или работать неожидаемым образом*.*
Список возможностей, которыми вы можете дополнить YouGile через конфигуратор: - Убирает адресата из названия задачи в определенной колонке (для интеграции с почтой) - Множит по клику на карточку задачи через Shift задачи на исполнителей - Добавляет к названию задачи названия проекта и доски - Берет первые три цифры из описания и крепит их к задаче числовым стикером - При клике на карточку задачи через Shift назначать себя исполнителем, а через Alt — еще удалить участников чата - Прочитывает все чаты по Ctrl + Shift + Backspace - Открывает созданную задачу, если не зажата Alt. Если зажата → добавляет как обычно - Создает несколько задач из списка - Добавляет второго исполнителя ко всем задачам первого исполнителя - Ограничивает количество задач в колонке - Отписывает от всех задач доски через кнопку - Подписка на все чаты задач (при их создании) - Уведомление в чат о перемещении задачи - Архивация задач при выполнении - Считает количество задач в колонке и печатает его в интерфейсе - Запрашивает обязательный комментарий при перемещении задачи в другую колонку и печатает его в описание - Назначение пользователя в определенной колонке - Скрывает задачу не из "белого списка" аккаунтов, если на нее навесить определенный стикер - Сообщение в чат при удалении исполнителя - Сообщение в чат при добавлении файла в описание задачи - Сообщение в чат о прикреплении/изменении дедлайна - Не дает добавить задачу, если есть с таким же названием в компании - Отправка сообщения в чат при изменении чеклистов ##### Не дает выполнить задачу с истекшим дедлайном ```javascript const deadline = Stickers.get('Deadline') // стикер Items.onUpdate = function(obj) { //вызываем при обновлении if (obj.type === 'Task') { //если задача const deadlineValue = Stickers.getValue(obj, deadline) //записываем if (obj.isCompleted() === true && //если выполнена deadlineValue !== undefined && //и дедлайн прикреплен deadlineValue.current.deadline < App.time()) { //и истек obj.setCompleted(false) //развыполняем Notifier.error('Дедлайн истек и задачу не выполнить') //пишем предупреждение }}} ``` ##### Убирает адресата из названия задачи в определенной колонке (для [интеграции с почтой](https://help.yougile.com/books/baza-znanii-yougile/page/integraciya-s-poctoi "Интеграция с почтой")) ```javascript const column1 = "7c270d09-33a3-473c-8963-0b1c54a10f25"; //тут пишем нужную колонку //ниже можно написать и другие колонки по образцу выше const columns = [column1]; //указываем эти колонки через запятую function cutFirst(text) { return text.substr(text.indexOf(" ") + 1); } Items.onUpdate = function (obj) { // при обнолвении if (columns.includes(obj.id)) { //если колонка совпадает for (const task of obj.list()) { //перебираем ее задачи if (task.name.includes("@")) { //если есть @ task.name = cutFirst(task.name); //отрезаем название по первому пробелу } } } }; ``` ##### Множит по клику на карточку задачи через Shift задачи на исполнителей ```javascript Items.onClick = function (object) { // при клике if (object.type === 'Task') { // на задачу if (Events.isShiftPressed()) { // с зажатым шифтом const originalName = object.name // берем название const executors = Users.getAssigned(object, true) // исполнителей const checklists = Chat.getSubtasks(object) // чеклисты const description = Chat.getDescription(object) // описание const usersInChat = Chat.listUsers(object) function stickersInTask () { // функция для сбора стикеров в задаче const stickers = Stickers.getAll().filter(sticker => Stickers.isPinned(object, sticker)) const values = stickers.map(sticker => ({ 'key': sticker, 'value': Stickers.getValue(object, sticker)})) return values } if (executors.length > 1) { // если несколько исполнителей Users.assignUser(executors[0], object) // оставляем в задаче первого исполнителя object.name = `[${executors[0].name}] ${originalName}` // ставим его имя в название usersInChat.forEach(user => Chat.removeUser(object, user)) //чистим чат Chat.addUser(object, executors[0]) // подписываем executors.shift() // удаляем из массива executors.forEach(executor => { // у остальных object.up().add(`[${executor.name}] ${originalName}`) // добавляем по задаче const currentTask = object.up().find(`[${executor.name}] ${originalName}`) // ищем ее stickersInTask().forEach(sticker => { //для каждого