База знаний
База знаний
База знаний — это отдельное пространство, в котором можно создавать и хранить текстовые документы.
Базу знаний можно использовать для:
- корпоративных и пользовательских инструкций
- документации по проектам
- регламентов и внутренних правил
- базы знаний для сотрудников
- описания рабочих процессов
- FAQ и ответов на часто задаваемые вопросы
- технической документации
- хранения справочной информации и полезных материалов
На данный момент база знаний доступна только в веб-версии YouGile.
Как создать базу знаний
Базу знаний можно создать двумя способами:
- как отдельный проект — нажмите «Создать проект» и выберите «База знаний»
- в существующем проекте — нажмите «+» в списке досок и выберите базу знаний.
Уровень доступа к базе знаний настраивается так же, как и доступ к другим проектам.
Работа со страницами
В базе знаний можно создавать неограниченное количество страниц и объединять их в структуру с любым количеством уровней вложенности.
Создание страницы
Чтобы создать новую страницу, нажмите «+ Добавить страницу» в левом нижнем углу.
Чтобы создать страницу внутри уже существующей, нажмите «+» рядом с её названием.
Изменение структуры
Страницы можно перемещать с помощью мыши.
Зажмите страницу и перетащите её в нужное место, чтобы:
- изменить порядок страниц
- сделать страницу вложенной в другую
- изменить уровень вложенности
Изменять уровень вложенности можно в любой момент после создания страницы.
Переименование страницы
Чтобы переименовать страницу, дважды кликните на её название непосредственно на странице.
Действия со страницами
Для каждой страницы доступны следующие действия:
- перенести в другую базу знаний
- дублировать
- удалить
- скопировать ссылку
- посмотреть историю изменений
Перенос страницы
При переносе страница сохраняет всё своё содержимое.
Если у страницы есть вложенные страницы, они переносятся вместе с родительской страницей, сохраняя структуру и вложенность.
История изменений
Историю изменений страницы можно посмотреть, нажав на иконку часов.
В истории отображаются изменения, внесённые в страницу.
Удаление страницы
Удалённую страницу можно восстановить через лог компании. Подробнее в инструкции Как восстановить удаленные объекты.
Содержимое страницы
Наполнение страниц базы знаний работает по тому же принципу, что и описание задачи.
На странице можно:
- форматировать текст
- добавлять заголовки
- вставлять изображения
- прикреплять файлы
- добавлять ссылки
- создавать таблицы
- использовать списки
Прикреплённые файлы можно скачать. Максимальный размер файла — 100 МБ, как и для файлов в задачах и чатах.
Доступ к базе знаний по ссылке
При необходимости можно открыть доступ ко всей базе знаний по ссылке. Это делается через настройки доски, по аналогии с предоставлением доступа к доске с задачами по ссылке:
Поиск информации
Страницы базы знаний доступны в поиске по компании.
Поиск работает как по названиям страниц, так и по содержимому страниц:
Совместное редактирование
Не рекомендуется одновременно редактировать одну страницу нескольким пользователям.
При одновременном редактировании изменения одного пользователя могут перезаписать изменения другого.
Прикрепление файлов, таблиц, вставка кода.
Для этого необходимо нажать на специальную кнопку в режиме редактирования страницы. Она появляется при наведении курсора в область ввода текста.
После нажатия на специальную кнопку можно выбрать объект или действие, которое вы планируете совершить: Вставить таблицу, цитату, код, файл, изображение и т.д.
