Приём заявок с почты

Установка расширения:

Установить расширение может только администратор компании

1. Зайдите в раздел “Моя компания” в “Расширения”.


2. Проскрольте галерею до нужного расширения или введите в строку поиска название "Приём заявок с почты".

3. Нажмите кнопку “Подключить” и перейдите в настройку расширения, нажав на иконку шестеренки:

Подключение интеграции с почтовым сервисом

Для корректной работы необходимо указать:

• Серверы входящей почты (интеграция с почтой работает по протоколу IMAP)
• Сервер исходящей почты (при необходимости)
• Порт для подключения

Для пользователей коробочной версии также доступны следующие опции подключения: 
(для облачной версии это недоступно)

• Подключение Exchange EWS
  Используйте его, если на вашем почтовом сервере отключена работа (получение) электронной почты по протоколу IMAP
  
  

• Использовать защищенное соединение (SSL/TLS)
  Включите эту опцию для безопасного шифрования данных (перехода на протокол HTTPS) и их защиты от перехвата.
  
• Игнорировать недействительный SSL-сертификат (не рекомендуется)
  Включайте эту опцию только при работе с доверенными внутренними или тестовыми серверами, чтобы система не блокировала подключение из-за неофициального сертификата.
  
  

Настройка интеграций с почтовым сервисом

После включения расширения в настройках доски появится новый пункт — "Прием заявок с почты":

Создание/редактирование правил

1. Перейдите в "Прием заявок с почты"
2. Нажмите "Создать правило"
3. Укажите необходимые данные:
4. • Название правила
   • Адрес электронной почты, на которую будут приходить письма
   • Пароль от почты (нужно использовать специальный пароль для приложения, ниже есть описание, как его получить)
     
     

Как получить пароль для приложения

Обратите внимание, что пароль от почты не подходит для подключения расширения. Вам необходимо настроить пароль для внешних приложений в вашем почтовом клиенте. 

Как это сделать, можно узнать здесь:

Инструкция Mail.Ru: https://help.mail.ru/mail/login/mailer/ 

Инструкция Gmail: https://support.google.com/accounts/answer/185833?hl=ru
Прямая ссылка для получения пароля приложения - https://myaccount.google.com/apppasswords
! Обратите внимание, что при подключении Gmail пароль приложения будет скопирован с пробелами

Инструкция Yandex: https://yandex.ru/support/id/ru/authorization/app-passwords 
! Для пользователей Yandex почты в настройках необходимо также разрешить подключение по IMAP

Настройки сортировки писем и автоматических отбивок

4. Нажмите кнопку “Продолжить” и выберите папки из почты и колонки, в которые хотите получать письма

Как избежать спама и настроить сортировку писем в разные колонки:
Если вы хотите получать не все письма из почты, а какие-то конкретные - вы можете создать в вашем почтовом клиенте папку с указанием правил попадания писем.

Инструкция по настройке сортировки по папкам для Яндекс 

Инструкция по настройке сортировки по папкам для Mail.ru/VK

После настройки сортировки на почтовом клиенте, нужно вернуться в YouGile и выбрать эту папку в настройках расширения в этом же окне.

Письма из разных папок могут приходить в разные колонки на доске. 

5. Расширение позволяет посылать автоматические письма адресату статуса задачи/заявки с ID-заявки. При необходимости включите отправку статуса о том, что заявка принята, о том, что она закрыта.

6. Сохраните настройки.

• Вы можете изменять параметры существующих правил или удалять их в этом же разделе.

Работа расширения

• Расширение проверяет непрочитанные письма на указанной почте.
• При обнаружении нового письма:
• • Создается новая задача в выбранной колонке,
  • Тема письма становится названием задачи,
  • Текст письма добавляется в описание задачи.
• После создания задачи письмо в почтовом ящике помечается как прочитанное.
• Цепочки писем сохраняются в задачу 
• Новое письмо в цепочке будет отмечено иконкой с красной точкой на карточке задачи (после открытия письма индикатор пропадет): 
  
  
• Открыв письмо вы увидите всю цепочку сообщений по данной теме.
  
• Изменение название задачи, не меняет название Темы письма

Ответ на письма

Вы можете ответить на письмо прямо из YouGile: в качестве главного адресата подставляется email, с которого пришла заявка. Если в письме была указана копия, то она тоже обязательно указывается при ответе.
В текущей версии нельзя редактировать адресатов и копии. 

Важные замечания

• Не рекомендуется создавать несколько правил с одинаковыми почтами, так как это приведет к некорректной работе расширения
• Письма, поступившие на почту до включения расширения, обрабатываться не будут и не перенесутся в качестве задач