стикера setTimeout(function () { // таймаут для стабильности Stickers.pin(currentTask, sticker.key, sticker.value) // ставим стикеры Chat.setSubtasks(currentTask, checklists) // чеклисты Chat.setDescription(currentTask, description) // описание Users.assignUser(executor, currentTask) // исполнителя usersInChat.forEach(user => Chat.removeUser(currentTask, user)) //чистим чат Chat.addUser(currentTask, executor) // подписываем }, 1000)})})} return false // не открываем задачу }} return true // иначе открываем } ``` ##### Добавляет к названию задачи названия проекта и доски ```javascript Items.onAdd = function (object) { //при добавлении if (object.type === 'Task' && //задачи object.up()) { // на доску object.name = `[${object.up().up().up().name}, ${object.up().up().name}] ${object.name}` // переименовываем } }; ``` ##### Берет первые три цифры из описания и крепит их к задаче числовым стикером ```javascript const yourNumSticker = Stickers.get('Число') // напишите название своего стикера Items.onUpdate = function(obj) { // при обновлении if (obj.type === 'Task') { // задачи let descDump = obj.getData().description; //берем наш дамп описания задачи if (descDump === undefined) { descDump = '' } //если дампа нет, то оставляем его пустым const currenDesc = Chat.getDescription(obj); // берем описание задачи if (descDump !== currenDesc) { // если разное с дампом const twoLetters = parseInt(currenDesc.slice(0, 6).replaceAll(/<\/?[^>]+(>|$)/gi, "")) // берем первые знаки как числа const numSticker = yourNumSticker // берем стикер if (!Number.isNaN(twoLetters)) { // если нормальное число Stickers.pin(obj, numSticker, twoLetters) // крепим стикер }} obj.setData({ description: currenDesc }) // сохраняем текущее описание в дамп на будущее } }; ``` ##### ##### При клике на карточку задачи через Shift назначать себя исполнителем, а через Alt — еще удалить участников чата ```javascript Items.onClick = function (object) { // при клике if (object.type === 'Task') { // на задачу if (Events.isShiftPressed()) { // если зажата Shift Users.assignUser(Current.user, object); // назначаем себя на задачу Chat.addUser(object, Current.user) // добавляем себя в чат return false // не открываем задачу } if (Events.isAltPressed()) { // если зажата Alt const listInChat = Chat.listUsers(object) // собираем участников чатов listInChat.forEach(user => Chat.removeUser(object, user)) // удаляем их из чата Users.assignUser(Current.user, object); // назначаем себя Chat.addUser(object, Current.user) // подписываем себя на чат return false // не открываем задачу } } return true; // открываем задачу }; ``` ##### ##### Прочитывает все чаты по Ctrl + Shift + Backspace ```javascript Events.onKeyUp = function (event) { // следим за клавиатурой if (Events.isShiftPressed() && // когда зажать Shift Events.isCtrlPressed() && // и Ctrl event.keyCode === 8) { // и Backspace const warn = confirm( "Вы действительно хотите прочитать все чаты?"); //размещаем предупреждение if (warn) {//если все ок for (const project of Current.company.list()) // разбиваем компанию на проекты for (const boards of project.list()) // проекты на доски for (const columns of boards.list()) // доски на колонки for (const task of columns.list()) { // колонки на задачи if (Chat.isUserInChat(task, Current.user)) { // берем только подписки Chat.markRead(task, Current.user); // прочитываем задачи }}}}} ``` ##### ##### Открывает созданную задачу, если не зажата Alt. Если зажата → добавляет как обычно ```javascript Items.onAdd = function (task) { // при добавлении if (task.type === 'Task') { // задачи !Events.isAltPressed()? Chat.open(task) : true //при незажатой Alt? открывает чат : иначе просто добавляет задачу } }; ``` ##### ##### Создает несколько задач из списка ```javascript Items.onBeforeAdd = function (location, name) { // перед добавлением if (name.includes('\n')) { // если есть перенос строк const tasks = name.split('\n').reverse() // режем строки на массивы по переносу обратным порядком tasks.forEach(name => location.add(name)) //добавляем задачи return false //не добавляя изначальную }} ``` ##### ##### Добавляет второго исполнителя ко всем задачам первого исполнителяДля запуска скрипта нужно из-под администратора нажать Ctrl + Shift + / , в первом поле заполнить почту уже существующего исполнителя, во втором — нового исполнителя.
