Приём заявок с почты

Установка расширения:

установитьУстановить расширение может только администратор компании

1. Зайдите в раздел “Моя компания”компания” в “Расширения”Расширения”.


2.2. Проскрольте галерею до нужного расширения или введите в строку поиска название "Приём заявок с почты".

3.3. Нажмите кнопку “Подключить”Подключить” и перейдите в настройку расширения, нажав на иконку шестеренки:

Подключение интеграции с почтовым сервисом

Для корректной работы необходимо указать:

• Серверы входящей почты (интеграция с почтой работает по протоколу IMAP),IMAP)
• Сервер исходящей почты (при необходимости),
• Порт для подключения

Для пользователей коробочной версии также доступны следующие опции подключения: 
(для облачной версии это недоступно)

• Подключение Exchange EWS
  Используйте его, если на вашем почтовом сервере отключена работа (получение) электронной почты по протоколу IMAP
  
  

• Использовать защищенное соединение (SSL/TLS)
  Включите эту опцию для безопасного шифрования данных (перехода на протокол HTTPS) и их защиты от перехвата.
  
• Игнорировать недействительный SSL-сертификат (не рекомендуется)
  Включайте эту опцию только при работе с доверенными внутренними или тестовыми серверами, чтобы система не блокировала подключение из-за неофициального сертификата.
  
  

Настройка интеграций с почтовым сервисом

После включения расширения в настройках доски появится новый пункт — "Прием заявок с почты":

Создание/редактирование правил

1. Перейдите в "Прием заявок с почты".
2. Нажмите "Создать правило".
3. Укажите необходимые данные:
4. • Название правила,правила
   • Адрес электронной почты, на которую будут приходить письма
   • Пароль от почты (нужно использовать специальный пароль для приложения, ниже есть описание, как его получить)
   • Колонку, в которой будут автоматически создаваться задачи.
     
     
4. При необходимости включите отправку подтверждения о создании входящей заявки и уведомления о выполнении заявки
5. Сохраните настройки.

• Вы можете изменять параметры существующих правил или удалять их в этом же разделе.

Как получить пароль для приложения

Обратите внимание, что пароль от почты не подходит для подключения расширения. Вам необходимо настроить пароль для внешних приложений в вашем почтовом клиенте. 

Как это сделать, можно узнать здесь:

Инструкция Mail.Ru:Mail.ru: https://help.mail.ru/mail/login/mailer/ 

Инструкция GmailGmail: https://support.google.com/accounts/answer/185833?hl=ru
 . Прямая ссылка для получения пароля приложения - https://myaccount.google.com/apppasswords
! Обратите .внимание, что при подключении Gmail пароль приложения будет скопирован с пробелами

Инструкция Yandex: https://yandex.ru/support/id/ru/authorization/app-passwords 

!! Для пользователей Yandex почты:почты в настройках необходимо также разрешить подключение по IMAP

Настройки сортировки писем и автоматических отбивок

4. Нажмите кнопку “Продолжить” и выберите папки из почты и колонки, в которые хотите получать письма

Как избежать спама и настроить сортировку писем в разные колонки:
Если вы хотите получать не все письма из почты, а какие-то конкретные - вы можете создать в вашем почтовом клиенте папку с указанием правил попадания писем.

Инструкция по настройке сортировки по папкам для Яндекс 

Инструкция по настройке сортировки по папкам для Mail.ru/VK

После настройки сортировки на почтовом клиенте, нужно вернуться в YouGile и выбрать эту папку в настройках расширения в этом же окне.

Письма из разных папок могут приходить в разные колонки на доске. 

5. Расширение позволяет посылать автоматические письма адресату статуса задачи/заявки с ID-заявки. При необходимости включите отправку статуса о том, что заявка принята, о том, что она закрыта.

6. Сохраните настройки.

• Вы можете изменять параметры существующих правил или удалять их в этом же разделе.

Работа расширения

• Расширение проверяет непрочитанные письма на указанной почте.
• При обнаружении нового письма:
• • Создается новая задача в выбранной колонке,
  • Тема письма становится названием задачи,
  • Текст письма добавляется в описание задачи.
• После создания задачи письмо в почтовом ящике помечается как прочитанное.
• Цепочки писем сохраняются в задачу 
• Новое письмо в цепочке будет отмечено иконкой с красной точкой на карточке задачи (после открытия письма индикатор пропадет): 
  
  
• Открыв письмо вы увидите всю цепочку сообщений по данной теме.
  
• Изменение название задачи, не меняет название Темы письма

Ответ на письма

Вы можете ответить на письмо прямо из YouGile: в качестве главного адресата подставляется email, с которого пришла заявка. Если в письме была указана копия, то она тоже обязательно указывается при ответе.
В текущей версии нельзя редактировать адресатов и копии. 

Важные замечания

• Не рекомендуется создавать несколько правил с одинаковыми почтами, так как это приведет к некорректной работе расширения
• Письма, поступившие на почту до включения расширения, обрабатываться не будут и не перенесутся в качестве задач