Скрипт включает второго пользователя во все проекты существующего под ролью Сотрудник, не забудьте ее сменить.
Работает только в браузере с возможностью открыть запрос (prompt).
```javascript Events.onKeyUp = function (event) { // следим за клавиатурой if (Events.isShiftPressed() && Events.isCtrlPressed() && Current.user.isAdmin && event.keyCode === 191) { // если вызывает админ через Shift, Ctrl и / const assignedUserEmail = prompt('Введите email текущего исполнителя') // запрашиваем первый емейл const userToAssignEmail = prompt('Введите email нового исполнителя') // запрашиваем второй const assignedUser = Users.listAll().find(user => user.email === assignedUserEmail) // найдем текущего исполнителя const userToAssign = Users.listAll().find(user => user.email === userToAssignEmail)// найдем второго исполнителя // если емейлы не найдены, то показываем ошибку if (assignedUser === undefined) {alert('Email текущего исполнителя не найден')} if (userToAssign === undefined) {alert('Email нового исполнителя не найден')} if (userToAssign !== undefined && userToAssign !== undefined) { // если все нормально for (const project of Current.company.list()) for (const boards of project.list()) // проекты на доски for (const columns of boards.list()) // доски на колонки for (const task of columns.list()) { // колонки на задачи if (Users.isUserAssigned(assignedUser, task)) { // если старый сотрудник подписан const usersInTask = Users.getAssigned(task, true) // получим список уже подписанных сотрудников const newUsersList = [...usersInTask, userToAssign] // добавим в него нового Users.assignUser(newUsersList, task) // применим этот список Users.addToChat(userToAssign, task) // подпишем в чат if (Users.isInProject(assignedUser, project)) { // в проекты, в которые добавлен текущий исполнитель Users.addToProject(userToAssign, project) // подпишем второго исполнителя } }}} }} ``` ##### Ограничивает количество задач в колонке ```javascript //в скрипте нужно заполнить два поля: id колонки в column и ограничение количества задач в ней const column = '0da6cadd-7717-41cd-8dbe-6b571d15301a' // id колонки const count = 10 // максимальное количество задач в колонке Items.onBeforeAdd = function (location, name) { // смотрим перед добавлением if (location.id === column) { // если колонка совпадает с нужной const columnCount = location.list().filter(x => x.isArchived() === false).length // получаем количество неархивных задач if (columnCount >= count) { // если больше нашего количества alert('В колонке больше 10 задач!') // выводим сообщение return false // запрещаем добавление } } else { // иначе return true // разрешаем } }; Items.onMove = function (object, from, to) { // при перемещении задачи if (to.id === column) { // если колонка назначения совпадает с нужной const columnCount = to.list().filter(x => x.isArchived() === false).length // получаем количество неархивных задач if (columnCount >= count) { // если больше нашего количества alert('В колонке больше 10 задач!') // выводим сообщение return false // запрещаем добавление } } else { // иначе return true // разрешаем } }; ``` ##### Отписывает от всех задач доски через кнопкуРаботает только в браузере с возможностью открыть диалог подтверждения (confirm).
```javascript Current.onBoardChange = function (oldBoard, newBoard) { //при смене доски const boardList = Current.project.list(); //собираем все проекты boardList.forEach(function (board) { //для каждой доски const btn = UI.button("Отписаться от всех задач"); //создаем кнопку board.ui.clear(); // предварительно очищаем, чтобы удалить предыдущий и не дублировать btn.onClick = function (e) { //в кнопке const warn = confirm( "Вы действительно хотите отписаться от всех задач доски?" ); //размещаем предупреждение if (warn) { //если все ок for (const column of Current.board.list()) //для колонок в доске for (const task of column.list()) { //для задач в колонке Chat.removeUser(task, Current.user); //отписываем пользователя } } }; board.ui.add(btn); //добавляем кнопку в интерфейс }); }; ``` ##### Подписка на все чаты задач (при их создании)Скрипт работает только для администраторов компании, внутри скрипта нужно указать их список
Не работает для подзадач.
```javascript // Нужно заполнить e-mail-ы администраторов в listOfEmails, которые будут подписываться на чаты const listOfEmails = ["example1@example.com", "example2@example.com"]; // список emailов для подписки const findId = listOfEmails.map((email) => Users.get(email)); // переведем почты в id const justAdmins = findId.filter((user) => user.isAdmin); // отфильтруем только администраторов Items.onAdd = function (task) { // при добавлении if (task.type === "Task") { // задачи justAdmins.forEach((admin) => Chat.addUser(task, admin)); // подписываем на чат } }; ``` ##### ##### Уведомление в чат о перемещении задачиНе работает для подзадач.
```javascript Items.onMove = function (task, from, to) { // при перемещении if (task.type === 'Task') { // задачи Chat.postMessage(task, '', `Сотрудник ${Current.user.name} переместил задачу из колонки «${from.name}» в колонку «${to.name}».`) // пишем сообщение в чат } }; ``` ##### Архивация задач при выполненииМожет быть реализовано штатным функционалом YouGile: перейдите в Настройки доски > Основные и убедитесь, что галочка Автоматически архивировать выполненные задачи включена.
```javascript // Архивирует задачи при их выполнении Items.onUpdate = function(obj) { // вызываем при обновлении if (obj.isCompleted() === true) { // если задача выполнена obj.setTaskCompleted(true); // то архивируем ее } }; ``` ##### Считает количество задач в колонке и печатает его в интерфейсе [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/0wzimage.png) ```javascript // Пишет количество задач в колонках при отрисовке страницы и обновлении объектов. // Вносить в него ничего не надо, можно в p.style поменять что-то на свой вкус Current.onBoardChange = function (oldBoard, newBoard) { //работаем при смене доски const listOfColumns = Current.board.list() //получаем список колонок listOfColumns.forEach(function (i) { // перебираем каждую колонку if (!Items.get(i.id).isMirror() && !Items.get(i.id).isReport()) { // если колонка не зеркало и не сводка const column = Items.get(i.id); // получаем id колонки const numberTasks = column.list() // берем общее количество задач в колонке const tasksIsNotArchived = numberTasks.filter(x => x.isArchived() === false) // забирем задачи не в ахиве const p = UI.panel(); // создаем контейнер column.ui.clear() // предварительно очищаем, чтобы удалить предыдущий и не дублировать column.ui.add(p); p.style = { margin: 'auto', width: '100px', padding: 'auto', color: '#572' }; // оформляем контейнер p.add(UI.text('Задач: ' + tasksIsNotArchived.length)); // пишем текст }}) } Items.onUpdate = function (obj) { //вызываем функцию при обновлении, // чтобы работало в реальном времени Current.onBoardChange() }; ``` ##### Запрашивает обязательный комментарий при перемещении задачи в другую колонку и печатает его в описаниеРаботает только в браузере с возможностью открыть запрос (prompt).
```javascript // Запрашивает обязательный комментарий при перемещении задачи Items.onMove = function(obj, from, to) { if (to.id === 'id колонки') { //если id колонки совпадает let comment = prompt('Введите комментарий') //запрашиваем комментарий if (!comment) { //если комментария нет return false // отказываем } else { //иначе Chat.postMessage(obj, '', `Задача перемещена пользователем ${Current.user.name}`) //пишем в чат, что переместили задачу Chat.setDescription(obj, Chat.getDescription(obj) + 'Комментарий пользователя ' + Current.user.name + ':
' + '' + comment + '
') //пишем в описание комментарий } return true } } ``` ##### Назначение пользователя в определенной колонке ```javascript // Добавляет исполнителя в задачу, если ее переместить в колонку и у задачи нет исполнителя. // Надо вписать id колонки и id пользователя. // Для текущего пользователя (кто перемещает задачу) можно вместо id пользователя вписать Current.user.id без кавычек, это сделает его исполнителем Items.onMove = function(obj, from, to) { const task = Items.get(obj.id) //берем id таска const user = Users.get('id пользователя'); //берем id пользователя if (to.id === 'Не работает для подзадач.
```javascript Items.onBeforeAdd = function (location, name) { // перед добавлением if (location.type === 'Column') // задачи for (const project of Current.company.list()) // разбиваем компанию на проекты for (const boards of project.list()) // проекты на доски for (const columns of boards.list()) // доски на колонки for (const task of columns.list()) { // колонки на задачи if (name == task.name) { // если название совпадает Notifier.error('Задача с таким названием уже есть'); // показываем ошибку return false // запрещаем }} return true // разрешаем, если ничего не запретилось } ``` ##### ##### Отправка сообщения в чат при изменении чеклистовЕсли чат задачи открыт несколькими сотрудниками, то сообщения в чат будут дублироваться
```javascript Items.onUpdate = function(obj) { //при обновлении if (obj.id === Current.chat.id) { //если объект — текущий чат const checkListsFact = Chat.getSubtasks(obj); // получаем чеклисты const checkListsDump = obj.getData().checklists; // получаем дамп записи чеклистов if (JSON.stringify(checkListsFact) !== JSON.stringify(checkListsDump)) { //если дамп и чеклисты не совпадают if (checkListsDump === undefined) { //если дамп пуст obj.setData({ checklists: checkListsFact }); //записываем дамп } else if (checkListsFact.length !== checkListsDump.length) { //иначе сравниваем длину чеклста и дампа. // если разница есть → что-то делали со списком чеклистов obj.setData({ checklists: checkListsFact }); // записываем дамп Chat.postMessage(obj, Users.get(''), 'Изменен список чеклиста') // пишем в чат об изменении списка чеклиста } else { //иначе → если менялся не список чеклиста, то менялся пункт чеклиста obj.setData({ checklists: checkListsFact }); // записываем дамп Chat.postMessage(obj, Users.get(''), 'Изменен пункт чеклиста') // пишем в чат, что менялся пункт чеклиста } } } }; ``` # Импорт CSV В YouGile вы можете загрузить .csv-файл, импортировав, таким образом, заранее подготовленным списком задачи из другого сервиса.Максимальный размер файла — 50 мегабайт. Однако при загрузке большого файла браузер потребует серьезных ресурсов от ПК, с которого происходит загрузка, в частности — большого объема ОЗУ. К примеру, на практике удавалось загрузить файл в 25 Мб с Linux/MacOS машин с 16 Гб ОЗУ, однако на Windows с 8 Гб ОЗУ вкладка падала с ошибкой Out of memory. Поэтому загрузка больших файлов это опция без гарантий успешного импорта и мы рекомендуем загрузку небольшими файлами, максимум по несколько Мб.
Загрузка доступна на [Странице компании](https://ru.yougile.com/team/projects) под кнопкой   Внутри вас ожидает инструкция по правильному оформлению таблицы и кнопка для загрузки.  Обратите внимание на требования к файлу, они критически важны для правильного импорта:  В этой же инструкции находится [ссылка на файл-образец](https://ru.yougile.com/templates/files/import-file.csv), чтобы вы могли увидеть правильный вариант заголовков столбцов: Для более простой работы с .csv рекомендуем вместо MS Office использовать [LibreOffice](https://ru.libreoffice.org/), поскольку, при открытии документа, он сразу предлагает выбрать кодировку и разделитель, а также показывает удобное превью принятых настроек.
1. Если ячейку в **Project** оставить пустой, то создастся проект с названием "Import дд месяц чч:мм". 2. Если назвать ячейку **Project** именем существующего проекта, то задача импортируется в него. 3. Если назвать ячейку **Project** именем еще не существующего проекта, то проект с таким именем создатся и задачи попадут в него.
Чтобы сделать перенос строки в Описании, нужно создать еще один столбец Description и внести в него текст следующего абзаца.
После изменения заголовков столбцов и сохранения вы можете загрузить файл и убедиться, что все заполнено правильно.  Остается только нажать кнопку , дождаться окончания загрузки и проверить результат. # Импорт из Trello Функция импорта позволяет перенести данные из Trello в систему YouGile. Импортируются: - доски - колонки - задачи - подзадачи (чек-листы) - описание - файлы (прикрепляются в описание) - комментарии (в виде сообщений в чате)Доступ к импорту есть только в веб-версии (из браузера) у администраторов, а также пользователей, которым разрешено создавать проекты в компании.
Необходимо пройти в раздел "Моя компания", нажать на "Импортировать из других сервисов" - "Импортировать из Trello" [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-50.png) Далее появится окно, где нужно разрешить авторизацию в аккаунте Trello [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-51.png) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-52.png) После этого нужно нажать на "Импортировать", предварительно выбрав доски, которые нужно перенести. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-53.png) Начнется импорт. Необходимо дождаться сообщения об успешном окончании импорта, в процессе не нужно обновлять страницу. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-54.png) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2023-10/screenshot-55.png) У вас будет создан проект, в который будут перенесены все доски из Trello. При необходимости эти доски можно распределить по нескольким проектам в YouGile через функцию в меню доски "Переместить" # Интеграция с Google Calendar Интеграция передаёт данные в одном направлении: из YouGile в Google-календарь. Включить интеграцию можно на **странице настройки аккаунта** в **разделе "Мой профиль"** в веб-версии. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/image.png) После откроется меню с подтверждением подключения интеграции. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/HKzimage.png) Теперь в Yougile можно настроить следующие пункты: 1. Выберите календарь, в который будет выполнена интеграция. 2. Выберите доски/проекты, задачи из которых необходимо отобразить в календаре. 3. Выберите какие задачи необходимо синхронизировать: все или только те, в которых вы являетесь исполнителем. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/Rrqimage.png) Настройки позволяют выбрать один из сценариев: планирование личного расписания, организация графика проекта или команды. После интеграции, вы увидите задачи из YouGile в контексте вашего общего графика. Можно также пользоваться привычными функциями Google: получать уведомления, делиться календарем, просматривать с любого устройства. Событие в Google-календаре содержит данные задачи: - в каком проекте и на какой доске находится задача, - исполнителей задачи - они указаны как участники события. [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/J5Vimage.png) Обратите внимание, что задача попадает из YouGile в Google-календарь, если на ней заполнен стикер "Дедлайн". [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2024-06/dB6image.png) Можно использовать Google-календарь как инструмент для планирования загрузки и встреч в проектах: 1. Подпишитесь на календари сотрудников в общем Google-календаре. 2. Каждый сотрудник настроит передачу своих задач из YouGile в Google-календарь. 3. Накладывайте расписание участников проекта друг на друга, чтобы увидеть свободные слоты и загрузку каждого.  Вы можете управлять рабочими и личными делами независимо друг от друга, создав в Google дополнительный календарь для работы. При этом вы можете просматривать события обоих календарей одновременно и выявлять пересекающиеся события. 1. Предварительно создайте для задач из YouGile отдельный календарь в Google. 2. Подключите задачи, где вы - исполнитель. 3. Используйте функцию наложения расписаний разных графиков друг на друга в Google ##### Временные ограничения: Могут возникнуть проблемы с подключением, если вы зашли в YouGile по пользовательской ссылке на компанию. В этом случае необходимо: - выйти из системы, - зайти по стандартному домену [https://ru.yougile.com/](https://ru.yougile.com/), - подключить интеграцию. # Обучающие видео # Старт внедрения системы в команде 50 человек. Кейс строительной компании - С чего начать внедрение системы управления, если в команде 50 человек и несколько отделов, и непонятно, кто чем занят? - Как не терять задачи при передаче между отделами? - Как правильно организовать структуру проектов? - Как наладить общение между сотрудниками большой команды? В этом видео – кейс по внедрению системы управления проектами YouGile в строительную компанию. Обзор основных этапов внедрения: создание структуры компании, открытие отделов и проектов, создание досок, занесение задач, связь между отделами. Система управления проектами позволяет навести порядок в задачах даже команды свыше 50 человек, если действовать поэтапно и заложить время под внедрение. При этом важно сделать рабочие процессы прозрачными и дать руководителям полную картину, что вообще происходит в компании. Но при этом оставить команде простор для творчества и инициатив! # Кейс использования в Интернет-банке. Передача задач в сложных процессах Видео-ответ на интересный вопрос от пользователя системы: "Как передавать задачи в двух больших отделах, работая в системе управления проектами?" # Обзор 138 функций YouGile Самый быстрый способ изучить систему: # Видеокейсы внедрения YouGile - Кейс фотостудии Bolshakova Studio - Кейс завода по изготовлению кранов # Обучающий видео-курс для команды Мы работаем над упрощением внедрения системы в командах. По ссылке ниже - первый вариант стартового курса для всех участников проектов. [https://yougile.com/media/docs/yougile-course.pdf](https://yougile.com/media/docs/yougile-course.pdf) [](https://help.yougile.com/uploads/images/gallery/2022-10/VhGimage.png)